Personální informační systém Vema Alena Novotná

Aplikační architektura P I S S T M H R F P E R Kmenová data V Z D V Z Z Jde o přehled modulů, které tvoří PIS – Personální informační systém. V tomto slidu jde o prostý výčet modulů se základní charakteristikou, nerozvádět do podrobností. U HRF stačí uvést, že jde o datový sklad pro vrcholové řízení, využívaný v rezortu MF. Na závěr uvést, že mezi těmito moduly existují společná data, jejichž obsah je potřeba synchronizovat a že na tomto obrázku je znázorněna jedna možnost zpracování – a to práce ve společném adresáři, kde jsou společná kmenová data a přejít na další slide, kde jsou popsány oba režimy zpracování PIS. P A M D C H

Režimy zpracování PIS Práce ve společném adresáři PAM + ( PER + VZD + DCH ) Práce v různých adresářích s přenosem dat PAM, PER, VZD, DCH, STM Uvést, jaký je rozdíl mezi oběma režimy zpracování – použít popis z dokumentace „Spolupráce projektů PAM a PER – Režimy zpracování“ – v referenční příručce PER kap. 8. Jednoznačně doporučit zpracování ve společném adresáři – menší chybovost, okamžitá aktualizace databáze, snadný přechod mezi aplikacemi,….

Data ve společném adresáři Kmenová (sdílená) data v jediném adresáři personální údaje, údaje o pracovněprávním vztahu viditelnost ve všech aplikacích modifikace dat přes libovolnou aplikaci Data specifická pouze pro příslušnou aplikaci viditelnost i modifikace pouze v příslušné aplikaci Tabulky a číselníky společné - správa pouze přes aplikaci PAM ostatní – správa v příslušné aplikaci V této části chci prezentovat, jaká data jsou ve společném adresáři. Sdílená Nesdílená Sdílená data jsou ta, která jsou viditelná ve všech subsystémech a mají také stejné označení (akronym a název položky), i když názvy souborů jsou jiné. To neplatí pro DCH, kde jsou i některé akronymy jiné, ale toto jim nemusíte říkat. Jde o několik souborů, které popisují základní personální a identifikační údaje o zaměstnanci a informace o pracovněprávní vztahu – možno uvést výčet souborů a ukázat na datech. Jsou přístupné z libovolné aplikace, záleží na nastavení oprávnění, kdo má právo tyto položky modifikovat a kdo za ně nese zodpovědnost. V sdílených souborech je vždy stejný počet vět (řádků), pouze se liší počtem položek, podle toho, která položka je „doma“ v té které aplikaci. Nesdílená data Jde o soubory, které nejsou sdíleny s jinými aplikacemi. Rozšiřují příslušnou aplikaci o takové soubory, které jsou specifické právě pro tu konkrétní oblast. Např. v PER jde o další personální údaje, které nejsou nezbytně nutné pro zpracování mezd – např. průkazy, spojení, ve VZD o pořádané akce a účastníky akcí….

Postupy pro práci s daty ve společném prostředí Synchronizace verzí aplikací Období zpracování jednotné období pro všechny aplikace PER, VZD, DCH o měsíc dopředu než PAM Zavedení nových zaměstnanců PER - > PAM, VZD, DCH PAM -> PER, VZD, DCH Rušení zaměstnanců DCH ->VZD-> PER-> PAM V tomto slidu se chci zmínit o organizaci zpracování. O synchronizaci verzí se pouze zmínit, nejít nijak do hloubky. Synchronizovat se musí v souvislosti se změnami struktur sdílených souborů. Uvést, že distribuujeme všechny moduly, které lze provozovat ve společné databázi, současně (pokud je to nutné) a postup nasazení verzí je uváděn v novinkách. K období zpracování o možnosti jiného období zpracování (datum v zeleném okně) v PAM a PER se chci zmínit proto, že někteří uživatelé nevědí, že mohou s PER přejít do dalšího měsíce a pracovat již v aktuálním období, i když v PAM zůstává ve „starém měsíci“ (nemusí tudíž opravovat začátky platnosti formulářů). K zavedení a rušení zaměstnanců Zde uvést doporučované postupy. U zavedení je defacto jedno, v kterém modulu zadávám nového zaměstnance – zda v PER nebo PAM – záleží na organizace práce, kdo zadává prvotní údaje. Většinou půjde o personalisty. V tomto případě má takovýto zaměstnanec indikaci „personální zavedení“, teprve dozavedením v PAM se zaměstnanec stává „aktivním“ – a vstupuje do výpočtu. U rušení zaměstnanců je to jiné. Zde zdůraznit, že se nesmí začínat rušit v databázi PAM (kde je kmenový soubor), ale „odzadu“, - viz slide. Tím se zruší soubory „vlastní“ té které aplikace a upozorní se, že je potřeba zrušit sdílené soubory přes PAM. Vysvětlit, co by to způsobilo, kdyby se začalo PAMem.

Uložení údajů v databázi PAM Údaje vstupní a výstupní Vstupní – kmenový soubor, včetně výsledků zpracování jednotlivě za zaměstnance setřídění podle osobního čísla nebo příjmení až několik let zpět Výstupní – výstupní soubory: podklady pro tisk výstupních sestav agregovaně za organizační celky v časové řadě za kalend. rok nebo měsíční V další prezentaci se budeme podrobněji zabývat pouze aplikacemi PAM a PER, protože jde o nejvíce využívané aplikace u zákazníků. Pro vysvětlení, jak jsou údaje v databázi PAM uloženy, lze použít část textu z uživatelské příručky - kap. 2.2. Struktura datové základny. Jde defacto o výklad k uvedenému slidu.

Uložení údajů v databázi PER Údaje vstupní jednotlivě za zaměstnance setřídění podle osobního čísla nebo příjmení Údaje výsledkové v personálním přehledu (časový interval dle nastavení v UNPE) informace o evidenčních počtech, fluktuaci Soubory mohou být setříděny obdobně jako v PAM: podle OSC nebo podle příjmení. Zmínit se o personálním přehledu PERPREH Jde o výsledkový formulář, vytváří se automaticky. nastavení časového intervalu zobrazení souboru v UNPE že je to vhodný soubor, který se dá využít k různým personálním šetřením, protože jsou zde různé typy informací (personální údaje, údaje o PPV, o fluktuaci i údaje o evidenčním počtu) uloženy v jediném souboru, kdežto ve vstupních formulářích jsou tyto informace uloženy ve více souborech nebo v nich ani nejsou. Více zde neuvádět, dokumenty a fluktuace bude zmiňována na jiném slide.

PAM – parametry tabulek s vazbou na zpracování TODM – mzda za odpracovanou dobu Kód mzdy: Vstupní údaje: F5, F9, F50, F51 – zadává se Výstupní údaje: F46 TNAH – neodpracovaná doba (náhrady, neplacená nepřítomnost, DNP) Kód neodpracované doby: Vstupní údaje: F13, F60, F64 – zadává se Výstupní údaje: F47, F45, F32 Zde se zmínit o tom, co to jsou tabulky, které řídí zpracování. Zdůraznit časovou platnost (legislativa) závazné druhy, uživatelské druhy Zaměřit se na kód mzdy, náhrady, srážky, protože toto je údaj, který je uživatelům známý (zadávají ho) a vysvětlit jim napojení na tabulky – v těchto tabulkách jsou všechny parametry pro výpočet mzdy, v TODM i podklady pro platový výměr. O parametrech AKRVYSL a AKRVYPL se zatím nezmiňovat, bude rozváděno v dalším slide v návaznosti na výstupy. Ukázat jim na příkladech zadání v F5, F9, F50 a návaznost v F46 – pořád jde o primární údaj - kód odměny. Totéž aplikovat pro TNAH – náhrady a DNP.

PAM – parametry tabulek s vazbou na zpracování TSRZ – srážky Kód srážky: Vstupní údaje: F23, F80 – zadává se Výstupní údaje: F49, SRAZKY TSRZ – nemá platnost, jinak plní stejnou funkci jako TODM a TNAH závazné druhy (zálohy, …) Ukázat jim F23 v režimu „pohleď a F49.

PAM – členění mzdových nákladů a výstupy Rozbory, náklady, statistiky: TODM, TNAH: AKRVYPL: F38, výstupní soubor PRACOV AKRVYSL: výstupní soubory NAKLAD, ROZBOR,…. TSRZ: AKRVYPL: F37 Zaúčtování: TUCT: DMZDY: výstupní soubor PAMUCT Zde se zaměřit na akronymy AKRVYSL a AKRVYPL a jejich návaznost na výplatní lístek a výstupní soubory. Zdůraznit, že si nemůže uživatel definovat svůj akronym (např. ZAK9), protože je zde vazba na položky souboru NAKLAD a F38, F37. Uvést, že se v těchto souborech již neobjevuje vlastní kód mzdy (náhrady, srážky), který uživatel zadává ve vstupních formulářích, ale druh mzdového nákladu se přebírá z položek AKRVYSL a AKRVYPL (ZAK1…). Při definici zaúčtování v tabulce TUCT se rovněž vychází z povolených akronymů ze souboru NAKLAD. Uvést, že lze definovat účtování „podrobné“ nebo „souhrnné“. Tím mám na mysli, že se dá v této tabulce definovat např. pro zaúčtování základních mezd jako celek akronym ZAK, který je součtovou položkou ZAK1 až ZAK8. A nebo podrobně – definovat záznamy v TUCT pro ZAK1 , ZAK2,…..

PER – Personalistika Evidence personálních údajů Umožňuje jednotnou správu dokumentů zaměstnance Dodatky Hromadné generování dokumentů Poskytuje přehledy o personálních údajích zaměstnanců Fluktuace Personalistiku uvést jako modul, který rozšiřuje možnost evidovat kromě základních personálních údajů, společných s PAM, i další doplňující personální údaje, které nejsou nezbytné pro zpracování mezd. Vyzdvihnout, že právě tento modul umožňuje jednotnou správu dokumentů a vyhodnocování fluktuačních ukazatelů. Dokumenty a dodatky: Ukázat strukturu souboru DOKUMENT s návazností na DODATKY – jde o vysvětlení pojmu nadřízený /podřízený dokument (položka CDOKN) a jejich uložení v datech. Dodatkem může být jakýkoliv dokument, nemusí jít jen o pracovněprávní dokument. Personální přehled – oddíl Fluktuace: Plnění oddílu na základě údajů v souborech SMLOUVA, VYNĚTÍ a PZARAZ. Jde o automatické vyhodnocování stavu zaměstnance, oproti předchozímu měsíci. Podklady pro fluktuaci jsou členěny do čtyř celků po čtyřech položkách, ze kterých je možné vyhodnotit stav zaměstnance oproti předchozímu měsíci. Plnění jednotlivých položek je uvedeno v materiálu SF „Nové možnosti práce s databází“ – str. 14 - Přehled fluktuačních položek v souboru PERPREH. Metodicky se dá toto plnění vysvětlit. Zmínit se o tom, že v současné době není standardní výstup, který by fluktuaci vyhodnocoval. Do budoucna plánujeme výstup formou standardní sestavy.

VZD - Vzdělávání Sleduje úroveň vzdělání a znalostí zaměstnanců Evidence vzdělávacích akcí Analýza nákladů na vzdělávací proces Řízení vzdělávání, vzdělávací zařízení Plánování a analýza vzdělávání Zde se zmínit jen informativně, co modul Vzdělávání umí (to co je uvedeno na slidu). POZOR!!! Nebrouzdat daty. Jít pouze do Editoru souborů a ukázat pro ilustraci, že jde o společná data s PAM a PER a DCH. Toto datové prostředí není vhodné na prezentaci VZD – je zneužito IDN pro vnitro v prostředí, které vzniklo jako MF.

STM - Systemizace Eviduje plánovaná a skutečná pracovní místa Umožňuje evidenci popisů pracovních míst Rozbory a plánování pracovních míst a funkcí Vyhodnocuje rozdíly mezi plánovanými a skutečnými náklady na pracovní místa Opět se pouze informativně zmínit, co stávající STM umí. Michal/dubléři budou mít ve své prezentaci zmínku o „nových věcech“ v STM, např. ukáží organizační schémata, ….a poví, co mohou uživatelé v budoucnu od modulu STM očekávat.

STM 3.00 – Organizační schémata Věra B. chtěla, abychom zařadili i my do prezentace organizační schémata. Tak činím. V datech STM – Editor souborů –> STM –> Pracovní místa –> Plánovaná místa se použije klávesa F7, rozbalí se strom organizační struktury, poklepat na ředitele sekce A, ředitele odboru 1, případně další nižší úroveň a vlevo dole poklepat na schema.

Manažerské výstupy HRF – datový sklad pro vrcholové řízení MS Excel+Excelent Nástroj pro sběr a agregaci údajů Analýza pomoci kontingenčních tabulek Modelování a prognózy Stavy a čerpání mzdových prostředků Optimalizace počtu zaměstnanců Zde opět informativně. V podstatě jde o to jim prezentovat, že něco takového máme, i když pro „malého“ uživatele to asi nebude lákavé.

Děkuji za pozornost