Zpracování dokumentových agend a procesů s využitím posledních generací technologií Ing. Petr Koutenský

Systém práce s dokumenty

Co je to dokument Dokumentem je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam (§2 pís. d) zákona o archivnictví a spisové službě) Legislativní normy – zák. o elektronickém podpisu, zák. o DPH, zák. o účetnictví, o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů … E-Goverment, datové schránky, elektronická veřejná listina (novela 2004) Archivace elektronických dokumentů – důvěryhodné archivy Dokumenty jako elektronické už vznikají, nebo je nutno je do elektronické formy převést - digitalizovat

4

5 Autentizační nástroje

6 Ukládání dokumentů

7 I nadále budeme žít kombinovaně

Automatizované zpracování dokumentů Skenování Separace dokumentů Vylepšení obrazu Manuální indexace topografický snímek dokumentu OCR vyhledání příslušných dat validace dat tvorba datové struktury export dat do produkčních systémů pro další zpracování export obrazů dokumentů do systému pro jejich ukládání

Správa a řízení oběhu dokumentů DMS Workflow Archivace 9

Systém práce s dokumenty – klasický způsob Print room Front office Výpravna Podatelna Útvary Přepážky

Systém práce s dokumenty – úsporný způsob Print room - CRD Podatelna Pobočky Front office Digitalizace Archiv Spisovna

Systém práce s dokumenty – komplexní způsob Podatelna Pobočky Front office Internet Extrakce dat Indexace Validace

Systém práce s dokumenty – módní způsob Print room Front office Výpravna Podatelna Pobočky Front office

Porovnání – vlastní systém vs. cloud Vlastní systémCloud  Vysoké vstupní náklady na SW lic.  Vysoké pořizovací náklady na HW  Podpora a maintenance  Rizika pro „early adopters“  Žádné vstupní náklady, platby podle využívaných služeb  Žádné pořízovací náklady, model nájmu, škálovatelnost  Žádné další poplatky, all-in.  Přímá vazba mezi náklady a přidanou hodnotou využívaných služeb – cena/výkon. Náklady jako opexy, neřešíme návratnost. Snadno se rozpočtují.  Žádná rizika pro „early adopters“. Náklady Zdroj:

Porovnání – vlastní systém vs. cloud Vlastní systémCloud  Potřeba vlastního IT personálu  Školení personálu pro administraci, správu i provoz řešení  Záložní řešení pro případ výpadku, zálohování atd.  Aplikace v cloudu jsou uváděny do provozu rychleji, fixní poplatek. Žádná potřeba vlastního personálu.  Okamžitá dostupnost, škálovatelnost.  Zabezpečení problémem poskytovatele, v případě rozšiřování zdroje okamžitě k dispozici. Nasazení a uvedení do provozu Zdroj:

Porovnání – vlastní systém vs. cloud Vlastní systémCloud  Upgrade a údržba zatěžují uživatele.  Veškerý SW na straně poskytovatele, upgrade, údržba a úpravy nezatěžují uživatele. Upgrade a rozšíření Zdroj:

Porovnání – vlastní systém vs. cloud Vlastní systémCloud  Zcela na bedrech uživatele  Součástí poskytovaných služeb IT Support Zdroj:

Bezpečnost (In-house vs. Private cloud vs. Public cloud) Dostupnost (závislost na Internetové konektivitě) Integrace s vlastním IT Škálovatelnost vs. customizace Rozvojová oblast Oblasti k zamyšlení na cestě ke cloudu Zdroj:

Multifunkční zařízení

Systém práce s dokumenty – pohodlný a efektivní způsob Print room Digitalizace Výpravna Podatelna Pobočky Front office

Systém práce s dokumenty podle KM MFP jako periferní zařízení systému práce s dokumenty Plnohodnotná bezešvá integrace MFP s provozními systémy Centrální vzdálená správa Zařazení standardních typů dokumentů do zpracování stiskem 1 tlačítka

Systém pro správu dokumentů nabízí Digitalizace Čtení čárových kódů – jednoznačná identifikace dokumentu OCR – extrakce datové podoby obsahu Konverze formátů Automatické i manuální metadatování a indexace – automatické spouštění návazných procesů, aplikací a workflow Vytěžování dat – faktury, formuláře apod. Konektivita na produkční aplikace

Systém pro správu dokumentů nabízí Tisk dokumentů BC, variabilní data, tiskové sestavy, formuláře… Správa dokumentů Zabezpečené uložení dokumentů Podporu workflow dokumentů spouštěných uživatelem Předdefinici standardních workflow procesů Tvorbu jednotlivých agend Konektivitu do systému datových schránek

Systém pro správu dokumentů nabízí Archivace fyzických dokumentů Služby komerční spisovny a archivu Řízení dokumentace Skartace Digitalizace za zakázku ….

Integrace s dalšími službami a systémy v rámci jedné služby Konica Minolta cloud aplikace – MS SharePoint, ABBYY, Kofax … Konica Minolta služby outsourcingu – služby tisků a tvorby dokumentů – služby správy fyzických dokumentů – služby podatelny a výpravny – služby zpracování obchodních procesů – příjem objednávek, žádostí atd. – služby pokročilé digitalizace dokumentů – střediska sdílených služeb Microsoft cloud služby a aplikace – Office 365

Otázky a odpovědi