Projekt “VDK – Virtuální depozitní knihovna” Jiří Polišenský

Charakteristika projektu Správný název projektu je: Vytvoření kooperativního systému pro budování a správu novodobých konzervačních knižních sbírek v České republice a vývoj potřebných nástrojů – jedním z nich je Virtuální Depozitní Knihovna (VDK) Jedná se o projekt aplikovaného výzkumu v rámci programu NAKI Řešitelské instituce: NK ČR, MZK a VKOL

Motivace projektu Koncepce rozvoje knihoven ČR na léta 2011 – 2015, kapitola 5 Koncepce trvalého uchování a zpřístupnění tradičních textových dokumentů – knihy, periodika, rukopisy, historické fondy, hudebniny Stav knižních sbírek konzervačních knihoven v ČR Neexistuje přehled o počtu dochovaných konzervačních exemplářů a nemáme informace o jejich stavu Nevíme, které publikace jsou dochovány unikátně, které jen v malém počtu kopií Konzervační knihovny nedisponují nástroji, které by usnadnily budování a správu novodobých konzervačních sbírek (metodiky, speciální aplikace a pod.) V současné době se vyřazuje velké množství dokumentů, které chybí v některé konzervační sbírce, nebo které jsou již kriticky poškozeny intenzivním využíváním, a které se již v příštích letech nebudou v nabídkových seznamech vyskytovat

Návaznosti projektu Realizace projektu se může opírat o nástroj PROKOP, který byl v r vyvinut v rámci dotačního programu MK ČR Veřejné informační služby knihoven, podprogram 3 Informační centra veřejných knihoven ICEKNI Projekt též navazuje na průzkum novodobých fondů, jehož metodika je vyvíjena v rámci institucionálního výzkumu NK ČR.

Etapy realizace projektu I. etapa 2012 – 2013 vývoj aplikace, návrh metodik II. etapa 2014 – 2015 optimalizace aplikace, ověření metodik

Výsledky (cíle) projektu Výsledky projektu V rámci realizace projektu budou dosaženy následující výsledky aplikovaného výzkumu: Poloprovoz kooperativního systému pro budování a správu konzervačních sbírek NK ČR, MZK a VKOL kodifikovaný uzavřením trojstranných smluv Software – aplikace zajišťující tři funkce: a) zjišťování unikátnosti dokumentů v konzervačních sbírkách, b) budování databáze virtuální depozitní knihovny, c) automatizovaný nabídkový a poptávkový systém Certifikovaná metodika pro průzkum novodobých fondů se zaměřením na ohrožené exempláře (last copy a last expression) Certifikovaná metodika pro stanovení počtu exemplářů garantujících pravděpodobné dochování dokumentu Certifikovaná metodika pro budování, uchovávání a správu konzervačních knižních sbírek včetně správy archivního konzervačního exempláře (Národní konzervační fond), která by měla zahrnovat i pravidla pro budování a správu tzv. dim archives Článek v odborném periodiku Vedlejším výsledkem je zpracování 300 tis. svazků bohemikálních dokumentů z Rezervního fondu NK ČR a darů knihoven

Současný stav řešení Byla vytvořena databázová aplikace pro podporu budování a správy konzervačních knihoven (VDK) Provádí se práce na příslušných metodikách (pro výpočet potřebných exemplářů, pro průzkum novodobých fondů a pro budování a správu konzervačních knihoven) Ve všech třech knihovnách běží průzkumy novodobých fondů ověřující vyvinuté pracovní postupy Zpracovávají se jednotky Rezervního fondu NK ČR, v současné době je zpracováno více než 70 tis. jednotek

Kooperativní systém pro budování a správu konzervačních sbírek Jádrem systému budou knihovny s plným povinným výtiskem (NK ČR, MZK a VKOL) Součástí systému budou další knihovny, které jsou příjemci regionálního nebo periodického povinného výtisku Součástí systému mohou být i knihovny spravující historické knižní sbírky, nebo sbírky s mimořádným významem

Kooperativní systém pro budování a správu konzervačních sbírek Systém budou tvořit příslušné knihovny a výkonný výbor a ÚKR v roli schvalovacího a kontrolního orgánu Kromě konzervačních knihoven (nositelů PV) budou součástí systému I knihovny jejichž sbírka, nebo její část, bude registrována v CES Další knihovny mohou být součástí systému pokud budou mít tuto činnost ve statutu a povedou evidenci unikátně dochovaných dokumentů, které budou mít status (archivních) konzervačních exemplářů Knihovny, které budou součástí systému, by měly mít lepší přístup k účelovým dotacím

Aplikace pro budování a správu konzervačních sbírek Aplikace bude mít tři základní funkce: Zjišťování unikátně dochovaných exemplářů Budování báze VDK Automatizovaný nabídkový a poptávkový systém

Metodika pro průzkum novodobých fondů Formulář evidující parametry fyzického stavu novodobých konzervačních exemplářů Databáze s výsledky průzkumu včetně fotodokumentace; databáze umožní plánovat hromadné konzervační zásahy (např. odkyselování, výrobu ochranných obalů) nebo ochranné reformátování

Metodika pro stanovení potřebného počtu exemplářů Předmětem metodiky je vytvoření matematického vzorce pro stanovení potřebného počtu exemplářů, garantujících pravděpodobné dochování dokumentu Vzorec bude zohledňovat přirozené stárnutí materiálu, ztráty dokumentů, krádeže, zničení dokumentů v důsledku havárií a živelních pohrom atd., příp. zda byly dokumenty reformátovány Použitím vzorce bychom měli získat doporučení kolik exemplářů by mělo být uchováváno v systému včetně VDK

Metodika pro budování, uchovávání a správu konzervačních knižních sbírek Metodika se bude týkat: Typů konzervačních sbírek (archivní KS, operativní KS, konzervační exemplář – mimo konzervační sbírku) Zdrojů a způsobu doplňování (PV, dary, doplňování z VDK, atd.) Podmínek pro uchovávání (klimatické podmínky, mobiliář, typy depozitářů, charakter území, atd.) Správy konzervačních sbírek (evidence, revize, výpůjční služby, MVS, reprografické služby, výstavy, reformátování, atd.)

Zpracování exemplářů RF Vedlejším produktem realizace projektu je zpracování exemplářů z RF NK ČR Zpracování zajišťuje 5 pracovníků přijatých na projekt Vytříděné dokumenty se převážejí do CDH, vyhledá se záznam a zpracují se údaje o jednotkách V RF se uchovává max. 5 exemplářů, ostatní se likvidují Průběžně se doplňují ztracené nebo chybějící exempláře V NKF a UKF, Po zpracování všech cca svazků, budou exempláře RF/VDK k dispozici pro doplnění ostatních konzervačních sbírek

Kontakt