Ibis System s.r.o Nabídka IS pro společnost Silver Cars s.r.o.

Ibis System s.r.o. Společnost založena v roce 1998 V současnosti zaměstnává 12 odborníků Společnost vyvinula, implementovala a v současné době stále udržuje IS čtyřem velkým a.s. a třem středním s.r.o. Společnost se specializuje na –Vývoj a správu vnitropodnikových IS –Vývoj a správu databázových systémů –Tvorbu intranetových a Internetových aplikací Ekonomické ukazatele

Informace o zadavateli Silver Cars s.r.o. V současnosti dvě pobočky v Praze a Plzni Výhledově pobočky v Brně a Liberci Plánovaný počet prodaných aut cca 45 měsíčně Plánovaný počet servisních oprav cca 320 měsíčně Plánované složení pracovníků na pobočce –12 mechaniků – 1 PC –4 skladníci/zásobovači – 2 až 4 PC –4 pokladní/účtárna – 4 PC –9 administrativních pracovníků – 9 PC

Požadované vlastnosti dodávaného IS Centralizované účetnictví Propojení databází skladů, databáze zákazníků atp. Evidence zákazníků On-line objednávka vozů a kontrola nabídky Vytvoření e-obchodu Zlepšení kontroly kvality oprav, sledování vytíženosti techniků Využití IS v servisu Podklady pro finanční analýzu

Fyzické uspořádání IS Síť –Pevné datové okruhy mezi pobočkami – externí správa –Strukturovaná kabeláž na pobočkách Hardware –Servery Compaq –Pracovní stanice PII, 128MB, 10GB Software –Servery Windows NT Serverová aplikace IS –Pracovní stanice Windows 2000 Klientská aplikace IS

Uživatelský pohled na IS Standardní prostředí pod Windows –Grafické, událostmi řízené prostředí –Typické ovládání myší i z klávesnice –Ovládání přes tlačítka, ikony, editační políčka, okna –Současná práce ve více oknech –Interaktivní nápověda –Sdílení prostředků Windows (Ctrl-Ins atp.) Rozdělení uživatelských oprávnění do skupin –Běžní uživatelé Čtení a tisky dat Zadávání dat Editace dat, vytváření sestav atd. Opravy zaůčtovaných dat atd. –Správce systému Nejvyšší oprávnění Tvorba sestav Editace

Centralizované účetnictví Možnost zpracování účetních dat na jednom místě –Doporučeno na pobočce, kde je umístěn server s daty Jednotná evidence dokladů a vazeb mezi nimi –Identifikační údaje : rok, druh dokladu (interní doklad, vydaná faktura, došlá faktura atd.), prefix dokladu (číselná řada faktur, pokladna, sklad atd.) a pořadové číslo dokladu –Možnost stanovení pevných nebo volných vazeb Možnost změn dle oprávnění –Možno dodatečně měnit zaůčtované operace s patřičným oprávněním Nezávislost na účetní osnově –Lze uživatelsky měnit způsoby účtování i předpisy pro uzáv. činnosti Sledování úhrad faktur a dalších dějů –Automatické sledování stavu faktur a generování hlášení o nepravostech, zaznamenání na kartě zákazníka Skladová evidence –Různé způsoby tvorby skladových cen –Různý počet prodejních cen Komunikace programu s okolím –Umožňuje export/import dat do jiných systémů

Propojení databází skladů a vozů Propojení poboček a zavedení centrálního IS umožní zejména: On-line přístup k databázím položek (náhradní díly, doplňky) –Centrálně vedená databáze položek s informacemi o počtu a místě uložení –Změny se projeví ihned po zaznamenání do systému –Možnost přesunu položek mezi pobočkami On-line přístup k databázím vozů –Přehled o umístění vozů na pobočkách a možnost jejich přesunu dle potřeby On-line přístup k jednotné databázi zákazníků

Evidence zákazníků Centrální evidence zákazníků společnosti –Jednotná evidence přístupná oprávněným osobám Zákaznické karty –Podrobné informace o zákaznících (firma, adresa, kontakt, …) –Datum a formu uskutečněných kontaktů –Informace o uskutečněných zakázkách Typ zboží či služby, způsob financování, info o termínu vyřízení atd. –Data ze zákaznického dotazníku (z WWW či osobně) Spokojenost se službami apod. Podklady pro marketingové působení –Možnost nastavení různých sledovaných parametrů Poslední datum oslovení Objem odebraných služeb či zboží atd. –Možnost nastavení automatických událostí Informace o novinkách

Využití IS v servisu Vytvoření rozsáhlé databáze servisních postupů –příznakům poruchy bude odpovídat příslušné řešení Přijímací technik bude schopen určit spotřebu času a prostředků na vyřízení zakázky –podle příznaků poruchy –podle pracovních norem –podle plánovaného vytížení servisu Pracovníci servisu budou moci ovlivňovat plánovaný průběh zakázky Zákazník získá informace o stavu zakázky

Kontrola kvality Průběh zakázky zaznamenán na kartě zakázky (archivuje se) –Prodej vozu Ihned k odběru (dle domluvy s klientem) Na objednání (dle dispozic dodavatele) –Servis vozu Dle složitosti opravy (dostupnost náhradních dílů a pracovní normy) –Předběžně stanoví přijímací technik dle příznaků a pracovní normy –Upřesňují servisní technici v případě změny Informace o zakázce přístupné přes WWW –Předpokládaný termín dokončení (dle norem a vytíženosti servisu) Případné reklamace servisních prací zaznamenány na kartě zakázky –kontrola chybovosti oprav Snadná optimalizace vytíženosti servisu –Přístupný časový harmonogram oprav

On-line objednávka vozů, ojeté vozy On-line objednávka nových vozů –Systém generuje na základě stavu skladů (volitelná kriteria) zprávy o nutnosti objednání nových položek –Po schválení odpovědným pracovníkem automaticky odesílá objednávku dodavateli (možnost elektronického podpisu) Kontrola a objednávání ojetých vozů na Internetu –Samostatná aplikace na WWW serveru, kontrolující inzerované ojeté vozy na zvolených stránkách dle příznaků a generující hlášení –Umožněn přímý přístup na WWW s výskytem vozu a objednání

E-Obchod Nabídka aut a doplňků včetně chystaných novinek na WWW –Celkový objem nabízených položek –Právě dostupný objem nabízených položek Dle aktuálního stavu skladu a prodejen Možnost rezervace, objednávky a platby přes WWW –Rezervace aktuálně dostupných i nedostupných položek U nedostupných položek možnost automatického informování v příp. dostupnosti ( , telefon) –Objednávka dostupných položek Na dobírku Platba přes WWW Osobně na dohodnuté pobočce Veškeré operace se okamžitě projevují na stavu položek v IS

Podklady pro finanční analýzu Ekonomické ukazatele přístupny oprávněným uživatelům –Náklady, obraty, zisky, prodané a servisované vozy atp. Celkem nebo za jednotlivé pobočky Podle typu vozu atp. –Sledování vytíženosti zaměstnanců a porovnání s normami Možnost vytváření vlastních sestav a modifikace stávajících podle požadavků uživatelů –Zpřístupnění pouze relevantních informací

Výhody našeho IS IS na míru Vašim požadavkům Rozšiřitelný o další části Podporuje využití nejmodernějších technologií Snadný pro uživatele, intuitivní ovládání Rozsáhlé možnosti vytváření vlastních ukazatelů Nezávislost na účetních osnovách a postupech Zefektivnění práce zaměstnanců Zkvalitnění komunikace se zákazníky Podpora operativního řízení Okamžitý přístup k relevantním informacím Podpora zavádění nových služeb Podpora dobrého jména společnosti

Časový harmonogram provádění zakázky 1. Období (3 týdny) –Uzavření dodavatelských smluv –Konzultace s vedením a pracovníky společnosti –Detailní analýza řešené oblasti,popis organizační struktury společnosti, popis informačních procesů,popisy vstupů/výstupů atd. 2. Období (5 týdnů) –Schválení podrobného návrhu IS –Práce na tvorbě IS 3. Období (cca 1 měsíc) –Implementace systému –Odstraňování chyb, ladění –Školení zaměstnanců 4. Období (smluvně) –Údržba systému

Požadavky na zadavatele Uzavření dodavatelských smluv Konzultace vedoucích pracovníků i řadových zaměstnanců společnosti s pracovníky Ibis System. Zpřístupnit prostory společnosti pracovníkům Ibis System Umožnit školení zaměstnanců v prostorách společnosti

Kontakty na Ibis System s.r.o. Lukáš Lokaj – Pavel Dušánek – Daniel Červenák – WWW stránka: sorry.vse.cz/~xdusp04