VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. Fakulta ekonomických studií katedra řízení podniku Předmět: Personální řízení Téma 7: INFORMAČNÍ SYSTÉMY.

Prezentace na téma: "VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. Fakulta ekonomických studií katedra řízení podniku Předmět: Personální řízení Téma 7: INFORMAČNÍ SYSTÉMY."— Transkript prezentace:

1 VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. Fakulta ekonomických studií katedra řízení podniku Předmět: Personální řízení Téma 7: INFORMAČNÍ SYSTÉMY

2 TOK INFORMACÍ Ředitel náměstkovi: zítra v 09.00 je zatmění slunce, tedy něco, co se nevidí každý den. Ať zaměstnanci nastoupí v pracovních oděvech na nádvoří. Při pozorování tohoto vzácného jevu podám sám příslušný výklad. Bude-li pršet, nebude nic vidět. V tom případě se sejdeme v jídělně. Náměstek vedoucímu odboru: na pokyn ředitele bude zítra v 09.00 zatmění slunce. Bude-li pršet, nebude to možné v pracovním oděvu na nádvoří vidět. V tom případě se provede zatmění slunce v jídelně, tedy něco, co se nevidí každý den. Vedoucí odboru vedoucímu oddělení: na pokyn ředitele dojde zítra v 09.00 v pracovním oděvu ke zmizení slunce v jídelně. Ředitel dá pokyn k tomu, má-li pršet, což se nevidí každý den. Vedoucí oddělení parťákovi: Bude-li zítra pršet v jídelně, tedy něco, co se nevidí každý den, zmizí náš ředitel v pracovním oděvu. Parťák dělníkům: zítra v 09.00 zmizí náš ředitel. Škoda, že se to nevidí každý den.

3 I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Y Manažerské myšlení = Umění pracovat s informacemi : rozhodování na základě chybějících informací; rozhodování na základě přemíry informací bez jejich filtrování, vyhodnocení, zpracování Informační systém Identifikovat, zobrazit a pochopit vnitřní i vnější podmínky manažerské práce; účelové uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami; jejich zpracování včetně technických prostředků. Požadavek manažera Informační systém musí: pracovat v reálném čase a hospodárně; obsahovat dostatek potřebných datových zdrojů Informační systém Účelové uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami jejich zpracování včetně technických prostředků

4 I N F O R M A Č N Í S Y S T É M Y musí splňovat nároky na: OBSAH A KVALITU datových zdrojů DISPONIBILITU datových zdrojů FORMU POKRYTÍ datových zdrojů účelnost požadovaných informačních nároků, úplnost, přiměřená přesnost a spolehlivost včasnost, požadovaná doba jejich dostupnosti, aktuálnost a frekvence pokrytí srozumitelnost a názornost, potřebná (přiměřená) podrobnost, zařaditelnost a způsob prezentace

5 ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Volba architektury info systémů Vychází ze specifických potřeb organizace Nutnost identifikovat strukturu, stupně řízení Existují základní stavební bloky - systémy Jsou to: Systémy datových transakcí Transaction Processing Systems (TPS) Manažerské informační systémy Management Information Systems (MIS) Systémy pro podporu TOP vedení Executive Information systems (EIS)

6 ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ pro úlohy operativního charakteru na nejnižších stupních hierarchické výstavby organizace; data pro informační podporu individuální nebo opakované činnosti Součástí mohou být také práce: 1. spojené s automatizací řízení předvýrobních a výrobních procesů, či služeb: Computer Aided Design – CAD, Computer Aided Manufacturing – CAM, Computer Integrated Manufacturing - CIM 2. spojené se zajišťováním jejich jakosti, např.: Computer Aided Quality - CAQ Systémy datových transakcí Transaction Progressing Systems (TPS)

7 ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Manažerské informační systémy Management Information Systems (MIS) Pro úlohy taktického charakteru Jsou založeny na rozsáhlé a vhodně organizované databázi Zajišťují včasnou disponibilitu a dodávání potřebných dat pro řešení úloh taktického charakteru Mají obvykle rutinní charakter, mohou to být: Výrazná je převaha provádění na středních stupních řízení Převážně jsou využívána data vytvářená na úrovni systémů datových transakcí = operační úroveň agendy personalistiky, mzdové a platové agendy, zajištění kalkulací hospodářských výsledků,

8 ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Systémy pro podporu rozhodování Decision Support Systems (DSS) Informační podpora analytických a rozhodovacích operací manažerské práce Databáze je často propojena s ostatními databázemi manažerských info systémů veřejného sektoru Obsahuje prostředky pro modelované a simulované řešení některých typicky manažerských úloh Modely a algoritmy přiřazování činností a zdrojů plánovaných úloh, které jsou v prostoru a čase neúplně zadané. Expertní systémy Expert systems (ES) Posláním je modelová aplikace ověřených postupů Postupy využívající tzv. umělé inteligence jako dílčí discipliny informatiky, která se zabývá myšlenkovými procesy. Prohloubení znalostí a citu pro „diagnostiku a chování systémů“

9 ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Systémy pro podporu vrcholového vedení Executive Information Systems (EIS) Jsou určeny : Zajišťují vazby a vhodné zpracování dat: Zajištění informační podpory nestandardních úloh strategického charakteru vrcholovému vedení firmy, organizace, klíčovým štábním vedoucím pracovníkům firmy ze státní, krajské databáze, z expertních databází a jiných datových zdrojů, Může jít například o: komplexnější rozbory vstupující do procesu tvorby strategie, restrukturalizační změny, záměry vytváření strategických partnerství, marketingových úvah.

10 ARCHITEKTURA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Informační systémy pro podporu kancelářských činností Office Information Systems (OIS) K zajištění snadné dostupnosti dat pro individuální potřebu zaměstnanců firmy Systémy interní a externí komunikace elektronická výměna dat v rámci úřadu, organizace i navenek = Electronic Data Interchange (EID); přístup a vyhledávání v interní podnikové síti (INTRANET) přístup a vyhledávání ve světové síti (INTERNET)

11 ROZVOJ A EKONOMIKA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ klíčové faktory Zvyšuje se rozsah a vliv informačních systémů Zvyšuje se úroveň integrace informačních systémů Informační technologie posilují orientaci organizace na procesní řízení Zkracuje se doba mezi inovacemi z několika let na pár měsíců Narůstá globalizace informačního prostředí zvyšuje se počet uživatelů, rozšiřuje se aplikační sféra informatiky; významný vliv na personální řízení; uvnitř, mezi moduly podnikového řízení; směrem k externím partnerům, tj. zákazníkům, dodavatelům, bankám, atd. uplatněním softwarových nástrojů pro analýzu a návrh procesů (správní řízení, audit, apod.) ; podporou realizace navržených procesů na základě technologií pracovních toků Integrovaný aplikační softwar pro komplexní řízení podniku Enterprise Resource Planning (ERP)

12 EFEKTY ROZVOJE INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Přímé efekty Přínosy informačních systémů a technologie mají vliv na zvýšení výkonnosti, např.: možnost zvýšení produktivity efektivnosti práce podniku, nabídka volné kapacity externím organizacím pro zpracování některých úloh (např. subdodavatelé); nabídka řešení speciálních úloh díly tomu, že podnik disponuje speciálními programy. Nepřímé efekty zajištění provozu a funkce daného podniku, organizace; některé činnosti již nelze bez využití informačních systémů a technologií vůbec realizovat. (např. různé simulační programy.)

13 PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM Personální informační systém = uspořádaný počítačový systém zjišťování, uchovávání, zpracovávání a poskytování informací o obsahu řízení lidských zdrojů v podniku. Nedílnou součástí je soubor metod a postupů pro práci s informacemi, včetně přístupu k nim. Výhody: zlepšený přístup k údajům o lidských zdrojích; moderní, úsporné, praktické, racionální a standardizované procesy; přiměřenější a relativně přesné údaje, většinou on line; lepší vnitřní profil, kvalitnější práci personálního útvaru. Empowerment: = systém, který umožňuje zaměstnancům: mít přehled o svých údajích a informacích, které firma v systému zpracovává; spolupodílet se na rozhodování o své osobě; vyžaduje aktivní přístup při sledování poskytovaných informací a zodpovědnost za aktualizaci poskytovaných dat. Ochrana IS: Vyplývá ze zákona. chránit data před únikem mimo firmu; zajištění diferencovaného přístupu oprávněných osob; autentizace = jednoznačné prokázání identity uživatele, autorizace = přiřazení uživateli příslušná práva pro přístup do systému; audit = monitoring změn údajů provedených tímto uživatelem.

14 POSTUP (fáze) VYTVÁŘENÍ personálního informačního systému 1. Určení současných a budoucích potřeb podniku = jejich dopad na řízení lidských zdrojů 2. Definovat, jaké výstupy v podobě informací a zpráv se od systému budou požadovat 3. Připravit pro schvalující orgány stanovisko, týkající se potřeby informačních systémů 4. Rozpoznat možnosti pro uspokojení potřeb vedení podniku v oblasti řízení lidských zdrojů 5. Připravit teoretická doporučení pro schválení vrcholovými orgány o předpokládaném postupu vytváření informačního systému 6. Realizace projektu

15 PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM pojetí a úkoly Definice Uspořádaný počítačový systém zjišťování, uchovávání, zpracovávání a poskytování informací o všem, co se týká personální práce v podniku. Nedílnou součástí je soubor metod a postupů používaných v práci s informacemi. Obsahuje pravidla přístupu k personálním informacím. Struktura o zaměstnancích a pracovnících firmy; o pracovních místech; o personálních činnostech ; o vnějších podmínkách Podmínka kvalitního personálního řízení = dostupnost potřebných informací a) věrohodné, b) detailní, c) aktuální informací soubor postupů používaných k získávání informací a jejich aktualizaci; menu metod a ukazatelů pro jejich zpracování a analýzu; soubor dokumentů = popisy a specifikace pracovních míst; = profil a požadavky na schopnosti zaměstnanců, = výsledky hodnocení a plány osobního rozvoje zaměstnanců; = k výběru, adaptaci zaměstnanců; = zákony, resortní předpisy, platnou kolektivní smlouvu. Data se vkládají průběžně a aktualizují průběžně, včetně data aktualizace. Dlouhodobě se uchovávají i retrospektivní data.

16 PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM výhody Česká republika = ojedinělá výhoda usnadňující fungování informačního systému r o d n é č í s l o každého jedince. Segmentace dat omezení a diferenciace přístupu k různým skupinám individuálních dat; přístup k hromadným (statistickým) informacím o personálních činnostech pro vedoucí i řadové zaměstnance i vnější instituce Výhody usnadňuje a zkvalitňuje personální práci manažerům; efektivní propojení všech úrovní managementu a personálního útvaru; umožňuje efektivní zapojení vedoucích zaměstnanců do personální práce; urychluje provádění personálních činností, snižuje jejich náklady; usnadňuje aktualizaci a uchovávání získaných informací a jejich analýzu; usnadňuje propojení podniku s vnějším okolím.

17 PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM využití Podmínka efektivního provádění všech personálních činností. Plánování potřeby zaměstnanců, jejich personálního a sociálního rozvoje, kariéry; Archivace dokumentů o pracovních místech, popisy a specifikace, požadavky na schopnosti zaměstnanců; Pro proces získávání a výběru zaměstnanců: možnost automatizace jednotlivých kroků (předvýběr, analýza efektivnosti inzerátu; vytváření a vyhodnocování testů, strukturovaných pohovorů; porovnávání uchazečů. Proces hodnocení zaměstnanců: uchovávání dokumentů = kontrola plnění závěrů hodnocení; evidence aspektů pracovního výkonu jejich analýzu; Rozhodování o rozmisťování zaměstnanců, ukončování jejich pracovního poměru; Oblast mezd – mzdová agenda

18 PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM možnosti využití manažerem Nutnost: neustálý přísun kvalitních a aktuálních informací od manažerů (všech úrovní); personalisté = možnost vytváření harmonogramů personální práce; Využití: oblast pracovních vztahů: = archivace agendy disciplinárního řízení a stížností; = kontrola plnění dohod obsažených v kolektivní smlouvě; péče o zaměstnance: = evidence poskytované péče; = zkoumání preferencí a požadavků; = analýza míry plnění závazných norem pro parametry pracovního prostředí; BOZP: = data o pracovních úrazech, nemocích z povolání, Problémy: Pracný a časově náročný úkol = manažer nemá dostatečné pochopení; neumějí nebo nechtějí možnosti personálního systému využívat; chybí potřebná informovanost a ochota využívat.

19 VYUŽITÍ POČÍTAČŮ V PODNIKÁNÍ Zkvalitnění a zrychlení různých řídících aktivit výrazně zrychlují komunikaci (přenos dat, informací, chat); umožňují pružné zpracování získaných informací; umožňují využít řadu modelů pro rozhodování; usnadňují skladování rozsáhlých datových souborů. Rozvoj nových možností při realizaci cílů Moderní výpočetní a komunikační technika jako prostředek podpory strategie podniku (inovace, změny) Typické oblasti aplikací počítačové a komunikační techniky „prodej“ služeb po internetu = e-commerce; individuální marketing = one-to-one marketing

20 KONTROLNÍ OTÁZKY 1. Charakterizujte místo informačních systémů v praxi manažera 2. Jak lze vymezit požadavky manažera na počítačem řízený informační systém ? 3. Které jsou klíčové faktory rozvoje informačních systémů ? 4. Které efekty rozvoje informačních systémů jsou v práci manažera aktuální ? 5. Jak lze charakterizovat vztah manažera k informačnímu systému ? 6. Jaké jsou možnosti využití počítačů v praxi organizace veřejného sektoru ? 7. Jaké nároky na kvalifikaci manažera klade využívání informačních systémů ?