Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Podpora stipendií ve studijní administrativě Tomáš Majer

2 Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Obsah Obecný princip fungování systému výplaty stipendií v UIS Evidence bank Evidence typů stipendií Zadávání stipendií Sestavy stipendií Převod stipendií do Komerční banky pomocí klientského formátu BEST Zobrazení přehledu vyplacených stipendií

3 Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Obecný princip fungování systému výplaty stipendií Každé stipendium postupně prochází třemi na sebe navazujícími stavy Stav 1 (zpracovává studijní) – stipendium bylo zadáno studijní referentkou a čeká na další zpracování Stav 2 (připravené k vyplacení) – byly vytisknuty a zkontrolovány sestavy předkontace pro finanční účtárnu, převodu do banky a výplata stipendií na pokladnu, stipendia byla odeslána k dalšímu zpracování na ekonomické oddělení Stav 3 (vyplaceno) – byla vytisknuta a zkontrolována sestava BEST, stipendia byla ekonomickým oddělením odeslána do KB

4 Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Evidence bank a typů stipendií Jednoduché evidenční aplikace bank a typů stipendií Možnost přidávání, editování a odebírání jednotlivých záznamů

5 Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Zadávání stipendií I Zadávání stipendií je přístupné přes odkaz ve studijní evidenci (zadávat stipendia lze pouze do aktivních studií) Možnost výplaty stipendia na pokladnu nebo do banky Individuální i hromadné zadávání bankovního spojení Zobrazení všech stipendií ve stavu 1 (zpracovává studijní) V průběhu ledna – března se zobrazují stipendia z předcházejícího roku V prosinci pak zadaná stipendia na následující rok

6 Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Zadávání stipendií II Možnosti formuláře na zadávání stipendií Vyplnění jednotlivých položek formuláře Měsíc a rok musí souhlasit s daným obdobím Částka Pokladna a bankovní spojení (jedna z položek musí být vyplněna, pokud jsou vyplněny obě z položek upřednostní se bankovní spojení) Typ stipendia Klasifikace stipendia (povinná položka důležitá pro účtování na ekonomickém oddělení) Nákladové středisko (implicitně se vyplňuje děkanát fakulty na kterou patří příslušné studium) Činnost a zakázka (pokud se jedná o činnost, která je prováděna na zakázku, pak musí být zakázka vyplněna) Kopírování stipendií z předchozích měsíců Editace a odebírání již zadaných stipendií (vztahuje se pouze na stipendia, která se nachází ve stavu 1 (zpracovává studijní))

7 Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Sestavy stipendií I Výběr fakulty a období Závislost jednotlivých menu Měsíc je závislý na zvoleném roku, podle začátku a konce období Pokladna závislá na zvoleném typu sestavy Typy sestav Předkontace pro finanční účtárnu Převod do banky Výplata stipendií na pokladnu Celkový přehled Možnost zobrazení popřípadě tisku vybrané sestavy Po kontrole všech sestav je možné označit všechna stipendia daného období jako připravená k vyplacení

8 Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Sestavy stipendií II Předkontace pro finanční účtárnu Číslo účtu, nákladové středisko činnost, zakázka,částka Převod do banky Příjmení, jméno, druh stipendia nákladové středisko zakázka, částka, číslo účtu, spec. symbol Výplata stipendií na pokladnu Příjmení, jméno, ústav, druh stipendia, nákladové středisko, zakázka, částka Celkový přehled Volba rozsahu období, pro které si přejeme zobrazit sestavu Možnost tisku na šířku Činnost, ústav, zakázka, klasifikace, typ stipendia, celkem

9 Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Převod stipendií do Komerční banky prostřednictvím klientského formátu BEST Zadání data splatnosti Datum splatnosti musí být buď datum dnešní nebo pozdější než dnešní Možnost generování sestavy ve formátu.txt Kontrolní tisk sestavy bez mezer Označení stipendií jako vyplacených Od této chvíle je možné zobrazovat přehled vyplacených stipendií jednotlivých studentů (student, studijní referentka)

10 Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Zobrazení přehledu vyplacených stipendií Student Vyplacená stipendia Nabídka všech studií, ve kterých byla vyplacena stipendia Studijní referentka Studijní evidence Aktivní studia - odkaz v zadávání stipendií – zobrazení vyplacených stipendií Neaktivní studia – nelze zadávat další stipendia - přímý odkaz na přehled vyplacených stipendií Možnost tisku sestavy s vyplacenými stipendii Pro všechny výše uvedené způsoby zobrazení vyplacených stipendií je společná volba období, pro které se budou zobrazovat vyplacená stipendia

11 Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Závěrem Všechny aplikace zabývající se problematikou stipendií v univerzitní informačním systému byly navrženy tak, aby vyhovovaly požadavkům všech fakult Dle mého názoru je již v současné době systém stipendií v UIS připraven k plnému provozu

Univerzitní informační systém II., Lednice 2003 Děkuji za pozornost. Dotazy ?