Seminář pro příjemce v grantových výzvách č. 53 a 57 OP LZZ Mgr Seminář pro příjemce v grantových výzvách č. 53 a 57 OP LZZ Mgr. Eva Matulová Praha, 14.3.2011 Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Obsah Metodika OPLZZ Nejčastější změny v projektech Kontrola MZ a jejich příloh Monitorovací indikátory Kontroly na místě – za projektové oddělení 6. Dotazy Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Metodika OPLZZ u grantových projektů se příjemce při realizaci projektu řídí vždy platným právním aktem a jeho přílohami (příručky OP LZZ jako příloha č.5) výměna všech příruček (jsou vzájemně provázané) na základě podstatné změny revize operačního manuálu ke dni 1.1.2011 Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Revize OM ke dni 1.1.2011 Metodika D2 Rozšířen výčet podstatných změn Prodloužení lhůty pro vyplacení další části dotace Zpřesnění textu o účetnictví Faktury Auditorská zpráva Neschválení monitorovací zprávy Schválení MZ x kontrola na místě Souhlas CS se zpracováním osobních údajů Doplněn text k nesrovnalostem (krácení dotace) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Revize OM ke dni 1.1.2011 Metodika D5 Metodika D4 1. Úprava sankcí za nedodržování publicity (zmírnění) Metodika D5 Doplnění textu o odměnách v osobních nákladech Doplnění textace ke způsobilosti dovolené – explicitně doplněna způsobilost 5 týdnů dovolené v případech vymezených par. 213 zákoníku práce Doplnění textace ke způsobilosti náhrady mezd za překážky v práci – co hradí ze zákona zaměstnavatel je způsobilé Úprava textace ke způsobilosti náhrady mzdy za dobu pracovní neschopnosti Doplnění k odměnám OSVČ Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Revize OM ke dni 1.1.2011 Metodika D9 Metodika D10 1. Rozšíření zákazu střetu zájmů při zadávání zakázky (kap. 1) 2. Náležitosti výzvy (kap. 2.4) 3. Hodnocení nabídek (kap. 2.5) 4. Zrušení zadávacího řízení (kap. 2.7) 5. Prodloužení lhůty pro podávání nabídek (kap. 2.8.2) Metodika D10 1. Spojení příloh k MZ 2. Definice realizovaného výdaje 3. Neschválení MZ a opětovné předložení příloh Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Revize OM ke dni 1.1.2011 Metodika D10 4. Slučování monitorovacích období 5. Nová kapitola „Dodavatelé k VŘ“ 6. Nová kapitola „Detaily k VŘ“ 7.Upřesnění definic „Poskytnutá podpora“ a „Vyčerpaná podpora“ 8. Změna rozpočtu v případě změny úvazku nebo jednotkové ceny u realizačního týmu 9. Nová kapitola „Kontrola realizační tým & Rozpočet“ 10. Zrušení záložky „Kontroly“ – přesun do 2. části MZ 11. Aktualizace pokynu pro vyplnění ZjŽoP 12. Osobní náklady – dokladování OSVČ a mimořádných odměn 13. Prezenční listiny – náležitosti, dokladování 14. RMN – předkládá se jeden .xls soubor Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Revize OM ke dni 1.1.2011 Úprava příruček MZ v systému Benefit / Monit: Příloha č.2 Soupiska účetních dokladů (s NN) a příloha č.100 Formulář druhé části monitorovací zprávy Používejte nové verze (Benefit7 – Pokyny řídícího orgánu – Pokyny pro monitorovací zprávu a žádost o platbu – Zrevidované přílohy MZ OP LZZ od 1.1.2011) Návod pro vyplňování aktuálních verzí příruček MZ je v revidovaném desateru OP LZZ (nikoli v příručkách dle platného právního aktu) x veškeré změny v projektu provádíte podle příruček dle PA Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Nejčastější změny v projektech Nepodstatné změny projektu Není třeba změna PA, příjemce nahlásí a odůvodní v nejbližší monitorovací zprávě, doporučujeme konzultovat průběžně Podstatné změny projektu Vyžadují změnu PA (formou dodatku k PA), na formuláři žádosti o podstatnou změnu, nutný souhlas poskytovatele dotace, nelze provádět zpětně Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Nepodstatné změny projektu I. Příklady: Změny kontaktní a statutární osoby - nahlásit bez prodlení! Změna data zahájení projektu na pozdější datum - nutné oznámit projektovému manažerovi (PM) co nejdříve Změna harmonogramu – pokud neovlivní splnění cílů ani indikátorů (posun KA v rámci doby realizace)! Změna auditora Sloučení výběrových řízení Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Nepodstatné změny projektu II. Změny v rozpočtu: změna formy pracovní smlouvy (HPP, DPČ, DPP) rozdělení jednoho pracovního úvazku na více úvazků, nutné zachovat náplň práce navýšení jednotkové ceny max. do 10% založení nebo zrušení položky v rozpočtu přesun prostředků z 1 kapitoly do 2 (max. do 15% původní kapitoly – tedy té 1.) POZOR – při veškerých změnách rozpočtu hlídejte tabulku obvyklých mezd/platů a cen zařízení a vybavení a krácení po výběrové komisi (na Vyrozumění o schválení dotace) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Podstatné změny projektu III. Příklady: Změna data ukončení projektu Změny v rozpočtu navýšení rozpočtu není možné přesuny mezi kapitolami větší než 15% objemu původního rozpočtu kapitoly a navyšování jednotkových cen o více jak 10% Změna Přílohy č. 5 PA (žádost o aktuální verze příruček OPLZZ, oproti verzím ke dni podpisu PA) Vytvoření nové pozice v realizačním týmu (odlišná pracovní náplň) Zrušení pracovní pozice (ohrožení naplnění cílů) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Podstatné změny projektu IV. Změna bankovního účtu Změna KA či harmonogramu, která mění podstatu projektu Změna monitorovacích indikátorů Prodloužení monitorovacího období (MO) Pozor - Podstatné změny a MZ: V průběhu administrace MZ ze strany OSF je složité schvalovat / neschvalovat podstatné změny související s rozpočtem = VŽDY před předložením žádosti o změnu KONTAKTUJTE Vašeho projektového manažera Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Změny termínů předkládání MZ Žádost o prodloužení monitorovacího období Podstatná změna - nutný podpis st. zástupce Předkládat před uplynutím doby MO Pouze závažné důvody Žádost o prodloužení termínu pro předložení MZ Formulář na www.esfcr.cz nebo www.osf-mvcr.cz, naskenovaný s podpisem se zasílá emailem Prodlužuje se jen termín předložení Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Ukončení projektu Aktuální informace k projektům, které chtějí odstupovat od realizace: Důležité je finanční vypořádání 1. Příjemce požádá o ukončení (odůvodněné) a navrhne datum, ke kterému bude ukončovat 2. Poskytovatel podpory posoudí (částečné naplnění cílů projektu, splnění MI) a stanoví lhůtu pro předložení závěrečné monitorovací zprávy + vydá se změna právního aktu s ohledem na tuto skutečnost 3. Žadatel předloží závěrečnou MZ a projekt je ukončen Další možnosti ukončení projektu viz metodika D2 OPLZZ Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Kontrola monitorovacích zpráv a jejích příloh Zpráva o zahájení realizace projektu bez ŽoP (bez žádosti o platbu) Průběžná monitorovací zpráva (MZ) s ŽoP MZ bez ŽoP, pokud nebyly realizovány žádné výdaje Mimořádná monitorovací zpráva (MMZ) s ŽoP Závěrečná monitorovací zpráva s ŽoP Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Zpráva o zahájení realizace projektu (ZZRP) Grantové projekty ve výzvě 53 a 57 OPLZZ jsou až na výjimky již po předložení ZZRP Poskytovatel schválí ZZRP do 20 pracovních dní od přijetí a po schválení bude do 30 dnů vyplacena druhá část dotace Informace ze ZZRP uvádějte do MZ – nestačí pouhý odkaz na ZZRP veškeré informace za sledované monitorovací období by měly být adekvátně podrobné (ZZRP – 2 měsíce, MZ – 6 měsíců) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Průběžná monitorovací zpráva Předkládá se standardně za každých 6 měsíců realizace projektu Datum doručení Průběžná MZ poskytovateli podpory nejpozději 30 dnů od skončení sledovaného období Př.: období 1.9.2010 – 28.2.2011, MZ předložit do 30.3.2011 Při prodloužení MO je následující období kratší o daný počet měsíců (finanční plán v PA se tedy nemění)! Složena ze 2 částí: první část MZ v aplikaci Benefit7 druhá část MZ ve formátu .doc Žádost o platbu nelze předložit samostatně, vždy pouze s MZ Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Mimořádná monitorovací zpráva Mimo harmonogram MZ Příjemce nejprve kontaktuje poskytovatele (email) a domluví se na podání MMZ V systému Benefit na stejném formuláři jako Průběžná MZ Pozor: Pro verze příruček platné před 31.5.2010 platí procentní limity při vyčerpání dotace Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Závěrečná monitorovací zpráva Stejný formát jako průběžná MZ, předkládána vždy závěrečná ŽoP Předložení nejpozději do 2 měsíců od ukončení projektu za poslední monitorovací období Součástí musí být zpráva auditora (u grantových projektů nad 3 mil.) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Vyplnění 1. části MZ v Benefitu7 Postupně vyplnit každou záložku Postup podrobně popsán v Pokynech pro vyplnění MZ - D10 Prosíme o kontrolu správnosti všech údajů před finalizací Po zfinalizování MZ již nelze přepracovat/odfinalizovat, jelikož se automaticky nahraje do systému poskytovatele (Monit7+) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Vyplnění 1. části MZ v Benefitu7 Předpokládané datum předložení zprávy Důsledně vyplňovat monitorovací indikátory Žádosti o nepodstatnou změnu (rozpočet, harmonogram nebo RT) promítnout i do Benefitu Aktualizovat informace o VŘ Pokud bude uvedena publicitní aktivita (leták, webové odkazy), dokládejte v přílohách Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Vyplnění 2. části MZ v Benefitu7 Druhá část MZ– vyplnění textového formuláře (ke stažení na http://www.osf-mvcr.cz/folder/477/) a nahrát do Benefitu Po vyplnění vytisknout, pevně spojit, podepsat statutárním zástupcem a zaslat spolu se všemi přílohami poskytovateli podpory Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Vyplnění 2. části MZ v Benefitu7 Uvádět správně hlavičku MZ (datum, Hash, číslo MZ) Uvádět správná období u realizovaných i průběžných KA a za tato období popisovat Nelze pouze vykopírovat přílohu č. 1 Klíčové aktivity, vždy musí jít o konkrétní informace Popisovat všechny nepodstatné změny (propojovat s rozpočtem, realizačním týmem, harmonogramem) Popisovat problémy při realizaci Zatrhnout nerelevantní odstavec ohledně platby DPH Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Povinné přílohy MZ I. Povinné přílohy mají závazný vzor, nesmí se upravovat!! Přílohy se mohou s revizí OM OPLZZ aktualizovat, nutno používat vždy nejaktuálnější (stahují se v Benefitu7 nebo ke stažení na http://www.osf-mvcr.cz/folder/477/ ) Po vyplnění nahrát všechny přílohy ve formátu .doc nebo .xls do Benefit7 na záložce Přílohy; pouze Podpisové vzory a prezenční listiny se skenují Po vytištění pevně spojit související listy přílohy, přelepit, podepsat statutárním zástupcem a zaslat spolu s MZ (nemusí být spojeny s MZ, pro kontrolu je to snazší) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Povinné přílohy MZ II. Podpisové vzory – originál v listinné podobě, naskenované v B7 Datum od zahájení realizace! Soupiska účetních dokladů – v listinné podobě, .xls v B7 Kopie účetních dokladů nad 10.000 Kč – v listinné podobě Pracovní výkazy – originál v listinné podobě, .xls v B7 Obsah činnosti musí korespondovat s pozicí a žádostí (pozor na nezpůsobilé výdaje – účetnictví, publicita..) Každý pracovník by měl mít 1 soubor, jednotlivé měsíce na listech Rozpis mzdových nákladů realizačního týmu projektu – originál v listinné podobě, .xls v B7 Výpisy z bankovního účtu (příp. čestné prohlášení) - v listinné podobě Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Povinné přílohy MZ III. Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu s NN - originál v listinné podobě, .xls v B7 Auditorská zpráva (se ZMZ) – originál v listinné podobě Prezenční listiny (název kurzu, jméno školitele, časová dotace) - kopie v listinné podobě, naskenované v B7 Musí souhlasit s pracovními výkazy a popisem kurzů v rámci probíhajících KA! Publicita, jméno školitele, reg. číslo projektu, název kurzu, časová dotace, jméno a podpis účastníka a jeho pracovní zařazení Podklady k VŘ - pokud bylo ukončeno a jsou nárokovány prostředky v rámci ŽoP, dodejte dokumentaci k VŘ Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Monitorovací indikátory I. Hlavní nástroj sledování průběhu projektu, proto vyžadujeme přehlednou tabulku se všemi indikátory, jakým způsobem došlo k jejich výpočtu Dosažené hodnoty indikátorů se v MZ uvádějí kumulativně, tzn. vždy souhrnně za celou dobu realizace projektu Nutno vyplňovat Popis dosažení u všech relevantních indikátorů, tedy i těch nulových Je-li výsledná hodnota ukazatelů nižší než plánovaná, je poskytovatel oprávněn přiměřeně snížit dotaci projektu - výše krácení dotace uvedeno v PA, část IV „Sankce“ Evidence při naplňování MI musí být doložitelná a doložená př. prezenční listiny, certifikáty, seznamy… Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Monitorovací indikátory II. Indikátor je relevantní, když je v MZ uvedeno NERELEVANTNÍ – NE Indikátor je nerelevantní, když je v MZ uvedeno NERELEVANTNÍ – ANO 07.41.00 Počet podpořených osob - celkem 07.41.01 (muži) 07.41.02 (ženy) 07.41.10 Počet podpořených osob - klienti služeb – zde vyplňujte 0 07.41.20 Počet podpořených osob - poskytovatelů služeb – tato hodnota je rovna hodnotě 07.41.00 (Počet podpořených osob – celkem) 07.41.21 (muži) 07.41.22 (ženy) 07.45.00 Počet podpořených organizací celkem – tato hodnota je 1 07.45.02 Počet podpořených organizací – Veřejná správa Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Monitorovací indikátory III. 07.46.10 Počet úspěšně podpořených osob – klienti (uživatelé služeb) – tato hodnota je 0 07.46.20 Počet úspěšně podpořených osob – poskytovatelé služeb - celkem 07.46.21 (muži) 07.46.22 (ženy) 07.46.13 Počet úspěšných absolventů kurzů 07.46.14 (muži) 07.46.15 (ženy) 07.57.00 Počet nově vytvořených/inovovaných produktů Databáze produktů – veškeré inovované produkty budou předány na CD/elektronicky + v tištěné podobě v rámci MZ a budou bez log dodavatele!!! Tyto produkty budou součástí databáze MPSV na webových stránkách Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Kontroly na místě – za projektové oddělení Administrativní kontrola Kontrola na místě (fyzická) – probíhá u všech projektů Kontrola probíhá diskuzí PM s odpovědnými pracovníky realizačního týmu (projektový manažer, koordinátor projektu) Kontrola probíhajících klíčových aktivit na základě dosavadních podkladů a doložených indikátorů Kontrola projektové složky a publicity projektu Povinnost uchovávání dokumentace (D2, kapitola 17) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

KONTAKTY Projektoví manažeři Bc. Vojtěch Jágl vojtech.jagl@mvcr.cz 974 818 534 Výzva č. 53 Mgr. Eva Matulová eva.matulova@mvcr.cz 974 818 527 Výzva č. 57 Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Děkuji za pozornost Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz