Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007

Prezentace na téma: "Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007"— Transkript prezentace:

1 Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007
Společnost [Název vaší společnosti] uvádí: Školení k aplikaci Microsoft® Office Word 2007 [Poznámky pro školitele: Podrobnou nápovědu k úpravám šablony naleznete na posledním snímku. Některé snímky rovněž obsahují v podokně poznámek další text k lekci. Animace Adobe Flash: Tato šablona obsahuje animace Flash. Ty budou moci být přehrávány v aplikaci PowerPoint 2000 a novější. Pokud však chcete šablonu uložit v aplikaci PowerPoint 2007, uložte ji ve formátu dřívější verze aplikace PowerPoint: Prezentace aplikace PowerPoint 97–2003 (*.ppt) nebo Šablona aplikace PowerPoint 97–2003 (*.pot). (Dané typy souborů jsou uvedeny v rozevíracím seznamu Uložit jako typ v dialogovém okně Uložit jako.) Upozornění: Jestliže ji uložíte ve formátu souboru aplikace PowerPoint 2007, například ve formátu Prezentace aplikace PowerPoint (*.pptx) nebo Šablona aplikace PowerPoint (*.potx), nebudou animace v uloženém souboru uchovány. Další informace: Protože tato prezentace obsahuje animace Flash, může se při ukládání šablony zobrazit dialogové okno s upozorněním na osobní informace. Pokud nepřidáte informace do vlastností samotného souboru Flash, netýká se upozornění této prezentace. Klikněte v dialogovém okně na tlačítko OK.] Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

2 Obsah kurzu Přehled: Hromadné zasílání e-mailů
Lekce 1: Způsob fungování Lekce 2: Nastavení seznamu příjemců Lekce 3: Vytvoření kompletní hromadné korespondence Dvě ze tří lekcí obsahují seznam navržených úkolů a každá lekce obsahuje sadu zkušebních otázek. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

3 Přehled: Hromadné zasílání e-mailů
Potřebujete odeslat každému zaměstnanci dopis nebo ovou zprávu obsahující osobní informace o srážkách ze mzdy a platu. Vytváření jednotlivých položek by trvalo hodiny. Použijte funkci hromadné korespondence. Pomocí funkce hromadné korespondence vytvoříte jeden dokument, který obsahuje informace totožné ve všech kopiích, a přidáte zástupné symboly pro informace specifické v jednotlivých kopiích. Aplikace Word automaticky provede vše ostatní. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

4 Cíle kurzu Porozumět funkci hromadné korespondence, a získat tak požadované výsledky Připravit dokument pro hromadnou korespondenci Vytvořit základní hromadnou korespondenci pomocí průvodce vytvořením hromadné korespondence Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

5 Lekce 1 Způsob fungování

6 Způsob fungování Při každé hromadné korespondenci pracujete se třemi různými prvky. Pokud těmto prvkům porozumíte, pomůže vám to získat požadované a očekávané výsledky hromadné korespondence. Hlavní dokument, u něhož začínáte Informace o příjemci, jako jsou jména a adresy jednotlivých osob, které chcete sloučit s hlavním dokumentem Dokončené dokumenty, které zahrnují informace v hlavním dokumentu spolu s jedinečnými informacemi o každém příjemci Dále v tomto kurzu se dozvíte podrobnosti o tom, jak vytvořit hromadnou korespondenci. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

7 Hlavní dokument Výchozím bodem je hlavní dokument. Může se jednat o dopis, obálku, nebo dokonce poukaz. Obsahuje prvky, které jsou zde zobrazeny. Obsah, který je stejný pro každou kopii, například hlavní text formuláře dopisu. Tento text stačí zadat jen jednou bez ohledu na počet dopisů, které chcete vytisknout. Zástupné symboly pro jedinečné informace každého příjemce. U dopisu je například v každé kopii jedinečný blok adresy a oslovení. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

8 Informace o příjemci V hromadné korespondenci se informace o příjemci, které jsou jedinečné v každé kopii hromadné korespondenci, zadávají do zástupných symbolů přidaných do hlavního dokumentu. Může se jednat o tyto informace: Adresy na obálkách nebo štítcích, jména v řádku pro oslovení ve formuláři dopisu, výše platu v ových zprávách zasílaných zaměstnancům, osobní poznámky o oblíbených produktech na pohlednicích, které posíláte svým nejlepším zákazníkům, případně počet poukázek k proplacení. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

9 Informace o příjemci Informace o příjemci musí být uloženy ve zdroji dat. Zdroj dat je souhrnný pojem, který označuje celou kategorii souborů, s nimiž po celou dobu pracujete. Zdrojem dat může být například seznam kontaktů aplikace Microsoft Office Outlook® . . Dalšími příklady zdroje dat jsou: tabulka aplikace Word, list aplikace Excel™, databáze aplikace Access® nebo dokonce textový soubor. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

10 Informace o příjemci Informace o příjemci jsou zpravidla uvedeny v seznamu sloupců a řádků, jak je znázorněno v tabulce na obrázku. Soubor zdroje dat musí být strukturován způsobem, který umožňuje propojení konkrétních informací se zástupnými symboly v hlavním dokumentu. V další lekci si ukážeme, jak nastavit seznam příjemců a připojit se k němu. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

11 Dokončená sada dokumentů
Po vytvoření hromadné korespondence budete mít k dispozici následující položky. Sada jednotlivých dokončených dokumentů, které můžete tisknout (například dopisy, štítky, obálky nebo poukázky) nebo přenášet elektronicky v průběhu vytváření hromadné korespondence (například ové zprávy). Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

12 Dokončená sada dokumentů
Po vytvoření hromadné korespondence budete mít k dispozici následující položky. Hlavní dokument, který jste použili jako výchozí bod a který zůstává samostatným dokumentem. Po vytvoření hromadné korespondence není automaticky uložen. Měli byste jej uložit, protože aplikace Word si zapamatuje, který seznam příjemců jste k němu připojili, a když jej znovu otevřete, můžete rychle vytvořit novou hromadnou korespondenci. Poznámka: Pokud vytváříte dopisy, obálky nebo štítky, můžete také volitelně vygenerovat souhrnný dokument, který obsahuje všechny sloučené dokumenty v jednom souboru. Další informace získáte na konci poslední lekce. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

13 Test 1, otázka 1 Co je hlavní dokument u hromadné korespondence? (Vyberte jednu odpověď.) Dokument, od kterého se začíná a který obsahuje text stejný pro každý dopis, obálku atd. pro hromadnou korespondenci spolu se zástupnými symboly pro jedinečné informace o příjemci První dokument v sadě dokončených dokumentů hromadné korespondence Dokument, jenž obsahuje pouze text, který je stejný v jednotlivých sloučených kopiích Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

14 Test 1, otázka 1: Odpověď Dokument, od kterého se začíná a který obsahuje text stejný pro každý dopis, obálku atd. pro hromadnou korespondenci spolu se zástupnými symboly pro jedinečné informace o příjemci Hlavní dokument je počáteční dokument, do něhož jste přidali všechen text, který bude na jednotlivých kopiích stejný, a také zástupné symboly určující, kde mají být zobrazeny jedinečné informace o příjemci. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

15 Test 1, otázka 2 Hlavní dokument s textem a zástupnými symboly je po dokončení hromadné korespondence automaticky uložen. (Vyberte jednu odpověď.) Ano Ne Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

16 Test 1, otázka 2: Odpověď Ne
Hlavní dokument byste měli uložit, abyste jej mohli znovu použít k vytvoření nové hromadné korespondence. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

17 Test 1, otázka 3 Proč musí být jedinečné informace o příjemci, které chcete použít v hromadné korespondenci, uloženy v souboru zdroje dat? (Vyberte jednu odpověď.) Soubory zdroje dat jsou speciální typy souborů, které fungují jen u hromadné korespondence. V souborech zdroje dat jsou informace uspořádány způsobem, který umožňuje spárování částí těchto informací se specifickými zástupnými symboly v hlavním dokumentu. Soubory zdroje dat jsou určeny k uchování velkého množství informací. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

18 Test 1, otázka 3: Odpověď V souborech zdroje dat jsou informace uspořádány způsobem, který umožňuje spárování částí těchto informací se specifickými zástupnými symboly v hlavním dokumentu. Strukturovaný způsob, jakým jsou informace v souborech uspořádány, umožňuje vložit informace z jedné buňky v tomto souboru do jednoho jedinečného dokumentu. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

19 Nastavení seznamu příjemců
Lekce 2 Nastavení seznamu příjemců

20 Nastavení seznamu příjemců
Již víte, jaké jsou hlavní prvky hromadné korespondence. Nyní se naučíte nastavit hlavní dokument a připojit jej k seznamu příjemců. Seznam příjemců spolu se zástupnými symboly přidanými do dokumentu aplikace Word nebo k obálce, jsou srdcem a duší hromadné korespondence. Společně se podílejí na shromáždění jedinečných informací do konečných samostatně sloučených kopií. Poté, co porozumíte, jaké jsou tyto dvě klíčové součásti a jak spolu souvisí, budete moci úspěšně nastavit a používat hromadnou korespondenci. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

21 Další informace o seznamu příjemců
Seznamem příjemců může být jakýkoli soubor, v němž jsou informace o příjemci uspořádány do sloupců a řádků. Lze jej vytvořit v řadě různých aplikací, jako je například Excel, Access nebo Outlook. Sloupce v seznamu představují kategorii nebo typ informací. Jednotlivé sloupce jsou rozlišeny záhlavím. Seznam příjemců může například obsahovat sloupce Jméno, Příjmení a Ulice. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

22 Další informace o seznamu příjemců
Seznamem příjemců může být jakýkoli soubor, v němž jsou informace o příjemci uspořádány do sloupců a řádků. Lze jej vytvořit v řadě různých aplikací, například Excel, Access nebo Outlook. Každý řádek v seznamu představuje vyplněné informace jednoho příjemce. V seznamu zákazníků obsahuje například jeden řádek všechny informace o jednom zákazníkovi: jeho jméno, adresu atd. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

23 Další informace o seznamu příjemců
Díky těmto sloupcům a řádkům je možné zadat během vytváření hromadné korespondence jedinečné informace o příjemci do dokumentů. Z hlavního dokumentu se připojíte k seznamu a pak můžete přidat libovolné záhlaví sloupce jako zástupný symbol do hlavního dokumentu. (Tyto zástupné symboly se oficiálně označují jako pole. Polím se budeme věnovat později.) Tyto zástupné symboly se oficiálně označují jako pole. Polím se budeme věnovat později. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

24 Další informace o seznamu příjemců
Díky těmto sloupcům a řádkům je možné zadat během vytváření hromadné korespondence jedinečné informace o příjemci do dokumentů. Po dokončení hromadné korespondence budete mít k dispozici koncový dokument pro všechny osoby, který bude obsahovat informace ze záznamů v jednom řádku seznamu příjemců. Tip: Nejlepších výsledků dosáhnete, vytvoříte-li soubor zdroje dat tak, aby každý sloupec představoval nejmenší možnou informaci. Místo sloupce Celé jméno například použijte samostatné sloupce Jméno a Příjmení. Získáte tak větší flexibilitu při uspořádávání polí v hlavním dokumentu, takže například budete moci zákazníky oslovovat křestním jménem. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

25 Odkud se odvozují seznamy příjemců
V mnoha případech budou seznamy příjemců, které chcete použít, již existovat. Můžete mít například přístup k souboru s následujícím seznamem. Jména zákazníků nebo kontaktů, adresy a další údaje Produkty nebo služby, které nabízí vaše společnost Informace o zaměstnancích Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

26 Odkud se odvozují seznamy příjemců
Pokud seznam již existuje, stačí jej během vytváření hromadné korespondence pouze připojit. Nedělejte si však starosti, pokud tento seznam zatím nemáte. Proces vytváření hromadné korespondence obsahuje krok, při němž můžete vytvořit zcela nový seznam příjemců. Další informace k tomu uvádí další lekce. Poznámka: Data v seznamu příjemců můžete kdykoli změnit, pokud při vytváření hromadné korespondence otevřete dialogové okno Příjemci hromadné korespondence nebo přímo otevřete soubor zdroje dat. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

27 Pole Po připojení k seznamu příjemců můžete zadat informace, které chcete zahrnout do hromadné korespondence, pomocí polí. Pole je sada kódů, které aplikaci Word dávají pokyn k automatickému vložení informací do dokumentu. Neformálně lze pole považovat za zástupné symboly. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

28 Pole V hromadné korespondenci se pole, která používáte, označují jako slučovací pole a jedná se o zástupné symboly pro jedinečné informace pocházející přímo ze seznamu příjemců. Na obrázku byla například přidána pole pro informace uložené ve sloupcích Adresa a Jméno v seznamu příjemců. Všimněte si, že jsou v dokumentu vložena mezi dvojité šipky (« »). Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

29 Slučovací pole Slučovací pole lze vytvořit zkombinováním jiných polí, případně můžete pole seskupit a pak použít mezery, konce řádků a interpunkční znaménka jako v běžné větě. Můžete například před příjmením nebo celým jménem uvést titul a nastavit pole v dokumentu takto: «Titul» «Příjmení» «Adresa» «Město», «Stát» «PSČ» Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

30 Slučovací pole Naformátováním polí můžete také určit, jak budou informace o příjemci vypadat ve sloučených dokumentech. Můžete například zvýraznit jména tučným písmem nebo červenou barvou. V hlavním dokumentu vyberte pole včetně okolních dvojitých šipek ( « »). Na kartě Domů klikněte na libovolný příkaz ve skupině Písmo nebo Odstavec a zvolte požadované možnosti formátování. Požadované možnosti formátování můžete také zobrazit kliknutím na ikonu pro otevření dialogového okna u některé z těchto skupin. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

31 Návrhy cvičení Rozdělení dat ve sloupci Jméno do dvou sloupců.
Vytvoření sloupce Osobní poznámka Uložení listu aplikace Excel  [Poznámka pro školitele: Toto cvičení se týká přípravy zdroje dat na hromadnou korespondenci. Pokud je v počítači nainstalována aplikace Excel 2007, můžete kliknutím na odkaz ve snímku přejít na online cvičení. V tomto cvičení můžete podle pokynů provádět jednotlivé úkoly v aplikaci Excel. Důležité: Pokud není aplikace Excel 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup.] Online cvičení (vyžaduje aplikaci Excel 2007) Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

32 Test 2, otázka 1 Jaký je vztah mezi seznamem příjemců a poli vloženými do hlavního dokumentu? (Vyberte jednu odpověď.) Není mezi nimi žádný vztah. Pole jsou ekvivalentem sloupců v seznamu příjemců. Každé pole reprezentuje jednu buňku v seznamu příjemců. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

33 Test 2, otázka 1: Odpověď Pole jsou ekvivalentem sloupců v seznamu příjemců. Přidání pole do hlavního dokumentu znamená, že se informace uložené v odpovídajícím sloupci seznamu objeví ve sloučených dokumentech. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

34 Test 2, otázka 2 Jak lze pole odlišit od ostatního textu v hlavním dokumentu? (Vyberte jednu odpověď.) Pole jsou vždy formátována jako tučný text. Pole jsou označena kurzívou. Pole jsou uzavřena mezi dvojité šipky (« »). Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

35 Test 2, otázka 2: Odpověď Pole jsou uzavřena mezi dvojité šipky (« »).
Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

36 Test 2, otázka 3 Před vytvořením hromadné korespondence musí být k dispozici existující seznam příjemců. (Vyberte jednu odpověď.) Ano Ne Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

37 Test 2, otázka 3: Odpověď Ne
Tento seznam můžete vytvořit během vytváření hromadné korespondence. Pokud do hromadné korespondence zahrnujete pouze několik málo příjemců, může být nejjednodušší zadat tento seznam během tohoto procesu. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

38 Vytvoření kompletní hromadné korespondence
Lekce 3 Vytvoření kompletní hromadné korespondence

39 Vytvoření kompletní hromadné korespondence
Nyní si vyzkoušíte vytvoření hromadné korespondence pomocí Průvodce vytvořením hromadné korespondence. Na konci této lekce si řekneme o jiném způsobu vytvoření hromadné korespondence. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

40 Otevření Průvodce hromadnou korespondencí
Chcete-li vytvořit hromadnou korespondenci, klikněte na položku Spustit hromadnou korespondenci na kartě Korespondence a klikněte na příkaz Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. Animace: Klikněte pravým tlačítkem myši a potom klikněte na příkaz Přehrát. Krok 1 průvodce obsahuje otázku. Jejím cílem je zjistit, do jakého typu dokumentu chcete informace sloučit. Animace znázorňuje, jak otevřít průvodce a vybrat typ dokumentu Obálky. Tip: Podokno úloh lze přesunout (zrušit ukotvení) kliknutím na záhlaví a přetažením do nového umístění. Můžete také změnit jeho velikost přetažením úchytu pro změnu velikosti po stranách podokna úloh. [Poznámka pro školitele: Chcete-li při zobrazení prezentace přehrát animaci, klikněte na animaci pravým tlačítkem myši a potom klikněte na příkaz Přehrát. Jestliže jste již soubor přehráli, bude pravděpodobně třeba (po kliknutí pravým tlačítkem myši) kliknout nejprve na příkaz Převinout zpět a potom na příkaz Přehrát. Pokud na snímek kliknete s cílem zadat text nebo přejít k dalšímu snímku, ale nic se nestane, klikněte mimo animaci. Někdy je nutné kliknout dvakrát. Máte-li se zobrazením animace problémy, přečtěte si poznámky k poslednímu snímku v této prezentaci o přehrávání animace Adobe Flash. Jestliže potíže se zobrazením animace potrvají, najdete na dalším snímku stejný text se statickým obrázkem. Před spuštěním prezentace odstraňte buď aktuální, nebo následující snímek.] Průvodce se otevře v pravé části okna v podokně úloh. Postupujte podle výzev a kliknutím na tlačítko Další v dolní části podokna procházejte průvodce (nebo klikněte na tlačítko Předchozí, pokud se chcete vrátit k předchozímu kroku). Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

41 Otevření Průvodce hromadnou korespondencí
Chcete-li vytvořit hromadnou korespondenci, klikněte na položku Spustit hromadnou korespondenci na kartě Korespondence a klikněte na příkaz Podrobný průvodce hromadnou korespondencí, jak vidíte zde. Průvodce se otevře v pravé části okna v podokně úloh. Postupujte podle výzev a kliknutím na tlačítko Další v dolní části podokna procházejte průvodce (nebo klikněte na tlačítko Předchozí, pokud se chcete vrátit k předchozímu kroku). V kroku 1 průvodce otevře podokno s dotazem, do jakého typu dokumentu chcete informace sloučit. Tip: Podokno úloh (které lze není zobrazeno) lze přesunout (lze zrušit jeho ukotvení) kliknutím na záhlaví a přetažením do nového umístění. Můžete také změnit jeho velikost přetažením úchytu pro změnu velikosti po stranách podokna úloh. [Poznámka pro školitele: Tento snímek je shodný s předchozím, pouze místo animace obsahuje statický obrázek. Tento snímek použijte, pokud máte problémy se zobrazením animace. Před spuštěním prezentace odstraňte buď aktuální, nebo předchozí snímek.] Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

42 Nastavení hlavního dokumentu
Druhým krokem průvodce je nastavení počátečního dokumentu. Můžete chtít odeslat dopis reklamní pošty nebo e- mailovou zprávu, případně chcete začít u obálek a štítků. Nebo můžete chtít vytvořit adresář k ukládání výpisů dat, jako jsou jména a adresy zákazníků, informace o produktech a data osobních kontaktů. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

43 Nastavení hlavního dokumentu
Možnosti zobrazované v průvodci se liší v závislosti na typu dokumentu, který jste vybrali v prvním kroku. Vybrali jste obálky, které tyto možnosti obsahují. Změnit rozložení dokumentu: Tato možnost je vybrána, protože byl při spuštění průvodce otevřen prázdný dokument. Chcete změnit otevřený prázdný dokument na dokument obálky. Klikněte na položku Možnosti obálky a zvolte velikost obálky a další požadované možnosti. Dokument obálky pak nahradí prázdný dokument. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

44 Nastavení hlavního dokumentu
Možnosti zobrazované v průvodci se liší v závislosti na typu dokumentu, který jste vybrali v prvním kroku. Vybrali jste obálky, které tyto možnosti obsahují. Začít z existujícího dokumentu: Pokud máte k dispozici dříve uloženou obálku, kterou chcete použít pro hromadnou korespondenci, ale na obrazovce je momentálně otevřený prázdný dokument, můžete výběrem této možnosti nahradit prázdný dokument touto obálkou. Poznámka: Možnost Použít aktuální dokument není při otevření prázdného dokumentu k dispozici. Aktuálním dokumentem se rozumí dokument, který je na obrazovce momentálně otevřený. Pokud jste nejprve otevřeli dokument s obálkou a pak spustili průvodce, můžete tuto možnost použít. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

45 Připojení k seznamu příjemců
V kroku 3 se připojíte k seznamu příjemců, který chcete zahrnout do hromadné korespondence ve svých dokumentech. Máte tři možnosti. Použít existující seznam: Tuto možnost vyberte, pokud již máte k dispozici seznam příjemců obsahující informace, které chcete sloučit. Pak kliknutím na odkaz Procházet v průvodci tento soubor vyhledejte a otevřete. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

46 Připojení k seznamu příjemců
V kroku 3 se připojíte k seznamu příjemců, který chcete zahrnout do hromadné korespondence ve svých dokumentech. Máte tři možnosti. Vybrat z kontaktů aplikace Outlook: Tuto možnost vyberte, chcete-li jako seznam příjemců použít seznam kontaktů aplikace Outlook. Potom klikněte na odkaz Zvolit složku s kontakty a vyhledejte a otevřete správný seznam kontaktů. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

47 Připojení k seznamu příjemců
V kroku 3 se připojíte k seznamu příjemců, který chcete zahrnout do hromadné korespondence ve svých dokumentech. Máte tři možnosti. Zadat nový seznam: Tuto možnost vyberte, pokud nemáte vhodný seznam příjemců a chcete jej vytvořit. Nový seznam je uložen jako soubor poštovní databáze (MDB) ve složce Zdroje dat, která je umístěna ve složce Dokumenty nebo Moje dokumenty. Tip: Pokud během procesu hromadné korespondence připojíte seznam příjemců, který chcete použít ke sloučení, začne aplikace Word hledat soubor ve složce Zdroje dat ve složce Dokumenty nebo Moje dokumenty. Seznamy příjemců je proto zřejmě nejsnadnější ukládat právě do této složky. Můžete však připojit libovolný seznam příjemců, který je umístěn kdekoli v počítači nebo na serveru. Soubor můžete znovu použít pro budoucí hromadnou korespondenci. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

48 Volba příjemců pro hromadnou korespondenci
Po připojení k seznamu příjemců vyberte příjemce, které chcete do hromadné korespondence zahrnout. Můžete například chtít odeslat formulář dopisu pouze těm zákazníkům ze souboru, kteří mají konkrétní PSČ. Nebo můžete chtít vytvořit adresář, který obsahuje jen jednu produktovou řadu. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

49 Volba příjemců pro hromadnou korespondenci
Ke všem těmto akcím slouží dialogové okno Příjemci hromadné korespondence, které se otevře automaticky po připojení k seznamu příjemců nebo jeho vytvoření. Vedle jmen jednotlivých příjemců jsou zaškrtnuta políčka a příjemci jsou ve výchozím nastavení zahrnuti do seznamu příjemců. U jednotlivých příjemců můžete zaškrtnutí tohoto políčka zrušit nebo můžete vymazat všechny příjemce zrušením zaškrtnutí políčka v záhlaví sloupce a pak zaškrtnout políčko vedle jména osoby, kterou chcete do hromadné korespondence zahrnout. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

50 Volba příjemců pro hromadnou korespondenci
Ke všem těmto akcím slouží dialogové okno Příjemci hromadné korespondence, které se otevře automaticky po připojení k seznamu příjemců nebo jeho vytvoření. Upřesněte seznam příjemců kliknutím na tlačítko Seřadit a volbou názvu sloupce, který chcete zobrazit a uspořádat (sestupně nebo vzestupně), nebo kliknutím na tlačítko Filtr a zadáním polí a hodnot příjemců, které chcete zobrazit. Kliknutím na tlačítko Najít duplicitní položky také můžete spustit sestavu se seznamem příjemců, kteří se v seznamu mohou zobrazovat vícekrát. Případně můžete kliknutím na tlačítko Najít příjemce vyhledat konkrétní osobu. Funkce Ověřit adresy je k dispozici, pokud máte nainstalovaný program pro ověření platnosti. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

51 Uspořádání hlavního dokumentu
V dalším kroku hlavní dokument uspořádáte, což znamená, že do něj vložíte obsah. Animace: Klikněte pravým tlačítkem myši a potom klikněte na příkaz Přehrát. U obálky představuje informace stejné pro každou sloučenou kopii zpáteční adresa, kterou zadáte do levého horního rohu. Zástupnými symboly pak jsou adresy jednotlivých příjemců. Nejrychlejším způsobem přidání adresy pro doručení je kliknutí na tlačítko Blok adres v průvodci. Tím se přidá předem vytvořené pole «Blok adres» na obálku, která obsahuje jméno, příjmení, ulici, město, stát a PSČ. Tip: V případě potřeby můžete sestavit svůj vlastní blok adresy. Kliknutím na odkaz Další položky v průvodci otevřete dialogové okno Vložit slučovací pole, kde je při vybraném přepínači Databázová pole zobrazen seznam záhlaví sloupců ze seznamu příjemců. Kterékoli z těchto záhlaví můžete vložit do hlavního dokumentu jako pole. [Poznámka pro školitele: Chcete-li při zobrazení prezentace přehrát animaci, klikněte na animaci pravým tlačítkem myši a potom klikněte na příkaz Přehrát. Jestliže jste již soubor přehráli, bude pravděpodobně třeba (po kliknutí pravým tlačítkem myši) kliknout nejprve na příkaz Převinout zpět a potom na příkaz Přehrát. Pokud na snímek kliknete s cílem zadat text nebo přejít k dalšímu snímku, ale nic se nestane, klikněte mimo animaci. Někdy je nutné kliknout dvakrát. Máte-li se zobrazením animace problémy, přečtěte si poznámky k poslednímu snímku v této prezentaci o přehrávání animace Adobe Flash. Jestliže potíže se zobrazením animace potrvají, najdete na dalším snímku stejný text se statickým obrázkem. Před spuštěním prezentace odstraňte buď aktuální, nebo následující snímek.] Obsah se skládá z informací, které v každé sloučené kopii zůstávají stejné, a zástupných symbolů (polí) pro informace o příjemci v každé sloučené kopii. Animace znázorňuje, jak uspořádat obálku. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

52 Uspořádání hlavního dokumentu
V dalším kroku hlavní dokument uspořádáte, což znamená, že do něj vložíte obsah: informace, které v každé sloučené kopii zůstávají stejné, a zástupné symboly (pole) pro údaje o příjemci v každé sloučené kopii. U obálky představuje informace stejné pro každou sloučenou kopii zpáteční adresa, kterou zadáte do levého horního rohu. Zástupnými symboly pak jsou adresy jednotlivých příjemců. [Poznámka pro školitele: Tento snímek a následující snímek přináší stejné informace jako předchozí snímek, místo animace však obsahuje statický obrázek. Tyto snímky použijte, pokud máte problémy se zobrazením animace. Před spuštěním prezentace odstraňte buď aktuální, nebo předchozí snímek.] Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

53 Uspořádání hlavního dokumentu
Nejrychlejším způsobem přidání adresy pro doručení je kliknutí na tlačítko Blok adresy v průvodci. Tím se přidá předem vytvořené pole «Blok adres» na obálku, která obsahuje jméno, příjmení, ulici, město, stát a PSČ. Tip: V případě potřeby můžete sestavit svůj vlastní blok adresy. Kliknutím na odkaz Další položky v průvodci otevřete dialogové okno Vložit slučovací pole, kde je při vybraném přepínači Databázová pole zobrazen seznam záhlaví sloupců ze seznamu příjemců. Kterékoli z těchto záhlaví můžete vložit do hlavního dokumentu jako pole. [Poznámka pro školitele: Tento snímek a předchozí snímek přináší stejné informace jako předchozí snímek, místo animace však obsahuje statický obrázek. Tyto snímky použijte, pokud máte problémy se zobrazením animace. Před spuštěním prezentace odstraňte buď tyto dva snímky, nebo snímek s animací.] Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

54 Náhled Po přidání obsahu a všech polí do hlavního dokumentu můžete pomocí náhledu zkontrolovat, jak budou sloučené dokumenty vypadat. Kliknete-li na odkaz Další v dolní části průvodce, kterým přejdete k dalšímu kroku, zobrazí se automaticky první sloučený dokument. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

55 Náhled V závislosti na tom, jak jste spokojeni s výsledkem, máte na výběr několik možností: Pokud dokument nesplňuje vaše představy, klikněte na odkaz Předchozí v dolní části průvodce. Vrátíte-li se k předchozímu kroku, můžete přidat, odstranit nebo spárovat pole, případně provést další úpravy vedoucí ke správnému zobrazení informací. Pokud jste s dokumentem spokojeni, kliknutím na tlačítko s dvojitou šipkou vpravo v horní části průvodce zobrazte několik dalších sloučených dokumentů, jak je znázorněno na obrázku. Tip: Pokud v podokně náhledu stále vidíte pole a dvojité šipky místo hodnot zadaných pro tato pole, klikněte na položku Náhled výsledků na kartě Korespondence. Kromě zobrazení jednotlivých sloučených dokumentů slouží příkaz Náhled výsledků také k přepínání mezi zobrazenými kódy polí a jejich hodnotami. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

56 Náhled V závislosti na tom, jak jste spokojeni s výsledkem, máte na výběr několik možností: Pokud chcete zobrazit sloučený dokument pro konkrétního příjemce, vyhledejte tuto osobu kliknutím na tlačítko Najít příjemce. Při procházení dokumenty můžete kliknutím na tlačítko Vyloučit tohoto příjemce vyloučit ze sloučení libovolnou osobu. Příjemce přitom bude vyloučen pouze z výsledků konečného sloučení, přičemž nedojde k odstranění žádných informací ze seznamu příjemců. Pokud zjistíte, že hromadná korespondence obsahuje některé příjemce, které do ní nechcete zahrnout, otevřete kliknutím na odkaz Upravit seznam příjemců dialogové okno Příjemci hromadné korespondence. Pomocí tohoto dialogového okna můžete omezit seznam příjemců, jak bylo popsáno výše. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

57 Dokončení hromadné korespondence
Jste-li s náhledem sloučených dokumentů spokojeni, můžete konečné výsledky vytisknout. Kliknutím na tlačítko Tisk otevřete dialogové okno Sloučit na tiskárnu. Změny na poslední chvíli? Pokud chcete mít ještě jednu možnost zkontrolovat výsledky nebo přizpůsobit vybrané obálky, klikněte v průvodci na položku Upravit jednotlivé obálky. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

58 Dokončení hromadné korespondence
Jste-li s náhledem sloučených dokumentů spokojeni, můžete konečné výsledky vytisknout. Kliknutím na tlačítko Tisk otevřete dialogové okno Sloučit na tiskárnu. Tím se vytvoří samostatný souhrnný dokument hromadné korespondence, který obsahuje všechny obálky v novém dokumentu aplikace Word. Po kontrole nebo změně obálek v tomto souhrnném dokumentu je můžete ihned vytisknout. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

59 Dokončení hromadné korespondence
Jste-li s náhledem sloučených dokumentů spokojeni, můžete konečné výsledky vytisknout. Kliknutím na tlačítko Tisk otevřete dialogové okno Sloučit na tiskárnu. Případně dokument pouze uložte a obálky vytiskněte později. Pokud chcete ponechat změny provedené u jednotlivých obálek, dokument uložte. Tento souhrnný dokument je nezávislý na hlavním dokumentu a bude větší. Upozornění: Vytváříte-li sadu sloučených ových zpráv, před dokončením hromadné korespondence si pečlivě prohlédněte náhled zpráv. U ových zpráv nebudete mít možnost vytvoření samostatného souhrnného dokumentu. Jakmile kliknete na odkaz Elektronická pošta v průvodci a určíte sloupec v seznamu příjemců, který obsahuje ové adresy příjemců, budou zprávy odeslány. Tento souhrnný dokument je nezávislý na hlavním dokumentu a bude větší. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

60 Zrušení hromadné korespondence nebo pokračování v ní
Hromadnou korespondenci můžete kdykoli před dokončením zrušit. Postupujte takto: zavřete dokument a určete, že nechcete uložit změny. Dokument spolu s připojením k seznamu příjemců bude odstraněn. Pokud však chcete přestat pracovat na sloučení a vrátit se k němu později, uložte hlavní dokument. Uložením dokumentu zachováte připojení k seznamu příjemců a pole přidaná do dokumentu. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

61 Zrušení hromadné korespondence nebo pokračování v ní
Hromadnou korespondenci můžete kdykoli před dokončením zrušit. Při dalším otevření dokumentu se vás aplikace Word dotáže, zda chcete zachovat připojení k seznamu příjemců. Kliknutím na tlačítko Ano hromadnou korespondenci obnovíte. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

62 Úvod do hromadné korespondence pomocí pásu karet
Všimli jste si, že příkazy na kartě Korespondence začnou být k dispozici, když procházíte průvodce? Při vytváření hromadné korespondence je užitečný také pás karet a tento proces je velmi podobný krokům průvodce. Pomocí pásu karet získáte přístup k více funkcím, jako je automatická kontrola, která vyhledává chyby před vytvořením hromadné korespondence. K dispozici jsou také rozšířené prvky, jako je použití polí k provádění akcí nebo výpočtů v hlavním dokumentu. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

63 Úvod do hromadné korespondence pomocí pásu karet
Příkazy používané na kartě Korespondence jsou v těchto čtyřech skupinách. Spustit hromadnou korespondenci: Tato skupina představuje výchozí bod, kde vyberete typ dokumentu a pak vyberete, vytvoříte nebo upravíte seznam příjemců. Zapsat a vložit pole: V této skupině můžete vložit pole hromadné korespondence, porovnat je a pomocí možnosti Pravidla provést akce v dokumentech. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

64 Úvod do hromadné korespondence pomocí pásu karet
Příkazy používané na kartě Korespondence jsou v těchto čtyřech skupinách. Náhled výsledků: Kromě prohlížení jednotlivých dokumentů hromadné korespondence můžete použít automatickou funkci kontroly chyb. Dokončit: Tato karta slouží k dokončení hromadné korespondence a zkombinování jednotlivých dokumentů do jednoho souhrnného dokumentu nebo jejich tisku, případně odeslání elektronickou formou. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

65 Návrhy cvičení Otevření průvodce hromadnou korespondencí a nastavení hlavního dokumentu Připojení k seznamu příjemců a výběr osob, jimž chcete odeslat Zadání obsahu a vložení polí Náhled a spárování polí Dokončení hromadné korespondence [Poznámka pro školitele: Pokud je v počítači nainstalována aplikace Word 2007, můžete kliknutím na odkaz ve snímku přejít na online cvičení. V tomto cvičení můžete podle pokynů provádět jednotlivé úkoly v aplikaci Word. Důležité: Pokud není aplikace Word 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup.] Online cvičení (vyžaduje aplikaci Word 2007) Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

66 Test 3, otázka 1 Jakým způsobem otevřete průvodce hromadnou korespondencí? (Vyberte jednu odpověď.)  Kliknu na Tlačítko Microsoft Office a na tlačítko Možnosti aplikace Word. Na kartě Korespondence kliknu na položku Spustit hromadnou korespondenci. Na kartě Vložení kliknu na tlačítko Rychlé části. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

67 Test 3, otázka 1: Odpověď Na kartě Korespondence kliknu na položku Spustit hromadnou korespondenci. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

68 Test 3, otázka 2 Jak lze vyjmout osobu ze seznamu příjemců? (Vyberte jednu odpověď.) Odstraněním všech informací o této osobě ze seznamu příjemců Odstraněním dokumentu určeného této osobě při náhledu hromadné korespondence Použitím políček v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

69 Test 3, otázka 2: Odpověď Použitím políček v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence lze určit osoby, které budou v dokončené hromadné korespondenci zahrnuty. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

70 Test 3, otázka 3 Po zobrazení náhledu dokumentů je hromadná korespondence dokončena a nelze provádět žádné změny. (Vyberte jednu odpověď.) Ano Ne Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

71 Test 3, otázka 3: Odpověď Ne
Náhled nabízí možnost kontroly dokumentů hromadné korespondence ještě před jejím dokončením. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty

72 Karta Rychlá reference
Souhrn úkolů probraných v tomto kurzu naleznete na kartě Rychlá reference. Hromadná korespondence I: Použití hromadné korespondence k odesílání velkých objemů pošty