Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Věcná část řízení a administrace projektu seminář pro příjemce 24. 9. 2012

Obsah: Důležité dokumenty a odkazy Řízení projektu Změny projektu Veřejné zakázky Pravidla archivace Využití výstupů projektu Kontroly projektu Monitorovací zprávy

Důležité dokumenty a odkazy Smlouva o realizaci GP (součástí je schválená verze žádosti s úpravami z VK) Příručka pro příjemce verze 6 Příručka - Elektronická Monitorovací zpráva v BENEFIT7 (platnost k 3. 9. 2012) Metodika monitorovacích indikátorů verze 3 Manuál vizuální identity Návod „Jak správně vyplňovat pracovní výkaz“ Metodické dopisy http://opvk.kr-ustecky.cz; www.euzadost.cz

Řízení projektu Realizační tým – projekt řízen od začátku realizace do konce realizace POZOR – po ukončení realizace projektu musí mít příjemce zajištěn tým (na své náklady),který zpracuje závěrečnou MZ a následně bude komunikovat se ZS v souvislosti s případnými opravami Zahájení a ukončení realizace projektu Harmonogram projektu – možné změny

Nepodstatné změny projektu Nepodstatné změny nesmí ovlivnit dosažení cílů projektu a neovlivní právní akt Změny v kontaktních údajích např.adresa, telefony, kontaktní osoby – oznamováno neprodleně e-mailem Změna statutárního zástupce – do 5-ti pracovních dnů zaslat oznámení spolu s relevantními doklady Změna harmonogramu jednotlivých KA

Přesun v rámci jedné kapitoly Přesun prostředků mezi kapitolami rozpočtu do výše 15% Povinnost informovat a odůvodnit v MZ změnu Není nutný souhlas poskytovatele podpory Přesto se doporučuje i tyto změny předem KONZULTOVAT

Podstatné změny projektu Podstatná změna mění charakter a obsah projektu uvedeného v žádosti. Je třeba upravit právní akt. Změna právní formy příjemce Změna příjemce projektu Změna v oblasti MI uvedených ve smlouvě (ne navýšení) Snížení MI = snížení rozpočtu Zrušení povinných indikátorů NENÍ MOŽNÉ Podstatná změna rozpočtu (kap. 5.5.2 PpP)

Změna data ukončení realizace Změna bankovního účtu projektu Bez navýšení rozpočtu Změna bankovního účtu projektu Odstoupení partnera v průběhu realizace projektu →příjemce či druhý partner převezme zbývající závazky partnera Podstatná změna musí být oznámena poskytovateli podpory na formuláři Žádost o schválení podstatných změn (ke stažení na http://opvk.kr-ustecky.cz)

Všechny podstatné změny konzultovat předem Neoficielní žádost nejprve e-mailem, zaslání zdůvodnění resp. upraveného rozpočtu odsouhlasení PM a FM V případě partnerství - projednání s partnery Oficielní písemná žádost o podstatnou změnu (formulář podepsaný i partnery)přes podatelnu nebo do MZ Platnost změny je od podpisu Dodatku ke smlouvě hejtmankou kraje

Pravidla archivace Závazek vyplývající ze Smlouvy o realizaci GP pro příjemce, partnery i dodavatele Do konce roku 2025 Uvést na objednávce nebo faktuře V případě VZ uvést v zadávací dokumentaci a následně ve Smlouvě Vnitřní směrnice organizace o archivaci a skartaci, eventuelně aktualizace této směrnice od data počátku realizace projektu

Co se archivuje Smlouva s poskytovatelem včetně všech dodatků Žádost včetně příloh Smlouvy o partnerství včetně všech dodatků Plná korespondence s poskytovatelem Originály zápisů z provedených kontrol Dokumentace k veřejným zakázkám Faktury a doklady o platbách

Interní výdaje a doklady Výdaje za zaměstnance na základě pracovních smluv včetně vyplacených odměn Pracovní výkazy pracovníků projektu Cestovní doklady Knihy jízd Doklady týkající se režijních výdajů včetně metodiky výpočtu alikvotního podílu

Kopie monitorovacích zpráv a žádostí o platbu Výstupy projektu (publikace, tiskové zprávy, letáky, fotodokumentace, audio a video nahrávky,…) Dokumentace k plnění indikátorů Další dokumentace – např. auditní zpráva Kapitola 12 Příručky pro Příjemce

Využití výstupů vytvořených v rámci realizace projektu Příjemce je povinen umožnit volné využití produktů projektu poskytovatelem Poskytovatel je oprávněn produkty zpřístupňovat třetím osobám Licenční smlouva – příjemce poskytne neomezenou bezplatnou nevýhradní licenci k užití práv duševního vlastnictví poskytovateli dotace / Viz. Článek XI smlouvy/

Kontroly projektu Administrativní kontroly = MZ a ŽoP Možnost vyžádání si dokladů, které nejsou povinné Provádí ji PM společně s FM Monitorovací návštěvy (Metodické dohlídky) V průběhu začátku projektu Kdykoliv jako konzultační a metodická pomoc Kontrola realizace projektu na místě dle zákona č. 320/2001 Sb o finanční kontrole ve veřejné správě

Kontrola dle zákona č. 320/2001 Sb. Ověřování skutečného stavu průběhu realizace projektu: Požadované finanční prostředky byly skutečně vynaloženy Zachycení v účetnictví Způsob vedení dokumentace Má být komplexní a snadno dohledatelná Seznámení se s celkovým systémem řízení projektu Systém sledování monitorovacích indikátorů (směrnice) Dokumentace ke klíčovým aktivitám

Monitorovací zprávy Průběžná MZ Mimořádná průběžná MZ Závěrečná MZ první MZ po uplynutí 3 měsíců od začátku realizace, další MZ po 3 měsících od ukončení předchozího monit. období odevzdat nejpozději do 30 kalendářních dnů od ukončení monitorovacího období Mimořádná průběžná MZ mimořádná MZ se žádostí o platbu (po vyčerpání 70 % dosud nevyúčtovaných plateb) Před založením mimořádné MZ v Benefit7 kontaktovat PM ! Závěrečná MZ pouze po ukončení projektu, odevzdat nejpozději 2 měsíce po ukončení realizace

Předkládání Monitorovacích zpráv V českém jazyce on – line prostřednictvím aplikace BENEFIT7 1x v tištěné podobě podepsaná statutárním zástupcem nebo pověřeným zástupcem – nutno doložit v MZ plnou moc, pokud není přílohou smlouvy Ostatní přílohy MZ podepsány odpovědným pracovníkem – dle podpisových vzorů Reakce na připomínky k MZ musí být dodány nejpozději do 5 pracovních dnů od doručení připomínek

(odesílatel nemůže být partner nebo fyz. osoba) Vždy přes podatelnu KÚ – osobně nebo poštou: Krajský úřad Ústeckého kraje Odbor strategie přípravy a realizace projektů Velká Hradební 48 400 02 Ústí nad Labem Označení: NEOTVÍRAT – Monitorovací zpráva č.XX/201X , registrační číslo a název projektu odesílatel = příjemce – ČITELNĚ !!!!! (odesílatel nemůže být partner nebo fyz. osoba) Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení MZ je datum doručení MZ, nikoliv datum podání zásilky na poště

Věcné přílohy Monitorovací zprávy: Příloha č. 1 Monitorovací indikátory (nutno vybrat příslušnou oblast podpory „překliknutím“ na jiný list) Příloha č. 2 Přehled uzavřených ZŘ/VŘ Příloha č. 17 Žádost o schválení podstatných změn Příloha č. 21 Souhrnné informace (pouze při závěrečné MZ) Formuláře k dispozici na http://opvk.kr-ustecky.cz/sekcePro příjemce/MZ/Přílohy k Elektronické monitorovací zprávě - prioritní osa 1

Děkuji za pozornost Mgr. Martina Pražáková