Finanční řízení 6. října 2010

Obsah  Financování ex-ante  Způsobilé výdaje  Přímé náklady dle kapitol  Nepřímé náklady  Účetnictví a dokladování  Nesrovnalosti

Financování ex-ante  1. zálohová platba - 25 % způsobilých výdajů (dle Smlouvy – bez ŽoP)  Další zálohové platby vychází z předložených Žádostí o platbu (ŽOP) na základě skutečně vynaložených způsobilých výdajů  ŽOP - generuje se z Benefitu 7+, podává se spolu s MZ v intervalu zajišťujícím plynulost realizace a financování  Max. 90 % schválené částky (10 % „zádržné“)  Závěrečná platba - dle skutečně vynaložených a schválených způsobilých výdajů

Způsobilé výdaje  Charakter výdaje (přiměřené, hospodárné, účelné, efektivní)  Účel výdaje (vazba na aktivity)  Prokazatelnost (doložené účetními doklady a požadovanými podklady, zaplacené)  Datum uskutečnění výdaje (od zahájení realizace po ukončení realizace – mzdy, audit – prokázané a zaplacené do závěrečné zprávy)  V případě, že poskytovatel dotace dojde na základě kontrol k závěru, že prokázaný výdaj nesplňuje některé z kritérií, neuzná výdaj jako způsobilý, a to i tehdy, byl-li tento výdaj schválen v rozpočtu

Přímé x nepřímé náklady Přímé náklady  Přímo přiřaditelné k určité konkrétní aktivitě projektu  Položky v rozpočtu  Prokazují se a podléhají kontrole Nepřímé náklady  Spojené s administrací, nelze je jednoznačně přiřadit k aktivitám  Stanoveny procentem z celkových přímých nákladů snížených o křížové výdaje  Nedokládají se, nejsou předmětem kontroly

Přímé náklady – – kapitoly rozpočtu

Osobní výdaje (kapitola 1)  Mzdové výdaje pracovníků, kteří mají v rámci projektu uzavřen pracovně právní vztah/poměrnou výši  Výdaje na odměnu zaměstnanců, kteří jsou v rámci projektu zaměstnáni na DPČ nebo DPP  Autorské honoráře  Zákonné odvody na SP a ŽP hrazené zaměstnavatelem  Další zákonné platby- pojištění, FKSP, nemocenské dávky

Vykazování osobních výdajů  Pracovní smlouvy (DPČ, DPP) + čestné prohlášení - max.1,5 úvazku u příjemce a partnerů  Výkazy práce za jednotlivé pracovníky (MZ) – pouze činnosti přímých nákladů  Výplatní listina nebo výplatní páska pracovníků, mzdový list  Výpis z projektového/ provozního účtu  Rozpis mzdových nákladů pracovníků projektu (příloha MZ)  Sestava mzdových nákladů (účetnictví) Sestava mzdových nákladů (účetnictví)

Pracovní smlouva, DPP, DPČ  v souladu se zákoníkem práce (č. 262/2006)  § 34 - druh práce, den nástupu, místo výkonu + další náležitosti (OP VK):  Identifikace projektu  Popis pracovní činnosti – dostatečně specifikovat  Rozsah činnosti  Výše odměny – hodinová/měsíční sazba (z rozpočtu - průměrový ukazatel, lze čerpat nerovnoměrně, ale nelze navyšovat)  Zakotvena povinnost odevzdávat pracovní výkaz  Publicita

Nejčastější chyby  Předčasná refundace mezd (max. 5 pracovních dnů předem)  Zaokrouhlování odvodů SP a ZP, FKSP  Nezakotvení odevzdávání výkazu práce do smlouvy

Cestovní náhrady (kapitola 2)  Tuzemské pracovní cesty patří do nepřímých nákladů  Způsobilé přímé náklady jsou jen zahraniční cesty, které ale musí být schváleny v rozpočtu a nelze je navyšovat

Zařízení 25% (kapitola 3)  Nehmotný majetek do Kč  Dlouhodobý nehmotný majetek nad Kč  Drobný hmotný majetek do Kč – výukový a spotřební materiál  Použitý drobný hmotný majetek (prohlášení prodejce, znalecký posudek na cenu atd.)  Nájem zařízení, operativní leasing  Daňové odpisy vlastního DHIM a DNIM  Výdaje na opravy a údržbu majetku pořízeného ze ZV  Křížové financování

Křížové financování 9%  Neinvestiční část - nábytek do 40 tis.Kč  Investiční část – nábytek, zařízení a vybavení - dlouhodobý hmotný majetek nad  Zařízení v KF k realizaci aktivit  Zařízení v KF pro realizační tým do 15tis/přepočtený úvazek  Limit podkapitoly musí být dodržen i při závěrečném vyúčtování

Dokladování  Dle platné legislativy  Faktura (objednávka/smlouva/dodací list)  Výběrové řízení  Inventární karta  Publicita (označení logy)  Příjemce nesmí zařízení zapůjčovat, jen partnerům s nefinanční účastí na základě smlouvy o výpůjčce

Nejčastější chyby  Dělení zakázek  Křížové financování  Vazba na aktivity

Nákup služeb 49 %(60%) (kapitola 4)  Dodávky související s realizací projektu (věcně i časově)  Dodavatelem služeb nesmí být zaměstnanec projektu  Publikace/školící materiály/manuály – nákup na zakázku vyvíjených publikací, školících materiálů  Odborné služby/Studie a výzkum  Výdaje na konference/kurzy – zajištění prostor a techniky  Podpora účastníků konference/kurzu (stravné, ubytování) – limity (300/1500 Kč), realizační tým je NN  Jiné výdaje – doprava

Stavební úpravy (kapitola 5)  Drobné stavební úpravy (do 40 tis. vč. DPH za všechny dokončené stavební úpravy jedné účetní položky majetku v rámci zdaňovacího období) – úprava pracovního místa pro osoby ZP, úprava prostor využívaných pro realizaci aktivit s CS  Stavební úpravy v rámci křížového financování pouze na majetku příjemce/partnerů/zřizovatele

Přímá podpora (20 %) (kapitola 6)  Výdaje týkající se přímo cílové skupiny (výdaje placené přímo osobami z cílové skupiny)  Smlouva o vzdělávání (příjemce – zaměstnavatel) – rozpis cestovních náhrad a rozpis mzdových příspěvků, doložit doklady a jejich proplacení  Mzdové příspěvky (pedagogové, akademici a další pracovníci ve školství) – poskytovány zaměstnavateli jako částečná náhrady mzdy pracovníka v době jeho účasti na dalším vzdělávání  Ubytování, jízdné, stravování (limity)  Doprovodné aktivity

Náklady vyplývající ze smlouvy (kapitola 7)  Audit (6 měsíců před koncem projektu musí být uzavřena smlouva s vhodným auditorem) –  Publicita (nepřímé náklady)  Ostatní (např. poplatky za vedení účtu – výdaje za vedení účtu jsou nepřímými náklady; náklady které vzniknou v době mezi podpisem smlouvy a zahájením realizace jsou nezpůsobilé)

Nepřímé náklady

NN - výčet  Odměňování pracovníků (kap. 1) – vedení účetnictví, mezd, rozpočtu, personalistika, úklid, opravy, publicita, PC správa, kopírování, tisk  Cestovné (kap. 2) – tuzemské cestovné, provoz vozidel  Zařízení (kap. 3) – kancelářské potřeby, zajištění občerstvení, odpisy budov, odpisy zařízení sloužící pro administraci, zařízení pro publicitu  Služby (kap. 4) – nájem pro administrativu, vodné…, internetové připojení, vedení účetnictví, daňové poradenství, vedení personalistiky, zajištění publicity, správa webu a PC, zajištění úklidu, ostrahy, notářské a správní poplatky  OSTATNÍ: bankovní poplatky, publicita..

NN – dokladování a kontrola čerpání  Stanoveny procentem 16/18 % ze způsobilých přímých nákladů ponížených o křížové financování  Změna v křížovém financování, nebo nedočerpání PN = změna výše NN, nelze překročit výši NN ze smlouvy  Nepřímé náklady se pro OP VK neprokazují ÚD, nepodléhají kontrole na místě  Nejsou dotčeny účetní postupy organizace ani další povinnosti – doporučujeme samostatné středisko pro PN a NN

Nepřímé náklady – čerpání  ŽoP = přímé náklady za monitorované období + 16/18% (NN) – úrok z projektového účtu  Čerpání NN libovolné, ale výše následující ŽoP je závislá na prokázaných PN, proto z hlediska plynulosti doporučujeme čerpání v % stanoveném ve smlouvě (převod na provozní účet)  Nutno sledovat čerpání NN vzhledem k prokázaným a schváleným PN, přečerpání NN při závěrečném vyúčtování je porušením rozpočtové kázně

Nezpůsobilé výdaje  Pokud vzniknou, hradí je příjemce z vlastních prostředků  Podrobný výčet obsahuje Příručka pro Příjemce (např. neopodstatněný nákup zařízení nebo služeb před ukončením projektu, výdaje věcně a časově nesouvisející s realizací projektu)

Účetnictví a doklady  Povinnost vést účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví  Oddělené účetnictví související pouze s realizací projektu (středisko projektu, popř. středisko PN a NN)  Účetnictví musí být vedeno elektronicky  Originály dokladů a soupisky účetních dokladů za celý projekt musejí být k dispozici u příjemce/partnera do roku 2025  Dokládání účetních sestav za středisko projektu k ŽoP (náklady a výnosy)

Náležitosti účetních dokladů  Označení účetního dokladu  Popis a obsah účetního případu a označení jeho účastníků  Peněžní částka nebo údaj o množství a ceně  Datum vyhotovení účetního dokladu  Datum uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem vyhotovení  Podpis osoby odpovědné za účetní případ a podpis osoby zodpovědné za jeho zaúčtování a schválení(kopie shodná s originálem)  Označení dokladu identifikací projektu  Pozor na obecné formulace (např. občerstvení)!  Doložit všechny doklady k jednotlivým položkám výdajů uvedených v soupisce  Vnitřní přeúčtování

Prokazování uskutečněného výdaje Faktura, zjednodušený daňový doklad  Musí obsahovat všechny náležitosti daňového dokladu  Označení identifikací projektu  Likvidační/průvodní list k faktuře  Doplnění faktur podkladem dle předmětu fakturace – dodací list, objednávka, smlouva, prezenční listiny, program kurzu  Zálohové faktury musí být vyúčtovány nejpozději do konce projektu

Prokazování uskutečněného výdaje Pokladna  Samostatná (oddělená) pokladna projektu NEMUSÍ být vedena  Pokud vedena je, musí být vnitřním předpisem příjemce stanoven její limit Samostatný účet projektu  Měsíční výpisy  Nesmí se zrušit dřív, než dojde k finančnímu vypořádání projektu  Převod prostředků z projektového na provozní účet jen v souvislosti s platbou k realizaci projektu, hromadné platby – interní doklad

DPH  Dotace z OP VK není předmětem daně  Příjemce dotace nemá nárok na odpočet DPH  DPH je způsobilým výdajem

Příjmy projektu  Projekt negeneruje příjmy  Úroky ze zvláštního účtu - odečítají se od prokazovaných výdajů v ŽoP

Nesrovnalosti – porušení rozpočtové kázně  Porušení rozpočtové kázně – dle zákona č. 250/2000 Sb.  Neoprávněné platby z projektového účtu – pokud jsou vráceny do 5 pracovních dnů není porušení rozpočtové kázně a nesrovnalost  Refundace – osobní výdaje 5 pracovních dní předem, jinak nejdřív ve stejný den  Nezpůsobilý výdaj zahrnutý v ŽoP – krácení ŽoP, příjemce je povinen neprodleně vrátit neoprávněně použité prostředky na projektový účet  Přečerpání limitovaných kapitol rozpočtu při závěrečném vyúčtování – KF, NN

DĚKUJI ZA POZORNOST Kontaktní Renáta Andělová Odbor regionálního rozvoje a evropských projektů