Textový procesor MS Office Word 28. 5. 2007, SB 305, 12.15 – 14.30 h Tomáš Kubálek kancelář: NB 246

MS Office Word Literatura Styly Možnosti úprav Podokna úloh Organizátor Příklad 1 Smlouvy Příklad 2 Argentinská Použití stylu Rozvržení dokumentu Úprava textu Náprava psaní velkými písmeny Psaní speciálních znaků Tabulátory Záložky Hypertextový odkaz Odkazy Poznámka pod čarou Titulek Křížové odkazy Rejstřík a seznamy Výzva k vyplnění vlastností Oddíly Revize (Sledování změn) Porovnání dokumentů Dokumenty v oknech Vlastní panel nástrojů Definice klávesových zkratek Pravopis Automatické opravy Automatické texty Zásady editace textu Časté chyby při psaní textu Další doporučení

Literatura Kubálek, T. – Topolová, I.: Manažerská informatika. Textový procesor Microsoft Word verze 2002 CZ. Praha, VŠE 2006. ISBN 80-245-1016-2. 170 stran. Young, M. J. – Halvarson, M.: Microsoft Office Word 2003. Praha, ComputerPress 2004. Elektronicky ve formátu PDF. 294 stran. http://www.microsoft.cz Stáhněte si/Office ke stažení č. 366 bezplatná elektronická školení na webu Microsoftu http://office.microsoft.com/cs-cz/training Word (zejména Formátování dokumentů pomocí stylů) stažení doplňku gramatika http://www.microsoft.cz Stáhněte si/Office ke stažení č. 55

Styly Formátování Typy stylů přímé ze stylu odstavce znak (potlačení Ctrl+mezerník) odstavec (potlačení Ctrl+Q) seznam a tabulka

Možnosti úprav Nástroje, Možnosti, karta Úpravy Vyzvat k aktualizaci stylu Sledovat formátování Označit nekonzistentní formátování Zobrazovat tlačítka Možnosti vložení Zadání po klepnutí – Výchozí styl odstavce

Podokna úloh Styly a formátování Zobrazit formátování zobrazení různého rozsahu stylů výběr veškerého textu ve stejném stylu vymazání formátování (včetně stylem) Zobrazit formátování možnost rozlišit zdroj stylu (ze stylu, přímé formátování) porovnání s jiným výběrem možnost přímé změny formátování

Smlouvy

Organizátor

Příklad Argentinská 1 2

Použité styly – Argentinská Odstavců 1 Článek 1. úrovně 2 Článek 2. úrovně P Pokračování 1. úrovně R Pokračování 2. úrovně C 1. Číslovaný seznam B a) Bod N Normální O Odrážka F Podpisy T Tučně uprostřed Znaků A Anglicky G Německy E Bez jazyka V Velká písmena

Použité styly znaků Anglicky Německy Bez jazyka VELKÁ PÍSMENA Standardní písmo odstavce + Angličtina (USA) Německy Standardní písmo odstavce + Němčina (Německo) Bez jazyka Standardní písmo odstavce + Neprovádět kontrolu pravopisu, ani gramatiky VELKÁ PÍSMENA Normální + Všechna Velká

Použití stylu výběrem stylu v panelu nástrojů Formát výběrem v podokně úloh Styly a formátování kombinací kláves tlačítkem ve vlastním panelu nástrojů Styly odstavců nebo styly znaků

Rozvržení dokumentu Definice: Formát, Odstavec, Úroveň osnovy Aplikace: Zobrazit, Rozvržení dokumentu

Úprava textu nahrazení duplicitních mezer „ “  „ “ vypuštění mezer před pravou závorkou „x )“ vypuštění mezer před čárkou „ ,“  „,“ vypuštění mezer před . „ .“  „.“ nahrazení uvozovek „“ nahrazení /  () nahrazení m2  m2 užití stylů souběžně umazávání číslování souběžně odstranění zbytečných volných řádků číslování dílčích číslovaných seznamů od 1 číslování stránek

Náprava psaní velkými písmeny Nástroje, Možnost automatických oprav Oprava DVou POčátečních VElkých PÍsmen Oprava nechtěného zapnutí klávesy cAPS LOCK Formát, Velká písmena

Psaní speciálních znaků Vložit, Symbol pravý Alt a klávesa: @ (pravý) alt v € (pravý) alt e [ (pravý) alt f ] (pravý) alt g $ (pravý) alt ů ß (pravý) alt § # (pravý) alt x & (pravý) alt c { (pravý) alt b } (pravý) alt n < (pravý) alt , > (pravý) alt . ~ (pravý) alt 1

Tabulátory Druhy zarážek Detailní nastavení Kopírování formátu Styly levá na střed pravá desetinná svislé čáry odsazení prvního řádku předsazení prvního řádku Detailní nastavení vodící znak výchozí krok Kopírování formátu Styly

Záložky označení místa v textu vložení záložky zobrazení záložek označíme nazývanou část textu Vložit, Záložka název záložky nesmí obsahovat mezery zobrazení záložek Nástroje, Možnosti, Zobrazení, Záložky využití skok na záložku (Vložit, Záložka, Přejít na) cíl hypertextových odkazů (Vložit, Hypertextový odkaz, Místo v tomto dokumentu) křížový odkaz na záložku (Vložit, Odkaz, Křížový odkaz, Záložka)

Hypertextový odkaz cíl záložka ve stejném dokumentu jiný soubor Internet e-mail

Odkazy Poznámka pod čarou Titulek Křížový odkaz Rejstřík a seznamy Vysvětlivka Titulek Křížový odkaz Rejstřík a seznamy Rejstřík Obsah Seznam obrázků

Poznámka pod čarou poznámky pod čarou vysvětlivky

Titulek druhy význam vestavěné uživatelské styl automaticky se číslují Obrázek Rovnice Tabulka uživatelské význam styl automaticky se číslují možnost křížového odkazu předpoklady pro seznam

Křížové odkazy Typy odkazu Vložit odkaz na Číslovaná položka Nadpis Záložka Poznámka pod čarou Vysvětlivka Obrázek Rovnice Tabulka Vložit odkaz na Text Číslo stránky Číslo odstavce Nahoře nebo dole

Rejstřík a seznamy rejstřík obsah seznam obrázků dle připravených slov příprava slov: Nástroje, Odkaz, Rejstřík a seznamy, Rejstřík, Označit Alt Shift X obsah dle stylů Nadpis seznam obrázků dle titulků

Výzva k vyplnění vlastností Nástroje, Možnosti, Ukládání, Výzva pro vlastnosti dokumentu využití při otevírání dokumentu (Soubor, Otevřít) při hledání dokumentu (Soubor, Hledání souborů)

Oddíly využití psaní do sloupců změna záhlaví a zápatí zahájení další části na liché stránce otočení vybraných stránek na šířku (změna vzhledu stránky)

Revize (Sledování změn) správné nastavení data a času Nástroje, Možnosti, Informace o uživateli (Jméno, Iniciály) Nástroje, Sledování změn parametrizace značek možná příkazem Nástroje, Možnosti, Revize barevné řešení společné pro komentáře a revize záleží na postupné změně uživatelů při revizích výchozí revidující uživatel změn červeně potlačení zobrazení revizních značek možné příkazem Zobrazit, Značky

Realizace revizí Zobrazit, Panely nástrojů, Revize způsoby zobrazení konečný se značkami konečný původní se značkami původní zobrazované objekty komentář rukopisné poznámky vložený a odstraněný text formátování recenzenti bubliny podokno revizí předchozí následující přijmout revizi zobrazené revize všechny revize vložit komentář zvýraznění barvou sledování změn podokno revizí

Porovnání dokumentů otevření původního dokumentu Nástroje, Porovnat a sloučit dokumenty otevření upraveného dokumentu do upraveného dokumentu se vyznačí změny (od původního dokumentu) formou revizí a dokument se otevře při právním porovnání se otevře nový dokument, který je kopií upraveného dokumentu, v němž se vyznačí změny (od původního dokumentu) formou revizí

Dokumenty v oknech zobrazení různých dokumentů otevřeme dílčí soubory Okno, Uspořádat každé okno má svou nabídku zobrazení stejného dokumentu otevřeme jednotlivý soubor Okno, Rozdělit nabídku má pouze horní podokno kombinace zobrazení různých dokumentů a rozdělení některého (některých) z nich na podokna

Vlastní panel nástrojů Klávesové zkratky

Definice funkce klávesových zkratek z menu Nástroje, Možnosti tlačítko Klávesnice nastavit pole Změny uložit do (dokument nebo šablona) kategorie Styly vybrat styl pole Stiskněte klávesovou zkratku stisknout kombinaci kláves tlačítko Přiřadit opakovat 5 – 8 pro další styly tlačítko Zavřít

Pravopis

Automatické opravy

Automatické texty

Zásady editace textu kde se nepíše mezera (vymazání zbytečných mezer nahrazením) duplicitní mezery za pravou závorkou před levou závorkou před dvojtečkou odsazování od kraje kde se píše mezera za čárkou za tečkou za % kde se nepíše volný řádek mezi odstavci (zůstane i na začátku stránky) používat kulaté závorky a párované uvozovky neukončovat řádek odesláním jinde než na konci odstavce

Časté chyby při psaní textu pevné mezery peněžní údaje časové údaje (datum) mezery oddělující odstavec ve stylu raději před odstavcem vyvarovat se použití tabulátorů k odsazení nepsat velkými písmeny čísla na konci řádků kontrola čárek, které oddělují vedlejší věty (doplněk gramatika) a.s. na konci věty jen jedna tečka osoby, jimž byla způsobena škoda nebo které utrpěly důsledné správné uvádění jazyka na konci odstavce není nutné psát mezeru nezapomenut číslovat stránky měkké ukončení řádku

Další doporučení skrýt prázdné místo psaní speciálních znaků panely nástrojů automatické opravy párové uvozovky tři a více teček nové stránky tok textu návaznost na styly tabulátory oddíly zvýrazňování struktura textu rozvržení a návaznost na styly záložky počet souborů v seznamu naposledy otevřených souborů

Rozloučení Děkuji za pozornost a těším se na další spolupráci. Prezentace a soubory dostupné na webu: http://nb.vse.cz/~kubalek/odborne/skoleni.html