MVČR Projekt Procesní modelování agend 9 MVČR Projekt Procesní modelování agend 9. Národní konference kvality ve veřejné správě Ing Josef Beneš, manažer projektu 20.2.2013

Cíl projektu PMA je implementace softwarové, znalostní a procesní infrastruktury pro vytváření, využívání a správu procesních modelů agend tak, aby je bylo následně možné optimalizovat (zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu).

Předmět dodávky - Dodavatelem je Accenture Central Europe B.V., Vypracování Metodiky procesního modelování agend veřejné správy. Cílem je zavedení společného procesního slovníku a tedy společného pohledu na různé aspekty procesních modelů Cílem je naučit se popisovat procesní postup, včetně čerpání zdrojů a kvality výkonu procesů Cílem není personální audit Cílem není veřejnou správu „ukreslit“ Dodávka a implementace AIS RPP Modelovacího pro procesní modelování agend veřejné správy, vybaveného moduly řízení, editace, připomínkování a publikování. Návrh, implementace a zprovoznění Rozhraní mezi AIS RPP Modelovacím a RPP (dále jen „Rozhraní“). Mít vazbu na základní registry – systém je editační Vyškolení vybraných úředníků v procesním modelování podle vypracované Metodiky a s použitím AIS RPP Modelovacího. Zpracování procesních modelů 30 agend veřejné správy. Nejde o vytvoření standardu 30 agend, cílem je zavedení systému pro modelování agend Je to reprezentativní vzorek, který umožní pochopit souvislosti (extrémy a kritici) Návrh institucionálních a věcných podmínek pro zřízení metodického centra pro procesní modelování agend Zadavatelem po dobu realizace a udržitelnosti projektu. Udržení znalostí a založení dlouhodobého výhledu udržitelnosti a rozvoje systému Pomoc ohlašovatelům agend a samosprávě v jejich práci Vzniká nový AIS – který jse součástí globální architektury

Metodika procesního modelování – klíčový výstup Stanovení postupu modelování sběru, analýzy, tvorby jednotlivých forem procesních modelů a jejich aktualizace v podmínkách veřejné správy, zohledňující specifika veřejné správy. Popis efektivního řízení tvorby, udržování a aktualizace procesních modelů i vlastní Metodiky, vč. identifikace rizik a návrhu jejich eliminace, tj. základ činnosti metodického centra. Metodika procesního modelování je „řídící dokument“ pro Modelování 30 agend (3 pilotní) v rámci projektu PMA Dále modelování cca 500 agend ohlášených i neohlášených v RPP Nasazení a využívání AIS Modelovacího Školení stovek uživatelů Provoz Metodické centra MVČR pro modelování agend

Časový plán projektu Zahájena dodávka projektu 1.9.2012 Akceptace prvních výstupů 28.2.2013 Metodika PMA Dodávka AIS Modelovací Modely pilotních agend Aktualizace metodiky – červenec 2013 Dokončení modelů 26 agend – říjen 2013 Dokončení školení – listopad 2013 Datum ukončení projektu 31.3.2014 Zahájení činnosti Metodického centra MVČR 1.4.2014 Udržitelnost projektu do 31.3.2019

Klasifikace agend a procesů Základ je v metodice ohlašování agend Agenda - Zákon Dle stupně správy Státní správa Samospráva Přenesená působnost Procesní oblasti – systém regulace Evidence Kontrola Strategie Charakter procesů Tvrdé Částečně tvrdé Měkké Procesní agendy Podíl na provozních nákladech Stát Kraj Město/ obec Podíl na tvrdých procesech Podíl na středně tvrdých procesech Podíl na měkkých procesech Znalostní profil projektu

Procesní popis Znalostní profil projektu Slovní popis Grafický popis Úroveň 1 Procesní mapa Procesní oblast Organizace Proces - činnost Úroveň 2 Účastník Aktivity - úkon Stavy Komunikace Datový popis Úroveň Proces Výstup Typ případ Znalostní profil projektu

Funkce budoucího systému RPP Finální model AIS RPP modelovací je postaven na modelovacím nástroji CraftCase Modul řídící – definice pracovního postupu Modul editační – provedení modelu Modul připomínkovací Modul čtecí – prohlížení modelů ISZR Ústřední orgán Kraj Město/obec Metodické centrum Pracovní model Modelovací nástroj

Postup modelování Fáze postupu Etapy postupu Etapa 1.1: Iniciální analýza agendy Etapa 1.2: Definice procesního rozsahu agendy Etapa 1.3: Vytvoření detailního harmonogramu prací Etapa 1.4: Posouzení dostupnosti dat o výkonu agendy Základní analýza a příprava modelování Etapa 2.1: Vytvoření procesního popisu agendy Etapa 2.2: Sběr hodnot AS-IS modelu Etapa 2.3: Příprava podkladů pro stanovení nákladů výkonu procesů agendy Etapa 2.4: Stanovení hrubých lokálních nákladů procesů agendy Etapa 2.5: Stanovení čistých lokálních nákladů procesů agendy Etapa 2.6: Schválení AS-IS modelu agendy Etapa 2.7: Identifikace optimalizačního potenciálu Etapa 2.8: Prioritizace procesů pro detailní analýzu Sestavení AS-IS modelu Procesní modelování Etapa 3.1: Návrh optimalizačních hypotéz Etapa 3.2: Výběr TO-BE varianty modelu Etapa 3.3 Posouzení první verze TO-BE modelu Etapa 3.4: Vytvoření detailních návrhů opatření Etapa 3.5: Odhad potenciálu úspor opatření Etapa 3.6: Prioritizace opatření k realizaci Etapa 3.7: Vytvoření návrhu realizace opatření Etapa 3.8: Posouzení druhé verze TO-BE modelu Etapa 3.9: Vypořádání připomínek Etapa 3.10: Schválení finální verze TO-BE modelu Etapa 3.11: Publikace TO-BE modelu do RPP Sestavení TO-BE modelu

Lokální výše kompenzace Standard agendy Procesní modelování Procesní popis Vazba na RPP Přímé náklady Pracnost Podmínky výkonu Podklady pro standard (AISM) Definice KPI Zjištění centrálních statistik Seznam KPI Statistiky výkonu procesů Standard výkonu procesů agendy (3 oblasti) Definice úrovně Definice výkonu Definice odměny Definice standardu (ZR RPP) Úroveň pro standard Procesní popis Požadovaná kvalita (Ukazatele kvality - KPI) Způsob výpočtu základní odměny Způsob výpočtu upravené odměny Způsob výpočtu celkové odměny Evidence lokálních hodnot koeficientů Stanovení hodnot parametrů standardu Stanovení výše odměny pro konkrétní OVM Hodnoty sankčních koeficientů pro KPI Cena jednotky výkonu, fixní složka Základní výše odměny Upravená výše odměny Celková výše odměny dle standardu Lokální hodnoty četností a koeficientů Další IS Definice případné kompenzace (mimo standard) Platba za výkon agendy Lokální výše kompenzace Finální výše odměny za výkon agendy

Organizace modelování Gestor agendy Správce modelu agendy Vedoucí modelování Analytik modelování Koordinátor metodického připomínkování Účastník metodického připomínkování Koordinátor vnějšího připomínkování Účastník vnějšího připomínkování Koordinátor vnitřního připomínkování Účastník vnitřního připomínkování Vedoucí metodiků Metodik modelování Správce RPP

Možné Role dle Metodiky PMA Zúčastněná strana Typický zástupce Možné Role dle Metodiky PMA Ohlašovatel agendy Náměstek ministra Gestor agendy Ředitel odboru Správce modelu agendy Vedoucí modelování Koordinátor vnitřního připomínkování, vnějšího připomínkování Účastník vnitřního připomínkování Vedoucí oddělení Analytik modelování Referent Participující OVM Další členové týmu modelování agendy Vedoucí týmu Vedoucí modelování *) Metodik modelování Účastník metodického připomínkování *) Člen týmu Metodické centrum Vedoucí metodického centra Vedoucí metodiků Koordinátor metodického připomínkování Účastník metodického připomínkování Metodik PMA Správce RPP Neparticipující OVM, odborná veřejnost Různé Účastník vnějšího připomínkování

Děkujeme za účast a těšíme se na spolupráci, protože věříme, že vytvářený systém neboří lokální iniciativy a vytvoří základ společného procesního uvažování.