Struktura zápisu porady

Prezentace na téma: "Struktura zápisu porady"— Transkript prezentace:

1 Struktura zápisu porady
Anna Hušková Anežka Jandová Zuzana Frydrychová

2 Pozvánka na poradu Náležitosti: Pořádající organizace Název akce
Den, datum a doba začátku Místnost nebo přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří Program jednání (jména referentů) Plánovaná doba trvání Další informace (dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí cestovné apod.)

3 Pozvánka na poradu Posílání pozvánek: Posílání písemných materiálů:
týden předem na běžné porady S měsíčním předstihem na důležité jednání a konference Posílání písemných materiálů: Návrhy Posudky Rozbory Musí obdržet včas na prostudování

4 Ukázka pozvánky

5 Prezenční listina V záhlaví: Pořádající organizace Název akce
Datum a místo konání Jména zúčastněných

6 Zápisy z porad Písemným dokladem je zápis
Uvedené údaje jsou východiskem pro další jednání Zapisovatel si musí být jist správností údajů Zápisy se pořadově číslují a zakládají Čistopis se pořizuje co nejdříve (v ten den) Zápis schvaluje pracovník, který poradu vedl Schválené zápisy jsou rozeslány jednotlivým účastníkům

7 Druhy zápisů Liší se rozsahem: Ve stručném zápisu Podrobnější zápis
Doslovné zápisy

8 Stručný zápis Zachyceny:
jednotlivé body jednání Rozhodnutí, ke kterému schůze dospěla Úkoly Snažíme se o přehledné, přesné a jazykově správné zachycení hlavních projednávaných otázek

9 Podrobnější zápis Při důležitých poradách. Uvádí se:
jména diskutujících Stručný obsah referátů Zaprotokolování připomínky Zápisy se stenografují, zachycují na diktafonový či magnetofonový pásek Zápis je určen mnoha adresátům (účastníkům)

10 Doslovné zápisy Zhotovují se při:
Jednáních v parlamentu Významných konferencích Jiných závažných jednáních Zápis se stenografuje souběžně s jednáním

11 Náležitosti zápisu V záhlaví: Název organizace Druh porady
Datum a místo konání Jmenovité uvedení přítomných Jmenovité uvedení omluvených a nepřítomných Při velkém počtu účastníků se odkazuje na prezenční listinu

12 Náležitosti zápisu Zaznamenání: kdo schůzi zahájil a řídil
Program a průběh jednání Závěry Úkoly vyplývající z porady Jména pracovníků odpovědných za splnění úkolů Termíny plnění úkolů

13 Náležitosti zápisu Uzavření zápisu: Dnem zhotovení Jméno zapisovatele
Podpis pracovníka, který odpovídá za správnost

14

15 Použitá literatura Obchodní korespondence
Emílie Fleischmannová, Olga Kuldová, Rajmund Šedivý

16 Děkuji za pozornost