Optimalizace organizační struktury MMO Zkušenosti z projektu

Cíl projektu Optimalizace organizační struktury MMO za účelem zefektivnění pracovních výkonů, zlepšení spolupráce v rámci jednotlivých úseků, oddělení, odborů a organizační složky a efektivního vyřizování požadavků občanů v co nejkratším čase. Zvýšení efektivity fungování MMO Identifikace základních a optimalizace vybraných procesů Studie využití pracovního času zaměstnanců MMO Optimalizace organizační struktury MMO Optimalizace počtu zaměstnanců MMO Návrh ukazatelů a systému pro měření výkonnosti procesů Rychlé vyřizování požadavků občanů

Plán projektu Mobilizace Popis současného stavu Implementation Identifikace a popis procesů Identifikace současné organizační struktury Databáze pracovních pozic 2 týdny 6 týdnů 3 týdny Plán a metodika řízení projektu Seznámení zaměstnanců MMO s projektem Komunikační plán projektu Analýza a diagnostika procesů Databáze činností MMO Průzkum spokojenosti občanů se službami MMO Návrh optimalizace org. struktury a procesů Návrh ukazatelů měření výkonnosti Návrh periodických průzkumů spokojenosti občanů Postup implementace navrhovaných změn a plán úspor Předání závěrečné zprávy a formální zakončení projektu Analýza a diagnostika Identifikace příležitostí a doporučení Harmonogram implementace a plán úspor 3 týdny Celkem 17 týdnů Projektové práce byly členěny do následujících pěti fází.

Procesní analýza Identifikace procesů MMO - základ pro analýzu průběhu procesů a pro analýzu efektivity prováděných činností, které s procesy souvisí.

Procesní analýza Identifikace procesní náročnosti - určení míry významu procesu na základě identifikace spotřeby disponibilního pracovního fondu MMO.

Analýza činností Snímek pracovní pozice – činnosti všech zaměstnanců úřadu ve vazbě na identifikované procesy.

Procesní analýza Identifikace procesů vhodných pro optimalizaci - vzájemným srovnáním významu procesu a jeho kvality určíme na co je třeba zaměřit svoji pozornost.

Analýza rozpětí řízení MMO Křivka rozpětí řízení magistrátu má oproti ideální křivce velmi nestandardní průběh. Z 0. na 1. stupeň řízení je patrná klesající tendence, s dalšími stupni řízení mírně stoupá. Průměrný počet řízených zaměstnanců 5,78 je však velmi nízký a od 2. stupně řízení roste jen velmi mírně.

Průzkum spokojenosti občanů

Celková spokojenost s fungováním úřadu 6,27 nespokojen spokojen a vzkazy od občanů …

Shrnutí doporučení  Rozšířit úřední hodiny až o 30 %  Odbor vnitřních věcí  Živnostenský úřad  Odbor dopravy – dopravně správní činnosti  Restrukturalizovat MMO dle navrhovaných opatření  Zrušit organizační úroveň úsek a odbory členit pouze na oddělení  Rozdělit odbor dopravy na odbor dopravně správních činností a odbor komunálních služeb  Zrušit odbor komunální a bytový a agendy převést do odboru komunálních služeb a odboru životního prostředí  Zrušit odbor organizační a jeho agendy převést do kanceláře primátora, odboru interního auditu a kanceláře tajemníka  Zrušit odbor platový a personální a pracovní místa převést jako oddělení řízení lidských zdrojů do kanceláře tajemníka  Sloučit odbor hospodářský s odborem technické správy majetku  Centrum sociálních služeb transformovat do příspěvkové organizace  Redukovat celkem 113 pracovních míst  36 – Centrum sociálních služeb  9 – Oddělení ekonomiky MěPO (odbor hospodářský)  29 – Oddělení služeb – vrátní (odbor technické správy majetku)  39 – redukce počtu pracovních pozic

Kvantifikovatelný přínos pro klienta

Zkušenosti z projektu politika otevřenosti se vyplácí do projektových struktur je třeba začlenit silného „decision makera“ procesní přístup k práci je pro mnohé novinka projektové řízení a pracovní skupiny jsou vnímány jako nestandardní řešení, které odporuje organizačnímu uspořádání vysoká odborná způsobilost vedoucích úředníků ne každý vedoucí úředník je dobrým managerem útvary v přímé podřízenosti primátora a tajemníka jsou mnohem pružnější poměrně nízká úroveň počítačové gramotnosti organizační struktura je výsledkem koaličních jednání tajemník úřadu je odpovědný za organizaci a řízení úřadu, ale organizační změny realizuje rada města svým rozhodnutím nezbytná je úplná podpora projektu vedením města včetně politické reprezentace

Copyright © by Deloitte & Touche, This report is solely for the use of client personnel. No part of it may be circulated, quoted, or reproduced for distribution outside of the client organization without prior written approval from Deloitte & Touche. Martin Čermák