1 Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Finanční část projektu (seminář pro příjemce – 2. výzva, 3.2)

2 Obsah: A)Rozpočet projektu 1) Osobní náklady 2) Služební cesty zahraniční 3) Zařízení 4) Místní kancelář – Nepřímé výdaje 5) Nákup služeb 6) Stavební úpravy 7) Přímá podpora 8) Náklady vyplývající přímo ze smlouvy 10)Nepřímé výdaje B)Monitorovací zpráva – finanční část 1) Monitorovací zpráva 2) Finanční přílohy monitorovací zprávy 3) Žádost o platbu

3 Část A) Rozpočet projektu Kapitola č. 1 Osobní náklady I. Mzdové náklady pracovníků, kteří jsou přímo zapojeni do realizace projektu (z této kapitoly nejsou hrazeni pracovníci, kteří pracovní náplní spadají do NN) jednotkové mzdy stanovené ve schváleném rozpočtu jsou po celou dobu realizace závazné (nelze je navyšovat, pouze přímo úměrně se zvýšením úvazku) jeden pracovník nemůže být v rámci projektu a současně v rámci dalších činností pro příjemce a partnera zaměstnán na více než 1,5 úvazku celkem státní svátky a dovolené se proplácí u zaměstnanců, kteří mají uzavřenu pracovní smlouvu (ne u DPČ a DPP)

4 Kapitola č. 1 Osobní náklady II. Pracovní smlouvy a dohody musí mj. obsahovat: identifikaci projektu (registrační číslo, název projektu) popis pracovní činnosti rozsah činnosti (úvazek, počet hodin za měsíc, projekt) výše odměny (hrubá mzda, hodinová mzda) Do MZ se povinně dokládají: kopie uzavřených pracovních smluv (DPČ, DPP) v rámci projektu + pracovní náplně a platové výměry pracovní výkazy (příloha č. 12) rozpis mzdových nákladů (příloha č. 13) přehled čerpání mzdových nákladů (příloha č. 19) výplatní listinu nebo výplatní pásku zapojených pracovníků výpisy z účtu organizace (v případě refundací) a výdajové pokladní doklady u mezd vyplácených hotově

5 Kapitola č. 2 Služební cesty zahraniční I. -výdaje spojené se zahraničními prac. cestami zaměstnanců příjemce a partnera (zaměstnanci = PS, DPČ, DPP) u DPP a DPČ musí být možnost vykonávat SC stanovena v dohodě -zahraniční služební cesty mohou být propláceny pouze v případě, že jsou obsaženy ve schváleném rozpočtu projektu -navyšovat položky rozpočtu související se zahraniční služební cestou není možné! -výkon práce na zahraniční služební cestě musí být vykazován nejméně v délce 6 h a účel pracovní cesty musí být v souladu s cíli projektu

6 Kapitola č. 2 Služební cesty zahraniční II. -v rámci rozpočtu projektu je nutné samostatně sledovat a vykazovat: 1) cestovné 2) ubytování 3) stravné 4) ostatní výdaje -do MZ se povinně dokládá: 1)rozpis cestovních náhrad – zahraničních (příloha č. 14) 2)kopie zprávy (zápisu) z pracovních cest 3)cestovní příkazy + doklady o úhradě

7 Kapitola č. 3 Zařízení LIMIT kapitoly na celkových způsobilých výdajích projektu je 25 % Pro projekt je nutné vést evidenci pořízeného majetku. 1)Nehmotný majetek do 60 tis. Kč – software, studijní programy 2)Dlouhodobý nehmotný majetek – software, licence.. jedná se o investici, nutno hradit z investičních prostředků 3)Drobný hmotný majetek do 40 tis. Kč – počítače, notebooky, tiskárny, výukové materiály.. s pořizovací cenou do 40 tis. Kč za 1 ks 4)Použitý drobný hmotný majetek 5)Nájem zařízení 6)Odpisy 7)Výdaje na opravy a údržbu = nepřímé výdaje

8 Kapitola č. 3 Zařízení II 8) Křížové financování Investiční část - jedná se o investici, nutno hradit z investičních prostředků zařízení a vybavení, nábytek, s dobou použitelnosti nad 1 rok a cenou nad 40 tis. Kč za kus dále obsahuje stavební úpravy, které v úhrnu převýší ve zdaňovacím období 40 tis. Kč Pozn.: V případě, že pořizujete interaktivní tabuli v pořizovací ceně Kč a k této tabuli pořizujete příslušenství (k zajištění funkčnosti) v hodnotě Kč jedná se o soubor movitých věcí s pořizovací cenou převyšující 40 tis. Kč, patří tedy do Investiční části Křížového financování.

9 Kapitola č. 3 Zařízení III 8) Křížové financování Neinvestiční část nábytek nebo vestavěné skříně do 40 tis. Kč vybavení a nábytek lze financovat pouze v případě, že je pořízen pro potřebu cílové skupiny v případě pořízení zařízení a nábytku z KF pro realizační tým je možný v max. výši 15 tis. Kč na 1 přepočtený pracovní úvazek

10 Kapitola č. 5 Nákup služeb I. LIMIT kapitoly na celkových způsobilých výdajích projektu je 49 % Dodavatelem služeb v rámci projektu nemůže být osoba, která má uzavřen pracovně právní vztah s příjemcem/partnerem a výdaje na něj jsou hrazeny v rámci kapitoly rozpočtu 1. 1) Publikace/školící materiály/manuály -vývoj a vytváření nových publikací, školících materiálů nebo multimediálních pomůcek vytvořených dodavatelem na zakázku -již vydané publikace, v obchodní síti dostupné spadají do Drobného hmotného majetku (položka 3.3) 2) Odborné služby/Studie a výzkum -zpracování analýz, sběr dat, výzkumy nezbytné pro realizaci projektu

11 Kapitola č. 5 Nákup služeb II. 3) Náklady na konference/kurzy -školení nebo konference do kterých budou zapojeni zástupci cílové skupiny, hostující účastníci a širší veřejnost -např. pronájem prostor a konferenční techniky pro CS 4) Podpora účastníků (stravování, ubytování) -občerstvení a ubytování souvisí s položkou „náklady na konference/kurzy“ -stravné lze hradit CS i ostatním účastníkům akce -stravné max. 300,- Kč na den a osobu (300 Kč = 8 hodin) v případě kratší doby trvání je nutné stravné krátit!!! -ubytování lze hradit pouze účastníkům cílové skupiny -ubytování max ,- Kč za osobu a noc 5) Jiné výdaje - např. poradenství, doprava CS fakturována dopravcem

12 Kapitola č. 6 Stavební úpravy Stavební úpravy musí bezprostředně souviset s realizovaným projektem (např. úprava pracovního místa nebo přístupu pro osoby se zdravotním postižením pro realizaci aktivit s cílovou skupinou) 1) Drobné stavební úpravy -nesmí přesáhnout za všechny dokončené stavební úpravy v jednom zdaňovacím období 40 tis. Kč za jednotlivou účetní položku majetku 2) Stavební úpravy v rámci křížového financování -u jednotlivého majetku za zdaňovací období přesáhly stavební úpravy 40 tis. Kč, jedná se o investici, nutno hradit z investičních prostředků -jedná se o rekonstrukce nebo modernizace -stavební úpravy v rámci křížového financování lze provádět pouze na majetku příjemce/partnera/zřizovatele (NE na majetku v pronájmu) -Stavební úpravy v rámci KF musí být schváleny v rozpočtu a nelze tuto položku v průběhu realizace projektu navyšovat

13 Kapitola č. 7 Přímá podpora LIMIT kapitoly na celkových způsobilých výdajích projektu je 20 % Výdaje spojené zejména se zapojením cílové skupiny (účastníci kurzů, žáci) do projektových aktivit 1) Mzdové příspěvky 2) Cestovné, ubytování a stravné -jízdní výdaje, cestovné, stravné spojené s realizací praxí a stáží hrazených jednorázově -jízdní výdaje odpovídající ceně za jízdenku 2. třídy hromadné dopravy, ubytování v ČR max Kč za osobu a noc; celodenní stravování max. 300 Kč za osobu 3) Doprovodné aktivity -Např. vstupenky na akce, kterých se účastní cílová skupina

14 Kapitola č. 8 Náklady vyplývající přímo ze Smlouvy Audit -v případě, že je schválená podpora rovna nebo vyšší Kč, je příjemce povinen zadat vybranému auditorovi zpracování závěrečného auditu -musí se jednat o auditora nebo auditorskou firmu, která je zapsána v Komoře auditorů ČR -smlouva s vybraným auditorem musí být uzavřená nejpozději 6 měsíců před ukončením projektu -audit musí být dokončen před podáním závěrečné monitorovací zprávy a závěrečné žádosti o platbu, auditorská zpráva (výrok auditora) musí být přiložena k závěrečné MZ

15 Část B) Monitorovací zpráva Monitorovací zpráva – předkládá se jednou za 3 měsíce, do 30 kalendářních dnů od ukončení monit. období, předkládá se v pákových pořadačích(šanonech) včetně všech příloh, nedokládat v EURO deskách! MZ a její přílohy dokládat v tištěné podobě podepsané a také v elektronické podobě na CD!! Na CD doložit MZ a přílohy č. 1, 2, 3A, 4, 5, 8, 9, 10, 13, 14, 19, 23 A) Průběžná MZ – pravidelná, každé 3 měsíce B) Mimořádná MZ – v případě, že příjemce již vyčerpal min. 80 % všech poskytnutých záloh může podat mimořádnou MZ (např. za 2 měsíce) Části – A. Věcná část MZ B. Finanční část MZ - bod ( v bodě 14. pouze a) b) ) C. Čestné prohlášení - nutné zvolit mezi body 14. a 15., neplatný bod odstranit nebo přeškrtnou (Plátce x Neplátce DPH) D. Přílohy

16 Monitorovací zpráva Monitorovací období – období, za které se předkládá monitorovací zpráva, období 3 měsíců (v případě průběžných MZ) všechny přímé výdaje uhrazené z bankovního projektového účtu (projektové pokladny) v tomto období musí být uvedeny na soupisce účetních dokladů Příklad: projekt začíná  monitorovací období je od do  všechny přímé výdaje uhrazeny z bankovního účtu (projektové pokladny) v tomto období musí být uvedeny v Soupisce účetních dokladů (nemůže být na soupisce účetních dokladů a v žádosti o platbu uveden výdaj, který byl uhrazen až !!)

17 Monitorovací zpráva Odevzdání MZ: při odeslání MZ uvést na obálku „Neotvírat monitorovací zpráva“ Adresa: Krajský úřad Ústeckého kraje, Odbor strategie, přípravy a realizace projektů, Oddělení grantů EU pro vzdělávání, Velká Hradební 3118/48, Ústí nad Labem Nezapomenout napsat na obálku odesílatele (název organizace realizující daný projekt, neuvádět jméno fyzické osoby jako odesilatele!) Kontrola MZ – Po kontrole MZ zprostředkujícím subjektem obdrží příjemce připomínky, do 15 pracovních dnů je nutné doložit opravy písemně podepsané, elektronicky na CD a hlavně nezapomenout opravit (vyměnit) U SEBE!!

18 Finanční přílohy MZ -> Pro příjemce -> Monitorovací zpráva -> Přílohy monitorovací zprávy pro oblast 3.2 – 2. výzva Příloha č. 3A – Přehled čerpání veřejné podpory Příloha č. 4 – Žádost o platbu Příloha č. 5 – Soupiska účetních dokladů Příloha č. 6 – Kopie účetních dokladů Příloha č. 7 – Kopie výpisu z účtu projektu Příloha č. 8 – Přehled čerpání způsobilých výdajů Příloha č. 9 – Přepracovaný rozpočet projektu verze 3 v 1 Příloha č. 13 – Rozpis mzdových výdajů real. týmu projektu Příloha č. 14 – Služební cesty zahraniční Příloha č. 18 – Sestava z úče. programu (Výpis z hl. knihy, úče. deníku) Příloha č. 19 – Přehled čerpání mzdových nákladů Příloha č. 23 – Přehled čerpání nepřímých nákladů v MO

19 typ žádosti – ex-ante lze zahrnout pouze výdaje za dané monitorovací období (neodečítají se přijaté úroky) dokládat v listinné podobě podepsanou včetně razítka i v el. podobě na CD nahrát povinné přílohy: Monitorovací zprávu a přílohy č. 1, 2, 3A, 4, 5, 8, 9, 10, 13, 14, 19 pro provedení oprav musí poskytovatel vrátit k dopracování – následně příjemce provede storno finalizace žlutá pole jsou povinná, šedá pole nepovinná; Žádost o platbu

20 Žádost o platbu v IS Benefit I Po přihlášení do Benefitu se z nabídky v levé části obrazovky vybere záložka KONTO PROJEKTŮ, kde se zobrazí projekty schválené k finanční podpoře.

21 Žádost o platbu v IS Benefit II Projekt, pro který se žádost o platbu vytváří, se označí (šedě se podbarví) a v nabídce v levé části obrazovky se zvolí záložka ŽÁDOST O PLATBU, čímž se otevře samotná zjednodušená ŽoP.

22 Žádost o platbu v IS Benefit III Nová Žádost o platbu se vytvoří přes tlačítko NOVÝ ZÁZNAM. Před začátkem práce je nutné žádost uložit (tlačítko ULOŽIT) Údaje o projektu se automaticky vyplní z MONIT7+ po kliknutí na tlačítko Načíst data z MONIT7+

23 Žádost o platbu v IS Benefit IV žlutá pole jsou povinná, šedá pole nepovinná Ex – ante Příjemce vybere z nabídky číslo projektového bank. účtu je-li relevantní vybere příjemce číslo bank. účtu zřizovatele Příslušné pořadí finančního plánu (první volná položka) Komentář k žádosti o platbu (např. monitorované období) Nově povinné pole

24 Žádost o platbu v IS Benefit V Výše NN schválených ze soupisky účetních dokladů Nevyplňuje se Uvedou se celkové výdaje = ŽoP příloha č. 5: Celkem – Žádost o platbu V jaké struktuře požadujete proplatit žádost o platbu. Investice x Neinvestice

25 Žádost o platbu v IS Benefit VI Celkové způsobilé výdaje skutečně vyúčtované v daném monitorovacím období dle skutečného členění na INV. a NEINV. Výdaje připadající na křížové financování vyúčtované v MO dle skutečného členění na INV. a NEINV. Vyúčtování výše investičních a neinvestičních prostředků v daném MO

26 Žádost o platbu v IS Benefit VII Finalizace ŽoP, ŽoP se převede do Monit 7+, po finalizaci není možné provádět žádné úpravy Tisk ŽoP po finalizaci Před finalizací zde nahrát povinné přílohy k ŽoP

27 Žádost o platbu v IS Benefit VII V případě, že bude ŽoP vrácena k dopracování, pro provedení oprav, musí příjemce provést „Storno finalizace“, po provedení oprav nutno opět „Finálně uložit“ STORNO FINALIZACE

28 Pokyny k vybraným přílohám I. Příloha č. 5 – Soupiska účetních dokladů obsahuje všechny účetní doklady (z přímých nákladů), které nárokujete k proplacení v dané MZ v případě partnerů s fin. příspěvkem nutno doložit celkovou soupisku za monitorovací období, dílčí soupisku za jednotlivé partnery a za příjemce člení se dle jednotlivých položek (kapitol) rozpočtu, dále se člení na příjemce a partnery sloupec „Datum uskutečnění výdaje“ (uvádět datum úhrady z projektového účtu nebo samostatné pokladny projektu) na soupisku uvádět přesné označení dokladů z účetnictví příjemce a partnerů v případě, že bude na faktuře více položek rozpočtu, je nutné v soupisce uvést samostatně každou položku

29 Pokyny k vybraným přílohám II. Příloha č. 6 – Kopie účetních dokladů nedokládat kopie účetních dokladů hrazených z NN účetní doklad musí obsahovat identifikaci projektu, doporučujeme zřídit projektové razítko se zkráceným názvem a registračním číslem projektu a účetní doklady otisknout tímto razítkem k MZ se dokládají pouze kopie úče dokladů s částkou přesahující Kč (tyto doklady ale musí být uvedeny na soupisce účetních dokladů, při kontrole MZ mohou být tyto doklady vyžádány k provedení namátkové kontroly) pokud je pro projekt nárokována pouze část celkové hodnoty účetního dokladu, je rozhodující výše této nárokované částky k fakturám dodávat předávací protokoly (i za služby), k fakturám nad 10 tis. Kč v případě, že není uzavřena kupní smlouva nebo smlouva o dílo dokládat objednávku k fakturám dokládat zúčtovací doklady – košilky (včetně 2 podpisů) u hotovostních výdajů se účetními doklady myslí výdajové pokladní doklady včetně prvotních dokladů (např. paragon)

30 Pokyny k vybraným přílohám III. Příloha č. 7 – Výpis z účtu projektu -do MZ dokládat kopie výpisu z bankovního projektového účtu za celé monitorovací období -každý výdaj ve výpise označit pořadovým číslem ze soupisky účetních dokladů (příloha č. 5) -označit nepřímé výdaje (NN) ve výpise z bankovního projektového účtu -při souhrnných refundacích dokládat interní účetní doklady

31 Pokyny k vybraným přílohám IV. Příloha č. 8 – Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu Do přílohy je nutné rozpracovat jednotlivé podpoložky, tak jak jsou uvedených ve schváleném rozpočtu projektu (je nutné přidávání nových řádku, poté je nutné zkontrolovat funkčnost přednastavených vzorců a případně je upravit) Časté chyby: –není rozpracován na jednotlivé podpoložky –v příloze byly odstraněny vzorce –sloupec „Platný rozpočet (schválený či upravený příjemcem v Kč)“ není upraven dle dodatku/přepracovaného rozpočtu –nevyplněn sloupec Pořadová čísla účetních dokladů na soupisce –do řádku 10.1 se vyplňují schválené NN (ze schváleného rozpočtu, ze soupisky účetních dokladů)

32 Pokyny k vybraným přílohám V. Příloha č. 9 Přepracovaný rozpočet projektu 3 v 1 přikládá se k MZ v případě nepodstatné změny rozpočtu projektu Do přílohy je nutné rozpracovat jednotlivé podpoložky uvedené ve schváleném rozpočtu projektu (příloha Smlouvy o realizaci GP popř. dodatek k této smlouvě) provedené změny zdůvodnit a popsat v monitorovací zprávě oddíl 10. Podstatné a nepodstatné změny v projektu, část Změny rozpočtu v monitorovaném období Časté chyby: - přesun z kapitoly byl vyšší než 15 % CZV (podstatná změna rozp.) - v příloze byly odstraněny vzorce - není rozpracován na jednotlivé podpoložky - při provedení nepodstatné změny rozpočtu sledovat % limity jednotlivých kapitol

33 Děkuji za pozornost Ing. Martin Málek