FINANCOVÁNÍ a PŘEDKLÁDÁNÍ ŽÁDOSTÍ O PLATBU

Zjednodušené schéma administrace projektu

Dokumenty OPŽP upravující podmínky financování Implementační dokument (ID) Kap. 9 Zásady realizace finančních toků k příjemcům podpory Závazné pokyny pro žadatele a příjemce podpory (ZP) Kap. 8 Zásady financování – náležitosti Žádosti o platbu + přílohy

Podmínky podání Žádosti o platbu (ŽoP) Vydání právních dokumentů, resp. zanesení dat podpisů dokumentů do IS. POZN.: U projektů s půjčkou předložení výpisu z Katastru nemovitostí s vyznačeným vkladem zástavního práva, příp. jiného typu zajištění (např. bankovní záruky). Stanovení způsobilých výdajů u jednotlivých faktur (PM). Schválení Finančně platebního kalendáře (FM). Zadministrování a schválení předchozí(ch) ŽoP. Doložení BV prokazujících uhrazení faktur z předchozí(ch) ŽoP.

Právní dokumenty rozhodné pro uvolnění podpory Rozhodnutí o poskytnutí dotace (RoPD) Stanovení výdajů na financování akce organizační složky státu (StV) → je-li žadatelem organizační složka státu (OSS) Nedílnou součástí RoPD/StV jsou dvě přílohy: Podmínky poskytnutí podpory Technická a finanční příloha (TFP) Tabulky postihů za porušení pravidel zadávání veř. zakázek Smlouva o poskytnutí podpory ze SFŽP ČR → je-li poskytována dotace, příp. půjčka ze SFŽP Dokument dle typu zajištění → je-li poskytována půjčka ze SFŽP (nejčastěji: zástavní smlouva, bankovní záruka)

Právní dokumenty rozhodné pro uvolňování podpory (grafické znázornění)

Podklady požadované FM pro vydání RoPD, příp. StV / uzavření Smlouvy V listinné podobě příjemce podpory předkládá: Podklady požadované dle Směrnice MŽP v platném znění (příloha č. 1 Směrnice MŽP): kopie smluv o zřízení a vedení účtů, popř. aktuální potvrzení banky o vedení účtů; doklady prokazující zajištění vlastních zdrojů (VZ) (je-li podmínka nebo dojde-li k navýšení VZ oproti Žádosti o podporu); doklady o případných spolufinancujících subjektech; doklady pro zajištění půjčky ze SFŽP dle kap. 4.5 ZP (je-li půjčka požadovaná). Případně další specifické podklady dle podmínek uvedených v příloze k Registraci akce / příp. Rozhodnutí ministra.

Údaje zadávané do IS BF pro vydání RoPD, příp. StV / uzavření Smlouvy Příjemce podpory v IS BF vyplňuje: seznam podkladů předkládaných FM → záložka „Přílohy rozhodnutí“; čísla účtů příjemce podpory, vč. vyznačení tzv. hlavního účtu → záložka „Bankovní spojení“; čísla účtů dodavatelů → záložka „Dodavatelé“; příp. spolufinancující subjekty, jejich čísla účtů a typ prostředků → záložka „Spolufinancující subjekty“; rozpis vlastních zdrojů a typ prostředků příjemce podpory → záložka „Zdroje financování“; první FPK před RoPD → záložka „Finančně platební kalendář“. POZN.: Tyto informace vstupují do TFP.

Bankovní účet pro poskytování podpory → hlavní účet Uvolňování podpory probíhá na účet příjemce označený v IS BF jako hlavní účet bezhotovostně a pouze v měně CZK. Výjimka → uvolňování podpory v případě, že příjemcem podpory je organizační složka státu (OSS), státní příspěvková organizace (SPO) zřízená OSS nebo Státní podnik probíhá následovně: na hlavní účet je (prostřednictvím ŽoP) zasílána pouze podpora ze SFŽP*; podpora ze státního rozpočtu (tj. dotace ERDF/FS/SR) je uvolňována (příslušnou kapitolou SR) limitní platbou na účet zřízený u ČNB (před samotným podáním ŽoP). Pozn.: *Spolufinancování OSS probíhá vždy z příslušné kap. SR (není poskytována dotace SFŽP).

Nastavení hlavního účtu v IS BF

Předkládání faktur a bankovních výpisů Příjemce podpory: zadává faktury a BV do IS BF a prostřednictvím workflow (WF) elektronicky odesílá: údaje o fakturách → ke kontrole PM; údaje o BV → ke kontrole FM. zasílá faktury a BV v listinné podobě na Fond: faktury → zasílá PM (po stanovení ZV předá FM); BV zasílá: spolu s fakturou → PM (následně předá FM); samostatně → příslušnému FM; spolu se Žádostí o platbu → příslušnému FM; nejpozději do 10 pracovních dnů od data poskytnutí podpory (u modifikovaných ex-ante plate) → příslušnému FM.

Předkládání faktur a bankovních výpisů Faktury musí být doloženy rozpisem provedených prací. Příjemce podpory předkládá ke kontrole kopie faktur a kopie BV opatřené ověřovací doložkou, tj. originálním podpisem a (je-li právnickou osobou) razítkem. Je-li vyžadován nezávislý dohled, předkládá kopie faktur také opatřené originálním podpisem a razítkem TDI. Příjem prostředků od spolufinancujících subjektů na účet příjemce podpory je též dokládán kopií BV. POZN.: Úhrady dodavateli provádět „vždy“ bezhotovostně! Výjimka: V rámci „oprávněných“ prací svépomocí proplácení cestovních nákladů a nákladů na materiál do 10 tis. Kč; viz kap 8.6 ZP.

Předkládání faktur vystavených v režimu přenesení daňové povinnosti (PDP) Viz pokyny v IS BF na záložce „Faktury“. Údaje o faktuře (základu daně) a údaje o DPH vztahující se k dané faktuře jsou do IS BF zadávány zvlášť. Při zadávání DPH se zaškrtává pole „DPH v režimu PDP“. Příjemce navíc předkládá: kopii DP vč. výpisu z evidence pro daňové účely; tabulku „Přehled vypořádaného DPH s FÚ v režimu PDP“ → viz IS BF „Dokumenty ke stažení“; kopii BV vznikne-li příjemci v rámci DP daňová povinnost (přestože samotná daňová povinnost u předmětné faktury nevzniká). DPH lze proplatit až po předložení a kontrole vypořádání DPH s FÚ.

Zadávání faktur a bankovních výpisů do IS BF

Zadávání faktur a bankovních výpisů do IS BF

Předkládání faktur vystavených v jiné měně než CZK Jsou-li faktury vystaveny v jiné měně než CZK, musí být dodavateli uhrazeny před podáním ŽoP. Fakturace a BV se přepočítávají účetním kurzem (devizy nákup vyhlášený bankou klienta) ke dni, kdy nastala úhrada faktury dle BV. Způsob i rekapitulaci těchto přepočtů příjemce doloží jako součást ŽoP vč. potvrzení banky o kurzu měny ke dni proplacení faktury. Pozn.: ŽoP musí být vždy podána a administrována pouze v měně CZK. Pozn.: Uvolnění podpory probíhá vždy pouze v měně CZK.

Finančně platební kalendář (FPK) konstrukce / vyplňování Příjemce ve FPK uvádí, v jakém roce / čtvrtletí v jaké výši ZV předpokládá podání ŽoP v členění na inv. a neinv. výdaje. Ve FPK se zároveň zobrazují skutečnosti dle podaných ŽoP.

Finančně platební kalendář druhy / aktualizace 1. FPK vyplňuje příjemce před RoPD. FPK v průběhu financování slouží k aktualizaci finančních potřeb → automatické aktualizace FPK probíhají zpravidla čtvrtletně + příjemci je umožněno FPK upravit i mimo běžný režim automatické aktualizace. Fond je oprávněn upravit rozložení finančních prostředků příjemcem ve FPK podle stavu disponibilních zdrojů. Zvláštní režim aktualizace FPK platí pro OSS a SPO. První FPK v roce = „fondovské“ FV (není-li projekt dočerpán). FPK k ZVA je automaticky generován a vyplňován IS. POZN.: Proces aktualizace FPK je možné zahájit až po zadání dat podpisů právních dokumentů do IS. POZN.: FPK je jedním z nástrojů finančního řízení → slouží pro predikce → nutno zodpovědně vyplňovat!

Finančně platební kalendář nejčastější dotazy V řádku se zbývající hodnotou k dodefinování (rozdefinování do let a čtvrtletí) nezpůsobilých výdajů je záporná hodnota: → PM v průběhu realizace projektu vyčíslí vyšší NZV oproti NZV uvedeným v TFP; → řešení: příjemce podpory ponechá zápornou částku v řádku „zbývá dodefinovat“, nerozepisuje ji. Příjemce podpory je vyzýván k vyplňování FPK, přestože ví, že již nebude čerpat (žádat o proplacení dalších faktur) → nebyly plně dočerpány ZV; → důvod: FPK je generován automaticky u všech projektů, kde nejsou dočerpány ZV, a které nejsou v IS označeny stavem „financování projektu ukončeno“.

Vytvoření a podání ŽoP Jsou-li splněny podmínky pro podání ŽoP, je příjemci podpory v IS BF umožněno vytvořit ŽoP tak, že: přiřadí faktury (inv./neinv.) do ŽoP; ŽoP vytvoří; příp. uvede částku jiných příjmů → definici a postup doložení viz kap. 4.1.2 a 8.3 ZP; ŽoP elektronicky odešle příslušnému FM; ŽoP vytiskne; vytištěnou ŽoP opatří originálním podpisem a (je-li právnickou osobou) razítkem a v listinné podobě zašle na Fond → spolu s ŽoP příjemce zašle též případně dosud nepředložené BV prokazující (i částečnou) úhradu faktur přiřazených do ŽoP.

Přiřazení faktur do ŽoP / vytvoření ŽoP v IS BF

Elektronické odeslání ŽoP v IS BF

Vytisknutí ŽoP v IS BF

Žádost o platbu obecné informace ŽoP slouží k uvolnění podpory na základě ZV (neplatí pro OSS a SPO pro uvolňování podpory ze SR). Uvolňování podpory probíhá průběžně. Výjimka: U projektů menšího rozsahu (ZV do 1 mil. Kč) probíhá uvolnění podpory jednorázově po dokončení realizace projektu (netýká se následné péče v PO 6); → vyžaduje si tzv. „předfinancování podpory“. Administraci ŽoP nelze provádět pouze na základě zálohových faktur. Nedoporučuje se v rámci průběžné fakturace uplatňovat pozastávky. Nedoporučuje se fakturovat více projektů, nebo inv. / neinv. náklady současně na jedné faktuře.

Žádost o platbu obecné informace Do jedné ŽoP nelze zahrnout jak inv. tak neinv. faktury, → příjemci je umožněno podat současně inv. a neinv. ŽoP. UPOZORNĚNÍ: Charakter poskytnuté podpory (inv. / neinv.) nelze po proplacení měnit. Určení charakteru podpory se odvíjí od nastavení typu nákladů příjemcem v IS BF u jednotlivých SoD. Do jedné ŽoP nelze zahrnout běžnou fakturaci za realizaci a způsobilé vícepráce. Do jedné ŽoP nelze zahrnout doklady týkající se realizační části projektu a současně osobních nákladů v režimu křížového financování (týká se PO 7).

Žádost o platbu ex-post platby / modifikované ex-ante platby Faktury přiřazené k dané ŽoP mohou být zcela či částečně uhrazené nebo neuhrazené. ŽoP tedy lze administrovat v režimu: tzv. ex-post plateb → k proplacení faktur plně uhrazených; tzv. modifikovaných ex-ante plateb → k proplacení faktur částečně uhrazených nebo zcela neuhrazených. Modifikované ex-ante platby nelze uplatnit u: prací svépomocí (viz kap. 8.6 ZP) faktur vystavených v cizí měně (viz kap. 8.2 ZP) OSS a SPO (viz Metodika finančních toků)

Podmínky související s modifikovanými ex-ante platbami V případě, že příjemce podpory do ŽoP přiřadil neuhrazené nebo jen částečně uhrazené faktury, je povinen nejpozději do 10 pracovních dnů od data splatnosti poskytnutí podpory z účtů poskytovatelů prokázat úhradu faktur: zadat BV do IS BF a prostřednictvím WF postoupit ke kontrole příslušnému FM; zaslat BV opatřené podpisem a (je-li právnickou osobou) razítkem v listinné podobě příslušnému FM. POZN.: Příjemce podpory musí vždy doložit úhradu faktury v plné výši, tj. vč. podílu vlastních zdrojů! Nesplnění podmínky → urgence → pozastavení financování. Nesplnění podmínky ani ve lhůtě dle urgence → porušení podmínek RoPD → hlášení podezření na finanční nesrovnalost.

Administrativní zpracování a kontrola náležitostí ŽoP FM v rámci administrativního zpracování ŽoP provádí: formální a finanční kontrolu faktur (schválených a předaných PM) a příp. doložených BV; ověření bankovních spojení příjemce podpory, dodavatelů, příp. spolufinancujících subjektů; ověření použitých platebních symbolů (variabilní symbol, číslo faktury, částka k úhradě). Nejsou shledány nedostatky → uvolnění podpory. Jsou shledány nedostatky → přerušení administrace ŽoP do doby, než je zjednána náprava.

Proplácení finančních prostředků Podpora je uvolňována do 10 pracovních dnů od přijetí ŽoP v listinné podobě FM (nedojde-li k přerušení lhůty administrace). Výjimka: u OSS, SPO a SP se lhůta nevztahuje na proplacení dotace ERDF/FS/SR. Vztahuje se pouze na proplacení dotace SFŽP. Dotace ERDF/FS/SR → poskytovaná z UniCredit Bank (výjimka: u OSS, SPO, SP → limitní platba na účet u ČNB). Dotace / půjčka ze SFŽP → poskytována z ČNB. V IS BF zasíláno avízo o provedené platbě s údaji o: zdroji poskytnutí podpory, výši podpory, charakteru podpory (inv./neinv.), datu splatnosti poskytnutí podpory, variabilním symbolu a účelovém znaku. Časové prodlevy ve financování na konci a na začátku roku. Financování OPŽP končí v roce 2015 → nutno vzít v úvahu termíny pro podávání ŽoP na konci roku.

Rekapitulace procesů souvisejících se ŽoP (grafické znázornění)

Nejčastější chyby zjišťované při kontrole ŽoP → přerušení lhůty administrace ŽoP Chybně zadané údaje o faktuře v IS BF: chybně zadaná částka k úhradě uvedená na vystavené faktuře → částka s DPH vč. víceprací uvedená v IS musí být stejná jako částka k úhradě dle faktury; chybně zadané zálohové a zúčtovací faktury: v IS BF musí být zadané jak zálohové faktury, tak faktura zúčtovací, avšak v případě, že faktura zúčtovací je vystavena na částku 0 Kč, příjemce zadává do IS BF pouze fakturu zálohovou, ale v listinné podobě předkládá i fakturu zúčtovací. Chybné určení typu (investičních x neinvestičních) nákladů u jednotlivých smluv o dílo, potažmo faktur. Faktury a BV neopatřené ověřovací doložkou, tj. originálním razítkem a podpisem příjemce podpory.

Nejčastější chyby zjišťované při kontrole ŽoP → přerušení lhůty administrace ŽoP Zadávání dobropisů k faktuře: plná úhrada faktury i dobropisu → do IS BF zadat jak fakturu, tak dobropis (s mínusovými částkami) → do ŽoP přiřadit spolu s fakturou i dobropis; úhrada faktury v částce ponížené o dobropis → do IS BF zadat fakturu v ponížené částce, dobropis doložit v listinné podobě. Uhrazení faktur(y) z jiného č. účtu příjemce podpory nebo na jiné č. účtu dodavatele než účty uvedené v TFP: toto zjištění vede k přerušení administrace ŽoP do té doby, dokud není vypracována a zúčastněnými stranami podepsána tzv. Dohoda o úpravě soupisu dokladů a účtů. Provedení úhrady dodavateli pod chybným, nesprávným variabilním symbolem.

Podmínky poskytnutí podpory („účel“ / vratky / DPH) Příjemce dotace je povinen poskytnuté finanční prostředky použít výhradně ke stanovenému účelu. Dotace je určena pouze pro způsobilé, oprávněné, účelné … a řádně prokázané výdaje. Příjemce je povinen vrátit poskytnuté finanční prostředky, …, jestliže pomine účel, pro který je podpora poskytována, a to nejpozději do 30 dnů ode dne, kdy se příjemce podpory o této skutečnosti dozví. Má-li příjemce nárok na odpočet DPH je DPH NZV bez ohledu na to, zda příjemce nárok na odpočet uplatní či nikoli. V případě DPH je příjemce povinen vrátit poskytnuté finanční prostředky do 30 dnů ode dne uplatnění nároku na odpočet. → viz kap. 8.1 bod p) a q), kap. 8.8 a přílohu č. 3 ZP V případě odvodu vyměřeného FÚ → vždy informovat FM.

Podmínky poskytnutí podpory (finanční vypořádání) Příjemce dotace je povinen dotaci finančně vypořádat v souladu se zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, a s vyhláškou č. 52/2008 Sb., kterou se stanoví zásady a termíny finančního vypořádání. Povinné údaje dle vyhlášky je příjemce dotace povinen poskytovateli dotace předložit v souladu se lhůtami stanovenými vyhláškou. → Příjemce je dle vyhlášky povinen předložit FV do 15. února roku následujícího po ukončení financování projektu, a to na tiskopisu (podle typu příjemce podpory) uvedeném v příloze vyhlášky. → Příjemce je navíc prostřednictvím IS BF vyzýván ke kontrole a předložení „Fondovského“ FV (1. FPK v roce / formulář FV). → více viz kap. 8.7 ZP

Podmínky poskytnutí podpory („účetnictví“ příjemce podpory) Příjemce dotace je povinen vést účetnictví … řádně účtovat o veškerých příjmech a výdajích, resp. výnosech a nákladech a o majetku pořízeném z dotace, vést analytické účty, příp. kódy s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu. Příjemce dotace je povinen vést pro akci tzv. daňovou evidenci … nebo operativní evidenci pro vyúčtování podpory … a aby uskutečněné příjmy a výdaje byly vedeny analyticky ve vztahu k akci → na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují. Příjemce dotace je povinen v účetnictví, daňové nebo operativní evidenci vést a řádně vykazovat veškeré způsobilé i nezpůsobilé výdaje akce včetně dokladů o úhradě výdajů. → více viz kap. 8.9 ZP a 9.1.9 ID.

ZVA z pohledu FM Příjemce spolu se ZMZ zasílá formulář „ZVA – vratky, odvody, jiné příjmy a smluvní sankce u projektu OPŽP“ (viz v IS BF „Dokumenty ke stažení“) Příjemce vyplňuje informace o: výši poskytnuté podpory; odvodech týkajících se projektu (vratky); realizaci jiných příjmů; uplatnění smluvní sankce vůči zhotoviteli.

Seznam používaných zkratek OPŽP Operační program Životní prostředí PM Projektový manažer MŽP Ministerstvo životního prostředí FM Finanční manažer SFŽP Státní fond životního prostředí IS BF Informační systém Bene-fill ČNB Česká národní banka WF Work-flow ID Implementační dokument BV Bankovní výpis ZP Závazné pokyny pro žadatele a příjemce podpory ZV Způsobilé výdaje RA Registrace akce (bývalý Registrační list) NZV Nezpůsobilé výdaje RM Rozhodnutí ministra (o poskytnutí podpory na spolufin. projektu v rámci OPŽP z prostředků SFŽP) VZ Vlastní zdroje RoPD Rozhodnutí o poskytnutí dotace FPK Finančně platební kalendář StV Stanovení výdajů ŽoP Žádost o platbu TFP Technická a finanční příloha TDI Technický dozor investora OSS Organizační složka státu FV Finanční vypořádání SPO Státní příspěvková organizace zřízená OSS DP Daňové přiznání SP Státní podnik SoD Smlouva o dílo JP Jiný příjem FÚ Finanční úřad PO Prioritní osa

Děkuji za pozornost Ing. Monika Badžgoňová monika.badzgonova@sfzp.cz Státní fond životního prostředí České republiky, Kaplanova 1931/1, 148 00 Praha 11, korespondenční a kontaktní adresa: Olbrachtova 2006/9, 140 00 Praha 4, tel.: 267 994 300 n www.opzp.cz n zelená linka 800 260 500 n dotazy@sfzp.cz 38