Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Archivace elektronického spisu Karel Škrle, ICZ a.s. 27/03/2008, Praha.

Prezentace na téma: "Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Archivace elektronického spisu Karel Škrle, ICZ a.s. 27/03/2008, Praha."— Transkript prezentace:

1 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Archivace elektronického spisu Karel Škrle, ICZ a.s. 27/03/2008, Praha

2 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Význam ukládání elektronických dokumentů ►Elektronizace justice (el. komunikace, el. podání, konverze, výpisy z rejstříků, digitalizace) ►Většina dokumentů vzniká v digitální podobě ►Většina aplikací dnes generuje jednak dokumenty a jednak metadata o procesech jak dokument vznikl. Dokumenty a metadata jsou dnes uložena většinou přímo v aplikacích. ►Aplikace přicházejí a odcházejí - Dokumenty zůstávají. Aplikace nevěnují pozornost dlouhodobému uložení elektronických dokumentů

3 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Životní cyklus spisu Archiv Spisovna Spisová služba Spisovna skartační lhůta práce se spisem lhůta pro přesun Původce (justiční orgán) Archiv přesun/převzetí zničení tvorba spisu uzavření spisu - uložení přesun do spisovny/ správního archivu trvalá archivace aktivní fáze – vytváření složek pasivní fáze čtení zápis opětovné zpracování přesun/převzetí

4 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Koncepční model Příjem Skenování e-mail, e-forms Aplikace Import Národní digitální archiv (NDA) Důvěryhodná elektronická spisovna (DEA) eJustice Vypravení Portál Elektronický rejstřík + elektronický spis Elektronický rejstřík + elektronický spis Procesní aplikace (Správní soudnictví, Sporné řízení, Insolvenční řízení...) Univerzální elektronický spis

5 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Požadavky – legislativa a standardy ►Legislativa – mění se – elektronizace úkonů a archivnictví ●zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ●instrukce Ministerstva spravedlnosti čj. 505/2001, vnitřní a kancelářský řád ●zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním ●zákon č. 150/2002 Sb., soudní řád správní ●zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení ●zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu ►Standardy – dopad doporučení EU – MoReq 2 ●MoReq 2, ISO 15489 - Records Management, ●ISO 14721 – Open archival IS ●ISO 18492 - Long-term preservation of ED based information ●ISO 19005-1 ED file format for long-term preservation ●X.509, XKMS – Public-key and attribute certificate framework ►Doporučení, best practices ●InterPares – International Research on Pernament Authentic Records in Electronic Systems

6 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Vlastnosti elektronických dokumentů a rizika ►Vlastnosti elektronických dokumentů ●obsažené informace ED jsou nezávislé na nosiči a formátu dat, ●nelze rozlišit kopii a originál, ●pravost a autenticita dokumentu je dána metadaty a jejich virtuálními vlastnostmi, ●technologie archivace je technologií zachování čitelnosti dat a dokladovatelnosti virtuálních vlastností dokumentů. ►Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty ●degradace nosiče, ●zastarávání hardware, ●zastarávání formátu, ●zajištění autenticity – platnost autentizačních prvků, zastarávání technologií a principů.

7 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Udržení el. dokumentů Dosažitelnost (Availability) Identita (Identity) Integrita (Integrity) Životaschopnost (Viability) Vyjádření (Renderability) Autenticita (Authenticity) Hodnověrnost (Reliability) Příjem, Výběr, Přístup Popis - Metadata Bezpečné uložení Správa médií Uchovávací strategie Podpora prokazování autenticity Přesná a úplná dokumentace činnosti organizace

8 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz DOKUMENT Podpora autenticity Řízený příjem a přístup Podpora čitelnosti Řízené uložení a vyřazování Důvěryhodná elektronická spisovna (DEA)

9 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Dosažitelnost (Availability) Identita (Identity) Integrita (Integrity) Životaschopnost (Viability) Vyjádření (Renderability) Autenticita (Authenticity) Hodnověrnost (Reliability) Základní požadavky Bezpečné uložení Metadata Příjem, Výběr, Přístup

10 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Požadavky na dlouhodobé uchovávání Dosažitelnost (Availability) Identita (Identity) Integrita (Integrity) Životaschopnost (Viability) Vyjádření (Renderability) Autenticita (Authenticity) Hodnověrnost (Reliability) Opatření proti degradaci médií a HW Opatření proti zastarávání formátu

11 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Dosažitelnost (Availability) Identita (Identity) Integrita (Integrity) Životaschopnost (Viability) Vyjádření (Renderability) Autenticita (Authenticity) Hodnověrnost (Reliability) Požadavky na zajištění autenticity a hodnověrnosti Bezpečné uložení Podpora prokazování autenticity a přesná a úplná dokumentace činnosti organizace Metadata

12 Vaše jistota na trhu IT www.i.cz Děkuji za vaši pozornost Karel Škrle karel.skrle@i.cz +420 244 100 427 ICZ a.s. Divize Správa a řízení dokumentů www.i.cz