Spisová služba GINIS Bc. Jan Podloučka

Obsah HelpDesk Opakování Nové - rozšířené funkce Spisovna Kartotéka externích subjektů Evidenční karta dokumentu Zaslání do DS Uživatelské nastavení Nové - rozšířené funkce Forma dokumentu Práce s elektronickým obrazem Spisovna Elektronická podpisová kniha

Kartotéka externích subjektů Hledání dle: identifikátor datové schránky Do dotčených subjektů doplněna indikace, zda má subjekt datovou schránku Zvýraznění položek ESU, dle kterých se hledá v ISDS - žlutě Povolení ručně zadat id datové schránky na detailu ESU (hned po zadání bude ověřeno v ISDS)

Evidenční karta dokumentu Elektronické obrazy Vložení Verze obrazu Podepisování - PDF Kontrola podpisu

Evidenční karta dokumentu Elektronické přílohy Uživatelská poznámka k dokumentu (historie) Předplnění evidenčních údajů (uživatelské nastavení) Klíčová slova Přidělení x Předání ISDS – doručenky Odeslání – sdružení zásilek

Přehledy Poznámkový blok Pracovní stůl Přehledy – výchozí - oblíbené Tisk – úpravy seznamu Uložení seznamu Hromadné operace (v poznámkovém bloku) Nekteré vybrané c innost i je možno jednoduše realizovat v uživatelsky vyt voreném seznamu, t zv. Poznámkovém bloku. Poznámkov ý blok obsahuje vámi vyt vorený seznam dokumentu, Do poznámkového bloku je možno vkládat i dokument y, jejic hž vlastníkem je jiný SU. použit í a pridávat nebo odebírat jednot livé dokument y, spisy. spisu. T ento seznam je možno t isknout (s nadefinovaným záhlavím a zápat ím), uložit pro další Jednot livé hromadné c innost i je nutno provádet z požadovaného nac teného seznamu, který Pridelení dokumentu, spisu predstavují zjednodušenou variantu c innost í, provádenýc h z evidenc níc h karet . obsahuje položky (dokument y, spisy, zásilky) dostupné požadované akc i. Hromadné c innost i Predání dokumentu, spisu Konverze, podpis a schválení dokumentu Prevzetí dokumentu, spisu c innost i se svým provedením neliší od popisu c innost í v predešlýc h kapitolác h. T y jsou zde V poznámkovém bloku lze vykonávat další hromadné c innost i s dokument y a spisy. T yto 13.4 Poznámkový blok a hromadné cinnosti c innost i vykonávat hromadným zpusobem pro víc e dokumentu nebo spisu zároven. daný dokument nebo spis. V Poznámkovém bloku, stejne jako v nac teném seznamu, lze t yto podrobne popsány a to zpusobem provedení z evidenc níc h karet dokumentu a spisu, vždy pro Akt ivita jednot livýc h položek v nabídc e Akce s oznacenými dokumenty/spisy v Kliknutím na složku Prehledy v cásti stromu (osoba, uzel) se rozbalí vetev stromu s nabídkou organizac e. poznámkovém bloku se liší v závislost i na provádené c innost i a nastavení metodiky dané položek. Pridejte, popr. odeberte požadované dokumenty, spisy. spisu. Kliknutím na položku Poznámkový blok bude nacten naposled uložený seznam dokumentu, V nacteném seznamu vyberte a oznacte rádky (dokumenty, spisy). Predat (mezi stredisky spisových uzlu...), Prevzít (od referenta...), Pridelit, Zrušit požadovanou hromadnou cinnost, která má být s dokumenty, spisy provedena. Ve volbe menu Cinnosti položka Akce s oznacenými dokumenty/spisy, vyberte Pridat do externí agendy, Prevzít z externí agendy pridelení Odeslat (pouze pro listinné zásilky) Konvertovat el. obraz do PDF, Podepsat, Schválit Evidovat s rozšíreným profilem SSL Hromadne nacíst soubory a vytvorit z nich dokumenty Vyjmout ze spisu, Vložit do spisu Vyrídit Ad acta Odeslat hromadne (definovaným dotceným subjektum) Zmenit umístení, Zmenit doplnek znacky, Zmenit umístení, Zmenit Vec, Zmenit Prerušit, Priorovat spis Vyrídit/Uzavrít Spisy spis. znak, Zmenit termín spisu, Zmenit typ dokumentu, Zmenit zpracovatele Zrušit vyrízení dokumentu, Zrušit vyrízení spisu, Zrušit uzavrení spisu Pridat spisy do nichž jsou dokumenty vloženy, Pridat dokumenty vložené do Pridat/Odebrat klícová slova Stornovat Dok./spisy Balíky - Vložit do balíku, Vytvorit balík a vložit oznacených spisu Tisk XML formuláru s doplnením dat (GRR), Výpisový list došlé pošty Tisk detailu dokumentu (GRR), Tisk spisové obálky, Tisk sberného archu (GRR), Prehledy dokumentu, spisu, zásilek a balíku vyt vorit požadovaný prehled. Ukládání všec h údaju o dokumentec h a spisec h, do c ent rální databáze, umožnuje kdykoliv v informacním okne hlavního uživatele a jeho spisového uzlu. Prehledy jsou seznamy dokumentu, spisu a zásilek, u Výberem položky ze složky Prehledy je vyhledávání omezeno na prohledávání databáze V nac tenýc h seznamec h nelze (s výjimkou Poznámkového bloku) provádet jiné, než seznamy dokumentu, spisu a zásilek v jistém stavu (redist ribuc e). kterýc h byla uskutec nena daná akc e (predání, odeslání zásilky, atd.). Prehledy to jsou i Pracovní stul standardní c innost i. vlastnictví nebo ve vlastnictví vašeho spisového uzlu dle výberu za dané období. Kliknutím na položku Pracovní stul bude nacten seznam všech dokumentu a spisu ve vašem Kliknutím na tlacítko Nacíst bude požadovaný seznam nacten. a spisu pomocí prepínace (ztracené, stornované, prerušené atd.) Lze zadat také jiná casová rozmezí, popr. zvolit další kritéria pro vyhledávání dokumentu

Hledání Podle PID, ČJ Obecné hledání Podle evidenčních údajů Věc Klíčové slovo .

Nové - rozšířené funkce Označování řádků barvou Forma dokumentu Evidenc ní kart y dokumentu jsou v levém horním rohu opat reny grafic kým vodít kem. T oto vodít ko se mení v závislost i na provádenýc h c innostec h a forme daného dokumentu. Forma dokumentu je tak nastavována bud automat ic ky, napr. evidenc ní karta vyt vorená zprac ováním datové zprávy nebo manuálne prímo v evidenc ní karte. Formy dokumentu: Analogová (fyzická) - pokud je fyzická forma originálem, lze nastavit neautorizovanou konverzi do elektronické podoby pouze v prípade, že je pripojen el. obraz. Pokud je dokument iniciacním nebo je vložen do spisu, který je ve forme el. záznamu vzniká spis ve fyzické forme. Digitální (elektronická) - pokud má být elektronická forma originálem, dokument musí mít vložen el. obraz. Jinak je tato volba neaktivní. Lze nastavit neautorizovanou konverzi do podoby fyzické. Pokud je iniciacní dokument bez neautorizované konverze do podoby fyzické, vzniká spis ve forme el. záznamu. Pokud má provedenou neautorizovanou konverzi do podoby fyzické, vzniká spis s fyzickou formou. Pokud je vložen do spisu s fyzickou formou, forma spisu se nemení (uživatel musí dle potreby zvolit, zda spis vedený ve fyzické forme svou formu vložením ciste elektronického dokumentu zmení na elektronickou - ve spise soucasne nesmí být žádné dokumenty, které mají originál nebo neautorizovanou konverzi do podoby fyzické). Elektronický záznam - záznam do DB o vzniku dokumentu - vzniká pouze v prípade, že je podán ze spisu, který má formu el. záznamu, po vložení el. obrazu je forma zmenena automaticky na formu elektronickou, fyzickou formu je nutné nastavit manuálne.

Nové - rozšířené funkce Operace DRAG and DROP Přidávání elektronických obrazů Přidávání příloh Nové podání dokumentů Podání ze souboru (ů)

EPK – Elektronická podpisová kniha Principem EPK je možnost referenta o zaslání žádosti svému nadřízenému o podpis a schválení elektronického dokumentu. To vše bez nutnosti převedení vlastnictví dokumentu, ať formou předání nebo přidělení. Nadřízený vedoucí má tedy právo provést podepsání el. dokumentu a jeho schválení bez nutnosti převzetí dokumentu Elektronická podpisová kniha (EPK) není vedena jako samostatný modul, ale je součástí modulu USU

EPK – Činnost referenta Vložené žádosti – přehled čekajících nevyřízených žádostí o podpis nebo schválení. Zpracované, tj. vyřízené nebo zamítnuté žádosti z tohoto seznamu mizí. Vrácené k přepracování – přehled žádostí, které byly zamítnuty schvalovatelem a vráceny referentovi na přepracování. Vyřízené žádosti – přehled vyřízených žádostí.

EPK – Činnost referenta Příprava dokumentu (žádosti) v PDF Vložení žádosti do podpisové knihy Přehled žádostí Vyřízené Vrácené

EPK – Činnost zpracovatele Vložené žádosti – přehled čekajících nevyřízených žádostí o podpis nebo schválení. Zpracované, tj. vyřízené nebo zamítnuté žádosti z tohoto seznamu mizí. Vrácené k přepracování – přehled žádostí, které byly zamítnuty schvalovatelem a vráceny na přepracování. Vyřízené žádosti – přehled vyřízených žádostí. K posouzení/schválení – přehled zaslaných žádostí od referentů na zpracování Vráceno k přepracování – přehled vrácených žádosti o podpis/schválení. Posouzeno/schváleno – přehled schválených žádostí vrácených referentovi

EPK – Činnost zpracovatele Zpracování požadavků – V přehledu se zobrazí všechny požadavky od referentů Dvojklikem na vybraný řádek požadavku se zobrazí detail dokumentu, případně v levé části v přehledu el. dokumentů lze zobrazit pouze el. dokument. Činnost, kterou referent požaduje, zda podepsání el. dokumentů nebo schválení nebo obojí, se přednastaví zaškrtnutím polí. Je doporučeno zaškrtnout i Časově orazit

EPK Zápis do historie dokumentů Všechny činnosti v elektronické podpisové knize se zaznamenávají do historie dokumentu. Lze tedy vždy zpětně dohledat kdy, a komu byla podaná žádost a jak žádost dopadla, zda byla zpracovaná nebo zamítnuta. Manuál na intranetu – Menu GINIS

SPI - Spisovna Tvorba a předávání balíků z modulu USU do modulu SPI uživateli spisové služby. Balíkem je myšleno „seskupení“ dokumentů a spisů dle dle spisového znaku a roku vyřízení. Do balíku lze tedy vložit pouze dokumenty a spisy vyřízené a se stejným spisovým znakem.  Referent v modulu USU založí tyto balíky, které se elektronicky předávají do modulu SPI. Tyto elektronické balíky jsou obsahově totožné s fyzickými. Pracovnice archívu následně zkontroluje obsah fyzicky předávaného balíku s obsahem elektronického balíku a převezme ho elektronicky do modulu SPI. Převzaný balík a v něm obsažené dokumenty a spisy následně zmizí z modulu USU.

SPI – Výběr dokumentů pro archivaci Existuje několik způsobů: Výběr dokumentů v menu Vyřízené/uzavřené Vyhledání dokumentů v menu Hledání Doplnění dokumentů do el.balíku z již existujících fyzických balíků připravených pro archivaci

Vazba na ISZR ISZR – informační systém základních registrů možnost on-line komunikace se Základními registry přímo z prostředí Vám aplikací GINISu automatická kontrola referenčních údajů v IS GINIS® vůči základním registrům automatickou aktualizace referenčních údajů Registru externích subjektů (ESU) on-line komunikace GINIS® ROB se základním registrem ROB automatická aktualizaci referenčních údajů v GINIS® ROB (při změně v ROB dojde ke změně i v GINIS® ROB). Tyto dílčí databáze IS GINIS® budou v pravidelných intervalech (pravděpodobně každou noc) zapracovávat změny provedené v Základních registrech a poskytovat tak uživatelům aktuální data i bez nutnosti jejich neustálého on-line připojení k těmto registrům. Jednotlivé agendy systému GINIS® (a aplikace třetích stran přistupujících přes XRG rozhraní) budou moci jejich prostřednictvím ověřit správnost referenčních údajů o osobách, občanech a adresách podle rozsahu svých oprávnění v RPP.

Vazba na ISZR

Děkuji za pozornost Dotazy ? Bc. Jan Podloučka podloucka@boskovice.cz