Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o. Osvoboditelů 380, Louny Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/34.0644Číslo sady 37 Číslo.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o. Osvoboditelů 380, Louny Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/34.0644Číslo sady 37 Číslo."— Transkript prezentace:

1 Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o. Osvoboditelů 380, Louny Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/ Číslo sady 37 Číslo DUM 20 Předmět Písemná a elektronická komunikace Tematický okruh Písemná komunikace v současných právních podmínkách Název materiálu Příprava porady a záznam jednání Autor Mgr. Jaroslava Kuhnová Datum tvorby listopad 2013Ročník 4. Anotace Prezentace vysvětlující písemnosti, které se týkají přípravy porady a záznamu jednání tj. pozvánka, prezenční listina a zápis z jednání/porady. Metodický pokyn 1.Vyučující vysvětlí jednotlivé snímky prezentace, které konzultuje s dotazy žáků (mají před sebou otevřené učebnice s konkrétními písemnostmi). 2.Snímek č. 11 (Slova napsaná kurzívou nahraďte synonymy ) zadá jako samostatnou práci. 3.Kontrola samostatné práce podle správného řešení – snímek č. 12. Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Mgr. Jaroslava Kuhnová. Dostupné z Metodického portálu ISSN: Provozuje Národní ústav pro vzdělávání, školské poradenské zařízení a zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků (NÚV).

2 Příprava porady a záznam jednání 1.Pozvánka 2.Prezenční listina 3.Zápis z porady

3 Pozvánka na poradu Měla by obsahovat tyto náležitosti:  Název firmy/organizace, která poradu svolává  Účel porady, název akce  Datum konání, hodina zahájení  Místo konání (při externích poradách přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří)  Program porady (jednotlivé body jednání, příp. i s časovým rozvržením a jmény referentů)  Plánovaná doba trvání, příp. termín ukončení porady  Důležité poznámky pro účastníky (dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí cestovné apod.)  Místo a datum vyhotovení  Jméno a funkce toho, kdo poradu svolává (za jméno se u rozmnožených pozvánek uvádí zkratka v. r., což znamená vlastní rukou; vlastnoruční podpis se pak už nepřipojuje nebo se rozmnoží již podepsaný originál)

4 Úprava pozvánek  Na list bez předtisku (nejčastěji, samostatná úprava v textovém editoru, může mít více stránek, které se překládají)  Na dopisní předtisk (více osobní pozvánka, protože oslovuje přímo zvaného účastníka; používáme v případech, kdy zveme jen několik málo osob a program jednání není obsáhlý)  Jako osobní dopis vedoucího pracovníka (individuální písemnost, zveme tak významné hosty, tištěnou pozvánku připojíme)

5 Zasílání pozvánek  Na běžné pracovní porady se posílají pozvánky týden předem.  Na důležitější jednání a konference (externí účastníci) s měsíčním předstihem.  U konferencí, sympozií s mezinárodní účastí se pozvánky rozesílají ještě dříve. Písemné materiály, jako návrhy, posudky, rozbory apod. musí účastníci obdržet včas, aby si je mohli prostudovat a připravit se na diskuzi.

6 Prezenční listina/Listina přítomných Měla by obsahovat tyto náležitosti:  V záhlaví název pořádající organizace, příp. logo  Druh porady/akce  Datum a místo konání  Pořadové číslo účastníka  Jméno a příjmení účastníka  Vlastnoruční podpis účastníka  Pracovní funkce účastníka (není nezbytné)  Uspořádání písemnosti se liší podle povahy porady

7 Prezenční listina/Listina přítomných  Zúčastňuje-li se jednání stálý okruh účastníků, bývají předtištěna jejich jména, popř. i funkce. Připojujeme pouze podpisy.  Někdy se na prezenční listině uvádějí pouze názvy pozvaných organizací, protože není známo, kdo je bude zastupovat.  Pro porady/akce s proměnlivým okruhem účastníků se zhotovují prezenční listiny bez předtištěných jmen nebo názvů organizací.  Listiny přítomných lze zpravidla použít pro více porad a akcí, a proto jsou trvale uloženy v PC a podle potřeby se vytisknou.

8 Zápis z porady  Písemný doklad o průběhu porady, schůze, konference, jednání či jiné akce.  Má se vyhotovovat týž den, kdy se porada konala (nejpozději druhý den).  Čísluje se podle druhu porady, rozmnožuje a posílá účastníkům porady (v současné době upřednostňujeme elektronickou poštu).  Zápisy se ukládají, jsou písemným dokladem o jednání, velmi důležitým nástrojem řízení, uvedené údaje jsou východiskem pro další jednání.  Zápis slouží jako dokument pro kontrolu přidělených úkolů a termínů, pro kontrolu toho, co bylo projednáno a s jakým výsledkem.  Musí být jasně formulované, pravdivé a přehledné.  To, co je v zápise, je závazné pro všechny přítomné. Proto je potřeba, aby si zapisovatel byl správností všech údajů jistý, příp. vedoucí srovnal text zápisu s projednávanou skutečností.  V případě pochybností je třeba zapsané skutečnosti, data, číselné údaje po poradě u diskutujících ověřit.

9 Zápis z porady Měl by obsahovat tyto náležitosti:  Číslo zápisu  Druh porady  Datum konání porady  Údaje o přítomných, omluvených a hostech (vyjmenujeme nebo přiložíme prezenční listinu)  Program porady  Obsah jednotlivých bodů jednání  Uložené úkoly, jména těch, kteří odpovídají za jejich splnění, a termíny splnění uložených úkolů  Datum a místo vyhotovení zápisu  Jméno zapisovatele, zhotovitele zápisu  Jméno a funkci vedoucího porady  V jedné instituci by všechny zápisy měly mít jednotnou podobu.

10 Zápis z porady Rozlišujeme tři druhy zápisů:  Stručný zápis Jsou v něm zachyceny jednotlivé body jednání, rozhodnutí, ke kterému porada dospěla, a úkoly, které z ní vyplynuly.  Podrobnější zápis Pořizujeme při důležitých poradách. Uvádějí se v něm jména diskutujících, stručný obsah referátů a diskuzních příspěvků. Pokud účastníci porady požádají o zaprotokolování připomínky, zapíše se její doslovné znění.  Doslovný zápis Zhotovují se při jednáních v parlamentu, při významných konferencích a jiných závažných jednáních. Zápis se stenografuje souběžně s jednáním, stenografové se při psaní střídají a potom stenogram přepisují. Současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam.

11 Slova napsaná kurzívou nahraďte synonymy. 1.Ing. Kolařík přednesl obsáhlou zprávu o rozboru hospodaření. 2.Mgr. Nová věnovala pozornost zásobování potravinami. 3.P. Oliva podotkl, že letos má myslivecké sdružení zájem o koupi většího množství sena. 4.MVDr. Zajíc hovořil o ztrátách na hospodářských zvířatech. 5.Bc. Menšík upozornil na zjištěné závady v oblasti škod. 6.JUDr. Hudec podal informaci o protipožárních opatřeních. 7.PhDr. Dolanská poukázala přímo na zakázky z agendy vkladů. 8.Pí Králová, DiS. měla připomínku k vymáhání pohledávky od firmy Q, která je v likvidaci. A podat zprávu, přednést informaci informovat, referovat, seznámit, sdělit B podtrhnout, položit důraz, zdůraznit, připomenout, zaměřit se, vyzdvihnout C poznamenat, konstatovat, zmínit se, naznačit, uvést, mluvit, přednést připomínky

12 Správné řešení  1. A  2. B  3. C  4. C  5. B  6. A  7. B  8. C

13 Zdroje FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; JONÁŠ, Ivan; KULDOVÁ, Olga. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2. Praha: Fortuna, 2005, ISBN OLCHAVOVÁ, Jana a kol. Písemná a ústní komunikace. -: HYL s.r.o., 2010, ISBN NEUGEBAUER, Tomáš. Nová pravidla písemné a elektronické komunikace. -: Computer Media s.r.o., 2009, ISBN ŠTIKOVÁ, Stanislava. Obchodní korespondence 1. Plzeň: Ing. Stanislava Štiková - Korespondent, 2001, ISBN -. FLEISCHMANNOVÁ, Emílie a kol. Obchodní korespondence pro střední školy. Praha: Fortuna, 2000, ISBN FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; KULDOVÁ, Olga. Hospodářská korespondence 1. Praha: SPN, 1992, ISBN PREISLEROVA, Milada. Technika administrativy IV. Praha: Fortuna, 1994, ISBN


Stáhnout ppt "Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o. Osvoboditelů 380, Louny Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/34.0644Číslo sady 37 Číslo."

Podobné prezentace


Reklamy Google