Vytvoření sestavy Access (14)

Projekt: CZ.1.07/1.5.00/ OAJL - inovace výuky Příjemce: Obchodní akademie, odborná škola a praktická škola pro tělesně postižené, Janské Lázně, Obchodní 282 Tento projekt je financován Evropskou unií – Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem ČR. Autor:Mgr. Josef Kulhavý Předmět:Informační technologie

Obsah K čemu je sestava1 Krok 1: Sestava pomocí průvodce2 Krok 2: Výběr polí3 Krok 3: Seskupování dat4 5 Krok 4: Řazení dat6 Krok 5: Podoba sestavy7 8 Krok 6: Pojmenování sestavy9 Vytvořená sestava10

Obsah Přechod mezi základním a návrhovým zobrazením11 O sestavě12

Data můžeme prohlížet v atraktivnější formě, než pouze ve strohých tabulkách Vhodný výstup dat z databáze Data lze seskupovat do logických skupin – Např. továrny podle státu nebo čtenáři podle roku narození Pomocí sestavy lze tvořit hromadnou korespondenci (známější v MS Wordu) – Štítky s adresami – Osobní dopisy K čemu je sestava 1

Krok 1: Sestava pomocí průvodce 2 Sestavu se doporučuje tvořit pomocí průvodce. Tento způsob je velmi efektivní a daleko snadnější.

Krok 2: Výběr polí 3 Tlačítkem je třeba dostat do pravé části ty sloupce, které chceme ve formuláři zobrazit Vybrat potřebnou tabulku (!) - Přesunout jediný sloupec - Přesunout všechny sloupce - Přesunout zpět jediný sloupec - Přesunout zpět všechny sloupce

Data je možné seskupovat podle vybraného kritéria Kritérií je možné zadávat více Jestliže data nechceme seskupovat, je nutné tyto dvě okna (kroky) přeskočit Krok 3: Seskupování dat 4 Chceme-li zobrazit výpis vyučovacích hodin po třídách, klikneme na příslušné pole. Výsledek bude vypadat tak, jak je vidět v náhledu vpravo.

Pokud vystačíme s jediným kritériem seskupení, je možné jej zadat v předchozím okně. V tomto okně lze přidat další kritéria. Krok 3: Seskupování dat 5

Data lze navíc ještě seřadit podle potřeby Vzestupně – Od nejnižšího k nejvyššímu číslu – Od „A“ do „Z“ Sestupně – Od nejvyššího k nejnižšímu číslu – Od „Z“ do „A“ Krok 4: Řazení dat 6 Z dat lze vytvořit souhrn: – Součet – Průměr – Nejvyšší a nejnižší číslo

Krok 5: Podoba sestavy 7 Vybereme rozvržení, které bude nejvíce vyhovovat našim potřebám. Zde volíme, zda sestava bude orientována na výšku nebo na šířku.

Krok 5: Podoba sestavy 8 Vybíráme styl sestavy (tzn. grafickou úpravu) Styl lze později libovolně měnit – např.: - barvami - fontem písma - tloušťkami čar - výškou polí s objekty

Krok 6: Pojmenování sestavy 9 Sestavu vhodně pojmenujeme Finální podoba sestavy Možnost změny sestavy

Vytvořená sestava 10

Přechod mezi základním zobrazením a návrhovým zobrazením 11 První ikona vlevo v panelu nástrojů Základní zobrazení = hotová sestava Náhledové zobrazení = pro definování vzhledu sestavy Přepínání mezi těmito zobrazeními lze stejným způsobem uskutečnit i pro tabulky (i dotazy a formuláře)

Sestava je po vytvoření a případné úpravě připravena k tisku Pokud se změní data v přidružených tabulkách, změní se i sestava Sestavu lze kliknutím na tlačítko v panelu nástrojů převést do MS Wordu (případně do MS Excelu) a v nich ji zcela libovolně upravovat V návrhovém zobrazení lze upravovat několik částí sestavy: začátek a konec celé sestavy, záhlaví a zápatí stránky, záhlaví každé seskupené části, tělo sestavy. – Zatímco u formuláře se vyplatí pracovat pouze s tělem formuláře, u sestavy je vhodné pracovat s více částmi O sestavě 12

--- Použité zdroje