ThereforeTM Jan Mraček Petr Herzig 1

Co je to ThereforeTM People. Process. Information Inteligentní Správa dokumentů ( DMS ) řeší digitalizaci vašich dokumentů velmi jednoduše opatří elektronický dokument indexy ( popisná pole, podle kterých následně vyhledáváte ) s možností opatřit dokumenty digitálním podpisem a časového razítka zajistí elektronický oběh dokumentů ve Vaší společnosti ošetří bezpečnost zrychlí a zprůhlední zpracování dokumentů ve Vaší společnosti propojí Vaše současné systémy s Vašimi dokumenty definuje životnost dokumentu People. Process. Information

Ptáte se často? Příliš mnoho papíru? Kde je to co hledám ? Mám to já, nebo je to na jiném stole? Málo úložného prostoru pro další pořadače? Proč nemohu pracovat s dokumentem vzdáleně? a další …

Papírové archivy do nekonečna se s to skladovat nedá 10 krabic zvládnu udržet v paměti, ale 10.000 ??? dobrý sklad = velká investice + zaměstnanci jak dlouho trvá najít dokument ? mohou se dívat na stejný dokument dva stejní uživatelé v jiných budovách (odděleních) ?

Řešení je ThereforeTM

Práce s ThereforeTM uživatelsky přívětivé prostředí Podpora zobrazení až 255 typů souborů možnost komentářů design MS Office 2007 100% kontrola nad dokumentem konec práce s papírovým dokumentem jednoduchá editace s historií změn více uživatelský přístup možnost vložení libovolného souboru do ThereforeTM verzování dokumentů

ThereforeTM Navigator Vytváření dotazů Seskupování Třídění Online procesy Součinnost Oblíbené Tisk Export Vše pohromadě

Ukládání do ThereforeTM ThereforeTM Clients 32bit or Web Client Host or ERP System Data Streams, Output, … Primary Storage Backup Storage 1 3 2 ThereforeTM Server

Možnosti vstupu Jakýkoli informační systém ( ERP, Sharepoint, SAP, Navision) Scanner ThereforeTM Capture Client Digitální data Digitální výstupy z přístrojů a zařízení Microsoft Office správce souborů PDF Cold Multifunkční zařízení

Vyhledávání v ThereforeTM Host or ERP System Data Streams, Output, … ThereforeTM Clients 32bit or Web Client Primary Storage 2 1 ThereforeTM Server

Životní cyklus dokumentů získání Primary and backup Storage Získání Dokument je zachytnut a indexován Archivace dokumentu vytvoření dokumentu Užívání & Změny v dokumentech Workflow Storage on final Media using HSM Retention Konec života dokumentu ? Dokumentu může být smazán (Trvale, nebo jen index) Uložení s nastavenou periodou dokumentu Získání 11

Přidané hodnoty pro Vás ? vstup Tok informací Podnikové procesy správa proces distribuce uložení získání výstup

Elektronický oběh dokumentů Fakturace Dovolenky Služební automobily Knihy jízd Příchozí pošta Automatický tisk a zpracování (email, avízo) Možnost časování Libovolný zmapovatelný proces lze navrhnout v Therefore Solution Designeru

Co získáme s ThereforeTM větší efektivita mobilita bezpečnost dokumentu méně stresu jistota méně potištěného papíru šetrnost k životnímu prostředí bezpečnost

Implementace ThereforeTM je lokalizován do 26 jazyků … EFIGS & další… Afrikaans, Arabic, Croatian, Czech, Danish, Dutch, English, Estonian, Farsi, Finnish, French, German, Greek, Hungarian, Italian, Norwegian, Polish, Portuguese, Russian, Serbian, Slovenian, Spanish, Swedish, Zulu, … Europe Middle East Africa US and Canada Australia

ThereforeTM v oborech

Víte že … 95% firemních informací je uloženo na papíře. (Solutions 5; Source: IDC) 42% lidí použije nesprávnou informaci alespoň jednou týdně (Accenture Information Management Services) Každý zaměstnanec vyprodukuje 16000 stran informaci za rok. To je 800Mb dat. (Lyman – How much information, 2003) Lidé stráví 11% svého času vyhledáváním informací. To je asi 4,5 hodiny týdně. (Source: aiim 2009) Více než 80% informací které najdete jsou zastaralé, nebo nemají žádnou hodnotu. A 32% jich naleznete v době, kdy ji již nepotřebujete ( Source: IDC, CIMTECH) V průměru je 23% podlahové plochy obsazeno skříněmi pro papír. Tuto hodnotu můžete snížit až o 32%. (Source aiim 2009)

Vaše cíle Snížit náklady Vylepšit dokumentové procesy Zvýšit produktivitu zaměstnanců Snížit dopad na životní prostředí Zvýšit bezpečnost dokumentů

Optimalizace procesů- vyšší efektivita 32% dokumentů nejsou k dispozici ve chvíli kdy je potřebujete (Cimtech) 32% Zaměstnanci vyhledávají informace přibližně 4,5 hodiny týdně 4,5 hodin Za jediný rok může zaměstnanec ztratit 4-5 týdnů vyhledáváním požadovaných informací 4-5 týdnů Jednoduše použitelný a logický koncept vede ke zvýšení efektivity

Zvyšte svoji produktivitu Produktivita Administrativa 96% 4% Pouze 4% společností optimalizují své procesy

DM zvýší bezpečnost vašich dokumentů Můžete přistupovat k vašim dokumentům přes internet bezpečně ? Je vaše dokumentový archiv chráněn před živelnými pohromami ? (plísně, požár, hlodavci) Můžete s jistotou říci, že přístup k dokumentům je řízen centrálně a je založen na bezpečnostní politice ? Máte pod kontrolou kdo má jaký přístup k jakým dokumentům ? Jste si jisti, že víte co se ve vašich dokumentech mění a kdo změny provádí ? Kdo vám zaručí, že nejsou důležitá data uložena na lokálních počítačích ?

ThereforeTM komplexně API Any Appl. Therefore Core Product Uniflow IR Planet Press ERP KOFAX DR Scanner Conn. Exchange Mail Server Therefore Workflow Office Links MS Outlook Image Printer Capture Client Folder Therefore Database eCOPY Navigator Viewer

ThereforeTM – obecné informace

Edice v kostce Small Business (ukládání & získávání ) Personal Edition DMS pro jednouživatelské použití Workgroup Edition DMS pro skupinu nebo oddělení do 20 uživatelů Business Editions (process management) Business Edition DMS pro střední a velké organizace

Platformy a standardy 32bit: Windows 2003, 2008 64bit: Windows 2008 Component Supported platform or standard ThereforeTM Server 32bit: Windows 2003, 2008 64bit: Windows 2008 ThereforeTM Client 32bit: Windows 2000, XP, Vista Browser based Client: IE 5.5+ , Mozilla Firefox 1.04+ Scanning ISIS KOFAX Capture, IRIS Powerscan TWAIN eCopy meap, ShareScan Canon Meap Security Windows Active Directory, Local Security RSA - Digital signature for all documents Database ORACLE 8, 8i, 9i, 10x, 11x, … Microsoft SQL Server 2000, 2005, 2008 IBM DB2 Version 7 and higher Storage RAID(DAS), NAS, SAN, NetApp FAS MO/UDO(Plasmon) single Drive & Jukeboxes

Kompatibilita edic Jeden Runtime pro všechny edice Všechna omezení a funkcionalitu definuje licenční soubor Upgrade kompatibilita všech edicí mimo přechodu z Personal na Business