Hromadná korespondence MS Word 2007

Využití Chceme-li rozesílat větší množství stejných dopisu různým osobám (na různé adresy) nebo emailů. Tisk obálek, adresních či jiných štítků Tvorba adresářů

Hlavní rozdělení Dopisy (E-mailové zprávy) Obálky Štítky (vizitky,…) Adresáře

Jak začít Karta korespondence -> Spustit hromadnou korespondenci Podrobný průvodce hromadnou korespondencí

Jak začít

Příjemci krok 3 Jedná se o databázi (seznam) jmen, adres, telefonů, emailů,… všeho co se bude měnit Lze zadat třemi způsoby: Zadat nový seznam (ručně vytvořit) Použít existující seznam - soubor excelu (xls) - soubor outlooku (dbs) - jiný běžně používaný databázový soubor (Access, RTF, …) Vybrat z kontaků aplikace Outlook (pokud je nainstalován a používán)

Příjemci krok 3 Seznam příjemců můžeme dále upravovat, podobně jako seznamy v Excelu Seznamy lze řadit, filtrovat, hledat duplicitní hodnoty atd.

Slučovací pole Vkládání slučovacích polí Nejčastěji: krok 4 Vkládání slučovacích polí = proměnné které se mění podle zadaného seznamu Nejčastěji: Adresa Jméno a příjmení Oslovení (možnost podmínek) Další (v závislosti na daném seznam)

Kontrola Možnost zkontrolovat jednotlivé písemnosti krok 5 Možnost zkontrolovat jednotlivé písemnosti Slučovací pole (proměnné) jsou již nahrazeny reálnými hodnotami ze zadaného seznamu. Při zjištění nesrovnalostí je vždy možnost se vrátit a provést změny

Dokončení V tomto kroku je téměř vše hotovo Nyní je možno: Dokumenty vytisknout Odeslat Emailem Vytvořit nový dokument jež obsahuje všechny tiskoviny (možnost „Upravovat jednotlivé dokumenty“) - počet vybraných záznamů (řádků) v seznamu = počet tiskovin

Štítky Vždy upravujeme pouze první štítek Do ostatních štítků „rozkopírujeme“ obsah pomocí tlačítka Aktualizovat štítky (aktualizovat všechny štítky)

Štítky Podrobné nastavení Návrh rozměrů štítku a jejich rozložení na stránce

Pokud pak jinak Funkce, jež na základě podmínky vloží různý text Např. oslovení v závislosti na pohlaví (když „pohlaví“ je rovno „muž“ -> vložit tento text; jinak …)

Číslování Číslování záznamů od jedne Pravidla -> Slučovaný záznam č. Číslujeme-li od jiného čísla (např. od 100) Karta VLOŽIT -> Rychlé části -> Pole Vyberu VZOREC, napíší 99+1 Pravým kliknu na pole vzorce -> přepnout zobrazení polí Označím jedničku Vyberu funkci MergeRec (Kategorie hromadná korespondence) Zkontroluji funkčnost -> náhled výsledků