Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o.

Prezentace na téma: "Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o."— Transkript prezentace:

1 Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o.
Osvoboditelů 380, Louny Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/ Číslo sady  37 Číslo DUM  20 Předmět  Písemná a elektronická komunikace Tematický okruh  Písemná komunikace v současných právních podmínkách Název materiálu  Příprava porady a záznam jednání Autor  Mgr. Jaroslava Kuhnová Datum tvorby  listopad 2013 Ročník  4. Anotace Prezentace vysvětlující písemnosti, které se týkají přípravy porady a záznamu jednání tj. pozvánka, prezenční listina a zápis z jednání/porady. Metodický pokyn Vyučující vysvětlí jednotlivé snímky prezentace, které konzultuje s dotazy žáků (mají před sebou otevřené učebnice s konkrétními písemnostmi). Snímek č. 11 (Slova napsaná kurzívou nahraďte synonymy) zadá jako samostatnou práci. Kontrola samostatné práce podle správného řešení – snímek č. 12. Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Mgr. Jaroslava Kuhnová. Dostupné z Metodického portálu ISSN:  Provozuje Národní ústav pro vzdělávání, školské poradenské zařízení a zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků (NÚV). 1

2 Příprava porady a záznam jednání
Pozvánka Prezenční listina Zápis z porady

3 Pozvánka na poradu Měla by obsahovat tyto náležitosti:
Název firmy/organizace, která poradu svolává Účel porady, název akce Datum konání, hodina zahájení Místo konání (při externích poradách přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří) Program porady (jednotlivé body jednání, příp. i s časovým rozvržením a jmény referentů) Plánovaná doba trvání, příp. termín ukončení porady Důležité poznámky pro účastníky (dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí cestovné apod.) Místo a datum vyhotovení Jméno a funkce toho, kdo poradu svolává (za jméno se u rozmnožených pozvánek uvádí zkratka v. r., což znamená vlastní rukou; vlastnoruční podpis se pak už nepřipojuje nebo se rozmnoží již podepsaný originál)

4 Úprava pozvánek Na list bez předtisku (nejčastěji, samostatná úprava v textovém editoru, může mít více stránek, které se překládají) Na dopisní předtisk (více osobní pozvánka, protože oslovuje přímo zvaného účastníka; používáme v případech, kdy zveme jen několik málo osob a program jednání není obsáhlý) Jako osobní dopis vedoucího pracovníka (individuální písemnost, zveme tak významné hosty, tištěnou pozvánku připojíme)

5 Zasílání pozvánek Na běžné pracovní porady se posílají pozvánky týden předem. Na důležitější jednání a konference (externí účastníci) s měsíčním předstihem. U konferencí, sympozií s mezinárodní účastí se pozvánky rozesílají ještě dříve. Písemné materiály, jako návrhy, posudky, rozbory apod. musí účastníci obdržet včas, aby si je mohli prostudovat a připravit se na diskuzi.

6 Prezenční listina/Listina přítomných
Měla by obsahovat tyto náležitosti: V záhlaví název pořádající organizace, příp. logo Druh porady/akce Datum a místo konání Pořadové číslo účastníka Jméno a příjmení účastníka Vlastnoruční podpis účastníka Pracovní funkce účastníka (není nezbytné) Uspořádání písemnosti se liší podle povahy porady

7 Prezenční listina/Listina přítomných
Zúčastňuje-li se jednání stálý okruh účastníků, bývají předtištěna jejich jména, popř. i funkce. Připojujeme pouze podpisy. Někdy se na prezenční listině uvádějí pouze názvy pozvaných organizací, protože není známo, kdo je bude zastupovat. Pro porady/akce s proměnlivým okruhem účastníků se zhotovují prezenční listiny bez předtištěných jmen nebo názvů organizací. Listiny přítomných lze zpravidla použít pro více porad a akcí, a proto jsou trvale uloženy v PC a podle potřeby se vytisknou.

8 Zápis z porady Písemný doklad o průběhu porady, schůze, konference, jednání či jiné akce. Má se vyhotovovat týž den, kdy se porada konala (nejpozději druhý den). Čísluje se podle druhu porady, rozmnožuje a posílá účastníkům porady (v současné době upřednostňujeme elektronickou poštu). Zápisy se ukládají, jsou písemným dokladem o jednání, velmi důležitým nástrojem řízení, uvedené údaje jsou východiskem pro další jednání. Zápis slouží jako dokument pro kontrolu přidělených úkolů a termínů, pro kontrolu toho, co bylo projednáno a s jakým výsledkem. Musí být jasně formulované, pravdivé a přehledné. To, co je v zápise, je závazné pro všechny přítomné. Proto je potřeba, aby si zapisovatel byl správností všech údajů jistý, příp. vedoucí srovnal text zápisu s projednávanou skutečností. V případě pochybností je třeba zapsané skutečnosti, data, číselné údaje po poradě u diskutujících ověřit.

9 Zápis z porady Měl by obsahovat tyto náležitosti: Číslo zápisu
Druh porady Datum konání porady Údaje o přítomných, omluvených a hostech (vyjmenujeme nebo přiložíme prezenční listinu) Program porady Obsah jednotlivých bodů jednání Uložené úkoly, jména těch, kteří odpovídají za jejich splnění, a termíny splnění uložených úkolů Datum a místo vyhotovení zápisu Jméno zapisovatele, zhotovitele zápisu Jméno a funkci vedoucího porady V jedné instituci by všechny zápisy měly mít jednotnou podobu.

10 Zápis z porady Rozlišujeme tři druhy zápisů: Stručný zápis
Jsou v něm zachyceny jednotlivé body jednání, rozhodnutí, ke kterému porada dospěla, a úkoly, které z ní vyplynuly. Podrobnější zápis Pořizujeme při důležitých poradách. Uvádějí se v něm jména diskutujících, stručný obsah referátů a diskuzních příspěvků. Pokud účastníci porady požádají o zaprotokolování připomínky, zapíše se její doslovné znění. Doslovný zápis Zhotovují se při jednáních v parlamentu, při významných konferencích a jiných závažných jednáních. Zápis se stenografuje souběžně s jednáním, stenografové se při psaní střídají a potom stenogram přepisují. Současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam.

11 Slova napsaná kurzívou nahraďte synonymy.
Ing. Kolařík přednesl obsáhlou zprávu o rozboru hospodaření. Mgr. Nová věnovala pozornost zásobování potravinami. P. Oliva podotkl, že letos má myslivecké sdružení zájem o koupi většího množství sena. MVDr. Zajíc hovořil o ztrátách na hospodářských zvířatech. Bc. Menšík upozornil na zjištěné závady v oblasti škod. JUDr. Hudec podal informaci o protipožárních opatřeních. PhDr. Dolanská poukázala přímo na zakázky z agendy vkladů. Pí Králová, DiS. měla připomínku k vymáhání pohledávky od firmy Q, která je v likvidaci. A podat zprávu, přednést informaci informovat, referovat, seznámit, sdělit B podtrhnout, položit důraz, zdůraznit, připomenout, zaměřit se, vyzdvihnout C poznamenat, konstatovat, zmínit se, naznačit, uvést, mluvit, přednést připomínky

12 Správné řešení 1. A 2. B 3. C 4. C 5. B 6. A 7. B 8. C

13 Zdroje FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; JONÁŠ, Ivan; KULDOVÁ, Olga. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2. Praha: Fortuna, 2005, ISBN OLCHAVOVÁ, Jana a kol. Písemná a ústní komunikace. -: HYL s.r.o., 2010, ISBN NEUGEBAUER, Tomáš. Nová pravidla písemné a elektronické komunikace. -: Computer Media s.r.o., 2009, ISBN ŠTIKOVÁ, Stanislava. Obchodní korespondence 1. Plzeň: Ing. Stanislava Štiková - Korespondent, 2001, ISBN -. FLEISCHMANNOVÁ, Emílie a kol. Obchodní korespondence pro střední školy. Praha: Fortuna, 2000, ISBN FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; KULDOVÁ, Olga. Hospodářská korespondence 1. Praha: SPN, 1992, ISBN PREISLEROVA, Milada. Technika administrativy IV. Praha: Fortuna, 1994, ISBN