Officexp Ako poznáme databázu Ako vytvárame tabuľky Microsoft Officexp Ako poznáme databázu Ako vytvárame tabuľky Ako pracujeme s formulármi Ako tlačíme zostavy Ako používame filtre Ako tvoríme dotazy

Súhrnná snímka Databázový systém ACCESS 2003 Okno databázy 1. Vytvorenie databázy zo šablóny 2. Vytvorenie prázdnej databázy Vlastnosti tabuľky Spôsoby tvorby tabuľky Úprava tabuľky Vkladanie údaje prepojením Výber údajov z kombinovaného zoznamu a) hodnoty zadá používateľ b) hodnoty načítať z tabuľky Úprava existujúcich záznamov Relácie medzi tabuľkami Formuláre Zostavy - zobrazenie na tlačiarni Spracovanie údajov - Filtre Dotazy - požiadavky Dotaz v návrhovom zobrazení Výberové kritériá - jednoduché vytvorenie Výberové kritériá - vytváranie výrazov Úlohy Koniec

Access, dBase, FoxPro, Paradox, WinBase602 Databázový systém systém riadenia dát databáza s údajmi - záznamami poliami je softvér, teda programy, ktoré prehľadávajú a manipulujú poznáme systémy: Access, dBase, FoxPro, Paradox, WinBase602

rozdelíme na tri tabuľky v Access Tabuľku z Excelu rozdelíme na tri tabuľky v Access Autori Knihy Vydavateľstvo

Najdôležitejším krokom k vytvoreniu správne fungujúcej databázy je vytvorenie tabuliek.

Databázová tabuľka Názvy polí záznam pole

ACCESS 2003 Access je relačný databázový systém. Údaje nie sú usporiadané do jedinej tabuľky, ale do niekoľkých rôznych tabuliek, ktoré sú spolu prepojené pomocou relácií. Relácie sú logické väzby medzi údajmi uloženými v jednotlivých tabuľkách.

Zoznam položiek objektov Aplikačné okno Access Hlavné menu Panel nástrojov Okno databázy Podokno úloh Zoznam položiek objektov Stavový riadok Objekty databázy

Základné objekty databázy Tabuľky - súbor polí (stĺpcov), ktoré obsahujú informácie jedného typu a záznamov (riadky), kam sa ukladajú všetky údaje vzťahujúce sa ku konkrétnej položke - osobe, firme, veci. Formuláre - uľahčujú zadávať, prezerať a upravovať údaje databázy. Formuláre tvoria rozhranie medzi používateľom a údajmi v databáze. Ponúkajú spôsob ako najpríjemnejšie sprostredkovať užívateľovi prácu s databázou. Zostavy - umožňujú údaje v databáze upraviť do podoby, ktorá je najvhodnejšia pre tlačenie, resp. sumarizáciu. Do zostáv môžeme pridávať grafy, hlavičku firmy, obrázky a pod. Dotazy - vyberajú alebo aktualizujú informácie z tabuliek a dotazov v databáze, umožňujú zhromaždiť údaje z niekoľkých tabuliek a ďalej spracúvať. Tabuľky musia byť spojené vzťahom, reláciou. Výsledok dotazu je tiež tabuľka.

Spustenie databázy Northwind Podokná úloh Ukážková databáza Northwind

Okno databázy Názov súboru databázy Panel objekty Panel nástrojov Kontextové menu

Nová databáza - vytvorenie prázdna databáza zo šablóny

Uloženie nového databázového súboru Zadáme priečinok Pred vytváraním databázy musíme najprv novú prázdnu databázu uložiť. Názov databázového súboru

1. Vytvorenie databázy zo šablóny

Vlastnosti tabuľky Každé pole tabuľky má obsahovať jedinečný typ informácie, polia nemajú obsahovať opakujúce sa informácie, aby databáza neobsahovala nadbytočné údaje. Každý záznam tabuľky musí byť jednoznačne identifikovateľný, to znamená, že niektoré pole tabuľky musí obsahovať hodnoty, ktoré sa neopakujú. Toto pole sa nazýva primárny kľúč. Polia tabuľky musia obsahovať informácie o jednom predmete.

Druhý index pridáme stlačením CTRL + klik Indexy Druhý index pridáme stlačením CTRL + klik

2. Vytvorenie prázdnej databázy Spustíme Access Názov súboru Vyberieme priečinok

Spôsoby tvorby tabuľky 2. návrhové zobrazenie 1. pomocou sprievodcu 4. importovanie tabuľky 3. vkladaním údajov do dátového listu

1. Vytvorenie tabuľky pomocou sprievodcu

Sprievodca tabuľkou

2. Vytvorenie v návrhovom zobrazení tabuľky primárny kľúč pre automatické číslo dátové typy polí vlastnosti polí

Vlastnosti polí

3. Vytvorenie v dátovom liste Prepísať názov stĺpca 2 x kliknúť Nový záznam Navigačné tlačidlá

4. Importovanie údajov do tabuľky Odkiaľ a čo importujeme Importovaním sa údaje prekonvertujú do formátu Access

označiť stĺpec, znovu kliknúť a ťahať Úprava tabuľky Pridať pole v návrhovom zobrazení Typu Ano/nie Zaškrtávacie políčko Zaškrtávacie políčko Premiestniť stĺpec: označiť stĺpec, znovu kliknúť a ťahať

Grafické úpravy dátového listu Ak zaškrtnete túto voľbu, nebudete môcť prejsť kurzorovými šípkami na ďalší záznam

Vkladanie údajov prepojením

Prepojením sa sprístupnia externé údaje a zmeny sa ukladajú naspäť do tohto súboru Prepojená tabuľka

Výber údajov z kombinovaného zoznamu a) hodnoty zadá používateľ vyplniť obidva stĺpce

Použitie kombinovaného zoznamu vytvoreného používateľom 1 2 Použitie kombinovaného zoznamu 3 4 Ako je definovaný

Výber údajov z kombinovaného zoznamu b) hodnoty načítať z tabuľky 1 3 2 4

Použitie kombinovaného zoznamu vytvoreného z tabuľky 6 5 7

Úprava existujúcich záznamov Symbol tužky znamená, že v zázname sú neuložené zmeny. Tlačidlo Späť má obmedzené možnosti. Sú operácie, ktoré sú nenávratné a preto je potrebné pristupovať k zmenám v tabuľke s maximálnou opatrnosťou a obozretnosťou. Zmeny sa ukladajú automaticky po opustení poľa kurzorom. Ak chcete mať istotu, tak môžete použiť povel na uloženie záznamov. Oprava záznamu Odstránenie záznamov (Delete) je nenávratné a nedá sa obnoviť ani tlačidlom Späť.

Hľadanie a automatické úpravy záznamoch Pri rozsiahlych tabuľkách hľadáme záznam, prípadne text. Nastavíme parametre pre vyhľadávanie. (Oblasť, Porovnať, Hľadať) Na karte Nahradiť môžeme údaje aktualizovať. Tlačidlom Nahradiť vše údaje sa nedajú vrátiť späť.

Použite kontextovú ponuku pre operácie: Zmeny v tabuľkách Zmena štruktúry tabuľky - v návrhovom zobrazení ako pri vytváraní tabuľky. Zmenou štruktúry môže dôjsť k zničeniu údajov! Použite kontextovú ponuku pre operácie: Pridať stĺpec, odstrániť stĺpec. Odstránenie stĺpca je nenávratná operácia. Premenovať stĺpec. 2x klikneme do záhlavia stĺpca. Ukotviť stĺpce. Ukotvený stĺpec je vľavo na obrazovke a pohybujú sa ostatné stĺpce. Skryť stĺpce.

Pomocou myši zmeníme: poradie stĺpcov šírku stĺpca výšku riadka - zmena nastane pri všetkých riadkoch tabuľky. Alebo z ponuky Formát:

Zoradenie údajov Podľa jedného poľa. Podľa viac polí. Označte viac polí. Stlačte tlačidlo Zoradiť. Záznamy budú usporiadané najprv podľa ľavého poľa, ďalej podľa hodnôt v ďalšom poli.

Vzhľad tabuľky Môžeme nastaviť aj typ, štýl, veľkosť a efekty písma (podčiarknutie a farba).

Relácie medzi tabuľkami Vzájomné vzťahy medzi tabuľkami - relácie: nie sú v relácii (nesúvisiace údaje) relácia typu jedna k jednej - 1 : 1 (ak jednému záznamu v prvej tabuľke zodpovedá jeden záznam v druhej tabuľke), relácia typu jedna k viac - 1 : N (jeden údaj v prvej tabuľke zodpovedá viacerým údajom v druhej tabuľke), relácia typu viac k viac - M : N (táto väzba sa nedá vytvoriť priamo, vytvára sa cez pomocnú „spojovaciu“ tabuľku, v ktorej budú len dve polia: primárny kľúč z jednej a z druhej tabuľky. Tak vytvoríte dve relácie 1 : N. Prvú medzi tabuľkou autorov a spojovacou tabuľkou a druhú medzi tabuľkou kníh a spojovacou tabuľkou. Takto budú tabuľky autorov a kníh v relácii M : N.

Vytvorenie relácií

vybrať reláciu a stlačiť Delete Upraviť reláciu Odstránenie relácie: vybrať reláciu a stlačiť Delete

Druhý index pridáme stlačením CTRL + klik Relácie typu M : N Vytvoríme v návrhovom zobrazení tabuľku, kde budú dva primárne indexy. Potom vytvoríme relácie typu M : N. Používa sa zriedkavo. Druhý index pridáme stlačením CTRL + klik

Formuláre Formuláre uľahčujú vkladanie údajov. Je určitou nadstavbou tabuľky. Pohyb vo formulári: a) pomocou klávesnice - medzi záznamami - PageUp, PageDown, - medzi poliami - Tab, Shift+Tab. b) pomocou myši

Vytvorenie automatického formulára

Vytvorenie automatického formulára - ďalšie možnosti 2 3 Pomocou sprievodcu 1 4

Úprava formulára v návrhovom zobrazení Nové objekty do formulára umiestnime pomocou Súpravy nástrojov. Objekt upravujeme pomocou kontextovej ponuky alebo z ponuky Format.

Zostavy - zobrazenie na tlačiarni Rýchla zostava

Automatické zostavy Stĺpcová zostava Tabelárna zostava

Sprievodca a úprava v návrhovom zobrazení 1 2 Úprava zostavy pomocou panelu Súprava nástrojov. 3

Náhľad, vzhľad a tlač zostavy

Vybrať a vyhodnotiť potrebné údaje z databázy pomocou: Spracovanie údajov Vybrať a vyhodnotiť potrebné údaje z databázy pomocou: filtre dotazy (požiadavky) kontingenčné tabuľky a grafy

Filtre filter podľa výberu filter mimo výber filter podľa formulára rozšírený filter

Filter podľa výberu Podľa obsahu časti poľa Umiestniť kurzor do poľa, podľa ktorého chceme údaje filtrovať. Opakovane možno filter použiť na ďalšie pole. Umiestniť do poľa kurzor a do kontextovej ponuky napísať požadovanú hodnotu. Zrušenie filtra Záznamy môžete zoradiť

Opakované použitie filtra Filter mimo výber Podobá sa predchádzajúcemu typu. Vyberú sa záznamy, ktoré nezodpovedajú zadanému kritériu. Filter vyradil Román

Filter podľa formulára Spôsob filtrovania je podobný ako v Exceli. Môžeme zadať kombinovanú podmienku naraz. 2 1 3 1. podmienka 2. podmienka Filter sa ukladá s tabuľkou ako jej vlastnosť.

Dotazy - požiadavky filter vyberá údaje len z jednej tabuľky, dotazy môžu vyberať z viacerých tabuliek a zobrazovať len vybrané polia, dotazy sa dajú použiť aj k úprave údajov v databáze, sú samostatným objektom, v databáze uložené samostatne, výsledok dotazu je samostatné okno s dátovým listom, ktorý obsahuje vybrané záznamy, výsledok dotazu možno použiť ako zdroj údajov pre ďalší dotaz, dotaz môžeme použiť opakovane bez zadávania výberových kritérií.

Výberové dotazy - princíp Z dvoch tabuliek vytvoríme dotaz, tretiu tabuľku.

Výber z dvoch tabuliek 3 1 2 5 4

Súhrnný dotaz Výsledok

Dotaz v návrhovom zobrazení

Pridávanie polí do návrhu dotazu Presun a vymazanie poľa: Vybrať pole, chytiť a ťahať alebo stlačiť DELETE. Nezobrazovať, zobrazovať pole.

Zoradenie záznamov v dotaze

Výberové kritériá - jednoduché vytvorenie v návrhovom zobrazení zadáme kritériá na zobrazenie len tých záznamov, ktoré vyhovujú naším požiadavkám. otvorte tabuľku Knihy, vytvorte filter pre Afrika*, 1 2 4 Spustiť dopyt 3 Zobraziť návrh Uložte dotaz. Otvorte návrh rozšíreného filtra, v ktorom je nastavené výberové kritérium.

Výberové kritériá - vytváranie výrazov

Úlohy Navrhnite databázu Trieda pre triedneho učiteľa, ktorý potrebuje udržiavať informácie o tom, aké voliteľné predmety a ktorých vyučujúcich si zvolili žiaci jeho triedy. Žiaci si volia tri predmety. Pridajte tabuľky rodičovský príspevok. Majiteľ požičovne automobilov vás požiadal, aby ste pre neho navrhli databázu, v ktorej bude spravovať informácie o autách, klientoch a požičiavaní áut. Autá sú zaparkované na parkovisku, na ktorom má každé miesto presné označenie.

steinanna@oatabb.sk Obchodná akadémia Banská Bystrica © rok 2007 Vypracovala Ing. Anna Steinhübelová pre študentov a učiteľov steinanna@oatabb.sk Obchodná akadémia Banská Bystrica © rok 2007