IT podpora projektového řízení Miroslav Lorenc

IT pro podporu PM Komunikace členů týmu Nástroje pro podporu řízení Podpůrné nástroje

Komunikace Osobně E-mail IM Telefon Videokonference

K čemu potřebujeme SW Komunikace mezi členy týmu Plánování Sledování Úkoly a zdroje, kritická cesta,… Sledování Čas Náklady Zdroje Kvalita Změny Vyhodnocení Výstupy

Sdílení dokumentů Sdílení DOC, XLS, apod. On-line nástroje Google docs Office Live Workspace ZOHO Formáty .doc, .rtf,.odt, .csv, .xls, .ods, .ppt Web Access

Podporované prohlížeče docs.google.com Jednoduchá registrace přes e-mail Snadné sdílení, práce více lidí najednou Verzování dokumentů Offline Podporované prohlížeče Mozilla Firefox: 1.0.5+ Mozilla SeaMonkey: 1.0+ Internet Explorer: 6.0+

workspace.officelive.com Nutná registrace přes LiveID apod. Možnost propojení s MS Office přes plugin Videoukázka

www.zoho.com

Klasický projekt Velké množství úkolů Existence vazeb (závislostí) Termíny (milníky) Více zdrojů Pracovní Materiálové

Informace Seznam lidí a jejich přiřazení úkolům Přehled o možnostech splnění úkolů při aktuálním přiřazení zdrojů Varování v případě rizika Nesplnění termínu Přetížení zdrojů,… Sledování průběhu

Software Desktop 1 osoba, 1PC, ukládání do souboru Možnosti sdílení? Web Internet, intranet, web prohlížeč Multi-user Rychlost?

Proč využít SW podporu řízení? Shromáždění požadavků, úkolů, zdrojů,… Roztřídění Přidělování Časová náročnost jednotlivých fází Návaznosti Přehlednost

Výhody SW podpory Lepší načasování, sledování Snadnější změny, aktualizace Průběžné výstupy v reálném čase Kontrola nad plněním úkolů, limitů, nákladů Lepší spolupráce mezi členy projektového týmu Někdy i nevýhody

Workflow Cíl Plánování Závislosti Omezení Rozvržení času Kritická cesta Vykazování

Cíl projektu Identifikace hlavních fází projektu Vytvoření úkolů a jejich logická návaznost Rozsah Rozdělení do menších projektů Upřesnění cíle

Plánování Úkoly Zdroje Lidé Vybavení Materiál Zajistit vhodné kombinace Různé kombinace  různá náročnost Nejrychlejší, nejlevnější,…

Závislosti Které úkoly na sebe navazují Které úkoly jsou na sobě závislé Kdy je potřeba který úkol splnit

Omezení Lhůty Nutné pořadí úkolů Neurčitost …

Rozvržení času Sledování, plnění jednotlivých fází Přehled / Rozvrh Co je potřeba udělat, jak dlouho to bude trvat Project 2007 – 11 různých směrných plánů Pomáhá sledovat plnění plánu Byl původní plán reálný? Je potřeba plán upravit? Východisko pro budoucí obdobné projekty

Plánování kritické cesty Nedodržení termínů u některých úkolů nutně vede ke zpoždění celého projektu Start A C F G Cíl D B E H 2 2 2 2 2 1 2 6 2 3 2 4

Vykazování Monitorování Zaznamenávání Aktualizace termínů a nákladů při změně vstupních dat Jednoduché sdílení

MS Project

Řízení projektů MS Projekt není jediný nástroj, ale je hodně využívaný Další produkty Bugzilla Primavera P3 Mind mapping software 3M systém …

MS Project Project 2007 – představení [EN] Nástroje na řízení projektů Průvodce projektem, šablony Průběžné sledování projektu Integrace s MS Office  výstupy Srovnání verzí Project na http://office.microsoft.com/cs-cz/project/FX101759351029.aspx

MS Project 2007 Sledování zdrojů problémů a dopady změn Experimentování se scénáři citlivostních analýz Snadná kontrola financí Flexibilní sledování a analýzy projektů 3D Ganttův diagram

MS Project 2003

MS Project 2007

MS Project Professional Pro velké organizace Možnost připojení k Project Serveru Společné prostředky Web Access

Popis prostředí

Výchozí nastavení Zde se nastaví společná nastavení pro projekty

Časová osa Podle délky projektu zvolíme odpovídající jednotky času

Stanovení počátku projektu Nový projekt Projekt – Informace o projektu Od začátku nebo od konce?

Vložení úkolu Zápis do seznamu úkolů Zápis do vstupního řádku Klávesa Insert Tažením myší v Ganttově diagramu … Insert vkládá řádky – vhodné např. pro vložení prázdných řádků mezi úkoly

Nový úkol Vložení nového úkolu mezi existující Označíme řádek následujícího úkolu Klikneme na záhlaví řádku Z místní nabídky vybereme Nový úkol Nebo Insert

Dílčí úkoly Posunutí myší za počátek textu Tlačítko na panelu nástrojů Projekt – Osnova – Zvětšit odsazení ALT + SHIFT +  Možno aplikovat na více úkolů najednou Označení myší SHIFT CTRL

Přesun úkolu Kopírování úkolů je možné kopírováním buněk Pro vyjmutí a vložení je potřeba označit celý řádek S úkolem se přesouvají všechny podřízené úkoly Údaje na místě vložení se vždy přepíší!

Trvání úkolu Dvojklik na úkol Klik na buňku ve sloupci Doba trvání Zahájení Dokončení Posun sloupce v Ganttově diagramu

Délka úkolu m  minuty h  hodiny (60minut) d  dny (např. 8 h) t  týdny (např. 40 h) měs  měsíce (např. 20 d) ?  odhad p  dny? ud  uplynulé dny 0d  milník

Informace o úkolu Místní nabídka nad záhlavím sloupce SHIFT + F2 Nabídka Projekt – Informace o úkolu Ikona na panelu nástrojů Standardní

Opakování úkolu Vložit – Opakovaný úkol

Termíny Lhůta Nejzazší termín splnění úkolu Informace o úkolu – Upřesnit Konečný termín V Ganttově diagramu se zobrazí jako Milník Specifický moment, který vyžaduje pozornost Nastavíme dobu trvání na 0

Komentáře k úkolům Informace k úkolu – karta Poznámky Můžeme vkládat text i objekty z jiných aplikací Tisk poznámek  Soubor – Vzhled stránky – Zobrazení – Tisknout poznámky Poznámky budou na konci tisknuté strany resp. na posledních stránkách tisku

Závislosti Vazby úkolů FS: Dokončení–Zahájení SF: Zahájení–Dokončení SS: Zahájení–Zahájení FF: Dokončení–Dokončení

Závislosti Návaznost několika úkolů Označíme úkoly CTRL+F2 Ikona Úpravy – Vytvořit vazbu mezi úkoly

Závislosti Stanovení předchůdců Zapsání čísla úkolu do sloupce Předchůdci Přetažení vazby v Ganttově diagramu Označení více úkolů a kliknutí na vazbu Zapsání na kartě Předchůdci v Informacích o projektu Automatické přepočítání zahájení a dokončení Závislostí může být i několik (oddělovač ;)

Rozdělení úkolu na části Místní nabídka nad sloupcem v Ganttově diagramu Ikona na panelu nástrojů Standardní Nabídka Úpravy – Rozdělit úkol

Splnění úkolu K jednotlivým úkolům můžeme přiřadit jejich (částečné) dokončení

Plán vašeho projektu

Ganttův diagram MS Project GanttProject SmartDraw OmniPlan …

Ganttův diagram v Excelu

Ganttův diagram v Excelu

Myšlenkové mapy MindManager Freemind

Právní aspekty Osobní využití Studijní, vědecká apod. činnost Komerční využití

Děkuji za pozornost Miroslav Lorenc