MS EXCEL Chybové hodnoty Zpracovala: Hana Zedníková 29. 4. 2008

Obsah prezentace Oprava chyby ve vzorcích po jednom Nejběžnější chyby při zadávání vzorců Oprava chyby ve vzorcích po jednom Označení chyby ve vzorcích listu Oprava chybových hodnot Dotazy S čím Vás dneska seznámím, řeknu vám par informací týkajících se chyb, kterých se nejčastěji dopouštíme, při zadávání vzorců v aplikaci excel, V 2. části prezentace se budu věnovat jenotlivým způsobům opravy chyb a na závěr vám předám pár informací týkajících se příčin chybových hodnot a jejích následných oprav

Běžné chyby při zadávání vzorců Počet levých a pravých závorek Označení oblasti pomocí dvojtečky Zadání všech požadovaných argumentů Počet vnořených funkcí Uzavření názvů jiných listů do jednoduchých uvozovek Správná cesta k externím sešitům Zadání čísel bez formátování Při zadávání vzorců dochází k mnoha chybám různého původu a proto je velmi důležité zkontrolovat skutečnosti jako např. Jeli stejný počet levých a pravých závorek – tzn. ujistit se, že všechny závorky tvoří pár Dále v případě, že odkazujete na oblast buněk, oddělte odkaz na první a poslední buňku oblasti dvojtečkou (:). některé funkce vyžadují argumenty, proto byste se měli zjistit, zdali jste nezadali příliš mnoho těchto argumentů. Do jedné funkce nelze zadat (neboli vnořit) více než 64 úrovní funkcí Pokud vzorec odkazuje na hodnoty či buňky na jiných listech nebo v jiných sešitech, jejichž název obsahuje jiný než abecední znak, je nutné název uzavřít do jednoduchých uvozovek (') Přesvědčte se, zda všechny externí odkazy (Externí odkaz: Odkaz na buňku nebo oblast listu v jiném sešitu aplikace Excel nebo odkaz na definovaný název v jiném sešitu.) obsahují název sešitu a cestu k jeho umístění Čísla při zadávání do vzorců neformátujte. I kdyby hodnota, kterou chcete zadat, byla například 10 000 Kč, zadejte ji do vzorce jako 10000.(bez mezery)

Oprava běžných chyb ve vzorcích Možnost opravy běžných chyb způsoby: Oprava chyby ve vzorcích po jednom Označením chyby ve vzorcích v listu a jejich následná oprava Buňka s chybou ve vzorci Chyby mohou být zjišťovány dvěma způsoby: - bud jedna po druhé, jako při kontrole pravopisu, nebo v průběhu práce v sešitě. Při zjištění chyby se v levém horním rohu buňky objeví trojúhelník. V obou případech jsou k dispozici stejné možnosti.

Oprava běžné chyby ve vzorcích po jednom Vybrat list pro kontrolu Pokud je list počítán ručně, přepočítat stisknutím klávesnice F9 Volba NÁSTROJE – KONTROLA CHYB Při opravě běžné chyby ve vzorcích po jednom musíte nejprve vybrat list, ve kterém chcete hledat chyby. Pokud je list počítán ručně, přepočítejte jej znova stisknutím klávesy f9. Následně na panelu nástrojů zvolte nástroje a kontrolu chyb. Objeví se Vám dialogové okno,

Dialogové okno je vhodné umístit pod řádek vzorců, jako je zde na obrázku. V dialogovém okně můžeme nalézt možnosti, jak vyřešit různé typy problémů od použití nápovědy, přes zobrazení jednotlivých kroku výpočtu, až po celkovou úpravu vzorce. Pokud klepnete na tlačítko „ignorovat chybu“, bude problém označen a při následujících kontrolách přeskakován.

Označení běžných chyb se vzorci v listu a jejich oprava Volba NÁSTROJE – MOŽNOSTI – KONTROLA CHYB Zaškrtnutí políčka – povolit kontrolu chyb v pozadí Vybrat chybnou buňku s trojúhelníčkem Klepnutí na tlačítko zobrazené vedle buňky Obsahuje-li buňka vzorec, který porušuje jedno z pravidel, zobrazí se v levém horním rohu buňky trojúhelníček. Pro opravu této chyby klepněte v nabídce nástroje na příkaz možnosti a potom klepněte na kartu kontrola chyb. Zaškrtněte políčko „povolit kontrolu chyb v pozadí“. Následně musíte vybrat buňku s trojúhelníčkem. Vedle se buňky je zobrazeno tlačítko s vykřičníkem. Na toto tlačítko je potřeba poklepat, jestliže chceme zjistit co je za problém. V nabídce tohoto tlačítka se vám nabídnou různé příkazy pro vyřešení tohoto problému.

Zaškrtněte políčko „povolit kontrolu chyb v pozadí“.

Následně musíte vybrat buňku s trojúhelníčkem.

Vedle se buňky je zobrazeno tlačítko s vykřičníkem Vedle se buňky je zobrazeno tlačítko s vykřičníkem. Na toto tlačítko je potřeba poklepat, jestliže chceme zjistit co je za problém. V nabídce tohoto tlačítka se vám nabídnou různé příkazy pro vyřešení tohoto problému.

Pokud vás například zajímá, co se skrývá pod políčkem nápověda k této chybě, pro zajímavost jsem vám to tady znázornila. Pro každou chybu je samozřejmě nápověda jiná.

Zde je ještě pro zajímavost okázáno dialogové okno znázorňující kroky výpočtu. Je zde také dobře vidět, kde se chyba ve vzorci nachází.

Oprava chybových hodnot Chyba ##### Poklepání myší na pravý okraj záhlaví sloupce Vybrání sloupce a zvolení formátu sloupce – přizpůsobit Použití jiného formátu čísla Při odečítání kalendářních dat, nebo časových údajů, dbát na správnost vzorce Jestliže vzorec nemůže řádně vyhodnotit výsledek, zobrazí se chybová hodnota. Každý typ chyby má jiné příčiny a jiná řešení ##### - tato chyba vznikne v případě, že sloupec není dostatečně široký, nebo je použito záporné datum a čas. Pokud není sloupec dostatečně široký vzhledem k obsahu buňky a chceme ho rozšířit, máme několik možností. 1. možností je poklepat na pravý okraj záhlaví sloupce a tím ho rozšířit. 2. možností je vybrat si sloupec a zvolit na panelu nástrojů formát – sloupec – přizpůsobit. 3. možností jak sloupec dostatečně rozšířit, aby se zobrazoval obsah je zkusit použít jiný formát čísla. Můžete např. snížit počet desetinných míst Pokud je příčinou chyby použití záporného data a času – dejte si pozor při odečítání kalendářních dat, nebo časových údajů, aby nedošlo k záporným hodnotám. Pokud je vzorec správný a výsledek má přesto zápornou hodnotu, můžete ho zobrazit tak že v buňce použijete jiný formát než formát kalendářního data či času.

Oprava chybových hodnot Chyba #DIV/0! Změna dělitele na číslo jiné než (0) Změna odkazu na buňku na jinou buňku Zadání do buňky (dělitele) jinou hodnotu než nula Vyplnění zobrazovací chybové hodnoty funkcí Když Ujištění se, že v makru není navolený dělitel nula nebo prázdná buňka #DIV/0! – chyba se zobrazí v momentě, kdy dojde k dělení nulou. Možnou příčinou vzniku této chyby je zadání vzorce, který výslovně obsahuje dělení (0) jako např. =5/0 – k odstranění této chyby stačí pouze změnit dělitele na číslo jiné než 0 další možnou příčinou chyby může být použití odkazu na prázdnou buňku, nebo na buňku, která obsahuje nulu jako dělitele. K odstranění této chyby bych doporučila změnit odkaz na buňku na jinou buňku, zadat do buňky, která je používaná jako dělitel jinou hodnotu než nulu, nebo vyplňte zobrazování chybové hodnoty pomocí funkce listu Když. (Jestliže je například vzorec, který chybu způsobuje, =A5/B5, použijte vzorec =KDYŽ(B5=0;"";A5/B5). Dvoje uvozovky představují prázdný textový řetězec.) Tato chyba může také nastat, pokud spustíme makro, které používá funkci nebo vzorec vracející hodnotu #DIV/0!. V tomto případě se musíme ujistit, zda dělitel ve funkci či vzorci není nula nebo prázdná buňka.

Oprava chybových hodnot Chyba #N/A Nahradit hodnotu #N/A novými daty Prozkoumání argumentu hledat, zdali obsahuje správný typ argumentu Zadat do funkce všechny argumenty Další možné příčiny a opravy na: Nalezení a oprava chyb ve vzorcích - Excel - Microsoft Office Online Tato chyba se zobrazí, jestliže hodnota není pro vzorec nebo funkci k dispozici. Objeví se, pokud nezadáme data, nebo místo nich zadáme hodnotu #N/A. Pokud tomu tak však je, musíme nahradit hodnotu #N/A novými daty. Další chybou je zadání nevhodné hodnoty argumentu hledat ve funkcích listu VVYHLEDAT, VYHLEDAT, POZVYHLEDAT, nebo SVYHLEDAT. U této příčiny se musíme ujistit, zda argument hledat obsahuje správný typ hodnoty a to např. (hodnotu nebo odkaz na buňku, nikoli odkaz na oblast). Chyba může také nastat v případě vynechání jednoho či vyžadovaných argumentů v předdefinované nebo vlastní funkci listu. Při této chybě bychom tedy měli se vynasnažit zadat do funkce všechny argumenty. Další možné příčiny a opravy této chyby lze najít na stránkách:

Oprava chybových hodnot #NÁZEV? Ujištění se, zda-li název existuje Ověření pravopisu Ohraničení textu ve vzorci uvozovkami př. ="Celkové množství je "&B50 Kontrola použití (:) ve všech odkazech na oblasti ve vzorci např. SUMA(A1:C10) K této chybě dojde v případě, že aplikace Microsoft Office Excel nerozpozná text ve vzorci. Mezi nejčastější chyby patří použití neexistujícího názvu buňky, oblastí buněk či vzorce. Zkuste tedy zjistit zdali tento název existuje pomocí nabídky vložit – název – příkaz definovat. Pokud není v seznamu je potřeba ho tam přidat. Chyba se může objevit i pokud jste udělali chybu v pravopise názvu. Potom bych vám doporučila opravit chybu v řádku vzorců, tak že stisknete klávesu f3 a vyberete si název, který chcete použít. Pokud zadáte text do vzorce bez ohraničení textu uvozovkami, potom se také objeví tato chybová hodnota. Aplikace Excel se pokusí interpretovat zadaný údaj jako název, přestože jste měli v úmyslu použít jej jako text. Ohraničte tedy text s hodnotou. (vzorec například spojuje text „Celkové množství je “ s hodnotou v buňce B50:)) ="Celkové množství je "&B50 Pokud zapomenete nebo vynecháte dvojtečku (:) při odkazování se na oblast, bude to taky chyba. Proto zkontrolujte, jestli je ve všech odkazech na oblasti ve vzorci použita (:) např. SUMA(A1:C10).

Oprava chybových hodnot Revize použití ( ' ) při odkazu vzorce na hodnoty či buňky umístěných v jiných sešitech či listech #NULL! Správný odkaz na souvislou oblast buněk pomocí dvojtečky např. SUMA(A1:A10) (odkaz na oblast buněk A1 až A10 (včetně) Při zapomenutí jednoduchých uvozovek ( ' ) při odkazu vzorce na hodnoty či buňky umístěné v jiných listech či sešitech a název takového sešitu či listu obsahuje jiný než abecední znak nebo mezeru, je nutné název uzavřít do jednoduchých závorek ( ' ) #NULL! - Tato chyba vznikne při zadání průniku dvou oblastí, které se nepřekrývají. Operátorem průniku je mezera mezi odkazy.Chcete-li se tedy odkazovat na souvislou oblast buněk, oddělte odkaz na první a poslední buňku oblastí pomocí (:). Například vzorec SUMA(A1:A10) odkazuje na oblast buněk A1 až A10 (včetně).

Oprava chybových hodnot Použití správného odkazu na dvě nepřekrývající se oblasti pomocí operátoru sjednocení (,) např. (SUMA(A1:A10,C1:C10)) Chcete-li použít odkaz na dvě oblasti, které se nepřekrývají, použijte operátor sjednocení, tedy čárku (,). Pokud vzorec například počítá součet ze dvou oblastí, musíte se přesvědčit, zda je mezi těmito oblastmi zadána čárka (SUMA(A1:A10,C1:C10)).

Oprava chybových hodnot #NUM! Argumenty použité ve funkci musí být čísla Výsledek vzorce v rozsahu -1*10307 až 1*10307 Nalezení a oprava chyb ve vzorcích - Excel - Microsoft Office Online K této chybě dojde v případě neplatných číselných hodnot ve vzorci nebo funkci a to v případě použití nepřípustného argumentu ve funkci, která vyžaduje číselný argument. Měli byste si tedy dát pozor na to, aby argumenty použité ve funkci byly čísla i kdyby hodnota, kterou chcete zadat, byla například 10 000 Kč, zadejte ji do vzorce jako 10000. Tato chybové hodnota se vyskytne i v případě, jestliže zadáte vzorec, jehož výsledkem je číslo a toto číslo je příliš velké nebo malé a v aplikaci excel nelze zobrazit. Změňte tedy vzorec tak, aby byl jeho výsledek v rozsahu -1*10307 až 1*10307.Další příčiny a návrhy odstranění chyb naleznete na internetové stránce.

Oprava chybových hodnot #REF! Změna vzorce nebo znovuobnovení buňky v listu klepnutím na tlačítko Zpět ihned po odstranění nebo vložení buněk Kontrola makra, které zadává funkci vracející hodnotu #REF! Nalezení a oprava chyb ve vzorcích - Excel - Microsoft Office Online K této chybě dojde v případě, že odkaz na buňku (Odkaz na buňku: Sada souřadnic, které určují polohu buňky na listu. Například odkaz na buňku ležící v průniku sloupce B a řádku 3 je B3.) není platný. U této chyby bych navrhla změnit vzorce nebo znovu obnovit buňky v listu a to klepnutím na tlačítko zpět ihned po odstranění nebo vložení buněk. Chybová hodnota se může objevit i v případě, pokud spustíme makro, které zadává funkci vracející hodnotu REF! Proto bychom měli tuto funkci zkontrolovat a zkusit zjistit, zda argument neodkazuje na buňku nebo oblast buněk,která je neplatná. Další typy, jak se s chybovou hláškou poprat, najdete na webových stránkách

Děkuji za pozornost!