ASEP školení pro začínající zpracovatele Základní informace o zpracování a vkládání dat přes webovské formuláře.

Databáze ASEP – charakteristika ASEP – evidence publikační aktivity AVČR Bibliografická databáze Personální databáze Databáze, ze které se exportují data do jiných systémů Data od roku ústavů AV ČR (2016) cca 70 zpracovatelů ústavů

Databáze ASEP – kdo se o ni stará Zpracovatel – osoba zodpovědná za data ústavu Zajišťuje správné a včasné uložení dat do systému Spravuje autoritní záznamy ústavu Vytváří soubory pro RIV dle pokynů KNAV Podílí se na vývoji systému z pohledu potřeb svého pracoviště Knihovna AV ČR, v. v. i. Koordinace sběru dat celé AV ČR Pořádání školení, seminářů pro zpracovatele Zajišťuje vývoj a úpravy celého systému Exporty vybraných záznamů

Databáze ASEP – systém Vstup dat – myASEP - formuláře ARL - vyplněním formuláře se vytvoří záznam, který je ihned k dispozici v on-line katalogu - IPACu Úpravy dat – formuláře, klient ARL (program na počítači zpracovatele), úpravy záznamů, které nelze udělat ve formulářích, kontroly dat, kontroly duplicit, specializované výstupy a exporty dat výstupy, exporty – myASEP, klient ARL Zveřejnění 1 – on-line katalog ARL – IPAC/Repozitář AV ČR Zveřejnění 2 – Analytika ASEP (bibliografie ústavů, personální bibliografie, statistiky, grafické výstupy – analýzy) - Analytika ASEP–gama – výstupy podle týmů pro hodnocení AV

Důležité informace pro zpracovatele Knihovna AV ČR, v. v. i. ASEP homepage MyASEP - formuláře IPAC/Repozitář AV ČR Analytika ASEP Analytika ASEP-gama Kontakt

Podpora

Databáze ASEP – export Data z ASEPu jsou upravena tak, aby je bylo možno využít i v jiných systémech. RIV – Registr informací o výsledcích Vybrané záznamy jsou v ASEP označeny k exportu do databáze RIV. NUŠL – Národní registr šedé literatury Data šedé literatury jsou „sklízena“ do systému NUŠL. Více zdezde OpenAIRE - Open Access Infrastructure for Research in Europe Projekt OpenAIRE je financován EK, aby podporoval její politiku a pravidla otevřeného přístupu v rámci Horizontu Repozitář ASEP je sklízen pomocí OpenAIRE od října Více zdezde SEV – databáze vysokých škol

Zpracování - manuál, podpora Manuál ASEP Co patří a co nepatří do ASEP (RIV) Kam zařadit dokument Jak se vyplňují jednotlivá pole Číselníky Podpora ASEP Stránka, kde na jednom místě najdete informace a praktické rady, které se týkají všech součástí zpracování (formuláře, klient, katalogy)

Způsoby vytváření záznamů 1. Záznamy vytváří pouze zpracovatelé 2. Záznam vytvoří autoři, zpracovatelé záznamy zkontrolují  Individuální účet autorů Autor si zažádá o vytvoření účtu pomocí formuláře předregistrace, zpracovatel ho vytvoří. Autor potom vytváří své záznamy přes webový formulář, může se k nim vracet a opravovat. Může přidávat plné texty ke svým záznamům.  Anonymní účet Autor vytvoří záznam a odešle a záznam má k dispozici už jenom zpracovatel. Zásada: nové záznamy se vytvářejí přes webové formuláře.

1. Záznamy vytváří pouze zpracovatel  potřebuje úplné podklady ke zpracovávanému dokumentu, na jejichž základě zpracuje záznam a odešle ho k vystavení (do IPAC - online katalog)  Povinnost ohlášení práce má první autor z AV ČR uvedený ve zveřejněné publikaci  Podklady: - nejlépe originální dokument - kopie titulních listů, prvních stran článků… - oskenované titulní listy - webové zdroje – článek v on-line časopise, WOK, SCOPUS, NK Ulrich…

2. Formulář vyplní vědec – zpracovatel kontroluje, odesílá do IPAC  je nutné kontrolovat hlavně správnost a úplnost údajů (především autory, RČ, ISSN/ISBN, projekty, překlady, počet autorů, webové odkazy, afiliace autorů atd.  podklady (originální dokument, kopie titul. listů)  využívat zdroje na internetu např.: RIV – databáze výsledků, hodnocení, struktura dat, číselníky, metodika CEP – databáze projektů CEZ – databáze výzkumných záměrů Web of Science/JCR Ulrich, ISSN – ověření ISSN českých časopisů SCOPUS/SJR, ERIH JIB, Národní knihovna ČR Linky viz

Zpracovatel by neměl:  vyhledávat podklady pro záznamy sám  vymýšlet klíčová slova, anotace, překlady  rozhodovat u "nejednoznačných" dokumentů, zda se mají či nemají zařadit do RIV  přiřazovat institucionální podporu (RVO) a granty

RIV x ASEP RIV  v databázi jsou vybraná data z databáze ASEP, záznamy musí splňovat metodiku RIV  databázi provozuje Úřad vlády a odpovídá za ni Rada pro výzkum, vývoj a inovace (zajišťuje aktualizaci dat, určuje strukturu dat, hodnocení dat…) ASEP  databázi provozuje Knihovna AV ČR a odpovídá za ni oddělení ASEP  zaslaná data můžeme opravovat, vytváří se statistiky…

Přihlášení do myASEP zápis, editace, mazání záznamů Přístup do formulářů – IPAC – přihlášení do myASEP Obdržíte přihlašovací jméno a heslo

Přihlášení do myASEP zápis, editace, mazání záznamů Nový záznam – zápis záznamů, formuláře Všechny záznamy – zobrazení všech záznamů ústavu (odeslané i neodeslané) v aktuálním sběru, možnost editace, smazání záznamů Odeslané záznamy – odeslané záznamy ústavu v aktuálním roce sběru Neodeslané záznamy – všechny neodeslané záznamy ústavu v aktuálním roce sběru Kontroly dat – kontroly záznamů před RIV Výstupy RIV – generování vav souborů pro poskytovatele Autority autorů – výstupy pro kontrolu autorit Záznamy ústav v IPAC – záznamy ústavu za všechny roky Záznamy s uloženým plným textem – všechny záznamy ústavu s plným textem (všechny statusy) Záznamy s uloženou recenzí – záznamy, které mají citační ohlas nebo recenzi Záznamy s uloženým plným textem pro NUŠL – všechny záznamy ústavu, jejichž plný text je označen pro NUŠL Archiv – všechny záznamy ústavu, jejichž plný text má status Archiv

Zapsání a uložení záznamu 1. Zpracovatel se přihlásí do myASEP 2. Nový záznam - vybere druh dokumentu, který bude vytvářet, zobrazí se prázdný formulář 3. Vyplní pole, použije rejstříky 4. Záznam uloží – tím se záznamu přidělí jednoznačné systémové číslo (SYSNO) 5. Pokud je záznam zkontrolovaný, může se zveřejnit v on-line katalogu - zaškrtne se 6. Odeslanému záznamu se přidělí handle (trvalý odkaz) 7. Uložený záznam je možno editovat

Nový záznam – výběr databáze

Nový záznam – výběr formuláře

Nový záznam - formulář Nový záznam Návrat do myASEP Volba zobrazení formulářů Uložení záznamu Kopie záznamu Nahrát přílohu Vyhledání sysna (sedmimístné číslo, zleva doplněné nulou Volba formátu zobrazení, šipky schovají zobrazení Kontrola záznamu Tisk Odhlášení Odkaz do rejstříku Přidání/smazání dalšího bloku polí

Nápověda

Po uložení se přidělí sysno a na liště se objeví Do IPAC Po odeslání do IPAC se přidělí handle – trvalý link. Záznam je od té doby vyhledatelný v IPAC a zveřejněn na AA Pole je přepínací – zobrazování v IPAC lze opět vypnout Odesíláme do IPAC pouze zkontrolované a ověřené záznamy!! Při uložení budou probíhat automatické kontroly (nastavujeme) Před uložením – Podpora - Desatero kontroly záznamuDesatero kontroly záznamu

Rok sběru – pole c26 podpole d = rok vykazování Rok sběru (vykazování, odevzdání do RIV) Rok vydání (rok uplatnění) Rok sběru = rok odevzdání dat do RIV (duben, květen), může se lišit od roku vydání, přidělí se automaticky při uložení záznamu Překlopení roku sběru provádíme v březnu, do té doby by měly být zapsány všechny záznamy, které zapsat lze. V aktuálním roce sběru lze editovat všechny údaje v záznamu Rok sběru – v klientovi v zákl. zobrazení Rok sběru ve formulářích Rok sběru v IPAC

myASEP – aktuální rok sběru – všechny záznamy neodeslán odeslán

Rejstříky Autoři Názvy periodik Názvy sborníků Názvy konferencí Granty Spolupracující instituce Než zapíšeme novou autoritu, ověříme, zda již není v rejstříku !! Pokud je potřeba autoritu opravit, lze to udělat: -přes formuláře -přes program klient Autority periodik má práva opravovat pouze KNAV

Rejstříky – ikona zeměkoule na konci řádku

Rejstřík autorů – dvojím poklikem vybereme požadovaného autora. Pokud se jedná o autora z ústavu AV, je v rejstříku uvedený se jménem i příjmením a zkratkou ústavu Vyhledávací termín Volba zobrazení Načtení dalších termínu z rejstříku Výsledek vyhledávání Spuštění vyhledání Skrytí okna zobrazení

Rejstřík projektů – vyhledání podle čísla projektu nebo ústavu Uvádí se všechny projekty, za jejichž finanční podpory výsledek vznikl. Projekty CEP: uvádí se projekty, kde je ústav příjemcem či spolupříjemcem (platí i pro spolupracující ústavy). U projektů CEP je nutno uvádět správné číslo z rejstříku projektů CEP (předdefinované autority). U projektů EU se vyplní Název poskytovatele EU. U projektů, které nejsou v CEP se uvádí číslo, poskytovatel do pole Poskytovatel ostatní a země projektu. Popis jednotlivých polí u projektů viz Autorita - projektAutorita - projekt

RVO Uvádíme RVO za všechny spolupracující ústavy

Oprava autority Zobrazení uživatelský formát – lupa Autorita se otevře v samostatném okně. Po editaci uložíme

Lze editovat záznamy i autority pouze svého ústavu Přihlášen je ARUB, záznam patří GLU

Editace, smazání záznamu aktuální rok sběru - správa všech záznamů ústavu, editace, mazání ostatní roky sběru – lze editovat s výjimkou polí projekt, označení záznamu do RIV, RVO

myASEP x klient Změny, které nelze dělat v myASEP, ale pouze v klientovi: Změna typu dokumentu Vložení mazacích kódů Provázání autorit (provdané autorky) Náhled chronologie změn v záznamu

Anonymní a individuální přístup Anonymní přístup -– např. brigádníci, začínající zpracovatelé bez hesla… Je nutné se přihlásit do myASEP Má nastavena práva na zápis nového záznamu Uložení záznamu = odeslání záznamu mimo konto anonymního přístupu zpracovateli v ústavu (osobě odpovědné za zpracování publikační činnosti) Po uložení/odeslání záznamu se nemůže vracet a editovat záznam Nemá práva na přikládání plných textů k záznamům Individuální přístup – vědci, brigádníci individuální uživatelé zapisují záznamy, vidí záznamy, které vytvořili - odeslané i neodeslané editovat mohou pouze neodeslané záznamy v aktuálním roce sběru Jakmile zpracovatel zkontroluje záznam a odešle jej do IPAC, ztrácí právo na editaci a mazání záznamu mohou přidávat plné texty k záznamům, kde jsou uvedeni v autorských údajích (i ke spolupracím)

Export dat do RIV Export dat do RIV se řídí pravidly, které jsou popsány v Metodice zařazení dat do RIV (viz podmínky zařazení do RIV) Příznak, že je záznam označen k odevzdání do RIV se zobrazí ve zkráceném formátu: BC-A 2016 RIV US eng J - Článek v odborném periodiku Ve výběru formátu zobrazení je také formát pro RIV (formuláře, IPAC – obsahuje pole, které jsou nadefinována v exportu do RIV Některé typy dokumentů lze exportovat do RIV pouze jako O – ostatní nebo jiný typ dokumentu – „Uložit do RIV jako“ Podpora - Desatero kontroly záznamů před exportem do RIVDesatero kontroly záznamů před exportem do RIV

Popis údajů RIV 2015 a Metodika hodnocení

IPAC - on-line katalog databáze ASEP / Institucionální repozitář AV ČR

IPAC - slovník - rejstříky

Linky v IPAC do RIV, DOI, WoS, SCOPUS, repozitář (v budoucnu do PubMed – zatím pouze na AA)

Analytika ASEP – dynamické webové stránky

Analytika ASEP

Analytika ASEP – statistika pro oddělení

Analytika ASEP – záznamy, odkazy

Web IS VaV

Web IS VaV

Co kde hledat?  CEP – centrální evidence projektů, ověření správného zápisu projektů (prefixy…)  RIV – registr informací o výsledcích, kontrola již odevzdaných záznamů, hodnocení záznamů

CEP – centrální evidence projektů

RIV – rejstřík informací o výsledcíc h

Provázání záznamů CEP – RIV účastníci projektu

Provázání záznamů CEP – RIV výsledky k projektu

Provázání RIV – CEP Projekt, výzkumný záměr k výsledku

Hodnocení RIV 2014 – „šedivý“ web

WoS put.do?product=WOS&SID=Z1gnH2A9lhJaDbfP6pN&sear ch_mode=GeneralSearch Podle WoSu je potřeba zkontrolovat: počet autorů, afiliace, název, rok vydání, název časopisu, ročník, číslo, strany od-do, projekty, druh dokumentu, ISSN/ISBN Doplní se DOI, ut wos. Pokud jsou některé údaje v záznamu WoS chybné, je možné je opravit přes Suggest a correction. Pokud je rok sběru shodný s rokem vydání a záznam není ve WoS a není potřeba ho poslat do RIV na končící grant, je lepší záznam poslat až příští rok, až se ve WoS objeví.

SCOPUS Podle SCOPUSu je potřeba zkontrolovat: počet autorů, afiliace, název, rok vydání, název časopisu, ročník, číslo, strany od-do, druh dokumentu, ISSN/ISBN, DOI Doplnit SCOPUS ID (doporučeno) – exportuje se do RIV

Termíny, na co dát pozor systém je on-line - zpracovávat průběžně - opravovat a odesílat do IPAC povinnost hlásit práci má první autor z AV ČR uvedený na zveřejněné publikaci Aktuální doporučení Akademické rady psát do všech záznamů do RIV RVO (institucionální podpora) všech AV pracovišť Ověřovat správnost zápisu projektů CEP, kde je ústav příjemcem Leden - vytvářejí se statistiky za celou AV ČR + GA AV ČR Březen/duben – překlopení roku sběru Duben/květen - příprava dat pro RIV Léto - mimořádné opravy předchozích sběrů a opravy rozporů v RIV Srpen – září - hledané projekty bez výstupu, opravy Podzim – seminář ASEP, novinky, důležité informace

Kontakty, připomínky, dotazy Jana Doleželová Zdeňka Chmelařová Kateřina Durecová Petra Bártková Karolina Podloucká