Benchmarking knihoven 18.6.2008 České Budějovice Národní knihovna ČR vit.richter@nkp.cz Tel. 603 223 627

Hlavní témata Co je benchmarking? Projekt „Benchmarking knihoven“ Kategorizace knihoven Indikátory pro srovnávání Databáze „Benchmarking knihoven“ Jak srovnávat výkon a činnost knihoven Jak vstoupit do projektu?

Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven Co je BENCHMARKING? = Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven Dvě metody srovnávání: Standard VKIS – podle předem stanovených a dohodnutých parametrů Benchmarking – podle nejlepší knihovny

K čemu potřebujeme srovnávání? Rozvoj internetu a digitalizace  vznik konkurence, konec tradičního monopolu knihoven Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí Prokázat svou ekonomickou efektivnost Konkrétní knihovně chybí konkurence v místě  chybí možnost vzájemného srovnávání,  je obtížné zjistit, zda knihovna pracuje efektivně

PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ Co je BENCHMARKING? CO MY DĚLÁME? JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME? CO DĚLAJÍ JINÍ? JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ? SROVNEJTE A UČTE SE PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

Postup benchmarkingu Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

Postup benchmarkingu V čem vám pomůže projektu? Co musíte udělat sami? Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

K čemu to je užitečné? Definuje nejlepší výkony Pružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktů V ČR používá: veřejná správa, sociální služby, ČD, CzechInvest: Český benchmarkingový index

Jaké to má omezení? Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost Každá knihovna pracuje v jiném kontextu Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch Sdílení strategických informací – může přinést problémy Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného

Projekt „Benchmarking knihoven“

Hlavní inspirace http://www.bix-bibliotheksindex.de/

Co je hotovo? Spolupracuje 72 knihoven – krajské, městské, obecní Kategorizace knihoven Výběr indikátorů pro vzájemné porovnávání Zpracování definic indikátorů Vytvoření databáze pro analýzu dat Metodika srovnávání výkonů knihoven

Knihovny zastoupené v benchmarkingu Moravskoslezská vědecká knihovna v Ostravě Ostrava 317 166 Knihovna Jiřího Mahena v Brně Brno 366 680 Knihovna města Ostravy 317 166 Studijní a vědecká knihovna Plzeňského kraje Plzeň 163 500 Knihovna města Plzně Vědecká knihovna v Olomouce Olomouc 101 000 Knihovna města Olomouce 100 168 Severočeská vědecká knihovna v Ustí nad Labem Ústí nad Labem 98 713 Studijní a vědecká knihovna v Hradci Králové Hradec Králové 94 255 Knihovna města Hradec Králové Krajská knihovna v Pardubicích Pardubice 88 559 Městská knihovna Havířov Havířov 82 768 Krajská knihovna Františka Bartoše Zlín 79 189 Městská knihovna Most Most 67 583 Regionální knihovna Karviná Karviná 64 290 Knihovna Petra Bezruče v Opavě Opava 60 244 Městská knihovna Karlovy Vary 55 000 Krajská knihovna Karlovy Vary 53 176

Knihovny zastoupené v benchmarkingu Městská knihovna Děčín Děčín 51 820 Středisko knihovnických a kulturních služeb města Chomutova Chomutov 50 400 Městská knihovna Jihlava Jihlava 49 535 Městská knihovna Prostějov Prostějov 46 269 Městská knihovna v Třebíči Třebíč 39 000 Městská knihovna Třinec Třinec 38 064 Městská knihovna Tábor Tábor 35 859 Městská knihovna v Chebu Cheb 34 962 Městská knihovna Orlová Orlová 33 427 Městská knihovna Trutnov Trutnov 31 800 Městská knihovna Znojmo Znojmo 30 226 Masarykova veřejná knihovna Vsetín Vsetín 28 075 Městská knihovna Šumperk Šumperk 28 069 Městská knihovna Valašské Meziříčí Valašské Meziříčí 27 251 Městská knihovna Hodonín Hodonín 26 243 Městská knihovna Český Těšín Český Těšín 26 060 Krajská knihovna Vysočiny Havlíčkův Brod 24 265 Šmidingerova knihovna Strakonice 23 900

Knihovny zastoupené v benchmarkingu Knihovna Matěje Josefa Sychry Žďár nad Sázavou 23 172 Městská knihovna Náchod, o.p.s. Náchod 20 893 Městská knihovna Louny Louny 18 618 Městská knihovna Ostrov Ostrov 17 827 Městská knihovna Pelhřimov Pelhřimov 16 471 Knihovna Václava Čtvrtka v Jičíně Jičín 16 463 Městská knihovna Chodov Chodov 14 968 Knihovna V. Štecha Slaný 14 891 Městská knihovna Ústí nad Orlicí Ústí nad Orlicí 14 864 Městská knihovna Antonína Marka Turnov Turnov 14 323 Městská knihovna Rokycany 13 773 Městská knihovna v Č. Krumlově Český Krumlov 13 669 Husova knihovna Říčany 13 000 Knihovna Vincence Priessnitze v Jeseníku Jeseník 12 293 Městská knihovna Boženy Němcové Domažlice Domažlice 10 626 Městská knihovna Litomyšl Litomyšl 10 052 Městská knihovna Lanškroun Lanškroun 9 791 Městská knihovna Chotěboř Chotěboř 9 671 Městská knihovna Nová Paka Nová Paka 9 368

Knihovny zastoupené v benchmarkingu Městská knihovna Sedlčany Sedlčany 7 744 Městská knihovna Třeboň Třeboň 7 482 Městská knihovna Kaplice Kaplice 7 125 Městská knihovna a informační středisko Nový Bydžov 7 000 Městská knihovna Vratimov Vratimov 6 761 Kulturní centrum Letohrad - knihovna Letohrad 6 190 Městská knihovna Luhačovice Luhačovice 5 439 Městská knihovna Horažďovice Horažďovice 5 059 Místní knihovna Paskov Paskov 3 863 Městská knihovna Jablonné nad Orlicí 3 099 Městská knihovna Rtyně v Podkrkonoší Rtyně v Podkrkonoší 3 013 Místní knihovna Řepiště Řepiště 1 646 Knihovna Hnojník Hnojník 1 460 Pravdova knihovna Jarošov nad Nežárkou 1 113 Místní knihovna Vysoké Veselí Vysoké Veselí 894 Místní knihovna Smilovice 638 Místní knihovna Žabeň Žabeň 635

Kategorizace knihoven Počet obyvatel obce 1 – 500 501 - 1 000 1 001 - 3 000 3 001 - 5 000 5 001 - 10 000 10 001 - 20 000 20 001 - 40 000 Více než 40 001 Krajská knihovna Krajská knihovna s městskou funkcí Komu je benchmarking určen? Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám Největší přínos může mít ve větších knihovnách Podmínka: schopnost poskytnout kompletní data pro srovnávání (zejména ekonomická)

3 bloky výkonových parametrů= 29 indikátorů Podmínky pro činnost knihovny 12 indikátorů Uživatelé, služby 8 indikátorů Financování, výdaje, efektivita 9 indikátorů

Podmínky pro činnost knihovny Podíl financování knihovny na rozpočtu obce Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel % obnovy knižního fondu Objem přírůstků na 1000 obyvatel Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel Počet studijních míst na 1000 obyvatel Počet internetových stanic na 1000 obyvatel Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků Počet hodin pro veřejnost týdně

Uživatelé, služby Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže do 14 let Počet návštěv na jednoho obyvatele % návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků Počet výpůjček na registrovaného čtenáře Obrat knihovního fondu Kulturní akce na 1000 obyvatel Vzdělávací akce (semináře, kurzy…) na 1000 obyvatel Internetové služby: webová stránka, OPAC…

Jaké internetové služby poskytujete uživatelům? Dotazník Má knihovna webovou stránku? Ano - Ne  Webová stránka Je webová stránka přístupná přes WAP? Máte na webové stránce přístup do svého online katalogu? Nabízíte uživatelům na webu vlastní specializované databáze? Databáze, elektronické informační zdroje Nabízíte uživatelům licencované el. informační zdroje? Kolik přes přístup pouze v knihovně? Uveďte počet: Kolik? Kolik přes přístup mimo knihovnu? Uveďte počet: Nabízíte virtuální informační službu - Ptejte se knihovny?   Umožňujete komunikaci s uživateli emailem? Umožňujete komunikaci s uživateli pomocí SMS? Informace, Zasíláte uživatelům emailem aktuality o službách a aktivitách knihovny? komunikace s uživatelem Umožňujete nahlížení do uživatelského konta? Umožňujete uživatelům objednávání přes webové rozhraní? Umožňujete uživatelům prolongace přes webové rozhraní?

Financování, výdaje, efektivita Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele Náklady na pořízení knihovního fondu v přepočtu na jednoho obyvatele Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na jednoho obyvatele Náklady na pořízení knihovního fondu na výpůjčku % čistých provozních nákladů z celkových provozních nákladů % nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů z celkových provozních nákladů % osobních nákladů z celkových provozních nákladů % získaných dotací, grantů, vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz

Databáze „Benchmarking knihoven“ http://www.nipos-mk.cz/benchmarking/

Databáze „Benchmarking knihoven“ Zpracovatel a provozovatel: NIPOS Zadavatel: NK ČR Obsahuje data 72 knihoven – účastníků projektu Rok 2006, 2007 Umožňuje: Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat Zjištění minimálních, průměrných a maximálních hodnot indikátorů pro jednotlivé kategorie knihoven Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu

Jak to funguje? indikátor 1. knihovna 2. knihovna min. průměr max. Podmínky pro činnost knihovny   1. Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel 2 538  2 563  2 101  3 335  5 889  2. % obnovy knižního fondu 6,8  3,2  2,3  4,3  3. Objem přírůstků na 1000 obyvatel 173  82  65  135  223  4. Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 8,0  2,9  2,2  4,4  5. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 0,4  0,3  0,1  0,9  6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 34,9  19,7  17,4  33,5  96,9  7. Počet studijních míst na 1000 obyvatel 3,3  1,7  0,7  1,6  8. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 0,5  0,6  9. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů 3,6  6,7  10. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků 0,2  12. Počet hodin pro veřejnost týdně 36,0  40,0  0,0  39,6  58,0 

Metoda známkování 5 4 3 2 1 Minimum Průměr Maximum KF/1000 obyv. 1903 2700 3498 4295 5092 5890 % obnovy KF 6 8 10 12 Přírůstek/1000 obyv. 66 97 129 160 192 223 Periodika/1000 obyv. 7 Internet/1000 obyv. Plocha/1000 obyv. 11 28 45 63 80 Stud.míst./1000 obyv. Úvazky/1000 obyv. Úvazky/1000 čten. Úvazky/1000 návšť. Provozní doba 36 41 46 51 56 61 %výdajů/rozp. Města % obsl. Popul. 14 18 21 25 % mládeže 35 42 48 Návštěvy/obyv. % návštěv inter. 9 16 19 Výpůjčky/čtenář 47 59 72 84 96 Obrat KF Akce/1000 obyv. 15 20 24 Inter. Služby 13 17 Provoz. Nákl/1000 obyv. 416 363 311 258 205 153 Náklady KF/obyv. 43 50 Náklady EIZ/obyv. Náklady KF/výpůjčky %provoz.nákl. 40 34 29 % nákladů na KF % osobních nákl. 68 64 60 52 49 % získaných dotací % vlast. Příjmů

Srovnání žluté a zelené knihovny

Další údaje o porovnávaných knihovnách Žlutá knihovna Zelená knihovna Vykonává knihovna regionální funkce? Ano Provozuje knihovna hudební odd.? Půjčuje knihovna zvukové dokumenty? Počet poboček: 3 2 Počet základních škol 13 11 Počet středních škol 15 Počet jiných vzdělávacích zařízení 4 7 Počet vysokých škol 1 Jiné 9   Umístění knihovny Centrum města Registrační poplatek 120,- dospělí, 30,- děti dospělí 100,-; děti 50,-; studenti, senioři 70,-; ZTP zdarma; organizace 200,-

Která knihovna je lepší?   Žlutá knihovna Zelená knihovna Výborná 6x 3x Chvalitebná 7x Dobrá 9x 2x Dostatečná 4x Nedostatečná 15x

SWOT analýza žluté a zelené knihovny

Žlutá knihovna - Silné stránky Knihovna má dobrý knihovní fond. Ve vztahu k počtu obyvatel je menší než průměr, ale je bohatě doplňován novou literaturou, a to jak knihami, tak zejména časopisy. Tomu odpovídá také nadprůměrné procento výdajů na nákup dokumentů. Fond dokumentů má silně nadprůměrný obrat. Knihovna vykazuje mírně nadprůměrné množství výpůjček na uživatele. Knihovna má mírně podprůměrné prostorové podmínky ale nabízí přiměřené množství internetových, ale také velké množství studijních míst. Knihovna pořádá nadprůměrné množství kulturních a vzdělávacích akcí. Knihovna je nadprůměrně navštěvována. Průměrná je návštěvnost internetu. Knihovna má průměrné množství mladých uživatelů do 15 let. S ohledem na počet pracovníků je produktivita práce spíše nadprůměrná. Knihovna má podprůměrný podíl osobních nákladů. Podíl výdajů knihovny na výdajích obce je nadprůměrný.

Žlutá knihovna - Slabé stránky Rozsah provozní doby je podprůměrný, nevyhovuje standardu VKIS.

Žlutá knihovna Příležitosti Hrozby Knihovna by mohla usilovat o rozšíření provozní doby. Knihovna by měla usilovat o to, aby si zachovala větší počet uživatelů ve vyšších věkových kategoriích, existuje značný potenciál mladých uživatelů. Knihovna má mírně nadprůměrné internetové služby, ale je zde potenciál na jejich rozšíření. Bylo by užitečné zvýšit nabídku elektronických informačních zdrojů. Knihovna má potenciál ke snižování čistých provozních nákladů. Knihovna má potenciál k rozšíření příjmů z dotací a grantů a také ze svých vlastních příjmů. Hrozby Osobní náklady jsou podprůměrné, může existovat riziko odlivu kvalitních pracovníků a není zde potenciál pro rozšíření provozní doby.

Zelená knihovna – Silné stránky Knihovna nemá výrazné silné stránky. Většina parametrů se pohybuje na úrovni průměrných a podprůměrných hodnot. Knihovna má podprůměrné čisté provozní náklady. Knihovna nízký počet pracovních úvazků

Zelená knihovna – Slabé stránky Knihovna má z hlediska rozsahu podprůměrný knihovní fond, který je také zřejmě zastaralý. Procento jeho obnovy je nízké a podprůměrná je i nabídka časopisů. Podprůměrné je procento výdajů na nákup dokumentů i elektronických informačních zdrojů. Tomu také odpovídá mírně podprůměrné množství výpůjček i menší obrat knihovního fondu. Prostorové zajištění knihovny je výrazně podprůměrné. Počet internetových stanic a studijních míst je průměrný. Rozsah provozní doby je podprůměrné, nevyhovuje standardu VKIS. Knihovna pořádá silně podprůměrné množství kulturních a vzdělávacích akcí. Knihovna je podprůměrně navštěvována. Silně podprůměrné je využití internetu. Procento obsluhované populace dospělých i mládeže je podprůměrné. Knihovna není dobře financována. Výdaje na knihovní fond a čisté provozní náklady jsou podprůměrné, naopak vyšší je procento osobních výdajů.

Zelená knihovna Příležitosti Hrozby Zlepšit rozsah a obsah knihovního fondu – knihy, časopisy, elektronické informační zdroje. Zlepšit prostorové zajištění knihovny. Rozšířit počet kulturních a vzdělávacích akcí. Propagovat nabídku veřejného internetu. Knihovna má podprůměrné množství pracovníků a to jak k počtu obyvatel, tak i k registrovaným uživatelům i návštěvníkům. Knihovna má potenciál získat další příjmy z dotací a grantů. Podíl na financování obce je podprůměrné, existuje zde potenciál, že by obec mohla knihovnu lépe financovat. Hrozby Podprůměrný knihovní fond a nedostatečné prostorové zajištění může vést k dalšímu poklesu zájmu o služby knihovny. Riziko poklesu uživatelů (nízký podíl mládeže i dospělé populace). Knihovna vykazuje nadprůměrné procento osobních výdajů na celkových nákladech.

Co nyní potřebujeme? Zapojit co nejvíce knihoven do projektu Využít benchmarking při oceňování knihoven – Knihovna roku, Kamarádka knihovna….?

Co dělat, máte-li zájem o účast v projektu? Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnávání Přihlásit se jako účastník projektu Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti Poskytnout souhlas pro práci s daty Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how ze své vlastní činnosti Databáze Benchmarking knihoven je přístupná pouze účastníkům projektu

Údaje nezbytné pro benchmarking Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT Údaje o službách a fondech 15 Ekonomické údaje12 Údaje neuváděné ve výkazu KULT - 3 Náklady na pořízení licencí na el. informační zdroje Počet dětí do 15 let v obci/městě Celkové výdaje města/obce v roce 2006 Dotazník k elektronickým službám Dotazník - komentář k údajům – specifika lokality – např. počet škol, spádovost oblasti, způsob výpočtu indikátoru apod. Odpočet výkonů regionálních funkcí

Pokud máte zájem o vstup do projektu: Ozvěte se! vladana.pillerova@nkp.cz Oslovte knihovny ve svém blízkém i vzdáleném okolí, se kterými se chcete porovnat Přesvědčte je k účasti na projektu

Staňte se lepší knihovnou dříve, než vaše slabiny odhalí zřizovatel!