Digitální výukový materiál zpracovaný v rámci projektu „EU peníze školám“ Projekt:CZ.1.07/1.5.00/ „SŠHL Frýdlant.moderní školy“ Škola:Střední škola hospodářská a lesnická, Frýdlant Bělíkova 1387, příspěvková organizace Šablona:III/2 Sada:VY_32_INOVACE_PEK.2.02 Úvod do korespondence – manipulace s písemnostmi Vytvořeno: Ověřeno: Třída:NS 2

Úvod do obchodní korespondence – písemnosti, jejich dělení Vzdělávací oblast:Odborné předměty Předmět:Písemná a elektronická komunikace Ročník:2. Autor:Ing. Petra Litošová Časový rozsah:1 vyučovací hodina Pomůcky:notebook, projektor Klíčová slova:spisový řád, spisový plán, spisová služba, spis, spisovna, skartační řád, archivní řád Anotace: Materiál je určen k seznámení s úvodem do obchodní korespondence. Vysvětluje manipulaci s písemnostmi, kam patří příjem, třídění, zapisování, doručování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování písemností.

 spisový řád: interní předpis pro vedení spisové služby, jeho součástí je spisový plán,  spisový plán: schéma pro označování vyřízených a vyhotovených písemností. Spisový znak je označení, pod kterým se spis ukládá,

 spisová služba: pracovní činnosti a postupy při přijímání, kontrole, otevírání, označování, zapisování, doručování, oběhu, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání, vyřazování, archivování a skartování písemností,  spis: písemný dokument (soubor dokumentů) vzniklý při obchodním nebo úředním jednání o jedné věci,

 spisovna: slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku do doby uplynutí jejich skartačních lhůt,  skartační řád: upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů,  archivní řád: stanovuje kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení

 došlé písemnosti přejímá pracovník pověřený výkonem spisové služby, písemnosti od banky přejímá zmocněný pracovník,  kontrola a potvrzení příjmu doporučených zásilek,  přednostní zpracování spěšných zásilek,  třídění zásilek pro ředitelství, personální oddělení, soukromé zásilky

 kontrola úplnosti příloh,  umístění podacího razítka zpravidla do pravého horního rohu => doplnění data, pořadového čísla (spisové značky), počtu příloh a zkratky vnitropodnikového útvaru,  zápis došlých listovních zásilek do počítače nebo knihy došlé pošty.

 rychlé doručování (zamezení hromadění zásilek),  oběh písemností: 1. doručování, 2. postupování písemností mezi odděleními a referenty, 3. předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu, 4. odnášení do výpravny.

 včas, pokud možno ihned  lhůty k vyřízení jsou stanoveny: 1. všeobecně právním nebo podnikovým předpisem, 2. individuálně pokyny vedoucího nebo požadavkem obchodního partnera,  nutné uvědomit odesílatele, jestliže: 1. vyžádá-li si vyřízení delší dobu, 2. nemůžeme vyhovět žádosti.

 za vyřízení odpovídá pracovník určený ke zpracování zprávy, korespondentka pořizující čistopis a vedoucí pracovník, který dopis podepsal.

 nutný vlastnoruční podpis (odpovědný vedoucí),  v případě dvou podpisů se vlevo podepisuje pracovník funkčně vyšší,  kategorizace podpisového oprávnění: 1. podpis: oprávněná osoba písemnost podepisuje jménem a na odpovědnost podniku, 2. parafa: pracovník je seznámen s obsahem písemnosti a bere odpovědnost za její obsah,

 podepisuje-li písemnost za vedoucího zástupce, připojí před svůj podpis zkratku v z. (v zastoupení),  zkratka v. r. u podpisu za jménem znamená vlastní rukou.

 vyřízené písemnosti se ukládají v příručních registraturách,  po určité době se předávají do spisovny,  o uložených spisech se vede řádná evidence,  po uplynutí uschovací lhůty se většina písemností vyřazuje => skartuje,  skartační znaky: A (archiválie), V (výběr), S (skartace).

1.K čemu slouží spisovna?  slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku do doby uplynutí jejich skartačních lhůt 2.Jak jsou stanoveny lhůty pro vyřízení písemností?  všeobecně právním nebo podnikovým předpisem,  individuálně pokyny vedoucího nebo požadavkem obchodního partnera

3.Co patří do oběhu písemností? 1. doručování, 2. postupování písemností mezi odděleními a referenty, 3. předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu, 4. odnášení do výpravny

Použité zdroje FLEISCHMANNOVÁ, Emílie a spol. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost – 2. díl. 1. vyd. Praha: nakladatelství FORTUNA, 2005, ISBN Pokud není uvedeno jinak, jsou použité objekty vlastní originální tvorbou autora. Materiál je určen pro bezplatné používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízení. Jakékoliv další využití podléhá autorskému zákonu. Veškerá vlastní díla autora (fotografie, videa) lze bezplatně dále používat i šířit při uvedení autorova jména.