29. 4. 2011 Aktivita číslo 5 Návrh a zavedení systému centrální administrace a řízení projektů Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadě Plzeňského kraje.

Prezentace na téma: "29. 4. 2011 Aktivita číslo 5 Návrh a zavedení systému centrální administrace a řízení projektů Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadě Plzeňského kraje."— Transkript prezentace:

1 29. 4. 2011 Aktivita číslo 5 Návrh a zavedení systému centrální administrace a řízení projektů Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadě Plzeňského kraje Seminář pro zaměstnance a zastupitele na téma výsledky analytického šetření

2 Etapa analýzy – termíny, výstup, postup realizace Termín realizace etapy: 12/2010 – 4/2011 Výstup: Analýza stavu projektového řízení kraje a souvisejících procesů Výsledky statistického průzkumu Postup realizace: Místní a dotazníkové šetření na úrovni KÚ Dotazníkové šetření na všech ZZO, místní šetření na vybraných ZZO Analýza předložené interní dokumentace Analýza dostupných dat – finance a kapacitní náročnost Ověření výstupů na společném workshopu 6.-7.4.2011 Finální odevzdání výstupů 8.4.2011

3 Shrnutí analýzy stavu projektového řízení na KÚ Silné stránky Existence oddělení, které je schopno poskytovat podporu při zpracování projektových žádostí (hromadné zpracování podobných projektů pro více subjektů v působnosti kraje) Schopnost zpracování „auditu čerpání“ v OTPP Využití znalostí a zkušeností personálních kapacit vybudovaných v rámci jednotlivých odborů Fungování projektového řízení na odboru INF Slabé stránky Nedostatečně definovaná strategie kraje s chybějícími prioritami Neexistující platná definice projektu Nepokrytí projektového řízení jednou komplexní směrnicí Nízké povědomí zaměstnanců o projektovém řízení (obecně) Chybějící evidence práce Roztříštěné kapacity pro přípravu a realizaci projektů Nedostatečné povědomí o možnostech využití kapacity oddělení OTTP pro zpracování projektů Nízká schopnost čerpání v porovnání s ostatními kraji Nedostatečná SW podpora projektového řízení

4 Shrnutí analýzy stavu projektového řízení na KÚ Příležitosti Možná a ověřená spolupráce s externími subjekty při zpracování strategických a koncepčních dokumentů (např. RRA) Pokračující možnost čerpání prostředků ze strukturálních fondů Možnost čerpání prostředků i na realizaci potřebných změn Hrozby Změny v předpokládaných prioritách a objemu prostředků pro další programové období Vytváření duplicit v podobě vlastních kapacit pro přípravu projektových žádostí Turbulentní okolí vyžadující ad-hoc řešení (ekonomická a politická situace, intenzívní přírodní vlivy), bez strategie nemožná rychlá redefinice priorit

5 Výsledky statistického průzkumu Silné stránky Dobrá komunizace mezi zřizovatelským odborem a organizacemi Vůle ze stranu KÚ přehodnotit současný systém řízení projektů Existence oddělení, které je schopné zabezpečit kompletní životní cyklus projektu Slabé stránky Nedostatek vlastních kvalifikovaných projektových manažerů Nedostatečná informovanost organizací o možnosti čerpání finančních prostředků (mimo věcnou příslušnost) Neexistence kompletního přehledu realizovaných projektů jednotlivými odbory a organizacemi Nízká úspěšnost žádostí o finanční podporu některých organizací Neznalost možnosti konzultace na OTPP Příležitosti Možná spolupráce s externími subjekty (např. RRA) Pokračující možnost čerpání prostředků ze strukturálních fondů Hrozby Změny v předpokládaných prioritách a objemu prostředků pro další programové období Nepodpora politické reprezentace Nezájem organizací o nabízené služby Snaha některých organizací o vlastní řešení

6 Etapa návrh Termín realizace etapy: 04/2011 – 8/2011 Další postup: Návrh zavedení systému centrální administrace a řízení projektů Návrh implementace nových či nedostatečně realizovaných činností Úprava procesu řízení projektů v rámci organizace Návrh činností, které by bylo vhodně dělat centrálně Zpracování směrnice rady pro řízení projektů Zpracování interní metodiky pro řízení projektů Plán implementace navrhovaných změn Návrh vnitřní a vnější marketingové strategie změny Návrh parametrů vhodného SW pro řízení a administraci projektů Tvorba školících materiálů Návrh změn interních dokumentů

7 Děkuji za pozornost Petra Lavičková petra.lavickova@cortis.cz