Officexp Ako poznáme databázu Ako vytvárame tabuľky

Prezentace na téma: "Officexp Ako poznáme databázu Ako vytvárame tabuľky"— Transkript prezentace:

1 Officexp Ako poznáme databázu Ako vytvárame tabuľky
Microsoft Officexp Ako poznáme databázu Ako vytvárame tabuľky Ako pracujeme s formulármi Ako tlačíme zostavy Ako používame filtre Ako tvoríme dotazy

2 Súhrnná snímka Databázový systém ACCESS 2003 Okno databázy
1. Vytvorenie databázy zo šablóny 2. Vytvorenie prázdnej databázy Vlastnosti tabuľky Spôsoby tvorby tabuľky Úprava tabuľky Vkladanie údaje prepojením Výber údajov z kombinovaného zoznamu a) hodnoty zadá používateľ b) hodnoty načítať z tabuľky Úprava existujúcich záznamov Relácie medzi tabuľkami Formuláre Zostavy - zobrazenie na tlačiarni Spracovanie údajov - Filtre Dotazy - požiadavky Dotaz v návrhovom zobrazení Výberové kritériá - jednoduché vytvorenie Výberové kritériá - vytváranie výrazov Úlohy Koniec

3 Access, dBase, FoxPro, Paradox, WinBase602
Databázový systém systém riadenia dát databáza s údajmi - záznamami poliami je softvér, teda programy, ktoré prehľadávajú a manipulujú poznáme systémy: Access, dBase, FoxPro, Paradox, WinBase602

4 rozdelíme na tri tabuľky v Access
Tabuľku z Excelu rozdelíme na tri tabuľky v Access Autori Knihy Vydavateľstvo

5 Najdôležitejším krokom k vytvoreniu správne fungujúcej databázy je vytvorenie tabuliek.

6 Databázová tabuľka Názvy polí záznam pole

7 ACCESS 2003 Access je relačný databázový systém. Údaje nie sú usporiadané do jedinej tabuľky, ale do niekoľkých rôznych tabuliek, ktoré sú spolu prepojené pomocou relácií. Relácie sú logické väzby medzi údajmi uloženými v jednotlivých tabuľkách.

8 Zoznam položiek objektov
Aplikačné okno Access Hlavné menu Panel nástrojov Okno databázy Podokno úloh Zoznam položiek objektov Stavový riadok Objekty databázy

9 Základné objekty databázy
Tabuľky - súbor polí (stĺpcov), ktoré obsahujú informácie jedného typu a záznamov (riadky), kam sa ukladajú všetky údaje vzťahujúce sa ku konkrétnej položke - osobe, firme, veci. Formuláre - uľahčujú zadávať, prezerať a upravovať údaje databázy. Formuláre tvoria rozhranie medzi používateľom a údajmi v databáze. Ponúkajú spôsob ako najpríjemnejšie sprostredkovať užívateľovi prácu s databázou. Zostavy - umožňujú údaje v databáze upraviť do podoby, ktorá je najvhodnejšia pre tlačenie, resp. sumarizáciu. Do zostáv môžeme pridávať grafy, hlavičku firmy, obrázky a pod. Dotazy - vyberajú alebo aktualizujú informácie z tabuliek a dotazov v databáze, umožňujú zhromaždiť údaje z niekoľkých tabuliek a ďalej spracúvať. Tabuľky musia byť spojené vzťahom, reláciou. Výsledok dotazu je tiež tabuľka.

10 Spustenie databázy Northwind
Podokná úloh Ukážková databáza Northwind

11 Okno databázy Názov súboru databázy Panel objekty Panel nástrojov
Kontextové menu

12 Nová databáza - vytvorenie
prázdna databáza zo šablóny

13 Uloženie nového databázového súboru
Zadáme priečinok Pred vytváraním databázy musíme najprv novú prázdnu databázu uložiť. Názov databázového súboru

14 1. Vytvorenie databázy zo šablóny

15

16 Vlastnosti tabuľky Každé pole tabuľky má obsahovať jedinečný typ informácie, polia nemajú obsahovať opakujúce sa informácie, aby databáza neobsahovala nadbytočné údaje. Každý záznam tabuľky musí byť jednoznačne identifikovateľný, to znamená, že niektoré pole tabuľky musí obsahovať hodnoty, ktoré sa neopakujú. Toto pole sa nazýva primárny kľúč. Polia tabuľky musia obsahovať informácie o jednom predmete.

17 Druhý index pridáme stlačením CTRL + klik
Indexy Druhý index pridáme stlačením CTRL + klik

18 2. Vytvorenie prázdnej databázy
Spustíme Access Názov súboru Vyberieme priečinok

19 Spôsoby tvorby tabuľky
2. návrhové zobrazenie 1. pomocou sprievodcu 4. importovanie tabuľky 3. vkladaním údajov do dátového listu

20 1. Vytvorenie tabuľky pomocou sprievodcu

21 Sprievodca tabuľkou

22 2. Vytvorenie v návrhovom zobrazení tabuľky
primárny kľúč pre automatické číslo dátové typy polí vlastnosti polí

23 Vlastnosti polí

24 3. Vytvorenie v dátovom liste
Prepísať názov stĺpca 2 x kliknúť Nový záznam Navigačné tlačidlá

25 4. Importovanie údajov do tabuľky
Odkiaľ a čo importujeme Importovaním sa údaje prekonvertujú do formátu Access

26

27

28 označiť stĺpec, znovu kliknúť a ťahať
Úprava tabuľky Pridať pole v návrhovom zobrazení Typu Ano/nie Zaškrtávacie políčko Zaškrtávacie políčko Premiestniť stĺpec: označiť stĺpec, znovu kliknúť a ťahať

29 Grafické úpravy dátového listu
Ak zaškrtnete túto voľbu, nebudete môcť prejsť kurzorovými šípkami na ďalší záznam

30 Vkladanie údajov prepojením

31 Prepojením sa sprístupnia externé údaje a zmeny sa ukladajú naspäť do tohto súboru
Prepojená tabuľka

32 Výber údajov z kombinovaného zoznamu a) hodnoty zadá používateľ
vyplniť obidva stĺpce

33 Použitie kombinovaného zoznamu vytvoreného používateľom
1 2 Použitie kombinovaného zoznamu 3 4 Ako je definovaný

34 Výber údajov z kombinovaného zoznamu b) hodnoty načítať z tabuľky
1 3 2 4

35 Použitie kombinovaného zoznamu vytvoreného z tabuľky
6 5 7

36 Úprava existujúcich záznamov
Symbol tužky znamená, že v zázname sú neuložené zmeny. Tlačidlo Späť má obmedzené možnosti. Sú operácie, ktoré sú nenávratné a preto je potrebné pristupovať k zmenám v tabuľke s maximálnou opatrnosťou a obozretnosťou. Zmeny sa ukladajú automaticky po opustení poľa kurzorom. Ak chcete mať istotu, tak môžete použiť povel na uloženie záznamov. Oprava záznamu Odstránenie záznamov (Delete) je nenávratné a nedá sa obnoviť ani tlačidlom Späť.

37 Hľadanie a automatické úpravy záznamoch
Pri rozsiahlych tabuľkách hľadáme záznam, prípadne text. Nastavíme parametre pre vyhľadávanie. (Oblasť, Porovnať, Hľadať) Na karte Nahradiť môžeme údaje aktualizovať. Tlačidlom Nahradiť vše údaje sa nedajú vrátiť späť.

38 Použite kontextovú ponuku pre operácie:
Zmeny v tabuľkách Zmena štruktúry tabuľky - v návrhovom zobrazení ako pri vytváraní tabuľky. Zmenou štruktúry môže dôjsť k zničeniu údajov! Použite kontextovú ponuku pre operácie: Pridať stĺpec, odstrániť stĺpec. Odstránenie stĺpca je nenávratná operácia. Premenovať stĺpec. 2x klikneme do záhlavia stĺpca. Ukotviť stĺpce. Ukotvený stĺpec je vľavo na obrazovke a pohybujú sa ostatné stĺpce. Skryť stĺpce.

39 Pomocou myši zmeníme: poradie stĺpcov šírku stĺpca výšku riadka - zmena nastane pri všetkých riadkoch tabuľky. Alebo z ponuky Formát:

40 Zoradenie údajov Podľa jedného poľa. Podľa viac polí.
Označte viac polí. Stlačte tlačidlo Zoradiť. Záznamy budú usporiadané najprv podľa ľavého poľa, ďalej podľa hodnôt v ďalšom poli.

41 Vzhľad tabuľky Môžeme nastaviť aj typ, štýl, veľkosť a efekty písma (podčiarknutie a farba).

42 Relácie medzi tabuľkami
Vzájomné vzťahy medzi tabuľkami - relácie: nie sú v relácii (nesúvisiace údaje) relácia typu jedna k jednej - 1 : 1 (ak jednému záznamu v prvej tabuľke zodpovedá jeden záznam v druhej tabuľke), relácia typu jedna k viac - 1 : N (jeden údaj v prvej tabuľke zodpovedá viacerým údajom v druhej tabuľke), relácia typu viac k viac - M : N (táto väzba sa nedá vytvoriť priamo, vytvára sa cez pomocnú „spojovaciu“ tabuľku, v ktorej budú len dve polia: primárny kľúč z jednej a z druhej tabuľky. Tak vytvoríte dve relácie 1 : N. Prvú medzi tabuľkou autorov a spojovacou tabuľkou a druhú medzi tabuľkou kníh a spojovacou tabuľkou. Takto budú tabuľky autorov a kníh v relácii M : N.

43 Vytvorenie relácií

44 vybrať reláciu a stlačiť Delete
Upraviť reláciu Odstránenie relácie: vybrať reláciu a stlačiť Delete

45 Druhý index pridáme stlačením CTRL + klik
Relácie typu M : N Vytvoríme v návrhovom zobrazení tabuľku, kde budú dva primárne indexy. Potom vytvoríme relácie typu M : N. Používa sa zriedkavo. Druhý index pridáme stlačením CTRL + klik

46 Formuláre Formuláre uľahčujú vkladanie údajov.
Je určitou nadstavbou tabuľky. Pohyb vo formulári: a) pomocou klávesnice - medzi záznamami - PageUp, PageDown, - medzi poliami - Tab, Shift+Tab. b) pomocou myši

47 Vytvorenie automatického formulára

48 Vytvorenie automatického formulára - ďalšie možnosti
2 3 Pomocou sprievodcu 1 4

49 Úprava formulára v návrhovom zobrazení
Nové objekty do formulára umiestnime pomocou Súpravy nástrojov. Objekt upravujeme pomocou kontextovej ponuky alebo z ponuky Format.

50 Zostavy - zobrazenie na tlačiarni
Rýchla zostava

51 Automatické zostavy Stĺpcová zostava Tabelárna zostava

52 Sprievodca a úprava v návrhovom zobrazení
1 2 Úprava zostavy pomocou panelu Súprava nástrojov. 3

53 Náhľad, vzhľad a tlač zostavy

54 Vybrať a vyhodnotiť potrebné údaje z databázy pomocou:
Spracovanie údajov Vybrať a vyhodnotiť potrebné údaje z databázy pomocou: filtre dotazy (požiadavky) kontingenčné tabuľky a grafy

55 Filtre filter podľa výberu filter mimo výber filter podľa formulára
rozšírený filter

56 Filter podľa výberu Podľa obsahu časti poľa
Umiestniť kurzor do poľa, podľa ktorého chceme údaje filtrovať. Opakovane možno filter použiť na ďalšie pole. Umiestniť do poľa kurzor a do kontextovej ponuky napísať požadovanú hodnotu. Zrušenie filtra Záznamy môžete zoradiť

57 Opakované použitie filtra
Filter mimo výber Podobá sa predchádzajúcemu typu. Vyberú sa záznamy, ktoré nezodpovedajú zadanému kritériu. Filter vyradil Román

58 Filter podľa formulára
Spôsob filtrovania je podobný ako v Exceli. Môžeme zadať kombinovanú podmienku naraz. 2 1 3 1. podmienka 2. podmienka Filter sa ukladá s tabuľkou ako jej vlastnosť.

59 Dotazy - požiadavky filter vyberá údaje len z jednej tabuľky, dotazy môžu vyberať z viacerých tabuliek a zobrazovať len vybrané polia, dotazy sa dajú použiť aj k úprave údajov v databáze, sú samostatným objektom, v databáze uložené samostatne, výsledok dotazu je samostatné okno s dátovým listom, ktorý obsahuje vybrané záznamy, výsledok dotazu možno použiť ako zdroj údajov pre ďalší dotaz, dotaz môžeme použiť opakovane bez zadávania výberových kritérií.

60 Výberové dotazy - princíp
Z dvoch tabuliek vytvoríme dotaz, tretiu tabuľku.

61 Výber z dvoch tabuliek 3 1 2 5 4

62 Súhrnný dotaz Výsledok

63 Dotaz v návrhovom zobrazení

64 Pridávanie polí do návrhu dotazu
Presun a vymazanie poľa: Vybrať pole, chytiť a ťahať alebo stlačiť DELETE. Nezobrazovať, zobrazovať pole.

65 Zoradenie záznamov v dotaze

66 Výberové kritériá - jednoduché vytvorenie
v návrhovom zobrazení zadáme kritériá na zobrazenie len tých záznamov, ktoré vyhovujú naším požiadavkám. otvorte tabuľku Knihy, vytvorte filter pre Afrika*, 1 2 4 Spustiť dopyt 3 Zobraziť návrh Uložte dotaz. Otvorte návrh rozšíreného filtra, v ktorom je nastavené výberové kritérium.

67 Výberové kritériá - vytváranie výrazov

68 Úlohy Navrhnite databázu Trieda pre triedneho učiteľa, ktorý potrebuje udržiavať informácie o tom, aké voliteľné predmety a ktorých vyučujúcich si zvolili žiaci jeho triedy. Žiaci si volia tri predmety. Pridajte tabuľky rodičovský príspevok. Majiteľ požičovne automobilov vás požiadal, aby ste pre neho navrhli databázu, v ktorej bude spravovať informácie o autách, klientoch a požičiavaní áut. Autá sú zaparkované na parkovisku, na ktorom má každé miesto presné označenie.

69 steinanna@oatabb.sk Obchodná akadémia Banská Bystrica © rok 2007
Vypracovala Ing. Anna Steinhübelová pre študentov a učiteľov Obchodná akadémia Banská Bystrica rok 2007