Webový systém pro příjem požadavků a řešení úkolů s modulem HelpDesk

Agenda •Obecný princip správy požadavků v TaskPoolu •TaskPool detailně •Modul HelpDesk detailně •Přínosy pro zákazníka •Průběh implementace •Výroba a distribuce •Reference

Současná komunikace ZADAVATELÉ/KLIENTI ŘEŠITELÉ/PROJEKTOVÝ TÝM ? ? nespolehlivá PŘEKONANÁ nepřehledná neefektivní Termíny? Jistota doručení? Priority? Delegování skupině? Vývoj požadavku?

Řízená komunikace s využitím TaskPoolu  efektivní  centralizovaná  řízená  přehledná ŘEŠITELÉ ZADAVATELÉ/KLIENTI modulframework

TaskPool a modul HelpDesk •TaskPool - zlepší komunikaci nad Vašimi požadavky v různých oblastech firemních procesů o task management o incident / change management (ISO) o revize dokumentace, příprava smluv o bugfixing, apod. •Modul HelpDesk - spolu s TaskPoolem zajistí sofistikované řízení helpdeskových požadavků, jako jsou incidenty, dotazy, náměty, metodické pokyny anebo informace o produktech a službách.

Objasnění použitých termínů •Task – jednotlivý úkol, požadavek, ticket •Pool – oblast pro tasky stejného typu o Typické příklady poolů: •Servisní požadavky •Obchod – zakázky •Interní úkoly •Marketing •Programátoři – vývoj a další … •Helpdesk – webové plně konfigurovatelné rozhraní pro zadávání požadavků

Přehledné pracoviště podpůrného týmu Seznam požadavků v daném poolu Přepínání filtrů a poolů Filtr podle čísla tasku nebo fultextový filtr Základní statistiky uživatele Počet tasků na obrazovce, procházení mezi stránkami

Na první pohled viditelný stav požadavků Stav, číslo a název tasku Popis tasku - zadání Termín a zadavatel Požadavek je zpožděn Odpovědný řešitel Výpis historie komunikace a události každého tasku na první pohled Požadavek je převzat Globální číslo tasku (unikátní)

Rolemi řízený přístup k informacím a akcím Rolím umožňujete provádět: •Akce - Co mohou s požadavkem dělat •Jaká pole (informace) požadavku mohou vidět •Jaká pole požadavku mohou měnit Pozn. Pro každý pool lze definovat konkrétní uživatele do různých rolí nebo jej do poolu ani nevpustit Přístup k akcím dle role Příklad definice Dynamických polí pro požadavky v tomto poolu a rolemi řízený přístup k nim

Způsob práce s požadavky •K požadavku můžete v každém kroku připojit komentář, soubor a nebo provést jinou akci •Práva k akcím jsou konfigurovatelná v závislosti na o rolích o a na stavu, ve kterém požadavek je Přidělte úkol a nastavte/změň te mu termín splnění S využitím dynamických polí si vytvořte libovolné akce a dejte k nim práva rolím dle uvážení Změňte prioritu Změňte stav Vložte komentář, který neuvidí druhá strana…

Dynamická pole •Vytvořte si vlastní pole ve formuláři požadavku •Definujte práva pro úpravu dynamických polí 1) Definice listboxu ve 3 jazycích 2) Definice hodnot listboxu 3) Výsledek pro uživatele v konkrétním poolu

Dynamické filtry •Nadefinujte si vlastní filtry nad požadavky skutečně flexibilně, např.: •Vypiš požadavky z poolu X a Y, kde jsem řešitelem, priorita je 1 a termín vyprší zítra •Vypiš požadavky řešitele X, které jsou zpožděné •Vypiš požadavky ve stavu Z, kde je A zadavatelem a já řešitelem •V dynamických filtrech můžete použít veškeré vlastnosti požadavku včetně vámi nadefinovaných dynamických polí Vytvořte, pojmenujte a uložte si vlastní filtry Mezi filtry se můžete jednoduše přepínat

Další užitečné funkce •Skryté komentáře (druhá strana vidí vaše komentáře dle vašeho rozhodnutí) •Volitelné cykly workflow (separátně pro každý pool):  Vyjednávání podmínek (např. změna termínu, ceny realizace), Kontrola/vrácení požadavku, Potvrzení/vrácení požadavku •Volitelné stavy workflow (separátně pro každý pool):  Povolit realizaci požadavku, Převzít k realizaci, Čekání na informaci, Vyfakturován,… •Plně konfigurovatelné priority tasku (separátně pro každý pool):  Filtrování dle priorit  Vlastní definovatelné priority pro jednotlivé pooly (např. critical, high, medium, low)  Definovatelná práva k editaci/zobrazování priority

TaskPool – shrnutí •Seznámili jste se s funkčnostmi systému TaskPool – nyní budete moci řídit různé požadavky: o Úkoly (liniové, projektové) o Dotazy (zákazníci, produkty, metodická podpora) o Problémy, incidenty (ISO, projekty, IT) o Obchodní oblast (poptávky, zakázky, podpora jiných oddělení) o Připomínky (dokumenty, produkty) apod. •Nyní Vás seznámíme s nadstavbou TaskPoolu - modulem HelpDesk, který Vám umožní: o Zapojit do systému řádově více uživatelů (zadavatelů) bez vytváření účtů v systému a nákupu uživatelských licencí. o Vytváří plně konfigurovatelné GUI pro uživatele

Princip modulu HelpDesk • analýza • zpracování • • www-formuláře ZADAVATELÉ/KLIENTI ŘEŠITELÉ/PROJ. TÝM 1. notifikace 2. www-rozhraní Zadání požadavku:Sledování stavu požadavku zadavatele:

Místo modulu HelpDesk v řešení •Požadavky zadavatelů z www formulářů nebo ů jsou zpracovány modulem HelpDesk a předány do TaskPoolu k řešení podpůrným týmem •Podpůrný tým zpracovává požadavky v TaskPoolu a poskytuje je zpět HelpDesk modulu, který zajistí komunikaci s žadateli modulframework

Vstupní www formuláře pro žadatele •Nadefinujete si v HelpDesk modulu vstupní formuláře pro zadávání požadavků podle vašich potřeb (vzhled, obsah a strukturu). Nakonfigurujte si vlastní formuláře pro sběr požadavků Formuláře umistěte v rámci vašeho webu na intra/extra/internetu

Sumarizace To byly rozšiřující možnosti HelpDesk modulu •TaskPool = řešení pro správu úkolů v týmu, incidentů, problémů, změn, připomínek •TaskPool + HelpDesk modul = flexibilní řešení pro helpdesk, produktovou podporu, metodickou podporu, apod.

Přínosy pro Vás o TaskPool je FLEXIBILNÍ (široce konfigurovatelný vlastními silami bez programování) o TaskPool je UNIVERZÁLNÍ (použijte pro taskmanagement, helpdesk, bugfixing, revize, projekty,… to vše díky flexibilitě) o Neustálý řízený rozvoj Vašeho řešení (upgrady s implementací know-how trhu) o Jeden systém, jedno uživatelské rozhraní pro různé aplikační oblasti (taskmanagement, bugtracking, issuelog, helpdesk,…) o Rychlé nasazení (dny) díky jednoduchosti a uživatelské přívětivosti o Customizace systému dle požadavků zákazníka o Výborná cena a jednoduché licencování (neomezený počet žadatelů o podporu a neomezený počet poolů) o Lokální podpora systému přímo výrobcem

Průběh implementace

Výroba a distribuce • výroba systému, vývoj a implementace u zákazníka • prodej systému

Výběr z referencí

Kam se obrátit TaskPool u Vás nasadíme v řádu dnů, neváhejte nás kontaktovat! Pavel Novák Sales consultant mobil: Tomáš Tintěra Manager

Dotazy a poděkování Rád zodpovím dotazy nebo připomínky … … děkuji za Vaši pozornost.