Skartační řízení elektronicky Miroslav Kunt, Národní archiv kunt@nacr.cz

Co je skartační řízení? Proces, při kterém dochází k posuzování dokumentů a výběru archiválií z nich. V žádném případě se nejedná o synonymum ke slovu zničení. Dokument „končí život“ (své registraturní stádium) a vybrané dokumenty se stávají archiváliemi. Není rozdíl mezi analogovými a digitálními dokumenty; posuzuje se především obsah.

Jak to probíhá dnes? Pracovník původce určí dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a zpravidla vytvoří jejich soupis. Interním procesem (skartační komise) původce posoudí určené dokumenty, případně je vyřadí ze skartačního řízení. Dokumenty skartačního znaku „V“ rozdělí mezi dokumenty „A“ a „S“.

Jak to probíhá dnes? Potvrzené dokumenty jsou zpracovány do podoby seznamu, který je s formalizovaným průvodním dopisem zaslán archivu. Pracovník archivu provede výběr archiválií Původce je povinen vytvořit soupis za archiválie vybraných dokumentů a dokumentů určených ke zničení

Skartační návrh – ilustrativní příklady Průvodní dopis a seznam ke skartačnímu návrhu

Není toho sepisování trochu moc? Jak to probíhá dnes? Pracovník archivu je povinen vyhotovit formalizovaný skartační protokol, kde shrne výběr a odsouhlasí zničení dokumentů, které nevybral Původce předá dokumenty archivu spolu se seznamem; archiv převzetí potvrdí formalizovaným Úředním záznamem. Není toho sepisování trochu moc?

Skartační protokol, záznam o předání - ukázky

Skartační řízení a digitální archiv Provedení výběru je nutnou podmínkou vzniku archiválie výběr, evidence, archivní zpracování a zpřístupnění = péče o archiválii: příslušný archiv. správa vlastních datových souborů, hlídání datových formátů, zajištění čitelnosti a integrity = ukládání archiválie: digitální archiv v případě digitálních archiválií

Ale... Nelze oddělovat „digitálno“ od „papíru“, když většina agend je hybridních. Každý digitální archiv bude muset umožňovat příjem digitálních archiválií, Národní digitální archiv (NDA) umožní administraci celého skartačního řízení prostřednictvím svého portálu (národní portál)

Klíčová je... Standardizace soupisu dokumentů: metadata dle schématu pro předávání do archivu (příloha Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby) jednoduchý „soupis“ v podobě tabulky vytvoření prostřednictvím webového formuláře na národním portálu.

Vytvoření skartačního návrhu Vložení soupisu dokumentů vytvořeného některým z popsaných způsobů na portál Vytvoření průvodního dopisu s URL soupisu dokumentů Zaslání (pouze) průvodního dopisu skartačního návrhu příslušnému archivu prostřednictvím ISDS

Co s tím udělá archiv? Má možnost všech nebo jen některých metadat v „lidsky čitelné podobě“. Interaktivně zaznamenává rozhodnutí o výběru. Tam, kde nemůže rozhodnout jen podle metadat seznamu označí dokument/spis /věcnou skupinu k předložení (důležité u digitálních dokumentů).

Vyžádání dokumentů k prohlídce U analogových fyzicky, jako v současnosti U digitálních - na základě vyznačených dokumentů (jejich identifikátorů) budou zaslány/dálkově zpřístupněny náhledy z příslušného ERMS. Nejedná se o předání archiválií

Skartační protokol Vlastní text skartačního protokolu vytváří archivář mimo NDA (národní portál), ale může ho jeho prostřednictvím zaslat Seznam za archiválie vybraných a ke zničení určených dokumentů dává národní portál k dispozici příslušnému ERMS; obsahuje jednoznačné identifikátory dokumentů a rozhodnutí.

Vyznačení vybraných archiválií ERMS musí vyznačit rozhodnutí o dokumentech ze skartačního návrhu Není nezbytné dokumenty z ERMS mazat: provede se export Dokumenty se NDA předávají prostřednictvím národního portálu, jiným digitálním archivům pomocí jejich portálů.

Předpoklad fungování Dodržování spisových plánů a jejich reálnost, seznamy, kterým bude rozumět (aspoň trochu)… Důsledná tvorba spisu (včetně typových spisů), opatřování dokumentů a spisů srozumitelnými metadaty (zejména „věc“).

Digitální spis nebo digitální hnůj? Ukázka spisu ministerstva zaslaného účastníku správního řízení

Dotazy ? Není to tak složité…