ECM – Enterprise Content Management

Prezentace na téma: "ECM – Enterprise Content Management"— Transkript prezentace:

1 ECM – Enterprise Content Management
Správa dokumentů ECM – Enterprise Content Management

2 ECM Komplexní řešení, jehož hlavním cílem je poskytnout data v reálném čase pro rozhodnutí Lepší zpracování a využití informací Podpora správy dokumentů, podpora řízení procesů

3

4 Správa dokumentů Předmětem zájmu je dokument Listinné, elektronické
Vystupující z jiných systémů Interní dokumenty Dokumenty od subjektů tvořících okolí organizace

5 Životní cyklus dokumentu
Pořízení elektronického dokumentu Imaging Zařazení dokumentu do systému jednoznačná identifikace Zpracování a využívání dokumentu publikování dokumentu Archivace dokumentu listinné, elektronické

6 Správa dokumentů – DMS Document Management Systém
Verzování dokumentů - novelizace, doplňování Třídění dokumentů Podpora vyhledávání dokumentů Podpora personalizace (snižuje informační přesycení)

7 Zajištění konkurenčního přístupu
Zajištění přístupu k dokumentům dle rolí Podpora technologií digitálního podpisu a zajištění důvěrnosti dat Podpora integrace s dalšími aplikacemi

8 Řízení procesů Řízení pracovních toků - WORKFLOW
Cíle Procesy standardizovat Procesy zefektivnit Zkrátit dobu trvání Snížit chybovost Snížit náklady

9 Workflow znamená automatizaci celého nebo části podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady procedurálních pravidel tak, aby se dosáhlo nebo přispělo k plnění podnikových cílů.

10 Softwarové aplikace pro systémy workflow
tvoří komplex tří provázaných součástí: Návrh procesu, určení posloupností činností Aplikace a technologie pro vlastní řízení procesu Vyvolávání činností podle jejich definované posloupnosti Automatické předávání dokumentů Aktivování aplikací informačního systému Informování účastníka procesu o aktuálních úkolech Nástroje pro vyhodnocování skutečného průběhu procesu

11 Workflow systém je: samostatný, specializovaný nástroj, neváže se na jiný aplikační software nebo součástí jiného aplikačního software, většinou ERP (Enterprice Reengineering Process)

12 Posloupnosti činností:
Sekvenční posloupnost (jedna varianta cesty) Větvení – existuje několik cest v rámci průběhu procesů Paralelní provádění Opakování, vzhledem k nesplněné podmínce

13 Pravidla pro přechod mezi jednotlivými činnostmi:
Lhůta Vstupní podmínka Výstupní podmínka Přechodové podmínky

14 Funkce a možnosti aplikací Workflow
Mají infrastrukturní charakter Podporují a zeefektivňují provádění procesů Změny podnikových procesů (zjednodušení, snížení časové a finanční náročnosti) Standardní procesy – postupy v databázích informačního systému Rychlé zapracování Všechny dokumenty jsou autorizovány (vázány na konkrétního pracovníka) Zvýšení úrovně integrace a kvality informačního systému

15 PRODUKČNÍ S T U K R A ADMINISTRATIVNÍ KOLABORATIVNÍ AD HOC PŘÍMÁ SPOLUPRÁCE

16 Řízení a podpora spolupráce
Kooperace – úloha rozdělena do nezávislých podúloh, kompletace výsledků do celku Spolupráce – koordinace umožňuje sdílet koncepci řešení Groupware – aplikační programové vybavení integrující práci více osob

17 Komunikace Sdílení dat Workflow – koordinace osob Týmová spolupráce

18 V rámci groupware lze budovat scénáře:
Scénáře pro administrativní procesy Scénáře pro transakční obchodní procesy Homeworking

19 Řízení znalostí Spojit ty, kteří vědí, s těmi, kteří potřebují znát
Proměnit znalost jednotlivců ve znalosti organizace Znalostní zprostředkovatel (knowledge broker) Dodavatel znalostí (knowledge supplier) Uživatel znalostí (knowledge consumer)

20