Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Krajský úřad Plzeňského kraje Odbor informatiky Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Norbert Szabó vedoucí oddělení aplikací a databází norbert.szabo@plzensky-kraj.cz

Papírový oběh dokumentů: Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Papírový oběh dokumentů: dlouhé časové odezvy neexistuje monitoring stavu – telefonické dotazování množství papírových kopií originál ve schvalovacím kolečku – možná ztráta není přehled okamžitého čerpání financí není verzování včetně přesné historie oběhu dokumentu (splnění termínů, prodlení …)

Co všechno je řešeno: Moduly: Objednávky Faktury Platební poukazy Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Co všechno je řešeno: Moduly: Objednávky Faktury Platební poukazy Usnesení Spisová služba – Athena Přímá vazba na : Navision – ERP systém Rozpočet Výkaznictví Evidence smluvních partnerů – modul KDB

Uložiště dokumentů Základ databáze MS SQL Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Uložiště dokumentů Základ databáze MS SQL Databáze uchovává strukturovaná data a odkazy na data nestrukturovaná Dokumenty, verze Vyzvednutí, vrácení, archivace

Objednávky Prvotní generování ze strukturovaných dat Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Objednávky Prvotní generování ze strukturovaných dat Vazba na rozpočet a ERP Blokace finančních prostředků v rozpočtu Variabilní workflow podle velikosti, charakteru a organizační struktury Později párování s fakturami a zálohovými fakturami Uchování vizuální podoby, tisk, vypravení vazba na spisovou službu Svázání se spisovou službou

Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

Faktury Došlé faktury (dobropisy, zálohové faktury) Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Faktury Došlé faktury (dobropisy, zálohové faktury) Skenování, uchovává vizuální podobu Párování s objednávkami Dotažení strukturovaných dat z ERP Vytvoření „košilky“ Workflow včetně návrhu a rolí ,závislý na dosavadním průběhu rozhodování Vazba na účtovou a rozpočtovou skladbu

Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

Platební poukazy Tvorba PP v tuzemské i zahraniční měně Dotažení strukturovaných dat z ERP Vazba na UIR-ADR Vazba na dotace Strukturované workflow podle velikosti a charakteru org. struktury

Usnesení Návrh šablonou MS Office Workflow schválení a předložení Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Usnesení Návrh šablonou MS Office Workflow schválení a předložení Pozvánka a program zasedání orgánu samosprávy Podpora projednání Publikování na internet včetně fulltextu Úkoly s vazbou na Operativní evidenci

Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

Navision Robusní ERP sytém s hlavními cíli: Mít vždy aktuální přehled o rozpočtu organizace a jeho čerpání Sledovat nejen skutečné, ale i předpokládané čerpání rozpočtu (objednávky, faktury, platební poukazy ….) Volitelné upozornění uživatele při vyčerpání určitého procenta upraveného rozpočtu Volitelné zamezení čerpání rozpočtu při vyčerpání určitého procenta upraveného rozpočtu

Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

Rozpočet a výkaznictví Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Rozpočet a výkaznictví Udržovat přesnou historii všech pořízených rozpočtů organizace Zahrnuje strukturovaný systém schvalování rozpočtu Evidovat všechny strukturovaně uspořádané akce rozpočtu v průřezu více let Obsahuje úlohu pro přesné evidování rozpočtových změn a opatření Sledovat vazbu mezi jednotlivými typy dokladů (např. objednávka – faktura , platební poukaz – příkaz k úhradě – úhrada, apod…) Předávat externím aplikacím informace o aktuálním stavu rozpočtu Přebírat od externích aplikací informace o schválení dokladu včetně aktuální podoby schváleného dokladu (objednávky, platebního poukazu apod…)

Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

Schéma datových toků na KÚPK Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Schéma datových toků na KÚPK

Co na konec … Zástupy Vzdálený přístup Slabá místa – politici, klikání Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Co na konec … Zástupy Vzdálený přístup Slabá místa – politici, klikání Přehledy kdo kolik obdržel

Krajský úřad Plzeňského kraje Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Děkuji za pozornost Norbert Szabó Krajský úřad Plzeňského kraje Odbor informatiky norbert.szabo@plzensky-kraj.cz