Aktuální změny v právní úpravě a praxi spisové služby

Aktuální změny v právní úpravě a praxi spisové služby
Nový Bydžov a Hradec Králové Martin Landsmann, Radek Pokorný

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb
Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Spisová služba? Zákon: výkonem spisové služby zajištění rozumíme odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Jinak: hovoříme-li o spisové službě, také spisové evidenci či spisové manipulaci, v širším významu kancelářské službě, máme pod tímto pojmem na mysli celý soubor pracovních činností spojených s manipulací s písemností – dokumentem, zahrnuje celkový oběh dokumentů či jiných dokladů a manipulaci s nimi až po provedení skartace, případně fyzické likvidace.

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Ještě jinak: Spisová služba se odvíjí od pojmu „spis“ – tedy od souboru dokumentů (dříve nazývaných písemnosti) k jedné věci (záležitosti), tak jak se vytvoří v procesu jejího vyřizování Smyslem je co nejjednodušší a zároveň nejúčelnější nakládání s dokumenty tak, aby byly včas vyřazovány dokumenty bez dokumentární hodnoty a již nepotřebné pro provoz daného úřadu a zároveň zachovány dokumenty s právní a historickou hodnotou pro další použití.

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa spisová služba se tedy týká první části životního cyklu dokumentu, od jeho vzniku (např. přijetí, založení), kdy je využitelný především pro právní a správní účely s akcentem na praktické využití, postupem času však tato funkce slábne, z některých dokumentů (cca 3-5 %) se stane historický pramen, uložený v archivu, ostatní jsou zničeny

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa původcem je každý, z jehož činnosti dokument vznikl; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán, např. městský úřad spisovnou místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce k provádění skartačního řízení, např. určitá místnost nebo systém elektronické spisové služby, dále rozlišujeme např. odborové a příruční

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Povinnosti v oblasti spisové služby upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů pro několik skupin původců. § 3 odstavec 1, kterým je stanovena skupina subjektů souborně označených jako veřejnoprávní subjekty, a to jako nositelů povinností uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií.

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Veřejnoprávními subjekty jsou: … f) územní samosprávné celky, (včetně obcí) g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu, h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu, j) školy a školská zařízení

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Příloha č. 2 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie: Zápisy ze zasedání orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních Zakládací listiny, statuty, organizační řády a další dokumenty o organizační struktuře, vedení, správě, řízení, kontrole, činnosti a jejich výsledcích orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních,

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa justičních složek všech stupňů i druhů, notářství, státních zastupitelství a jejich předchůdců, státních příspěvkových organizací a příspěvkových organizací obcí a krajů, hospodářských, rozpočtových a ostatních státních organizací řízených, popřípadě spravovaných státními orgány nebo národními výbory, a předchůdců těchto organizací,

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa obchodních organizací založených anebo ovládaných ústředními a jim podřízenými orgány státní správy, orgány územní samosprávy a jejich předchůdců, družstevních organizací, jejich zařízení a předchůdců, všech součástí a zařízení ozbrojených sil a bezpečnostních složek, politických stran, politických hnutí, občanských sdružení, odborových organizací a organizací zaměstnavatelů, Mezinárodní smluvní dokumenty prezidentské, vládní a resortní úrovně Dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí Dokumentace významných staveb Kroniky

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Roční rozpočty, závěrečné účty, roční účetní závěrky Historické sčítací archy obyvatelstva Soudní rozsudky pro politické delikty, pro zločiny proti lidskosti, pro omezování lidských práv a svobod, pro závažné trestné činy proti životu, zdraví a majetku občanů Osobní spisy významných osobností politického, hospodářského, vědeckého, technického, kulturního, náboženského, církevního a sportovního života Rukopisy významných literárních děl Podací deníky, rejstříky k nim, elenchy, kmenové listy, globální archy a další typy základních evidenčních pomůcek spisové služby Privatizační projekty Rehabilitační spisy

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Třídní výkazy, katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, protokoly o maturitních zkouškách vydané základními a středními školami a protokoly o státních závěrečných zkouškách na vysokých školách Dokumenty vzniklé z činnosti bezpečnostních složek v období komunistického totalitního režimu Originální negativy, duplikační kopie a duplikační negativy hraných, dokumentárních a animovaných filmů

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Dokumenty, které obsahují zásadní informace o životních poměrech obyvatelstva v dobových státoprávních a ekonomických podmínkách, strategiích, koncepcích a plánování rozvoje hospodářství včetně důležitých účetních a statistických výkazů a přehledů, měnové politice, majetkoprávních poměrech a jejich změnách, o konfiskacích a restitucích majetku, právní úpravě mezinárodních vztahů,

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa tvorbě právních předpisů včetně jejich nerealizovaných návrhů, státních hranicích, územním členění státu, hranicích správních obvodů, symbolech státu a územních samosprávných celků, místních názvech a jejich změnách, o slučování a dělení obcí, vývoji a stavu zdravotnictví, sociální péče a pomoci v hmotné nouzi a úrovně bydlení, vývoji a stavu vědy a techniky, vývoji a stavu školství, kultury a umění, tělesné výchovy a sportu, vývoji a stavu dopravy a spojů,

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa územním plánování, zásadních změnách a opatřeních v ochraně životního prostředí, geologických a půdních průzkumech, technickém rozvoji včetně patentů na významné vynálezy, kulturních památkách a jejich údržbě, rekonstrukci a ochraně, životě a díle významných osobností, volebních výsledcích a výsledcích referend, členství v mezinárodních organizacích.

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa § 63 odstavec 1, kterým je stanovena skupina subjektů souborně označených jako určení původci, a to jako nositelů povinnosti vykonávat spisovou službu v plném rozsahu, tedy zajišťovat odbornou správu dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Určenými původci jsou: obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem Hradec Králové, Nový Bydžov, Chlumec nad Cidlinou, Černilov, Nechanice, Praskačka, Smiřice, Smidary, Třebechovice pod Orebem, Všestary

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Povinnosti „ostatních obcí“ vyplývají z § 63 odstavce 2 zákona, kterým je stanoveno, že obce, které nepatří mezi určené původce, a dále školy a veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona vykonávají spisovou službu v rozsahu ustanovení § 64, § 65, § 66, § 67, § 68 odst. 1 až 3, § 68a a § 69a zákona, tedy včetně spisového řádu a vyjma specifických podmínek pro spisovny.

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa § 63 odst. 3, kterým je dále umožněn výběr podmínek výkonu spisové služby, a to veřejnoprávním původcům uvedeným v § 3 odst. 1 písm. e), g) organizačním složkám územních samosprávných…, h) právnickým osobám zřízeným… samosprávnými…, j) školám a školským zařízením l) a obcím, které mohou vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě.

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Dotčený subjekt Povinnost Ustanovení Způsob vedení spisové služby obce s pověřeným obecním úřadem, obce se stavebním úřadem, obce s matričním úřadem plný rozsah spisové služby § 63 odst. 1 písm. d) zákona možnost výběru mezi listinnou a elektronickou ostatní obce, školy a školská zařízení, organizační složky územních samosprávných celků, právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky plný rozsah spisové služby s výjimkou ustanovení § 68 odst. 4, tj. budova, kde je umístěna spisovna nemusí splňovat podmínky z tohoto ustanovení § 63 odst. 2) zákona

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Vyhláška č. 259/2012 Sb. má logickou strukturu, takže popisuje spisovou službu od začátku, tj. od vzniku, případně doručení dokumentu, konverze, evidování, vyřizování, vyhotovování, odesílání, ukládání ke skartačnímu řízení. Vyhláška převzala do své úpravy také problematiku do řešenou nařízením vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, a vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, čímž představuje systematickou a kompletní právní úpravu podmínek odborné správy dokumentů jak pro dokumenty v analogové podobě, tak pro dokumenty v digitální podobě.

Spisová služba jako informační systém, NSESS
Elektronický systém spisové služby (ESSL, ERMS) je informační systém určený ke správě dokumentů ve smyslu ustanovení § 2 písm. l) zákona č. 499/2004 Sb., s použitím § 63 odst. 3 téhož zákona. Elektronický systém spisové služby podporuje a je kompatibilní se spisovým plánem, který odpovídá potřebám organizace, jež spisový plán udržuje; elektronický systém spisové služby musí být kompatibilní s požadavky stanovenými národním standardem pro elektronické systémy spisové služby

Požadavky na elektronické systémy spisové služby jsou stanoveny „národním standardem pro elektronické systémy spisové služby“ vydaným na základě zmocnění obsaženého v § 70 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. je závazný pro subjekty, které vykonávají spisovou službu v elektronických systémech spisové služby podle zákona č. 499/2004 Sb., avšak není certifikován a shodu konkrétní spisové služby se standardem prohlašuje výrobce

Národní standard byl zveřejněn ve Věstníku Ministerstva vnitra dne 1. července 2009 v částce 76 a s účinností od 1. ledna zrušen a nahrazen novým Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. V souvislosti s novelou zákona č. 499/2004 Sb. provedenou zákonem č. 167/2012 Sb., pak bylo ve Věstníku Ministerstva vnitra v částce 64 zveřejněno nové znění nové znění Národního standardu pro spisové služby, které nabylo účinnosti dne 11. července 2012. VMV čá. 64/2012 (část II)

Národní standard upravuje zejména spisový plán a organizaci spisů, příjem a evidenci dokumentů, vyhledávání, výběr a znázornění dokumentů, ukládání a vyřazování dokumentů, ale též požadavky na kontrolu a bezpečnost systému, a to v minimálním rozsahu požadavky, jejichž užití je pro uživatele národního standardu povinné, nebo doporučené pro určité uživatelské prostředí, anebo nepovinné.

Spisová služba vedená v listinné podobě
Odbor archivní správy a spisové služby MV ČR vydal metodický pokyn pro práci s dokumenty v digitální podobě. Zde jsou metodická doporučení ke klíčovým otázkám příjmu, konverze, odesílání a ukládání digitálních dokumentů původci, kteří vedou listinnou spisovou službu. Ke stažení na adrese pdf.aspx

Podrobnosti výkonu spisové služby
příjem dokumentů označování dokumentů evidence dokumentů rozdělování a oběh dokumentů oběh dokumentů vyřizování dokumentů vyhotovování dokumentů podepisování a dokumentů a užívání odesílání dokumentů ukládání dokumentů vyřazování dokumentů

Příjem dokumentů doručené dokumenty se přijímají na místě k tomu určeném (podatelna) dokument předaný původci mimo podatelnu nebo dokument vytvořený z podání učiněného ústně se předá bezodkladně podatelně podatelna musí být vybavena zařízením pro příjem datových zpráv. Pokud původce vykonává spisovou službu v elektronických systémech spisové služby, je příjem zajištěn tímto systémem, nebo na něj má automatizovanou vazbu

Příjem dokumentů na úřední desce musí být zveřejněno:
adresa pro doručení dokumentů v analogové podobě a digitální podobě na přenosných technických nosičích dat úřední hodiny podatelny elektronická adresa podatelny identifikátor datové schránky další možnosti elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce připouští přehled datových formátů, ve kterých přijímá dokumenty

Příjem dokumentů přehled přenosných technických nosičů dat
způsob nakládání s dokumenty neúplnými nebo obsahujícími škodlivý kód důsledky vad dokumentu pokud původce nezřizuje úřední desku, musí být tyto údaje uvedeny na jeho internetových stránkách

Údaj zveřejňovaný na úřední desce Ustanovení vyhlášky č. 259/2012 Sb.
adresa pro doručování dokumentů v analogové podobě, která je současně adresou pro doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických nosičích dat § 2 odst. 2 písm. a) úřední hodiny podatelny § 2 odst. 2 písm. b) elektronická adresa podatelny, kterou je adresa elektronické pošty § 2 odst. 2 písm. c) identifikátor datové schránky (má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, popřípadě identifikátory dalších datových schránek, má-li je veřejnoprávní původce zřízeny a zpřístupněny, spolu s informací o vnitřní organizační jednotce, agendě nebo činnosti původce, pro které jsou další datové schránky určeny § 2 odst. 2 písm. d) další možnosti elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce připouští § 2 odst. 2 písm. e) přehled dalších datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě, ve kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických, popřípadě jiných parametrů § 2 odst. 2 písm. f) přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů § 2 odst. 2 písm. g) způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných původcem § 2 odst. 2 písm. h) důsledky doručení neúplného anebo poškozeného dokumentu v analogové podobě nebo dokumentu v digitální podobě, které nejsou podáním nebo podnětem a nelze je vyřídit podle jiného právního předpisu § 2 odst. 2 písm. i)

Příjem dokumentů původce zaznamená datum doručení dokumentu
u digitálního dokumentu se zaznamenává i čas doručení s přesností na sekundy analogový dokument opatří bezodkladně otiskem podacího razítka, které obsahuje název původce datum doručení dokumentu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů počet listů dokumentu, příloh a počet listů těchto příloh počet a druh příloh, jsou-li v nelistinné podobě

Příjem dokumentů původce zjišťuje, zda je dokument
v analogové podobě úplný a čitelný v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, úplný, lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje škodlivý kód, je v datovém formátu a na nosiči, který podatelna přijímá pokud je původci dodán dokument, který nesplňuje výše uvedené, a lze zjistit jeho kontaktní údaje, vyrozumí jej o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se původci ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, dokument dále nezpracovává. Stejně se postupuje, není-li původce schopen určit odesílatele vadného dokumentu

Příjem dokumentů původce u doručeného dokumentu v digitální podobě dále zjišťuje zda je podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou, popřípadě opatřen kvalifikovaným časovým razítkem platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky a časového razítka včetně kvalifikovaných certifikátů, na kterých jsou založeny pokud původce vykonává spisovou službu v elektronickém systému spisové služby, zaznamená zjištěné údaje v tomto systému, listinné podobě, zaznamená tyto údaje na dokument v analogové podobě, vzniklý převedením doručeného dokumentu

Příjem dokumentů zaznamenávají se následující údaje o výsledku zjištění název nebo obchodní firma poskytovatele certifikátů údaj o době, kdy byl certifikát vydán, popř. datum a čas kdy byl zneplatněn jména, příjmení, název nebo obchodní firma držitele certifikátu výsledek, datum a čas ověření platnosti el. podpisu, značky časového razítka a jejich certifikátů a čísla seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátu ověřována pokud je původce schopen z dokumentu v digitální podobě zjistit adresu odesílatele, potvrdí mu, že dokument byl doručen a splňuje podmínky pro přijímání dokumentů potvrzení obsahuje datum a čas doručení dokumentu charakteristika datové zprávy umožňující její identifikaci

Příjem dokumentů pokud je v adrese na doručené obálce obsahující dokument v analogové podobě uvedeno na prvním místě jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá se obálka adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí neodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování; obdobně postupuje rovněž adresát, na jehož adresu elektronické pošty, která není zveřejněna jako elektronická adresa podatelny byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě

Příjem dokumentů obálka dokumentu v analogové podobě se ponechává u dokumentu vždy, pokud je dokument v souladu s jiným právním předpisem doručován původci do vlastních rukou, je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl původci doručen jiným způsobem, nebo údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele je opatřena otiskem podacího razítka

Příjem dokumentů - konverze
autorizovaná konverze ze zákona 300/2008 Sb. a vyhlášky č. 193/2009 Sb. na žádost či z moci úřední (např. obce), provádí se prostřednictvím elektronické aplikace systému kontaktních míst veřejné správy, tedy prostřednictvím aplikace která je kompletním a bezplatným jednotným rozhraním dokument vzniklý provedením autorizované konverze má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl

převod podle § 69a odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. - výsledkem tohoto převodu je ověřená kopie prvopisu (převáděného dokumentu), ale bez jeho právních účinků využívá se i k migraci z formátu na formát, např. na výstupní datové formáty dle § 23 spisovenské vyhlášky není tak technicky omezený jako autorizovaná konverze, provádět bez omezení mohou všichni veřejnoprávní původci

při rozhodování o druhu převodu dokumentu na vstupu je také vhodné zohlednit kromě právní průkaznosti i charakter dokumentu daný skartačním znakem. Převádění dokumentů by mělo probíhat v kontextu efektivního vedení spisové služby, tedy účelné realizace práv a povinností původce při správě dokumentů kdo vede ESSL: analogové dokumenty na vstupu „zpravidla“ převádí autorizovanou konverzí nebo převodem dokumentu dle § 69a ArSSZ do digitální podoby pokud převede dokument autorizovanou konverzí, může její vstup (doručený dokument) po 3 letech nebo po uplynutí skartační lhůty kratší než 3 roky zničit bez skartačního řízení (jiné právní předpisy mu to ovšem mohou znemožnit, obsahují-li odlišné ustanovení); ve všech jiných případech musí ponechat stejně dlouho, jako výstup konverze, tedy po dobu skartační lhůty a zařadit do skartačního řízení (to platí i v případě prostého skenování).

Příjem dokumentů – konverze
Pokud provádí převod dle § 69a - připojí doložku, která obsahuje údaje týkající se převedení, podepsanou uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě, a dále opatřenou kvalifikovaným časovým razítkem. Doložka obsahuje a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl, b) počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument, c) informace o existenci vodoznaku, reliéfního tisku nebo embossingu, suché pečetě nebo reliéfní ražby, optického variabilního prvku, jiného zajišťovacího prvku, plastického písma nebo otisku plastického razítka, d) datum vyhotovení ověřovací doložky, e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

původce vykonávající spisovou službu v listinné podobě, převádí vždy digitální dokument autorizovanou konverzí nebo jiným způsobem podle § 69a ArchZ do analogové podoby digitální dokument uloží ve tvaru, ve kterém mu byl doručen vstup autorizované konverze nebo převodu dokumentu (digitální doručený dokument) může po 3 letech zničit bez skartačního řízení (jiné právní předpisy mu to ovšem mohou znemožnit, obsahují-li odlišné ustanovení); uchovávat je ho možné např. na externím datovém médiu (CD-R). ! POZOR výjimečně konvertovat nelze, např. u souborů ve formátu MP2, MP3 nebo WAV, původce pak převede způsobem podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb. průvodní dopis, případně přílohy, které lze tímto způsobem převést a přílohy, které není možné převést do listinné podoby, uloží v digitální podobě na technický nosič dat (CD, DVD, flash disk apod.). Technický nosič dat se dále stane přílohou listinného dokumentu.

dokument vzniklý provedením autorizované konverze se poté vytiskne, a to včetně doložky, která tvoří jeho nedílnou součást, převod je zaznamenán v evidenci provedených konverzí, podle požadavku § 26 zákona č. 300/2008 Sb. převod dle § 69a ArchZ se provádí tak, že převáděný dokument v digitální podobě se vytiskne a připojí se k němu ověřovací doložka, která je jeho součástí doložka může mít několik podob. Nejjednodušší je vytisknout ji současně s převáděným dokumentem a poté ji k němu připojit neoddělitelným způsobem (např. sešitím, přelepením místa sešití a podpisem přes přelepku, aby bylo zabráněno dodatečné výměně doložky), dokument je možné opatřovat rovněž doložkou ve formě razítka a do jeho otisku poté vyplnit všechny povinné údaje doložky.

doložka musí obsahovat vždy: název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl, informace o existenci zajišťovacího prvku, datum vyhotovení ověřovací doložky, jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla, výsledek ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, pokud jej adresát k dokumentu připojil, a platnost kvalifikovaných certifikátů, na nichž jsou založeny.

Výsledek ověření platnosti dle bodu e) pak má obsahovat: název nebo obchodní firma akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění, jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firma držitele certifikátu a výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována, bylo-li seznamu zneplatněných certifikátů k ověření užito.

Označování dokumentů jednoznačný identifikátor
obsahuje zejména označení původce, případně jeho zkratku, a alfanumerický kód pokud je jako jednoznačný identifikátor užit otisk podacího razítka, nemusí obsahovat alfanumerický kód jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje původce již neoznačuje digitální dokument, který byl převeden do analogové podoby, neboť je již označen otiskem podacího razítka původce opatří doručený digitální dokument a vytvořený digitální dokument jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky elektronického systému spisové služby původce zachová při převedení analogového dokumentu do digitálního nebo při změně datového formátu označení převáděného dokumentu i pro dokument vzniklý převedením

Evidence dokumentů základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě je podací deník kniha tvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem původce, časovým obdobím a počtem listů pro samostatné evidence dokumentů - samostatná evidenční pomůcka stanoví-li tak jiný právní předpis, nebo spisový řád původce v elektronické podobě – soulad s národním standardem v listinné podobě kniha tvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem původce, druhem dokumentů, pro které je vedena, časovým obdobím a počtem listů

Evidence dokumentů tvoří-li původce spis pomocí sběrného archu, jsou dokumenty evidovány v něm, s výjimkou iniciačního dokumentu, který je zaevidován v základní evidenční pomůcce nebo v samostatné evidenci dokumentů původce ve svém spisovém řádu uvede výčet užívaných evidenčních pomůcek, včetně členění podle formy – listinné, elektronické původce je povinen zabezpečit evidenční pomůcku proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování, jakož i proti jinému zneužití

Evidence dokumentů pokud doručené dokumenty, které byly označeny jednoznačným identifikátorem, a dokumenty, které byly vytvořeny původcem, podléhají evidenci, evidují se v evidencích dokumentů. Za tyto evidence se nepovažují kniha došlé pošty, kniha odeslané pošty a jiné evidenční pomůcky včetně pomocných elektronických (Excell apod.) neexistuje tedy „částečná“ elektronická spisová služba spočívající v tisku „podacího deníku“ ze softwaru, který nesplňuje podmínky NSESS

Evidence dokumentů zápisy v listinné evidenci dokumentů se provádí srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. Chybný zápis se škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu po provedení škrtu. V případě potřeby se chybný zápis doplní správným zápisem. K provedené opravě se uvede datum, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis fyzické osoby, která ji provedla. pokud jsou používány zkratky, uvede původce jejich seznam s vysvětlivkami pokud je dokument zaevidován v jednom typu evidence dokumentů a poté evidenčně převeden do jiného typu evidence dokumentů, primární evidenční záznam se ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu, včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu

Evidence dokumentů dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li takový dokument zobrazit, poznamená tuto skutečnost původce do evidenční pomůcky, včetně evidenčního čísla dokumentu, kterým byla tato skutečnost řešena dokumenty, které nemají úřední charakter, evidenci nepodléhají

Evidence dokumentů o dokumentu se vedou v podacím deníku nebo v elektronickém systému spisové služby tyto údaje pořadové číslo dokumentu, datum doručení dokumentu původci nebo datum vytvoření dokumentu původcem; datem vytvoření dokumentu původcem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů, adresa odesílatele; jde-li o dokument vytvořený původcem, uvede se slovo „Vlastní“, identifikace dokumentu (číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, je-li jím dokument označen), počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,

Evidence dokumentů stručný obsah dokumentu (předmět, věc),
označení součásti původce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je původcem určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede se její jméno, popřípadě jména, a příjmení, způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž dokument bude zařazen do skartačního řízení, jednoznačný identifikátor dokumentu informaci o tom, zda jde o dokument v analogové nebo digitální podobě záznam o provedeném výběru archiválií a identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu

Evidence dokumentů číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a je vždy složena z čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které původce stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále jen „určené časové období“), a to před zahájením určeného časového období. V listinné evidenci dokumentů se prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtnou a doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se formálně uvede ve tvaru „Ukončeno dne … pořadovým číslem …“. K záznamu se připojí jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis fyzické osoby pověřené vedením spisové služby Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období.

Evidence dokumentů - číslo jednací
dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení jeho organizační součásti, nebo jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li veřejnoprávní původce dokument ve sběrném archu podle § 12 odst. 3, uvede v čísle jednacím za pořadovým číslem zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce pomlčku nebo lomítko a pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu

Evidence dokumentů - číslo jednací
dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Strukturu stanoví spisový a skartační řád, musí však minimálně obsahovat podmínky pro jednoznačný identifikátor pokud se k jednomu číslu jednacímu vyhotovuje jeden vyřizující dokument, může být připojen k doručenému dokumentu a označen stejným číslem jednacím

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Údaje podacího deníku a samostatné evidence u obcí podle § 8 a § 10 vyhlášky 259/2012 Sb. Podací deník obce v listinné podobě, § 8 odst. 4 vyhlášky 259/2012 Sb. Podací deník obce v eSSSl*, § 8 odst. 4 a 5 vyhlášky 259/2012 Sb. Samostatná evidence obce v listinné podobě, § 10 vyhlášky Samostatná evidence obce v elektronické podobě, pořadové číslo ano datum doručení nebo datum vzniku/čas údaje o odesílateli identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele počet listů dokumentu v analogové podobě a počet listů příloh obsah dokumentu (předmět/věc) název organizační součásti veřejnoprávního původce případně fyzické osoby určené k vyřízení dokumentu

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa způsob vyřízení, adresa adresáta, den odeslání, počet listů apod. ano spisový znak, skartační znak, skartační lhůta, spouštěcí událost (skartační režim) jednoznačný identifikátor dokumentu informace o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě záznam o provedení výběru identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu

- tvorba spisu - spojování
Evidence dokumentů - tvorba spisu - spojování spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. pokud je spis vytvářen spojováním dokumentů, potom se nový dokument zaeviduje v evidenční pomůcce a přidělí se mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V evidenční pomůcce se u předcházejícího i nového dokumentu nebo spisu poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených dokumentů nebo spisů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů,

- tvorba spisu – sběrný arch
Evidence dokumentů - tvorba spisu – sběrný arch spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. pokud je spis vytvářen pomocí sběrného archu, je iniciační dokument zaevidován v základní evidenční pomůcce nebo v samostatné evidenci dokumentů spolu s uvedením informace o vzniku spisu. Zároveň zaeviduje iniciační dokument ve sběrném archu jako první dokument. Následující dokumenty ve spisu jsou evidovány pouze ve sběrném archu, který je součástí spisu

- tvorba spisu - označování
Evidence dokumentů - tvorba spisu - označování Spis je označen: jednoznačným identifikátorem spisu stručným obsahem spisu spisovou značkou spisu datem založení spisu datem uzavření spisu spisovým znak spisu skartačním režim spisu údajem o uložení spisu informací o analogových dokumentech a jejich umístění informací o zařazení do výběru archiválií identifikátorem NDA v analogové podobě jsou požadované údaje o spisu (vyjma bodů a, i, j, k) uvedeny na obálce spisu

Evidence dokumentů - tvorba spisu - spisová značka
Spisovou značkou je : číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného, původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, nebo jiné označení, které původce pro své účely obvykle užívá nebo je z jiných důvodů považuje za účelné. součástí vyřízeného spisu je vždy vyhotovení dokumentu, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyřízení. dokumenty v analogové podobě jsou ve spisu uspořádány chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných případech lze dokumenty ve spisu uspořádat jiným způsobem; pravidla pro takové uspořádání stanoví spisový řád původce původce uvede tvorbu spisu a spisové značky ve spisovém řádu

Rozdělování dokumentů a oběh dokumentů
rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna podle spisového řádu původce; zaevidovaný dokument se předává k vyřízení příslušnému útvaru původce, popřípadě osobě určené k jeho vyřízení. původce zajistí oběh dokumentů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny

Vyřizování dokumentů dokument vyřizuje fyzická osoba pověřená původcem
způsoby vyřízení: dokumentem postoupením vzetím na vědomí záznamem na dokumentu dalšími způsoby, které původce uvede ve spisovém řádu v příslušné evidenci dokumentů se zaznamená způsob vyřízení dokumentu a identifikace subjektu, který je adresátem vyřízení dokumentu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, uvede se tato skutečnost v evidenci dokumentů dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta, popřípadě rok zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu původce účinného v době vyřízení dokumentu

Vyhotovování dokumentů
dokument vytvořený původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo nebo jiná identifikační adresa původce a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument se uvádí také číslo jednací odesílatele, popřípadě evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud je obsahuje. dalšími náležitostmi dokumentu jsou: datum podpisu dokumentu, počet listů, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, jde-li o dokument v analogové podobě, počet příloh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh, pokud to povaha dokumentu umožňuje určit, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, jde-li o dokument v analogové podobě,

Vyhotovování dokumentů
jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jiný právní předpis, lze údaj o funkci fyzické osoby pověřené podpisem dokumentu nahradit jejím služebním číslem původce si zpravidla ponechá prvopis originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem adresátu odesílá původce zpravidla stejnopis jedno ze shodných násobných vyhotovení, která nesou s tímto dokumentem shodné autentizační prvky nebo odesílá druhopis dokument odvozený od prvopisu, obsahově shodný, projev vůle je osvědčen podpisem osoby stanovené jiným právním předpisem (v.z.)

Podepisování dokumentů A užívání razítek
původce určí fyzické osoby oprávněné k podepisování a k užívání razítek v analogové i digitální podobě původce vede evidenci úředních razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce osoby, která úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, datum vrácení úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence, podpis přebírající osoby a údaj o datu, popřípadě předpokládaném datu, ztráty úředního razítka. původce oznámí ztrátu úředního razítka neprodleně MV. V oznámení se uvede datum, od kdy je razítko postrádáno a jeho popis. MV uveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí, ve Věstníku Ministerstva vnitra.

Podepisování dokumentů
původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické značky, vydaných akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, a to v rozsahu údajů: číslo certifikátu, specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát, počátek a konec platnosti certifikátu, datum a důvod zneplatnění certifikátu, údaje o poskytovateli certifikačních služeb, identifikace oprávněného uživatele zaručeného elektronického podpisu.

Problematika podepisování uznávaným elektronickým podpisem: V případě doručování dokumentů orgánů veřejné moci se pro náležitosti těchto dokumentů, respektive úkonů v nich obsažených, uplatní procesní předpisy (například občanský soudní řád, správní řád). Ty požadují podepsat úkony orgánů veřejné moci uznávaným elektronickým podpisem oprávněné úřední osoby, tyto normy se uplatní přednostně před obecným pravidlem uvedeným v zákoně č. 300/2008 Sb., který jej nevyžaduje.

Správní řád rozlišuje oprávněnou úřední osobu, která podepisuje originál rozhodnutí, a úřední osobu, která odpovídá za písemné vyhotovení rozhodnutí a která může podepisovat stejnopisy písemného vyhotovení rozhodnutí místo oprávněné úřední osoby. Obdobně postačí uznávaný elektronický podpis úřední osoby, která odpovídá za expedici, i u ostatních písemností, které správní orgán odesílá. Použití uznávaného elektronického podpisu upraví podle § 65 odst. 7 zákona č. 499/2004 Sb. určený původce ve spisovém řádu. Ze souvisejících předpisů vyplývá, že elektronická forma rozhodnutí musí být vyhotovena ve formátu PDF/A (ISO 19005).

Odesílání dokumentů odesílání dokumentů zajišťuje původce prostřednictvím výpravny, která opatří dokument náležitostmi pro odeslání výpravna je opatřena zařízením umožňujícím odesílání datových zpráv odesílání datových zpráv je součástí elektronického systému spisové služby původce zajistí před odesláním kontrolu případného výskytu škodlivého kódu

odesílání dokumentů Problematika doručování systémem ISDS:
není podle § 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. možné ze strany úřadu doručuje-li se veřejnou vyhláškou doručuje-li se na místě (při úkonu) neumožňuje-li to povaha dokumentu nemá-li adresát zpřístupněnou datovou schránku V ostatních případech je doručováno prostřednictvím datových schránek. Povinnost doručování prostřednictvím informačního systému datových schránek platí i pro původce, kteří si mohou vybrat způsob vedení spisové služby a vybrali si vedení v listinné podobě.

odesílání dokumentů Veřejnoprávnímu původci, který vede spisovou službu v listinné podobě musí všechny odesílané dokumenty, vyjma výše uvedených (doručovaných osobně, veřejnou vyhláškou nebo tam, kde tomu brání charakter dokumentu) vyhotovovat v analogové i digitální podobě, tedy musí vyhotovit stejnopis nebo druhopis prvopisu. Dokument se připraví v textovém editoru, vytiskne a opatří podpisem oprávněné osoby (podpisy oprávněných osob), digitální dokument, připravený v textovém editoru, je vhodné poté opatřit pod jménem podepisující osoby textem „podepsáno elektronicky“. Tatáž osoba ho pak převede do formátu PDF/A a opatří elektronickým podpisem. Takto vyhotovený digitální dokument se následně odešle, uloží se jeho listinná podoba podepsána oprávněnými osobami a opatřená razítky.

Ukládání dokumentů dokumenty a spisy se ukládají podle spisového a skartačního plánu ve spisovně, nebo v elektronickém systému spisové služby. Postup při ukládání dokumentů stanoví spisový řád původce dokument nebo spis se před uložením kontrolují, jsou-li úplné. Předmětem kontroly je zejména označení dokumentu podacím razítkem, úplnost jeho vyplnění označení jednoznačným identifikátorem kompletnost spisu počet listů, příloh, listů příloh, svazků převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního formátu uvedení spisového znaku a skartačního režimu

Ukládání dokumentů zápis v evidenční pomůcce, jeho úplnost
uložení dokumentů a spisů v obalech uložení digitálních dokumentů zpracovaných před vyřízením na přenosných nosičích dat, nebo jejich převedení původce vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména obsah, označení podle spisového a skartačního plánu, spisové znaky a skartační režim. U dokumentů v elektronické podobě vede tuto evidenci elektronický systém spisové služby o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů vede spisovna evidenci, u dokumentů v digitální podobě je evidence přístupů vedena elektronickým systémem spisové služby. Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů stanoví spisový řád původce

Spisová služba jako informační systém
Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě: datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby, datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby, datový formát pro předávání do digitálního archivu. Např. výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů je datový formát Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005).

Děje se nejpozději ve chvíli uzavření spisu, čímž se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu, převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a kontrola a doplnění údajů podle § 66 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. (spisový znak, skartační znak, skartační lhůta) před uložením do spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle národního standardu

Ukládání dokumentů - spisovna
§ 68 zákona všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně podle spisového a skartačního plánu v případě zániku určeného původce převezme spisovnu … jeho právní nástupce, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce

Ukládání dokumentů - spisovna
budova, v níž je umístěna spisovna … musí splňovat tyto podmínky: prostory pro uložení dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi, musí pro ni být zpracována požární dokumentace a musí být vybavena ručními hasicími přístroji; v prostorách pro uložení dokumentů musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje, v prostorách pro uložení dokumentů nesmí vést vodovodní, teplovodní, parovodní nebo plynovodní potrubí a dešťová a splašková kanalizaceprostory pro uložení dokumentů musí být vybaveny regály pro uložení dokumentů, prostory pro uložení dokumentů musí být zajištěny proti vstupu nepovolané osoby

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb.
Téma Ustanovení vyhlášky č. 259/2012 Sb. Ustanovení zákona č. 499/2004 Sb. příjem dokumentů/podatelna a její náležitosti § 2 § 64 odst. 1 dodání/doručování § 3 § 64 odst. 2 vstupní konverze dokumentu analogového do digitální podoby pro účely elektronického systému spisové služby § 4 odst. 2 § 69a odst. 4 vstupní konverze dokumentu v digitální podobě do analogové podoby pro účely vedení spisové služby v listinné podobě § 4 odst. 1 § 69a odst. 3 ponechání obálek u dokumentu v analogové podobě § 5odst. 2 označování dokumentů § 7 § 64 odst. 2, 3 jednoznačným identifikátorem § 7 odst. 1

označování dokumentů podacím razítkem § 7 odst. 5 evidence dokumentů § 8, § 9 samostatné evidence dokumentů § 10 číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů § 11 spisová značka § 12 odst. 4 tvorba spisu § 12 § 65 odst. 1, 2 rozdělování a oběh § 13 § 64 odst. 8 vyřizování dokumentů a spisů § 14 úřední deska - vyvěšení dokumentů § 65 odst. 3 spisový a skartační řád/plán § 15, § 17 odst. 1 § 66

vyhotovování dokumentů/prvopis, stejnopis, druhopis § 16 podepisování, § 17 § 65 odst. 4, 8 úřední razítka § 17 odst. 2, 3 § 65 odst. 7 odesílání § 18 § 67 ukládání dokumentů § 19 § 68 kontrola uzavřeného spisu a vyřízeného dokumentu před uložením § 19 odst. 2 § 65 odst. 5, 6 výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě § 23

údaje ověřovací doložky při konverzi dokumentu z analogové do digitální podoby, z digitální do analogové podoby a při změně datového formátu § 24 § 69a odst. 3 a 4 fikce pravosti dokumentu v digitální podobě § 69a odst. 5 jmenný rejstřík a jeho vedení § 25 § 64 odst. 4, 5, 6, 7 vedení spisové služby v mimořádných situacích § 26 závaznost národního standardu pro elektronické systémy spisové služby a samostatné evidence dokumentů v digitální podobě § 8 odst. 1 a § 10 odst. 2 § 70

K výkonu spisové služby vydává původce spisový řád, jehož součástí je spisový a skartační plán. Ve spisovém řádu obce musí být uvedeny i fyzické osoby oprávněné k podepisování dokumentů a používání úředních razítek, podmínky podepisování odesílaných dokumentů v analogové podobě a podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka a úředních razítek. Spisový řád je vnitřním předpisem až z formálního hlediska, jeho hlavní význam spočívá v jeho roli pomůcky a příručky zaměstnanců, která musí být pochopitelná a hlavně odpovídat praxi, potřebám a podmínkám jejího skutečného výkonu. Neváhejte jeho tvorbu konzultovat s příslušným archivem.

Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán je tvořen z hierarchicky uspořádaných věcných skupin. Věcné skupiny obsahují na nejnižší úrovni spisy a dokumenty uspořádané podle věcných charakteristik. Kromě toho jsou u jednotlivých typů dokumentů/spisů roztříděných do věcných skupin vyznačeny spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty.

Spisový a skartační plán
dokument se označuje jedním skartačním znakem. Spis se označuje skartačním znakem odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu, který má nejvyšší hodnotu; pro účely označení spisu skartačním znakem má skartační znak „A“ vyšší hodnotu než skartační znak „V“ a skartační znak „V“ má vyšší hodnotu než skartační znak „S“. skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty (spouštěcí událost). Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. dokument má jednu skartační lhůtu. Spis se označuje skartační lhůtou odpovídající skartační lhůtě toho dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta

skartační lhůta se vyjadřuje číslem uvedeným za skartačním znakem. Určuje se počtem celých roků a počítá se od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, ve kterém nastala tzv. spouštěcí událost. Není-li ve spisovém plánu uvedena jiná spouštěcí událost vedle číselné hodnoty skartační lhůty, je běžnou spouštěcí událostí okamžik vyřízení dokumentu/uzavření spisu. Spouštěcí událost je okamžik rozhodný pro počátek běhu skartační lhůty. U některých typů dokumentů nelze tuto obecnou spouštěcí událost použít, proto musí být naformulována jinak – např. „po skončení platnosti“ apod. skartační lhůty jsou u většiny typů dokumentů stanoveny podle provozních potřeb původce, ale u některých typů dokumentů vyplývají z dalších právních předpisů. Příkladem je zákon o účetnictví nebo zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení nebo prováděcí vyhláška k provedení zákona o volbách do zastupitelstev obcí.

skartační znak, skartační lhůta, případně spouštěcí událost nebo rok zařazení do skartačního řízení, tvoří dohromady tzv. skartační režim. veřejnoprávní původci zasílají spisový a skartační plán příslušnému archivu bezodkladně po jeho vydání nebo změně. Příslušný archiv pak spisový a skartační plán uloží. Typově lze ke členění dokumentů u původce použít vzorový spisový a skartační plán pro obce, přiměřeně též vzorový spisový a skartační plán pro krajské úřady.

po uplynutí skartačních lhůt vyřízeného dokumentu nebo uzavřeného spisu navrhuje obec vyřízené dokumenty nebo uzavřené spisy do skartačního řízení. Do skartačního řízení se zařazují také úřední razítka vyřazená z evidence. původce předloží vypracovaný skartační návrh včetně seznamu dokumentů/spisů se skartačním znakem „A“ a seznamu dokumentů se skartačním znakem „S“ a seznamu úředních razítek (jsou-li navrhovány do skartačního řízení) příslušnému archivu.

vybrané archiválie a úřední razítka určená k trvalému uložení se musí uložit ve veřejném archivu. Archiv dohodne dobu a způsob předání vybraných archiválií a úředních razítek s trvalou hodnotou k uložení do příslušného archivu. V žádném případě nemohou zůstat archiválie a vybraná razítka po výběru u veřejnoprávního původce a skončení skartačního řízení uloženy u původce, a to ani u obce, pokud nemá obec zřízen a akreditován archiv územně samosprávného celku.

Přílohami Národního standardu jsou schémata xml, které umožňují výměnu dat mezi ERMS, tvorbu popisných metadat a datového balíčku SIP, schéma pro zasílání rozhodnutí ve skartačním řízení a přejímky do digitálního archivu a schéma pro import a export spisového skartačního plánu, tedy vše potřebné pro elektronické skartační řízení elektronické skartace jsou již k dispozici, provádí je příslušný archiv ve spolupráci s Národním archivem, který slouží pro všechny archivy jako národní digitální archiv a ukládá digitální data veřejnoprávních původců, přenos dat a výběr zajistí příslušný archiv digitální dokumenty a spisy vzniklé po musí obsahovat všechny náležitosti (výstupní formáty, metadata) dle NSESS

Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Správní delikty na úseku archivnictví a spisové služby jsou upraveny v hlavě V zákona (§ 73 až § 75) a k jejich projednání je v prvním stupni příslušný státní oblastní archiv Určení původci uvedení v § 63 odst. 15 zákona mohou být adresáty správních deliktů podle § 74 odst. 8 zákona (byť jsou současně veřejnoprávními původci), které lze sankcionovat pouze podle § 74 odst. 10 písm. b) zákona, tedy uložením pokuty až do výše ,- Kč.

Správní delikt podle § 74 odst. 8 zákona
Spisová služba v kontextu zákona č. 499/2004 Sb. , související legislativa Správní delikt podle § 74 odst. 8 zákona Sankce do výše v rozporu s § 63 nevykonává spisovou službu Kč v rozporu s § 66 odst. 1 nevydá spisový řád nebo spisový a skartační plán, nebo v rozporu s § 66 odst. 2 neoznačuje dokumenty podle skartačního řádu a spisového a skartačního plánu spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů podle § 68 v rozporu s § 68 odst. 1 neukládá dokumenty podle spisového a skartačního plánu

na výkon spisové služby dohlíží příslušný archiv, který také vykonává u původců kontrolu a dále poskytuje bezplatnou metodickou pomoc, např. formou metodických návštěv a konzultací. příslušným archivem je Státní okresní archiv Hradec Králové, organizační složka státního oblastního archivu v Zámrsku. kontaktní osoby: Mgr. Radek Pokorný, ředitel a Mgr. Martin Landsmann, archivní inspektor

původci vykonávající spisovou službu v elektronické podobě budou podrobeni kontrole v rozsahu Metodického návodu pro kontrolu výkonu spisové služby vedené prostřednictvím elektronického systému spisové služby u veřejnoprávních původců vydaným MV ČR dne , ke stažení erms-v-1-3-pdf.aspx !POZOR v posledních letech se množí kontroly spisových služeb původců na podnět ze strany klientů, výjimkou nejsou ani následné soudní spory

Spisová rozluka Nově začleněn § 68a o podmínkách spisové rozluky, tyto postupy lze přiměřeně použít při zrušení organizačních součástí určených původců (např. obcí), při změně působnosti určených původců nebo jejich organizačních součástí, postup se určuje ve spisovém řádu

Typový spis je soubor dokumentů s předem stanovenou strukturou, členěný na věcné, podle obsahu stanovené části (součásti), které jsou dále členěny na díly, do kterých se zatřiďujídokumenty nebo vkládají křížové odkazy na spisy. typový spis se týká jedné nebo více agend. Základním odlišujícím znakem typových spisů je skutečnost, že příslušný typový spis je vždy výsledkem stejnorodých opakujících se procesů (například stavební spisy budov, zdravotnická dokumentace, personální spisy) a má obdobný obsah nebo strukturu. k dalším znakům typových spisů patří skutečnost, že mají předvídatelnou strukturu svého obsahu, jsou početné, se používají a jsou spravovány v rámci známého a předem stanoveného procesu, jejich označení názvem nemá vazbu na evidenci dokumentů.

„fikce pravosti“ digitálního dokumentu : Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, a následně za doby platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, nebo uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Přesto není nutné doručené dokumenty podepisovat časovým razítkem (dříve § 69a)

Aktuální změny v právní úpravě a praxi spisové služby

Podobné prezentace

Prezentace na téma: "Aktuální změny v právní úpravě a praxi spisové služby"— Transkript prezentace:

Podobné prezentace

O projektu

Kontaktní formulář

Přihlásit se

Přihlásit se přes sociální síť:

Aktuální změny v právní úpravě a praxi spisové služby

Podobné prezentace

Prezentace na téma: "Aktuální změny v právní úpravě a praxi spisové služby"— Transkript prezentace:

Podobné prezentace

O projektu

Kontaktní formulář