Ministerstvo životního prostředí Státní fond životního prostředí ČR zelená linka Ministerstvo životního prostředí Státní fond životního prostředí ČR zelená linka FINANCOVÁNÍ a PŘEDKLÁDÁNÍ ŽÁDOSTÍ O PLATBU

Zjednodušené schéma administrace projektu 2

Dokumenty OPŽP upravující podmínky financování Implementační dokument (ID) Kap. 9 Zásady realizace finančních toků k příjemcům podpory Závazné pokyny pro žadatele a příjemce podpory (ZP) Kap. 8 Zásady financování – náležitosti Žádosti o platbu + přílohy 3

Podmínky podání Žádosti o platbu (ŽoP) Vydání právních dokumentů, resp. zanesení dat podpisů dokumentů do IS. POZN.: U projektů s půjčkou předložení výpisu z Katastru nemovitostí s vyznačeným vkladem zástavního práva, příp. jiného typu zajištění (např. bankovní záruky). Stanovení způsobilých výdajů u jednotlivých faktur (PM). Schválení Finančně platebního kalendáře (FM). Zadministrování a schválení předchozí(ch) ŽoP. Doložení BV prokazujících uhrazení faktur z předchozí(ch) ŽoP. 4

Právní dokumenty rozhodné pro uvolnění podpory Rozhodnutí o poskytnutí dotace (RoPD) Stanovení výdajů na financování akce organizační složky státu (StV) → je-li žadatelem organizační složka státu (OSS) Nedílnou součástí RoPD/StV jsou dvě přílohy:  Podmínky poskytnutí podpory  Technická a finanční příloha (TFP) Smlouva o poskytnutí podpory ze SFŽP ČR → je-li poskytována dotace, příp. půjčka ze SFŽP Dokument dle typu zajištění → je-li poskytována půjčka ze SFŽP (nejčastěji: zástavní smlouva, bankovní záruka) 5

Právní dokumenty rozhodné pro uvolňování podpory (grafické znázornění) 6

Podklady požadované FM pro vydání RoPD, příp. StV / uzavření Smlouvy V listinné podobě příjemce podpory předkládá: Podklady požadované dle Směrnice MŽP v platném znění (příloha č. 1 Směrnice MŽP): kopie smluv o zřízení a vedení účtů, popř. aktuální potvrzení banky o vedení účtů; doklady prokazující zajištění vlastních zdrojů (je-li podmínka nebo dojde-li k navýšení VZ oproti Žádosti); doklady o případných spolufinancujících subjektech; doklady pro zajištění půjčky ze SFŽP dle kap. 4.5 ZP (je-li půjčka požadovaná). Případně další specifické podklady dle podmínek uvedených v příloze k Registraci akce / příp. Rozhodnutí ministra. 7

Údaje zadávané do IS BF pro vydání RoPD, příp. StV / uzavření Smlouvy Příjemce podpory v IS BF vyplňuje: seznam podkladů předkládaných FM → záložka „Přílohy rozhodnutí“ čísla účtů příjemce podpory, vč. vyznačení tzv. hlavního účtu → záložka „Bankovní spojení“; čísla účtů dodavatelů → záložka „Dodavatelé“; příp. spolufinancující subjekty, jejich čísla účtů a typ prostředků → záložka „Spolufinancující subjekty“; rozpis vlastních zdrojů a typ prostředků příjemce podpory → záložka „Zdroje financování“ první FPK → záložka „Finančně platební kalendář“. POZN.: Tyto informace vstupují do TFP. 8

Bankovní účet pro poskytování podpory → hlavní účet Uvolňování podpory probíhá na účet příjemce označený v IS BF jako hlavní účet bezhotovostně a pouze v měně CZK. Výjimka → uvolňování podpory v případě, že příjemcem podpory je organizační složka státu (OSS), státní příspěvková organizace (SPO) zřízená OSS nebo Státní podnik probíhá následovně: na hlavní účet je (prostřednictvím ŽoP) zasílána pouze podpora ze SFŽP; podpora ze státního rozpočtu (tj. dotace ERDF/FS/SR) je uvolňována (příslušnou kapitolou SR) limitní platbou na účet zřízený u ČNB. Pozn.: Spolufinancování OSS probíhá vždy z příslušné kap. SR (není poskytována dotace SFŽP). 9

Nastavení hlavního účtu v IS BF 10

Předkládání faktur a bankovních výpisů Příjemce podpory: zadává faktury a BV do IS BF a prostřednictvím workflow (WF) elektronicky odesílá: údaje o fakturách → ke kontrole PM; údaje o BV → ke kontrole FM. zasílá faktury a BV v listinné podobě na Fond: faktury → zasílá PM; BV zasílá: spolu s fakturou → PM; samostatně → příslušnému FM; spolu se Žádostí o platbu → příslušnému FM; nejpozději do 10 pracovních dnů od data poskytnutí podpory → příslušnému FM. 11

Předkládání faktur a bankovních výpisů Faktury musí být doloženy rozpisem provedených prací. Příjemce podpory předkládá ke kontrole kopie faktur a kopie BV opatřené ověřovací doložkou, tj. originál podpisem a (je-li právnickou osobou) razítkem. Je-li vyžadován nezávislý dohled, předkládá kopie faktur také opatřené originál podpisem a razítkem TDI. Příjem prostředků od spolufinancujících subjektů na účet příjemce podpory je též dokládán kopií BV. POZN.: úhrady dodavateli provádět „vždy“ bezhotovostně! Výjimka: v rámci „oprávněných“ prací svépomocí proplácení cestovních nákladů a nákladů na materiál do 10 tis. Kč; viz kap 8.6 ZP. 12

Předkládání faktur vystavených v režimu přenesení daňové povinnosti (PDP) Viz pokyny v IS BF na záložce „Faktury“. Údaje o faktuře (základu daně) a údaje o DPH vztahující se k dané faktuře jsou do IS BF zadávány zvlášť. Při zadávání DPH se zaškrtává pole „DPH v režimu PDP“. Příjemce navíc předkládá: kopii DP vč. výpisu z evidence pro daňové účely; tabulku „Přehled vypořádaného DPH s FÚ v režimu PDP“ → viz IS BF „Dokumenty ke stažení“; kopii BV vznikne-li příjemci v rámci DP daňová povinnost (přestože samotná daňová povinnost u předmětné faktury nevzniká). DPH lze proplatit až po předložení a kontrole vypořádání DPH s FÚ. 13

Zadávání faktur a bankovních výpisů do IS BF 14

Zadávání faktur a bankovních výpisů do IS BF 15

Předkládání faktur vystavených v jiné měně než CZK Jsou-li faktury vystaveny v jiné měně než CZK, musí být dodavateli uhrazeny před podáním ŽoP. Fakturace a BV se přepočítávají účetním kurzem (devizy nákup vyhlášený bankou klienta) ke dni, kdy nastala úhrada faktury dle BV. Způsob i rekapitulaci těchto přepočtů příjemce doloží jako součást ŽoP vč. potvrzení banky o kurzu měny ke dni proplacení faktury. ŽoP musí být vždy podána a administrována pouze v měně CZK. Uvolnění podpory probíhá vždy pouze v měně CZK. 16

Finančně platební kalendář (FPK) konstrukce / vyplňování Příjemce ve FPK uvádí, v jakém roce / čtvrtletí v jaké výši ZV předpokládá podání ŽoP v členění na inv. a neinv. výdaje. Ve FPK se zároveň zobrazují skutečnosti dle podaných ŽoP. 17

Finančně platební kalendář druhy / aktualizace 1. FPK vyplňuje příjemce před RoPD. FPK v průběhu financování slouží k aktualizaci finančních potřeb → automatické aktualizace FPK probíhají zpravidla čtvrtletně + příjemci je umožněno FPK upravit i mimo běžný režim automatické aktualizace. Fond je oprávněn upravit rozložení finančních prostředků příjemcem ve FPK podle stavu disponibilních zdrojů. Zvláštní režim aktualizace FPK platí pro OSS a SPO. FPK k ZVA je automaticky generován a vyplňován IS. POZN.: Proces aktualizace FPK je možné zahájit až po zadání dat podpisů právních dokumentů do IS. POZN.: FPK je jedním z nástrojů finančního řízení → slouží pro predikce → nutno zodpovědně vyplňovat! 18

Finančně platební kalendář nejčastější dotazy V řádku se zbývající hodnotou k dodefinování (rozdefinování do let a čtvrtletí) nezpůsobilých výdajů je záporná hodnota: → PM v průběhu realizace projektu vyčíslí vyšší NZV oproti NZV uvedeným v TFP; → řešení: příjemce podpory ponechá zápornou částku v daném řádku, nerozepisuje ji. Příjemce podpory je vyzýván k vyplňování FPK, přestože ví, že již nebude čerpat (žádat o proplacení dalších faktur) → nebyly plně dočerpány ZV; → důvod: FPK je generován automaticky u všech projektů, kde nejsou dočerpány ZV, a které nejsou v IS označeny stavem „financování projektu ukončeno“. 19

Vytvoření a podání ŽoP Jsou-li splněny podmínky pro podání ŽoP, je příjemci podpory v IS BF umožněno vytvořit ŽoP tak, že: přiřadí faktury (inv./neinv.) do ŽoP; ŽoP vytvoří; příp. uvede částku jiných příjmů → definici a postup doložení jiných příjmů viz ZP; ŽoP elektronicky odešle příslušnému FM; ŽoP vytiskne; vytištěnou ŽoP opatří originálním podpisem a (je-li právnickou osobou) razítkem a v listinné podobě zašle na Fond → spolu s ŽoP příjemce zašle též případně dosud nepředložené BV prokazující (i částečnou) úhradu faktur přiřazených do ŽoP. 20

Přiřazení faktur do ŽoP / vytvoření ŽoP v IS BF 21

Elektronické odeslání ŽoP v IS BF 22

Vytisknutí ŽoP v IS BF 23

Žádost o platbu obecné informace ŽoP slouží k uvolnění podpory na základě ZV. Uvolňování podpory probíhá průběžně. Výjimka: U projektů menšího rozsahu (ZV do 1 mil. Kč) probíhá uvolnění podpory jednorázově po dokončení realizace projektu (netýká se následné péče v PO 6); → vyžaduje si tzv. „předfinancování podpory“. Administraci ŽoP nelze provádět pouze na základě zálohových faktur. Nedoporučuje se v rámci průběžné fakturace uplatňovat pozastávky. Nedoporučuje se fakturovat více projektů, nebo inv. / neinv. náklady současně na jedné faktuře. 24

Žádost o platbu obecné informace Do jedné ŽoP nelze zahrnout jak inv. tak neinv. faktury, → příjemci je umožněno podat současně inv. a neinv. ŽoP. UPOZORNĚNÍ: Charakter poskytnuté podpory (inv. / neinv.) nelze po proplacení měnit. Určení charakteru podpory se odvíjí od nastavení typu nákladů příjemcem v IS BF u jednotlivých SoD. Do jedné ŽoP nelze zahrnout běžnou fakturaci za realizaci a způsobilé vícepráce. Do jedné ŽoP nelze zahrnout doklady týkající se realizační části projektu a současně osobních nákladů v režimu křížového financování (týká se PO 7). 25

Žádost o platbu ex-post platby / modifikované ex-ante platby Faktury přiřazené k dané ŽoP mohou být zcela či částečně uhrazené nebo neuhrazené. ŽoP tedy lze administrovat v režimu: tzv. ex-post plateb → k proplacení faktur plně uhrazených tzv. modifikovaných ex-ante plateb → k proplacení faktur částečně uhrazených nebo zcela neuhrazených Modifikované ex-ante platby nelze uplatnit u: prací svépomocí (viz kap. 8.6 ZP) faktur vystavených v cizí měně (viz kap. 8.2 ZP) OSS a SPO (viz Metodika finančních toků) 26

Podmínky související s modifikovanými ex-ante platbami V případě, že příjemce podpory do ŽoP přiřadil neuhrazené nebo jen částečně uhrazené faktury, je povinen nejpozději do 10 pracovních dnů od data splatnosti poskytnutí podpory z účtů poskytovatelů prokázat úhradu faktur: zadat BV do IS BF a prostřednictvím WF postoupit ke kontrole příslušnému FM; zaslat BV opatřené podpisem a (je-li právnickou osobou) razítkem v listinné podobě příslušnému FM. POZN.: Příjemce podpory musí vždy doložit úhradu faktury v plné výši, tj. vč. podílu vlastních zdrojů! Nesplnění podmínky → urgence → pozastavení financování. Nesplnění podmínky ani ve lhůtě dle urgence → porušení podmínek RoPD → hlášení podezření na finanční nesrovnalost. 27

Administrativní zpracování a kontrola náležitostí ŽoP FM v rámci administrativního zpracování ŽoP provádí: formální a finanční kontrolu schválených faktur předaných od PM a příp. doložených BV; ověření bankovních spojení příjemce podpory, dodavatelů, příp. spolufinancujících subjektů; ověření použitých platebních symbolů (variabilní symbol, číslo faktury, částka k úhradě). Nejsou shledány nedostatky → uvolnění podpory. Jsou shledány nedostatky → přerušení administrace ŽoP do doby, než je zjednána náprava. 28

Proplácení finančních prostředků Podpora je uvolňována do 10 pracovních dnů od přijetí ŽoP v listinné podobě FM (nedojde-li k přerušení lhůty administrace). Výjimka: u OSS, SPO a SP se lhůta nevztahuje na proplacení dotace ERDF/FS/SR OSS, SPO a SP, vztahuje se pouze na proplacení dotace SFŽP. Dotace ERDF/FS/SR → poskytovaná z UniCredit Bank (výjimka u OSS, SPO, SP → limitní platba). Dotace / půjčka ze SFŽP → poskytována z ČNB. V IS BF zasíláno avízo o provedené platbě s údaji o: zdroji poskytnutí podpory, výši podpory, charakteru podpory (inv./neinv.), datu splatnosti poskytnutí podpory, variabilním symbolu a účelovém znaku. Časové prodlevy ve financování na konci a na začátku roku. Financování OPŽP končí v roce 2015 → nutno vzít v úvahu termíny pro podávání ŽoP na konci roku. 29

Rekapitulace procesů souvisejících se ŽoP (grafické znázornění) 30

Nejčastější chyby zjišťované při kontrole ŽoP → přerušení lhůty administrace ŽoP Chybně zadané údaje o faktuře v IS BF: chybně zadaná částka k úhradě uvedená na vystavené faktuře → částka s DPH vč. víceprací uvedená v IS musí být stejná jako částka k úhradě dle faktury; chybně zadané zálohové a zúčtovací faktury: v IS BF musí být zadané jak zálohové faktury, tak faktura zúčtovací, avšak v případě, že faktura zúčtovací je vystavena na částku 0 Kč, příjemce zadává do IS BF pouze faktury zálohové, ale v listinné podobě předkládá i fakturu zúčtovací. Chybné určení typu (investičních x neinvestičních) nákladů u jednotlivých smluv o dílo, potažmo faktur. Faktury a BV neopatřené ověřovací doložkou, tj. originál razítkem a podpisem příjemce podpory. 31

Nejčastější chyby zjišťované při kontrole ŽoP → přerušení lhůty administrace ŽoP Zadávání dobropisů k faktuře: plná úhrada faktury i dobropisu → do IS BF zadat jak fakturu, tak dobropis → do ŽoP přiřadit spolu s fakturou i dobropis; úhrada faktury v částce ponížené o dobropis → do IS BF zadat fakturu v ponížené částce, dobropis doložit v listinné podobě. Uhrazení faktur(y) z jiného č. účtu příjemce podpory nebo na jiné č. účtu dodavatele než účty uvedené v TFP: t o to zjištění ved e k přerušení administrace ŽoP do té doby, dokud není vypracována a zúčastněnými stranami podepsána tzv. Dohoda o úpravě soupisu dokladů a účtů. Provedení úhrady dodavateli pod chybným, nesprávným variabilním symbolem. 32

Podmínky poskytnutí podpory („účel“ / vratky / DPH) Příjemce dotace je povinen poskytnuté finanční prostředky použít výhradně ke stanovenému účelu. Dotace je určena pouze pro způsobilé, oprávněné, účelné … a řádně prokázané výdaje. Příjemce je povinen vrátit poskytnuté finanční prostředky, …, jestliže pomine účel, pro který je podpora poskytována, a to nejpozději do 30 dnů ode dne, kdy se příjemce podpory o této skutečnosti dozví. Má-li příjemce nárok na odpočet DPH je DPH NZV bez ohledu na to, zda příjemce nárok na odpočet uplatní či nikoli. V případě DPH je příjemce povinen vrátit poskytnuté finanční prostředky do 30 dnů ode dne uplatnění nároku na odpočet. → viz kap. 8.1 bod p) a q), kap. 8.8 a přílohu č. 3 ZP V případě odvodu vyměřeného FÚ → vždy informovat FM. 33

Podmínky poskytnutí podpory (finanční vypořádání) Příjemce dotace je povinen dotaci finančně vypořádat v souladu se zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, a s vyhláškou č. 52/2008 Sb., kterou se stanoví zásady a termíny finančního vypořádání. Povinné údaje dle vyhlášky je příjemce dotace povinen poskytovateli dotace předložit v souladu se lhůtami stanovenými vyhláškou. → Příjemce je dle vyhlášky povinen předložit FV do 15. února roku následujícího po ukončení financování projektu, a to na tiskopisu (podle typu příjemce podpory) uvedeném v příloze vyhlášky. → Příjemce je navíc prostřednictvím IS BF vyzýván ke kontrole a předložení „Fondovského“ FV (1. FPK v roce / formulář FV). → více viz kap. 8.7 ZP 34

Podmínky poskytnutí podpory („účetnictví“ příjemce podpory) Příjemce dotace je povinen vést účetnictví … řádně účtovat o veškerých příjmech a výdajích, resp. výnosech a nákladech a o majetku pořízeném z dotace, vést analytické účty, příp. kódy s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu. Příjemce dotace je povinen vést pro akci tzv. daňovou evidenci … nebo operativní evidenci pro vyúčtování podpory … a aby uskutečněné příjmy a výdaje byly vedeny analyticky ve vztahu k akci → na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují. Příjemce dotace je povinen v účetnictví, daňové nebo operativní evidenci vést a řádně vykazovat veškeré způsobilé i nezpůsobilé výdaje akce včetně dokladů o úhradě výdajů. → více viz kap. 8.9 ZP a ID. 35

ZVA z pohledu FM Příjemce spolu se ZMZ zasílá formulář „ZVA – vratky, odvody, jiné příjmy a smluvní sankce u projektu OPŽP“ (viz v IS BF „Dokumenty ke stažení“) Příjemce vyplňuje informace o: výši poskytnuté podpory; odvodech týkajících se projektu (vratky); realizaci jiných příjmů; uplatnění smluvní sankce vůči zhotoviteli. 36

Seznam používaných zkratek OPŽPOperační program Životní prostředíPMProjektový manažer MŽPMinisterstvo životního prostředíFMFinanční manažer SFŽPStátní fond životního prostředíIS BFInformační systém Bene-fill ČNBČeská národní bankaWFWork-flow IDImplementační dokumentBVBankovní výpis ZPZávazné pokyny pro žadatele a příjemce podporyZVZpůsobilé výdaje RARegistrace akce (bývalý Registrační list)NZVNezpůsobilé výdaje RM Rozhodnutí ministra (o poskytnutí podpory na spolufin. projektu v rámci OPŽP z prostředků SFŽP) VZVlastní zdroje RoPDRozhodnutí o poskytnutí dotaceFPKFinančně platební kalendář StVStanovení výdajůŽoPŽádost o platbu TFPTechnická a finanční přílohaTDITechnický dozor investora OSSOrganizační složka státu FVFinanční vypořádání SPOStátní příspěvková organizace zřízená OSS DPDaňové přiznání SPStátní podnikSoDSmlouva o dílo JPJiný příjemFÚFinanční úřad POPrioritní osa 37

38 Děkuji za pozornost Ing. Monika Badžgoňová Státní fond životního prostředí České republiky, Kaplanova 1931/1, Praha 11, korespondenční a kontaktní adresa: Olbrachtova 2006/9, Praha 4, tel.: zelená linka