VYUČOVANIE HROMADNEJ KOREŠPONDENCIE v programe MS Word XP

VYUČOVANIE HROMADNEJ KOREŠPONDENCIE v programe MS Word XP

Názov tem. celku: HROMADNÁ KOREŠPONDENCIA
© Ing. Katarína Karľová

© Ing. Katarína Karľová http://www.katarinakarlova.wz.cz/
Rozvrh učiva Základná charakteristika nástrojov, častí dokumentu 1. dokument – listy, vytvorenie zdroja dát a vkladanie zlučovacích polí 1. dokument – listy, vytvorenie hlavného dokumentu Listy – príklady na upevnenie učiva 2. dokument - obálky 3. dokument - menovky 4. dokument – adresár Práca s panelom nástrojov Opakovanie, didaktický test © Ing. Katarína Karľová

Vyučovacia jednotka č. 1 Základná charakteristika nástrojov, častí dokumentu

Základná charakteristika nástrojov, častí dokumentu
Pomerne častou záležitosťou vo väčšine firiem a iných inštitúcií je zasielanie obchodnej korešpondencie na rôzne adresy. Text listov býva veľmi podobný, líšia sa len oslovením a adresou. Môže to byť ponuka tovaru, pozvánka na hromadnú akciu – prednášku, seminár, prezentáciu a pod. Je možné vytvoriť jeden list, ten si skopírovať a dodatočne meniť adresy, ale je to komplikované, hlavne, ak si uvedomíme, že v niektorom z kancelárskych programov už máme hotovú databázu adries. Hromadná korešpondencia znamená vytvorenie dokumentu, ktorý má nemenný obsah textu, líši sa len údajmi v adrese a oslovení. © Ing. Katarína Karľová

Vytvorenie štandardného dokumentu
Hromadná korešpondencia predstavuje sadu nástrojov kancelárskeho balíka, kde sa využíva technika skladania dokumentov (zahŕňa proces zlučovania hlavného dokumentu a zdroja dát). Vytvorenie štandardného dokumentu Samotná tvorba takýchto dokumentov sa skladá z nasledujúcich krokov: vytvorenie hlavného dokumentu sprístupnenie zdroja dát vloženie zlučovacích polí zlúčenie zdroja dát s hlavným dokumentom © Ing. Katarína Karľová

Hlavný dokument Obsahuje text a grafiku, ktorá sa bude v každom dokumente opakovať. Ako príklad uveďme hlavičkový papier, list, pozvánku a pod. Vytvorenú pozvánku uložíme a cez ponuku Nástroje  Listy a korešpondencia  Sprievodca hromadnou korešpondenciou... spustíme hromadnú korešpondenciu. © Ing. Katarína Karľová

Zdroj dát Zdroj dát je súbor, v ktorom sú uložené všetky údaje o príjemcoch hromadnej korešpondencie. Tento súbor môžeme vytvoriť v rôznych programoch, napr. Poznámkový blok, Word, Excel, Access... (V našom prípade je to súbor obsahujúci excelovskú tabuľku s názvom adresy.xls). Tabuľka predstavuje zdroj dát, ktorými sa budú jednotlivé dokumenty líšiť, napríklad mená a adresy všetkých príjemcov listu. Názvy dátových polí sú uvedené v prvom riadku buniek – tzv. záhlavie. Každý nasledujúci riadok predstavuje jeden záznam dát, ktorý predstavuje úplnú informáciu o adresátovi. © Ing. Katarína Karľová

Zlúčenie dokumentu so zdrojom dát
Výsledkom zlúčenia je samostatný nezávislý dokument, ktorý obsahuje nami vytvorenú spoločnú šablónu z hlavného dokumentu, ktorá sa opakuje pre každú položku vybranej databázy. Program MS Word XP ponúka ukážky zlúčených listov s možnosťou vylúčiť z databázy niektorých príjemcov ešte pred zlúčením. Vo fáze dokončenia procesu zlúčenia máme možnosť rozhodnúť sa, či necháme zlúčiť hlavný dokument so zdrojom príjemcov do nového, oveľa väčšieho súboru (pre istotu), alebo ich necháme zlúčiť len pre tlač a archivovať budeme len pôvodné súbory. (Zaberú menej miesta, ale čo v prípade, že sa jeden stratí alebo zmeníme databázu adries?) © Ing. Katarína Karľová

zlučovacie polia hlavný dokument Obrázok : Proces zlučovania zoznamu príjemcov s hlavným dokumentom hromadnej korešpondencie do jednej množiny – na príklade obálok zoznam príjemcov Výsledný dokument (obálka) © Ing. Katarína Karľová

Vyučovacia jednotka č. 2 1. dokument – listy, vytvorenie zdroja dát a vkladanie zlučovacích polí

Typy dokumentov v hromadnej korešpondencii
V prvom bode si musíme vybrať, o aký typ dokumentu sa bude jednať. Máme na výber listy, obálky, menovky a adresár. Výber nájdeme v menu: Nástroje  Listy a korešpondencia  Sprievodca hromadnou korešpondenciou. Zobrazí sa prvý zo šiestich krokov podokna úloh Hromadná korešpondencia. © Ing. Katarína Karľová

Listy Používa sa na odoslanie listov skupine ľudí. Príklady: pozvánka na valné zhromaždenie, na rodičovské združenie, žiadosť o prijatie do zamestnania, ponukový list výrobkov firmy, atď. Obálky Vytlačia sa obálky s adresami určené na hromadné odoslanie. Ponúka možnosť automatického vkladania adresy odosielateľa na obálke, možnosť výberu normovaných veľkostí obálok ... Menovky Príklady: menovky pre zamestnancov na Deň otvorených dverí, štítky na drobný invest. majetok, štítky na CD, diskety, či videokazety... Adresár Vytvorí sa jeden dokument obsahujúci katalóg, alebo sa vytlačí zoznam s adresami. Príklady: katalóg produktov firmy, zoznam žiakov školy (napr. aj s fotografiou)... © Ing. Katarína Karľová

1. typ dokumentu LISTY Ukážeme si postupnosť krokov, ako pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou vytvoriť korektne formulárový list. © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup Zobrazí sa panel nástrojov: 1. Vyberieme z panela nástrojov: Nástroje  Listy a korešpondencia  Sprievodca hromad. korešpondenciou. 2. Zmení sa hlavné okno otvoreného dokumentu – v pravej časti je panel úloh hromadnej korešpondencie a v ľavej časti zostane zmenšené okno na editovanie dokumentu. © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup 3. Je pred nami postupnosť šiestich krokov k výslednému dokumentu. V prvom kroku si vyberieme typ dokumentu, ktorý chceme vytvoriť – listy. Môžeme prejsť k druhému kroku v sprievodcovi – v spodnej časti panela. Klikneme na hypertext: Ďalej: Počiatočný dokument © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup 4. V hornej časti panela úloh sa nás Word opýta, ako chceme list vytvoriť: - ak použijeme aktuálny dokument je to vlastne otvorený dokument, iba do neho pridáme informácie o príjemcoch - ak použijeme šablónu Word nám ponúkne široký výber svojich šablónových predlôh na rôzne typy listov - ak použijeme existujúci dokument Začneme pracovať s existujúcim súborom hromadnej korešpondencie a môžeme v ňom robiť dodatočné úpravy obsahu alebo príjemcov © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup 5. V treťom kroku nás sprievodca navádza, ako pomocou troch možností vytvoriť, alebo použiť už existujúci zoznam (výber príjemcov), ktorým budeme list adresovať. VÝHODOU je, ak máme firemné alebo osobné kontakty už vytvorené v niektorej z aplikácií MS Outlook, MS Excel, či MS Access. Ak zoznam nemáme, jednoduchým postupom ho môžeme vytvoriť: Zadať nový zoznam  Vytvoriť  Nový zoznam adries  Prispôsobiť  postupne pridávame tie položky zoznamu, ktoré nám vyhovujú. © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup 6. Dostaneme zoznam príjemcov hromadnej korešpondencie V ľavej časti okna môžeme pomocou zaškrtávacích políčok vybrať tých príjemcov, ktorým má byť list odoslaný. Nad každým poľom je okrem názvu poľa (Priezvisko, Meno, Titul...) aj šípka – pomocou nej rozvinieme zoznam na určenie podmienok. Sú v ňom voľby Všetky, Prázdne, Neprázdne a Rozšírené a tiež hodnoty, ktoré sa v tejto databáze vyskytujú. Ak vyberieme niektorú z hodnôt, listy sa odošlú len tým príjemcom, ktorí majú v danom poli vybranú hodnotu. © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup Ak vyberieme hodnotu Rozšírené, máme k dispozícii možnosti pre podrobné nastavenie filtra pomocou logických operátorov. 7. Dialógové okná ukončíme tlačidlom OK a pokračujeme v paneli úloh Sprievodcu hromadnou korešpondenciou. Ak potrebujeme zmeniť zoznam príjemcov, môžeme Vybrať iný zoznam. V otvorenom zozname môžeme robiť tiež dodatočné úpravy cez Upraviť zoznam príjemcov. © Ing. Katarína Karľová

Vyučovacia jednotka č. 3 1. dokument – listy, vytvorenie hlavného dokumentu

Vzhľad okna vo Worde Postup Vloženie zlučovacích polí 8. V hlavnom dokumente nie sú ešte vložené zlučovacie polia – t.j. potrebujeme označiť miesta, kde majú byť skutočné údaje z databázy príjemcov vložené. V paneli úloh sa nachádza možnosť Ďalšie položky, keď na ňu klikneme, vidíme, že sa rozbalí zoznam položiek, ako sme ich vytvorili v záhlaví tabuľky príjemcov. © Ing. Katarína Karľová

Proces vkladania zlučovacích polí do hlavného dokumentu © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup Zlúčenie 9. V ďalšom kroku si už môžeme pozrieť náhľad listov – teda listy s už vloženými konkrétnymi údajmi o príjemcoch. Pomocou tlačidiel si môžeme nalistovať a zobraziť ľubovoľný list. © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup 10. Posledným krokom je dokončenie hromadnej korešpondencie Vlastné zlučovanie môže prebiehať dvoma spôsobmi: len do tlačiarne – listy sa zlúčia len pre tlač, uložený bude len hlavný dokument a zdroj príjemcov Výber Tlačiť do nového dokumentu – vytvorí sa nový dokument, jednotlivé listy budú na samostatných stránkach Výber Upraviť jednotlivé listy © Ing. Katarína Karľová

Vyučovacia jednotka č. 4, 5 Listy – príklady na upevnenie učiva

21th century transport Úloha č. 1:
Vytvorte dokument na základe týchto požiadaviek: Autosalón chystá predvádzaciu akciu pre najnovší model úžitkového vozidla zn. TT Eagle. Vytvorte pozvánku pre zákazníkov, ktorí už v tomto autosalóne zakúpili vozidlo. Uložte do zložky: Server\ziak\vasa_trieda\vase_priezvisko\pozvanka.doc 2. Vytvorte adresár firemných kontaktov: Názov spoločnosti, adresa spoločnosti, PSČ, mesto, meno a priezvisko majiteľa, titul, oslovenie, telefón. Vložte do adresára 7 adries. Uložte ho do svojej zložky:... \kontakty.mdb 3. Vložte do textu pozvánky blok adresy a do oslovenia: pán (pani) + priezvisko 4. Zlúčený dokument uložte pre 1. a 2. príjemcu pod názvom ...\top_zakaznik.doc 21th century transport

Riešenie úlohy č.1: zoznam príjemcov hlavný dokument kontakty.mdb
pozvanka.doc

Riešenie úlohy č.1: dokument s vloženými zluč. poliami zlúč. dokument
top_zakaznik.doc

Úloha č.2: Vytvorte v hromadnej korešpondencii list, v ktorom pozvete študentov na prijímacie skúšky: TU Košice, stavebná fakulta, odbor pozemné stavby, je odosielateľ. V liste uvediete potrebné pomôcky na prijímacie skúšky. Uložte do zložky: Server\ziak\vasa_trieda\vase_priezvisko\prijímačky.doc 2. Zlučovacie polia budú tvoriť údaje adresy a verejný kód každého žiaka, pod ktorým si nájde výsledky na internetovej stránke školy. Vložte do adresára 5 adries. Uložte ho do svojej zložky:... \študenti.mdb 3. Zlúčený dokument vytlačte pre 1. študenta na sieťovej tlačiarni IBM 1312

Riešenie úlohy č.2: dokument s vloženými zluč. poliami
1. príjemca, ktorého treba vytlačiť

Vyučovacia jednotka č. 6 2. dokument - obálky

2. typ dokumentu OBÁLKY Ukážeme si pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou kroky, ktorými sa odlišuje vytváranie dokumentu obálky od listu. © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup Je pred nami opäť postupnosť šiestich krokov k výslednému dokumentu. V prvom kroku si vyberieme typ dokumentu, ktorý chceme vytvoriť – obálky. Môžeme prejsť k druhému kroku v sprievodcovi – v spodnej časti panela. Klikneme na hypertext: Ďalej: Počiatočný dokument Sústredíme sa na nastavenie vlastností obálky v: Zmeniť rozloženie dokumentu  Možnosti obálky... © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup Vyberieme si typ obálky, na ktoré potrebujeme vytlačiť adresy. Môžeme tiež urobiť zmeny nastavenia písma a umiestnenia adries na obálke. © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup Zadáme príkaz Nástroje - Listy a korešpondencia  Obálky a menovky. Potom v dialógovom okne Obálky a menovky klikneme na kartu Obálky. Do textového poľa Adresa doručenia zapíšeme požadovanú adresu; v prípade, že Word už v dokumente nejakú adresu našiel, vyplní ju tu automaticky a my ju podľa potreby len upravíme. Tlačidlo Vložiť adresu Ak potrebujeme aj tlač adresy odosielateľa, zapíšeme ju do textového poľa Spiatočná adresa. Pokiaľ je už vo Word-e osobná poštová adresa zadaná, objaví sa v textovom poli Spiatočná adresa automaticky a opäť ju môžeme upraviť. © Ing. Katarína Karľová

Úloha č.3: Vytvorte obálku pre hromadnú tlač: typ obálky C4
spiatočná adresa – vaša vlastná adresa adresa doručenia – vyberte adresy z vášho súboru na serveri kontakty.mdb Ďalšie požiadavky: Typ písma: Courier New 10, farba automatická, riadkovanie 1,5, umiestnenie 1,5cm zhora, 1,5cm zľava Ďalšie požiadavky: Typ písma: Courier New 12, farba tmavomodrá, riadkovanie 1,5 Uložte do svojej zložky na server pod názvom: obálkaC4.doc

Vyučovacia jednotka č. 7 3. dokument - menovky

3. typ dokumentu MENOVKY Ukážeme si pomocou nástrojov hromadnej korešpondencie kroky, ako jednoducho vytvoriť a vytlačiť menovky © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup Zadáme príkaz Nástroje  Listy a korešpondencia Obálky a menovky. Potom v dialógovom okne Obálky a menovky klikneme na kartu Menovky . Stanovíme počet tlačených menoviek: Pomocou voľby Celá strana rovnakých menoviek pripravíme tlač plného hárku menoviek. Voľba Jedna menovka definuje tlač jednej menovky; ďalej musíme určiť jej pozíciu v hárku. Kliknutím na tlačidlo Možnosti môžeme vyvolať dialógové okno Možnosti menovky a upraviť parametre tlače. © Ing. Katarína Karľová

Vzhľad okna vo Worde Postup Ak konkrétny typ menoviek nezodpovedá žiadnemu zo štandardne definovaných typov v zozname Číslo typu, môžeme vybrať najviac podobnú štandardnú menovku, kliknúť na tlačidlo Nová menovka a v dialógovom okne Nový  typ tlačiarne upraviť presné rozmery. Teraz sú menovky v podstate hotové a na dokončenie zostáva: Na okamžitú tlač menoviek vložíme do podávača tlačiarne čistý hárok a klikneme na tlačidlo Tlač. © Ing. Katarína Karľová

Úloha č.4: Vytvorte hárok menoviek pre hromadnú tlač:
typ menoviek – vlastné Menovka má neštandardné rozmery, podľa predlohy: bočný okraj: 0,75 cm horný okraj: 0,88 cm vodorovný rozstup: 6,75 cm zvislý rozstup: 2,54 cm šírka: 5 cm výška: 2,54 cm v radoch po: 3 v stĺpcoch po: 11 rozmer hárka: A4 Na menovky vložte záznamy zo svojho zdroja príjemcov:...kontakty.mdb: Oslovenie Meno Priezvisko Názov spoločnosti Adresa psč mesto Zlúčené menovky uložte do svojej zložky na serveri pod menom: moje_menovky.doc

Riešenie úlohy č.4: zlúč. dokument moje_menovky.doc
menovky s vloženými zluč. poliami

Vyučovacia jednotka č. 8 4. dokument - adresár

4. typ dokumentu ADRESÁR Vzhľad okna vo Worde Postup Je pred nami opäť postupnosť šiestich krokov k výslednému dokumentu. V prvom kroku si vyberieme typ dokumentu, ktorý chceme vytvoriť – adresár. Krok 1 z 6: Klikneme na hypertext: Ďalej: Počiatočný dokument Krok 2 z 6: Výber počiatočného dokumentu Ďalej: Výber príjemcov Krok 3 z 6: Výber príjemcov – buď vytvoriť nový zoznam alebo použiť existujúci. Ďalej: Usporiadanie adresára Krok 4 z 6: Vkladanie položiek zlučovacích polí Ďalej: Ukážka adresára Krok 5 z 6: Vkladanie položiek zlučovacích polí Ďalej: Dokončenie hromadnej korešpondencie Krok 6 z 6: Dokončenie zlúčenia © Ing. Katarína Karľová

Príklad možného vzhľadu dokumentu
Úloha č.5 Vytvorte dokument s názvom: zoznam.doc, ktorý uložte do svojej zložky na serveri: Vytvorte adresár s menom, priezviskom, bydliskom, a verejným kódom každého študenta. Využite hromadnú korešpondenciu – adresár, dodatočne dokument upravte hlavičkou, v ktorej bude stručný popis zoznamu. Príklad možného vzhľadu dokumentu

Riešenie úlohy č.5 existujúci zdroj príjemcov študenti.mdb
adresár vloženými zluč. poliami

Vyučovacia jednotka č. 9 Práca s panelom nástrojov

Práca s panelom nástrojov
pre hromadnú korešpondenciu Všetky uvedené operácie sa dajú urobiť aj pomocou tlačidiel na paneli nástrojov Hromadná korešpondencia, ktorý si zapneme cez ponuku Zobraziť  Panely s nástrojmi  Hromadná korešpondencia. 1. 2. 3. 5. 7. 4. 6. 8. 9. 10. 11. 12. 14. 13. 15. 1. nastavenie nového dokumentu: © Ing. Katarína Karľová

1. 3. 5. 7. 9. 12. 14. 2. 4. 6. 8. 10. 11. 13. 15. 2. otvoriť zdroj údajov: 3. príjemcovia hromadnej korešpondencie: © Ing. Katarína Karľová

1. 2. 3. 5. 7. 4. 6. 8. 9. 10. 11. 12. 14. 13. 15. 4. vložiť blok pre adresu: mapovanie polí je samostatne aj v položke 10 5. vložiť riadok s pozdravom: © Ing. Katarína Karľová

1. 3. 5. 7. 9. 12. 14. 2. 4. 6. 8. 10. 11. 13. 15. 6. vložiť zlučovacie polia: 7. vložiť slovné pole: 8. zobraziť zlúčené údaje 9. zvýrazniť zlúčené polia © Ing. Katarína Karľová

1. 3. 5. 7. 9. 12. 14. 2. 4. 6. 8. 10. 11. 13. 15. 10. mapovanie polí: 14. zlúčiť do nového dokumentu: 15. zlúčiť do tlačiarne 11. prejsť na záznam... 12. hľadať položku: 13. kontrola chýb © Ing. Katarína Karľová

Opakovanie tematického celku
Vyučovacia jednotka č. 10 Opakovanie tematického celku

Príklad možného vzhľadu dokumentu
Opakovanie Vytvorte dokument s názvom: katalóg.doc, ktorý uložte do svojej zložky na serveri: Pre žiakov 1.A vytvorte zdroj údajov v MS Excel – tabuľka s menom, priezviskom, triedou, rodným číslom, dátumom narodenia a miestom narodenia každého žiaka. Potom vytvoríte dokument vo Worde, využijete hromadnú korešpondenciu na vytvorenie hlavičky o každom žiakovi s tabuľkou, do ktorej sa budú zapisovať jednotlivé známky za predmety, ktoré sa žiak učí počas 4 rokov štúdia na strednej škole. Príklad možného vzhľadu dokumentu

Dokument so zlučovacími poliami
Riešenie úlohy Dokument so zlučovacími poliami Zdroj údajov v MS Excel

Ďalšie úlohy na precvičenie
1. Vytvorte pozvánku na prijímacie pohovory na našu školu, s oslovením a rodným číslom študenta. Vytvorte súbor adries aj s rodným číslom pre študentov vašej skupiny. Zlúčený súbor uložte. Vytvorte do toho istého súboru obálky pre študentov – veľkosť C5 2. Vytvorte prezenčnú listinu na rodičovské združenie v našej škole pre triedu 1.B: názov akcie, dátum, trieda, zoznam žiakov (meno, priezvisko) a vybodkované miesto pre podpis 3. Vytvorte menovky s adresou pre triedu 1. A 4. Napíšte vizitku pre zamestnancov školy (pre jedného zamestnanca do viacerých stĺpcov tak, aby ste využili kapacitu stránky formátu A4.) Stĺpce oddeľte čiarami, aby ste ich mohli ľahko postrihať. Jeden hárok vizitiek vytlačte. Štandardná veľkosť vizitky je 4,5 x 9 cm.

Ďalšie úlohy na precvičenie
Vytvorte pútavý oznam o konaní volejbalového zápasu profesori – študenti. Pozvánky adresujte všetkým profesorom a tiež hovorcom jednotlivých tried. Využite formát B5 a nástroje hromadnej korešpondencie. Vytvorte tabuľku študijných výsledkov vašej skupiny s hlavičkou: meno, priezvisko a zoznam názvov jednotlivých predmetov. Tabuľku vyplňte známkami jednotlivých žiakov za posledný polrok. Okraje tabuľky a hlavičku orámujte čiarou iného typu ako zvyšok tabuľky. Spracujte pomocou hromadnej korešpondencie (adresár).

VYUČOVANIE HROMADNEJ KOREŠPONDENCIE v programe MS Word XP

Podobné prezentace

Prezentace na téma: "VYUČOVANIE HROMADNEJ KOREŠPONDENCIE v programe MS Word XP"— Transkript prezentace:

Podobné prezentace

O projektu

Kontaktní formulář

Přihlásit se

Přihlásit se přes sociální síť:

VYUČOVANIE HROMADNEJ KOREŠPONDENCIE v programe MS Word XP

Podobné prezentace

Prezentace na téma: "VYUČOVANIE HROMADNEJ KOREŠPONDENCIE v programe MS Word XP"— Transkript prezentace:

Podobné prezentace

O projektu

Kontaktní formulář