Školení k aplikaci Microsoft® Office Outlook® 2007

Prezentace na téma: "Školení k aplikaci Microsoft® Office Outlook® 2007"— Transkript prezentace:

1 Školení k aplikaci Microsoft® Office Outlook® 2007
[Název vaší společnosti] uvádí: Školení k aplikaci Microsoft® Office Outlook®  2007 [Poznámka pro školitele: Podrobnou nápovědu k úpravám šablony naleznete na posledním snímku. Některé snímky rovněž obsahují v podokně poznámek další text k lekci.] Rychlé seznámení

2 Obsah kurzu Přehled: Nová verze aplikace Outlook
Lekce 1: Změny a jejich účel Lekce 2: Často používané příkazy Lekce 3: Odeslání a příjem příloh a obrázků Každá lekce obsahuje seznam navržených úkolů a sadu zkušebních otázek. Rychlé seznámení

3 Přehled: Nová verze aplikace Outlook
Pozor! Na světě je nová verze aplikace Outlook. Nová verze aplikace Outlook má zcela nový vzhled. Nemusíte se však obávat, že budete k seznámení s novou aplikací potřebovat mnoho času. Naopak, nový vzhled a nové funkce vám pomohou efektivněji a snadněji plnit každodenní úkoly v aplikaci Outlook. Rychlé seznámení

4 Cíle kurzu orientovat se v aplikaci Outlook 2007 a porozumět tomu, co se změnilo, i důvodům změn, najít příkazy na pásu karet sloužící k provádění každodenních činností: čtení a odesílání ů, práci s událostmi a schůzkami a používání kontaktů, odesílat a přijímat obrázky a přílohy; umožnit příjemcům otevření připojených souborů používajících formáty souborů nové verze 2007 sady Microsoft Office. Rychlé seznámení

5 Lekce 1 Změny a jejich účel

6 Změny a jejich účel Jestliže v aplikaci Outlook 2007 poprvé vytvoříte novou zprávu (nebo otevřete přijatou zprávu), zobrazí se pás karet. Je to pás v horní části okna. Pás karet, který je jednou z nejvýraznějších změn v aplikaci Outlook, dává aplikaci Outlook nový vzhled. V průběhu získávání praktických dovedností však zjistíte, že změna není jen vizuální – pás karet usnadňuje a zrychluje provádění činností. Pás karet však nepředstavuje jedinou velkou změnu, k dispozici je řada dalších nových funkcí, které přispívají k rychlejší a efektivnější práci. Patří k nim například panel úkolů, nová navigace v kalendáři a nový formát pro kontakty. Poznámka: Pokud hledáte informace o všech nových funkcích v aplikaci Outlook nebo pokud chcete získat další informace o rozdílech mezi staršími verzemi aplikace Outlook a touto verzí, zobrazte kartu Rychlá reference, která je připojena na konci tohoto kurzu. Obsahuje seznam dalších zdrojů informací. Rychlé seznámení

7 Úvodní informace o pásu karet
Zde je nová ová zpráva. Pás karet je v horní části okna. Pás karet je zobrazen vždy, když v aplikaci Outlook vytváříte nebo upravujete nějakou položku. Proč nový systém? Společnost Microsoft důkladně zkoumala, jakým způsobem uživatelé používají příkazy v aplikaci Outlook. Výsledkem tohoto průzkumu je, že některé příkazy aplikace Outlook jsou nyní nápadnější a běžné příkazy jsou zobrazeny a seskupeny tak, aby bylo jednoduché je najít a použít. Konkrétně se s pásem karet setkáte při vytváření nebo změnách ových zpráv, položek kalendáře, kontaktů, úkolů nebo položek deníku. Poznámka: Pokud používáte aplikaci Microsoft Office Word 2007, budete pás karet u zpráv aplikace Outlook dobře znát. Vzhledem k tomu, že je editor aplikace Outlook 2007 založen na aplikaci Word 2007, je řada příkazů a možností dostupných v aplikaci Word k dispozici také při vytváření zpráv v aplikaci Outlook. Rychlé seznámení

8 Podrobnější informace o pásu karet
Zde je průvodce základním uspořádáním pásu karet, abyste se snadněji naučili, jak pás karet používat. Karty: Pás karet je tvořen různými kartami, každá souvisí s konkrétními akcemi, které uživatelé v aplikaci Outlook provádějí. Skupiny: Jednotlivé karty obsahují několik skupin, v nichž jsou společně zobrazeny související položky. Příkazy: Příkaz je tlačítko, pole pro zadání informací nebo nabídka. Karty: Na kartách se nacházejí příkazy a tlačítka, která jste používali dříve. Karta Zpráva je zobrazena zde. Skupiny: Základní text, zobrazený zde, je skupina. Příkazy: Tlačítko Tučné a seznam Písmo (na obrázku zobrazující písmo Calibri) jsou příkazy. Nejčastěji používané příkazy, například příkaz Vložit, mají největší tlačítka. Rychlé seznámení

9 Pás karet zobrazuje vše potřebné
Pás karet se zobrazí při provádění určitých akcí, například při vytváření zpráv, položek kalendáře nebo kontaktů. Pás karet zobrazuje karty a příkazy vhodné pro prováděné akce. Znamená to, že se karty na pásu budou lišit v závislosti na tom, v jaké oblasti aplikace Outlook pracujete. Rychlé seznámení

10 Pás karet zobrazuje vše potřebné
Obrázek znázorňuje některé z těchto rozdílů. V nové zprávě jsou zobrazeny karty Zpráva a Možnosti . V nové události je zobrazena karta Událost . V novém kontaktu je zobrazena karta Kontakt . Karty Zpráva a Možnosti obsahují skupiny a příkazy, které použijete při psaní a odesílání zpráv. Karta Událost obsahuje skupiny a příkazy specifické pro práci s položkou kalendáře. Karta Kontakt obsahuje skupiny a příkazy, které usnadňují udržování aktuálních informací o kontaktech. Rychlé seznámení

11 Nejen viditelný obsah Malá šipka v dolní části skupiny znamená, že je k dispozici více položek, než je zobrazeno. Toto tlačítko   se nazývá spouštěč dialogového okna. Obrázek znázorňuje, že pokud chcete zobrazit úplný seznam možností písma, můžete klepnout na šipku vedle skupiny Základní text na kartě Zpráva v nové e- mailové zprávě. Rychlé seznámení

12 Minipanel nástrojů Minipanel nástrojů umožňuje získat rychlý přístup k příkazům pro formátování přímo tam, kde je potřebujete: v textu ové zprávy. Postup je zobrazen na obrázku: Pomocí myši vyberte text a potom na vybraný text umístěte ukazatel myši. Zobrazí se minipanel nástrojů ve světlém provedení. Pokud na něj přejdete, získá plný vzhled. Můžete klepnout na možnost formátování. Rychlé seznámení

13 Panel nástrojů Rychlý přístup
Panel nástrojů Rychlý přístup je malý panel nástrojů nad pásem karet. Jeho účelem je zajištění okamžité dostupnosti příkazů, které nejčastěji používáte a potřebujete. Co je na panelu nástrojů Rychlý přístup nejlepší? Jeho obsah závisí na uživateli. Znamená to, že jednoduchým klepnutím pravým tlačítkem myši na něj můžete přidat oblíbené příkazy. Karta Rychlá reference, připojená na konci tohoto kurzu, obsahuje podrobný postup přidání příkazů na panel nástrojů Rychlý přístup. Rychlé seznámení

14 Panel nástrojů Rychlý přístup
V závislosti na oblasti aplikace Outlook, v níž pracujete, se zobrazí různé panely nástrojů Rychlý přístup, které je možné použít. Vlastní nastavení panelu nástrojů Rychlý přístup provedené například u odesílaných zpráv se neprojeví na panelu nástrojů Rychlý přístup pro kontakty.  Rychlé seznámení

15 Klávesové zkratky Pokud místo myši nebo jiného polohovacího zařízení používáte klávesnici, všimněte si, že některé zkratky jsou stejné, ale některé se změnily. Po zavedení pásu karet jsou příkazy v nových umístěních, takže zkratky, které začínají klávesou ALT, se budou pravděpodobně lišit od starších verzí. Rychlé seznámení

16 Klávesové zkratky Pokud místo myši nebo jiného polohovacího zařízení používáte klávesnici, všimněte si, že některé zkratky jsou stejné, ale některé se změnily. Pro snadnou orientaci: Poznámky:   Většina klávesových zkratek, které používají klávesu CTRL, například CTRL+N pro příkaz Nový, CTRL+C pro příkaz Kopírovat a CTRL+V pro příkaz Vložit, se nezměnila. Karta Rychlá reference, která je připojená na konci tohoto kurzu, obsahuje odkazy na další informace týkající se použití klávesnice pro přístup k nabídkám a příkazům. Začněte stisknutím klávesy ALT. Stiskněte danou klávesu pro zobrazení správné karty a potom proveďte požadovaný příkaz stisknutím písmena. Rychlé seznámení

17 Možnosti aplikace Aplikace Outlook nabízí řadu možností, jejichž pomocí lze měnit vzhled a práci s funkcemi. Způsob přístupu k těmto možnostem aplikace se nezměnil. Jak je znázorněno na obrázku, i nadále stačí klepnout na příkaz Možnosti v nabídce Nástroje v hlavním okně aplikace Outlook a použít dialogové okno Možnosti . Příklady možností aplikace zahrnují standardní čas připomenutí u událostí nebo výchozí umístění pro ukládání odeslaných zpráv. K některým změnám však u možností došlo. Další část popisuje tyto změny. Rychlé seznámení

18 Další informace o možnostech
Možnosti aplikace Outlook 2007 je možné nastavovat na několika různých místech. Možnosti psaní u Pokud chcete změnit nastavení pro psaní u, například tak, aby nebyla při kontrole pravopisu ignorována slova psaná velkými písmeny, můžete změnu provést v dialogovém okně Možnosti editoru . Rychlé seznámení

19 Další informace o možnostech
Možnosti aplikace Outlook 2007 je možné nastavovat na několika různých místech. Začnete vytvořením zprávy a potom proveďte tyto akce: Poznámka: Některé položky nastavení, například položky v oblasti Osobní nastavení v okně Možnosti editoru, jsou společné pro všechny aplikace systému Office Avšak většina změn, které v okně Možnosti editoru provedete, se bude vztahovat pouze na aplikaci Outlook. Klepněte na tlačítko Microsoft Office . Klepněte na tlačítko Možnosti editoru. Rychlé seznámení

20 Další informace o možnostech
Možnosti aplikace Outlook 2007 je možné nastavovat na několika různých místech. Možnosti odeslání u Můžete například zvolit, zda bude odchozí zpráva formátována jako prostý text, text ve formátu HTML nebo text ve formátu RTF. Je také možné změnit umístění kopie konkrétní odeslané zprávy (nebo určit, zda si chcete kopii zprávy ponechat). Před odesláním u se můžete rozhodnout, jakým způsobem bude zpráva odeslána. Tyto možnosti nastavujete pomocí karet, které jsou k dispozici na pásu karet u otevřené zprávy. Rychlé seznámení

21 Další novinka: Panel úkolů
Panel úkolů, který je umístěn u pravého okraje okna, se zobrazí vždy, když pracujete s aplikací Outlook. Panel úkolů usnadňuje sledování nadcházejících úkolů a událostí. Panel úkolů je zobrazen ve složce Pošta, Kalendář, Kontakty atd. Rychlé seznámení

22 Další novinka: Panel úkolů
Panel úkolů, který je umístěn u pravého okraje okna, se zobrazí vždy, když pracujete s aplikací Outlook. Na obrázku je vyznačeno několik jeho klíčových prvků: Tabulka dat Nadcházející události kalendáře Místo pro zadávání nových úkolů pomocí klávesnice Seznam úkolů Rychlé seznámení

23 Nový vzhled kalendáře Nový vzhled kalendáře v aplikaci Outlook usnadňuje orientaci v kalendáři. Pohyb v kalendáři je také snadnější. Na obrázku jsou znázorněny některé příklady: Větší tlačítka usnadňují rychlé přepínání mezi denním, týdenním a měsíčním zobrazením kalendáře. Zpět a Vpřed jsou tlačítka, pomocí kterých můžete rychle přejít na další den, týden nebo měsíc v kalendáři. Rychlé seznámení

24 Nový vzhled kalendáře Nový vzhled kalendáře v aplikaci Outlook usnadňuje orientaci v kalendáři. Pohyb v kalendáři je také snadnější. Na obrázku jsou znázorněny některé příklady: V oblasti Úkoly jsou dokončené položky přeškrtnuty a spojeny s příslušným dnem; úkoly, které nejsou označené jako dokončené, budou automaticky přesunuty na další den, dokud je nedokončíte. Více informací o kalendáři aplikace Outlook vám poskytne karta Rychlá reference, která je připojena na konci tohoto kurzu. Nová je také oblast Úkoly . Zobrazuje aktuální a nadcházející úkoly a sleduje také splněné úkoly. Rychlé seznámení

25 Nový vzhled kontaktů Elektronické vizitky používané v aplikaci Outlook umožňují snadné zobrazení a sdílení kontaktů. Nového vzhledu kontaktů si všimnete, jakmile poprvé klepnete na tlačítko Kontakty pro přepnutí do oblasti kontaktů. Elektronické vizitky je možné odesílat em. Svou vlastní elektronickou vizitku můžete používat jako součást ového podpisu. Rychlé seznámení

26 Nový vzhled kontaktů Všimněte si, že na tomto obrázku je navigační podokno minimalizováno, a umožňuje tak zobrazit větší část podokna Kontakty. Navigační podokno můžete minimalizovat v libovolné oblasti aplikace Outlook klepnutím na tlačítko Minimalizovat navigační podokno .  Tip: Všimněte si také, že na tomto obrázku je navigační podokno minimalizováno a umožňuje tak zobrazit větší část podokna Kontakty. Navigační podokno můžete minimalizovat v libovolné oblasti aplikace Outlook klepnutím na tlačítko Minimalizovat navigační podokno. Rychlé seznámení

27 Návrhy cvičení Vytvořte zprávu a zobrazte pás karet.
Použijte minipanel nástrojů, použijte spouštěč dialogového okna a přidejte příkaz na panel nástrojů Rychlý přístup. Otevřete zprávu a zobrazte pás karet u přijaté zprávy. Nastavte možnosti aplikace, možnosti ového editoru a možnosti e- mailových zpráv. Použijte klávesové zkratky. Zobrazte a přizpůsobte panel úkolů. Projděte si kalendář a zobrazte kontakty v novém zobrazení vizitek (nepovinné). [Poznámka pro školitele: Pokud je v počítači nainstalována aplikace Outlook 2007, můžete klepnutím na odkaz ve snímku přejít na cvičení online. V tomto cvičení můžete podle pokynů provádět jednotlivé úlohy v aplikaci Outlook. Důležité: Pokud není aplikace Outlook 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup.] Cvičení online (vyžaduje aplikaci Outlook 2007) Rychlé seznámení

28 Test 1, otázka 1 Pás karet bude vypadat stejně u nové ové zprávy i u přijaté ové zprávy. (Vyberte jednu odpověď.) Ano Ne Rychlé seznámení

29 Test 1, otázka 1: Odpověď Ne
Pás karet bude obsahovat odlišné položky, protože se liší potřeby uživatelů při práci s novými a přijatými ovými zprávami. Rychlé seznámení

30 Test 1, otázka 2 Přepnuli jste do kalendáře a chcete prozkoumat jeho nový vzhled. Pokud chcete v okně aplikace Outlook získat více místa pro zobrazení, kterou z následujících akcí můžete v aplikaci Outlook provést? (Vyberte jednu odpověď.) Skryjete podrobnosti pomocí tlačítek v horní části. Minimalizujete navigační podokno. Změníte nastavení rozlišení obrazovky. Rychlé seznámení

31 Test 1, otázka 2: Odpověď Minimalizujete navigační podokno.
V této verzi aplikace Outlook můžete minimalizovat navigační podokno klepnutím na tlačítko Minimalizovat navigační podokno. Rychlé seznámení

32 Test 1, otázka 3 Pokud chcete přistupovat k příkazům pásu karet pomocí klávesnice, stisknutím které klávesy začnete? (Vyberte jednu odpověď.) CTRL ALT SHIFT Rychlé seznámení

33 Test 1, otázka 3: Odpověď ALT
Po stisknutí klávesy ALT se zobrazí písmena, která vám usnadní další postup. Rychlé seznámení

34 Často používané příkazy
Lekce 2 Často používané příkazy

35 Často používané příkazy
Nainstalovali jste aplikaci Outlook a věnovali jste určitý čas zkoumání jejích odlišností od starších verzí. Nyní přejdeme k práci. Budou činnosti, které jste v aplikaci Outlook vždy prováděli, snadné? Tato lekce vám ukáže, že odpověď je kladná. Rychlé seznámení

36 Vytvoření nové zprávy Chcete napsat a odeslat svou první e- mailovou zprávu pomocí nové aplikace Outlook. Co potřebujete vědět? Pro začátek uveďme, že některé věci se nezměnily. První věc, kterou je nutné vědět, je fakt, že aby bylo možné začít, není nutné vědět nic nového. Všechny staré způsoby, jak vytvořit novou zprávu, stále fungují. V nové zprávě se nejprve zaměřte na pás karet. Karta Zpráva je zobrazena nahoře a obsahuje příkazy, které používáte vždy, když vytváříte a odesíláte zprávu. Všechny staré způsoby, jak začít v aplikaci Outlook, stále fungují: Ať už preferujete použití tlačítka Nová nebo stisknutí kombinace kláves CTRL+N, novou zprávu otevřete stejně, jako jste to dělali vždy. Rychlé seznámení

37 Vytvoření nové zprávy Použití jiných karet
Pokud máte potíže s nalezením příkazu nebo tlačítka, bude pravděpodobně nutné zobrazit jinou kartu. Chcete-li například vložit obrázek tak, aby se zobrazil v textu zprávy (nikoli jako samostatná příloha), musíte přepnout na kartu Vložení . Poznámka: Následující vlastnost není nová, je však třeba věnovat jí pozornost: Určité skupiny a tlačítka budou k dispozici pouze v případě, že se kurzor nachází v textu zprávy. Příkazy pro formátování na kartě Základní text nebudou například k dispozici, pokud je kurzor umístěn v poli Komu nebo v poli Předmět; chcete-li dané příkazy použít, je nutné přesunout kurzor do textu zprávy. Rychlé seznámení

38 Přidání příjemců pomocí adresáře
Přidáváte jména do polí Komu, Kopie a Skrytá pomocí adresáře? Příkaz Adresář najdete na kartě Zpráva . Rychlé seznámení

39 Zobrazení nebo skrytí pole Skrytá
Pokud dáváte přednost přímému zadání ových adres do polí Komu a Kopie, je možné, že budete chtít také vědět, jak lze zobrazit pole Skrytá, do kterého lze také zadat jména. Obrázek znázorňuje umístění příkazu Zobrazit pole Skrytá . Jak vidíte, naleznete jej na kartě Možnosti . Pole Skrytá umožňuje odeslat zprávy, aniž by se v nich navzájem zobrazila jména ostatních příjemců – je to jeden ze způsobů respektování osobních údajů uživatelů, jimž odesíláte . Tip: Pole Skrytá můžete podle potřeby skrýt nebo zobrazit přidáním tlačítka Zobrazit pole Skrytá na panel nástrojů Rychlý přístup. Nemusíte zapínat nebo vypínat pole Skrytá pokaždé, když odesíláte zprávu; pole Skrytá se nezobrazí v přijaté zprávě, ani když jej v odesílané zprávě nevypnete. Rychlé seznámení

40 Přidání podpisu Používáte osobní e- mailový podpis na konci zpráv aplikace Outlook? Po upgradu na aplikaci Outlook 2007 bude k dispozici stejný podpis, který jste používali v dřívějších verzích. Jestliže jste podpisy nepoužívali (možná jste je považovali za příliš složité nebo jste si nemohli vzpomenout, jak se vytvářejí nebo kde je naleznete), budete překvapeni, jak snadné je používání podpisů v aplikaci Outlook 2007. Rychlé seznámení

41 Přidání podpisu Můžete měnit stávající podpisy, vytvořit nové podpisy nebo nastavit výchozí podpis. Začněte klepnutím na šipku pod příkazem Podpis. Na obrázku je znázorněn další postup: Pokud jste dříve vytvořili podpisy, jsou zobrazeny v seznamu. Chcete-li vytvořit nové podpisy, nastavit výchozí podpis nebo změnit stávající podpisy, klepněte na příkaz Podpisy. Rychlé seznámení

42 Použití příznaků a připomenutí
Příznaky a připomenutí mohou vám a ostatním uživatelům usnadnit zapamatování úkolů, které je třeba provést. Chcete-li při vytváření zprávy přidat příznak, připomenutí nebo obojí, začněte klepnutím na tlačítko Zpracovat ve skupině Možnosti nové zprávy. Rychlé seznámení

43 Použití příznaků a připomenutí
Příznak pro vlastní zpracování Předpokládejme, že odešlete kolegovi zprávu, která obsahuje text „Zpracujeme úkol zítra“. Chcete-li se ujistit, že na daný úkol nezapomenete, označte zprávu příznakem sami pro sebe klepnutím na příkaz Zpracovat a potom klepnutím na příkaz Zítra. Zpráva je označena příznakem a přidána do seznamu úkolů v seznamu Úkoly. Zobrazí se také jako položka na vašem vlastním panelu úkolů. Jakmile zprávu odešlete, bude přesunuta do složky Odeslaná pošta. Rychlé seznámení

44 Použití příznaků a připomenutí
Příznak zpracování pro příjemce Pomocí příkazu Příznak pro příjemce zvýrazněného na obrázku je také možné připojit příznak pro zpracování určený příjemcům. Před odesláním zprávy určíte, kdy se má příjemci zobrazit připomenutí týkající se zpracování. Jak je znázorněno na obrázku, přijatá zpráva bude obsahovat příznak a ikonu zvonku. Dokud bude zpráva ponechána v poštovní schránce aplikace Outlook příjemce, zobrazí se připomenutí v čase, který jste určili. Ikona zvonku označuje, že zpráva zahrnuje připomenutí. Všimněte si, že položka nebude přidána na panel úkolů příjemce, protože vytvoření seznamu úkolů je záležitost osobní volby. Rychlé seznámení

45 Odpověď na zprávu Práce s e-mailem nezahrnuje pouze odeslání –
její součástí je také příjem zpráv a odpovědi na ně. Pokud odpovídáte na otevřenou zprávu, použijete tlačítka ve skupině Odpovědět na kartě Zpráva na pásu karet. Všimněte si, že se položky na pásu karet v přijaté zprávě liší od položek na pásu karet v nové ové zprávě. Rychlé seznámení

46 Potřebujete odvolat zprávu?
Právě jste odeslali zprávu a poté jste zjistili, že důležitý údaj ve zprávě je chybný. (Nesprávně napsané slovo může například způsobit nedorozumění.) Pokud pro y používáte server Microsoft Exchange, je možné odeslanou zprávu odvolat. Pokud budete jednat dříve, než si příjemce zprávu přečte, budete moci po odvolání zprávy odeslat dané osobě opravenou verzi a zabránit tak možnému nedorozumění. Rychlé seznámení

47 Potřebujete odvolat zprávu?
Právě jste odeslali zprávu a poté jste zjistili, že důležitý údaj ve zprávě je chybný. (Nesprávně napsané slovo může například způsobit nedorozumění.) Postupujte takto: V navigačním podokněklepněte na složku Odeslaná pošta a přejděte do této složky. Ve složce Odeslaná pošta poklepáním otevřete zprávu, kterou chcete odvolat. Rychlé seznámení

48 Potřebujete odvolat zprávu?
Právě jste odeslali zprávu a poté jste zjistili, že důležitý údaj ve zprávě je chybný. (Nesprávně napsané slovo může například způsobit nedorozumění.) Postupujte takto: Poznámka: Pokud není příkaz Odvolat zprávu zobrazen, nepoužíváte pravděpodobně pro y server Microsoft Exchange. Karta Rychlá reference, připojená na konci tohoto kurzu, obsahuje další informace týkající se ověření této skutečnosti. V otevřené zprávě klepněte na položku Jiné akce ve skupině Akce a klepněte na položku Odvolat zprávu. Rychlé seznámení

49 Plánování času a připomenutí úkolů
Aplikace Outlook umožňuje více než jen odesílat a přijímat e- maily. Umožňuje také plánovat čas. Příslušné funkce jsou obsaženy v kalendáři. Pokud vytvoříte nebo otevřete položku v kalendáři, zobrazí se na pásu karet skupiny a příkazy vhodné pro správu času. Rychlé seznámení

50 Plánování času a připomenutí úkolů
Při vytvoření libovolného typu položky kalendáře je automaticky nastaveno připomenutí. Chcete-li čas připomenutí události změnit, proveďte tyto kroky: Poznámka: Způsob nastavení standardního času připomenutí u všech událostí se nezměnil. Tuto akci můžete stále provést tak, že klepnete na příkaz Možnosti v nabídce Nástroje v hlavním okně aplikace Outlook a potom nastavíte výchozí čas ve skupinovém rámečku Kalendář na kartě Předvolby. Na kartě Událost klepnutím na šipku otevřete seznam Připomenutí a potom vyberte čas. Po provedení změny klepněte na tlačítko Uložit a zavřít zcela vlevo na pásu karet. Rychlé seznámení

51 Chcete vytvořit schůzku? Pozvání dalších osob
Událost je určena pouze vám. Týká-li se i jiných osob, vytvořte schůzku. Na kartě Událost klepněte na tlačítko Pozvat účastníky. Zobrazí se tlačítko Komu a pole. Zadejte jména přímo do pole nebo klepněte na tlačítko Komu a přidejte další pozvané výběrem ze seznamu. Rychlé seznámení

52 Chcete vytvořit schůzku? Pozvání dalších osob
Událost je určena pouze vám. Týká-li se i jiných osob, vytvořte schůzku. Klepnutím na tlačítko Odeslat po zadání všech podrobností schůzky odešlete pozvání ostatním účastníkům schůzky. Rychlé seznámení

53 Práce s kontaktem Pokud otevřete nebo upravujete kontakt, můžete použít tlačítka ve skupině Zobrazit k zobrazení nebo skrytí dalších informací o kontaktu. Chcete-li si například poznamenat narozeniny nebo výročí kontaktu, provedete to klepnutím na tlačítko Podrobnosti a výběrem odpovídajícího data vedle položky Narozeniny nebo Výročí. Elektronickou vizitku kontaktu můžete upravit po klepnutí na tlačítko Upravit vizitku na kartě Kontakt. Rychlé seznámení

54 Návrhy cvičení Použijte adresář a pole Skrytá.
Zkontrolujte pravopis a gramatiku. Zobrazte podpisy. Přidejte příznak pro zpracování. Odpovězte na zprávu; odvolejte zprávu (nepovinné). Naplánujte událost a nastavte připomenutí. Vytvořte nový kontakt. Upravte vizitku. [Poznámka pro školitele: Pokud je v počítači nainstalována aplikace Outlook 2007, můžete klepnutím na odkaz ve snímku přejít na cvičení online. V tomto cvičení můžete podle pokynů provádět jednotlivé úlohy v aplikaci Outlook. Důležité: Pokud není aplikace Outlook 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup.] Cvičení online (vyžaduje aplikaci Outlook 2007) Rychlé seznámení

55 Test 2, otázka 1 Pokud chcete vytvořit novou zprávu, použijete Pás karet. (Vyberte jednu odpověď.) Ano Ne Rychlé seznámení

56 Test 2, otázka 1: Odpověď Ne
Zprávu vytvoříte stejným způsobem jako dříve. Rychlé seznámení

57 Test 2, otázka 2 Která z následujících položek umožňuje rychlé zobrazení nebo skrytí pole Skrytá ve zprávě? (Vyberte jednu odpověď.) Adresář Panel nástrojů Rychlý přístup Tlačítko Zobrazit pole Skrytá na kartě Možnosti. Rychlé seznámení

58 Test 2, otázka 2: Odpověď Tlačítko Zobrazit pole Skrytá na kartě Možnosti. V poslední lekci bylo uvedeno, že v aplikaci Outlook je k dispozici řada možností. Přístup k tlačítku umožňuje karta určená konkrétně pro možnosti zpráv, a to karta Možnosti. Rychlé seznámení

59 Test 2, otázka 3 Právě jste odeslali zprávu s hrubou pravopisnou chybou a chcete ji odvolat. Jaký je první krok? (Již víte, že používáte server Microsoft Exchange.) (Vyberte jednu odpověď.) Klepnutí na příkaz Odvolat zprávu vnabídce Akce v hlavním okně aplikace Outlook. Vyhledání a otevření zprávy ve složce Odeslaná pošta. Vyhledání a výběr zprávy ve složce Odeslaná pošta. Rychlé seznámení

60 Test 2, otázka 3: Odpověď Vyhledání a otevření zprávy ve složce Odeslaná pošta. Otevřete zprávu ve složce Odeslaná pošta a poté použijete příkaz na pásu karet. Klepněte na položku Jiné akce ve skupině Akce a klepněte na příkaz Odvolat zprávu. Rychlé seznámení

61 Odeslání a příjem příloh a obrázků
Lekce 3 Odeslání a příjem příloh a obrázků

62 Odeslání a příjem příloh a obrázků
Odesílání a přijímání připojených souborů je v aplikaci Outlook stejně snadné, jako bylo vždy, a určitým způsobem ještě snazší. Co je snazší? Pokud přijmete připojené obrázky nebo soubory sady Microsoft Office, bude možné pomocí programu pro náhled příloh zobrazit náhled příloh přímo v podokně čtení aplikace Outlook. A při odesílání obrázků vám pás karet usnadní jejich odeslání požadovaným způsobem. Rychlé seznámení

63 Zahrnutí přílohy Zahrnutí přiloženého dokumentu nebo obrázku do zprávy je jednodušší než kdy dříve. Stejně jako jste to dělali vždy, začněte vytvořením nové zprávy. Potom použijte příkaz Připojit soubor na pásu karet. Rychlé seznámení

64 Zahrnutí přílohy Umístění příkazu Připojit soubor
Připojení přílohy je běžnou činností, proto je příkaz Připojit soubor k dispozici jak na kartě Zpráva, tak i na kartě Vložení. Na obrázku je zobrazen na kartě Vložení . Rychlé seznámení

65 Zahrnutí přílohy Jako přílohu nelze připojit cokoli
Aplikace Outlook bude blokovat určité typy souborů příloh. Toto chování zůstalo oproti předchozím verzím nezměněno. Možná vás však bude zajímat, že některé typy souborů, které byly dříve blokovány, jsou nyní povoleny, a některé nové typy byly přidány do seznamu blokovaných. Úplný seznam blokovaných typů souborů a informace o možnostech, jak zabránit blokování přiložených souborů, naleznete v článku Blokované přílohy v aplikaci Outlook. Odkaz na tento článek obsahuje karta Rychlá reference, která je připojená na konci tohoto kurzu. Rychlé seznámení

66 Zahrnutí obrázku vloženého do textu
V aplikaci Outlook lze snadno odeslat obrázky vložené do textu ových zpráv, nikoli připojené jako samostatné přílohy. Postupujte takto: Poznámka: Obrázek vložený do zprávy je přidán ke zprávě jako vložený objekt. Znamená to, že je součástí textu zprávy. Příjemci vaší zprávy musí být schopni přijímat zprávy ve formátu HTML nebo RTF, aby mohli obrázek zobrazit. Klepněte na příkaz Obrázek na kartě Vložení . Jak znázorňuje následující ilustrace, obrázek bude zobrazen v textu zprávy. Rychlé seznámení

67 Pro představu: Měnící se zobrazení karet
Diskuze týkající se obrázků poskytuje příležitost k vysvětlení další vlastnosti pásu karet: Některé karty jsou zobrazeny pouze při provádění konkrétních úkolů. Příklad: Pokud klepnete mimo obrázek, položka Nástroje obrázku zmizí. Podobné chování zaznamenáte, pokud do zprávy vložíte graf, kresbu, diagram nebo tabulku. Pokud vyberete obrázek, který jste vložili do zprávy... …zobrazí se na pásu karet karta Nástroje obrázku . Karta Formát obsahuje příkazy, které můžete použít při úpravě obrázku před jeho odesláním. Rychlé seznámení

68 Zobrazení náhledu příloh před jejich otevřením
V aplikaci Outlook budete přijímat přílohy stejným způsobem jako ve starších verzích aplikace. Náhled některých připojených souborů lze nyní zobrazit přímo v podokně čtení. Jiný uživatel vám například jako přílohy odešle dva diagramy aplikace Microsoft Office Visio ®, vy však máte zájem pouze o ten, který zobrazuje novou místnost pro školení ve vaší budově. Jak lze rychle rozhodnout, který soubor otevřete nebo uložíte na pevný disk? Rychlé seznámení

69 Zobrazení náhledu příloh před jejich otevřením
Jak je znázorněno na obrázku, zobrazení náhledu přílohy by pro vás mohlo být řešením. Funkce náhledu příloh umožňuje zobrazit náhledy určitých typů souborů přímo v podokně čtení aplikace Outlook. Náhled lze zobrazit bez nutnosti otevření připojených souborů. Chcete-li zobrazit náhled přílohy, klepněte na její ikonu. Náhled přílohy se zobrazení v podokně čtení. Jestliže se rozhodnete, že chcete připojený soubor otevřít nebo uložit, můžete to provést tak, že na jeho ikonu klepnete pravým tlačítkem myši. Poznámka: Zabezpečení počítače je zajištěno díky skutečnosti, že při zobrazení náhledu je zakázán vložený kód v přílohách. Rychlé seznámení

70 Příjem odeslaných příloh jinými uživateli
Jestliže budete používat aplikaci Outlook 2007, budou uživatelé přijímat připojené soubory, které jim odešlete, stejně jako je přijímali vždy. Změnil se však formát souborů používaný v některých aplikacích systému Office 2007. Přílohy, které odesíláte a přijímáte, mohou používat tento nový formát zajišťující menší velikost souborů a usnadňující jejich zabezpečení. Aplikace Outlook plně podporuje odesílání a přijímání souborů, které používají nový formát. Zde je více informací o hlavních formátech souborů používaných v aplikacích systému Office 2007: Aplikace Microsoft Office Word 2007 nyní používá formát DOCX. Aplikace Microsoft Office PowerPoint® 2007 nyní používá formát PPTX. Aplikace Microsoft Office Excel® 2007 nyní používá formát XLSX. Aplikace Microsoft Office Access 2007 nyní používá formát ACCDB. Rychlé seznámení

71 Zobrazení odeslaných příloh jinými uživateli
Pokud chcete odeslat soubor aplikace Word 2007, Excel nebo PowerPoint uživateli, který dosud neprovedl upgrade na verzi sady Office, máte dvě možnosti. Před odesláním můžete soubor uložit ve formátu souborů 97–2003. Spolupracovníci, kteří používají verze sady Office 2000 až 2003, mohou soubory verze 2007 otevřít, upravit a uložit až po instalaci sady Microsoft Office Compatibility Pack for 2007 Office Word, Excel, and PowerPoint File Formats, která je bezplatně poskytována společností Microsoft. Tato sada pro kompatibilitu slouží k otevření pouze souborů vytvořených pomocí aplikací systému Office Doporučujeme, aby bylo použití sady omezeno na uživatele, kteří mají dostatečné informace o tomto omezení. Poznámka: Soubory ACCDB aplikace Access sady Office 2007 je možné odeslat jako přílohy, lze je však otevřít pouze pomocí aplikace Access Další informace o formátech souborů aplikace Access 2007 naleznete na kartě Rychlá reference, která je připojena na konci tohoto kurzu. Rychlé seznámení

72 Návrhy cvičení Připojte soubor ke zprávě a odešlete jej na vlastní adresu. Vložte obrázek do textu zprávy. Zobrazte náhled přílohy. Podívejte se, jaké prohlížeče příloh jsou nainstalované (nepovinné). [Poznámka pro školitele: Pokud je v počítači nainstalována aplikace Outlook 2007, můžete klepnutím na odkaz ve snímku přejít na cvičení online. V tomto cvičení můžete podle pokynů provádět jednotlivé úlohy v aplikaci Outlook. Důležité: Pokud není aplikace Outlook 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup.] Cvičení online (vyžaduje aplikaci Outlook 2007) Rychlé seznámení

73 Test 3, otázka 1 Jak vložíte obrázek do textu zprávy? (Vyberte jednu odpověď.) Použijete formát souboru RTF. Použijete příkaz Soubor na kartě Vložení. Použijete příkaz Obrázek ze souboru na kartě Vložení. Rychlé seznámení

74 Test 3, otázka 1: Odpověď Použijete příkaz Obrázek ze souboru na kartě Vložení. Rychlé seznámení

75 Test 3, otázka 2 Přijali jste zprávu se dvěma přílohami v podobě obrázků ve formátu JPEG. Jakým nejrychlejším způsobem určíte, zda chcete přílohy uložit? (Vyberte jednu odpověď.) Otevřete zprávu a poklepete na jednotlivé ikony příloh. Klepnete na ikony příloh v podokně čtení. Klepnete pravým tlačítkem na ikonu přílohy a klepnete na příkaz Otevřít. Rychlé seznámení

76 Test 3, otázka 2: Odpověď Klepnete na ikony příloh v podokně čtení.
Klepnutím na ikony příloh budete moci přímo v podokně čtení postupně zobrazit náhled obrázků. Tento postup bude fungovat také u jiných typů příloh, například u prezentací aplikace PowerPoint, dokumentů aplikace Word nebo sešitů aplikace Excel. Rychlé seznámení

77 Test 3, otázka 3 Řada aplikací verze 2007 sady Office používá nový formát souborů. Jak tento formát souborů projevuje v aplikaci Outlook? (Vyberte jednu odpověď.) Nový formát souborů bude použit při vytváření nové ové zprávy. Přijaté nebo odeslané přílohy mohou používat nový formát. Připojené soubory se zobrazí v textu ové zprávy. Rychlé seznámení

78 Test 3, otázka 3: Odpověď Přijaté nebo odeslané přílohy mohou používat nový formát. Aplikace Outlook plně podporuje odesílání a přijímání souborů v novém formátu. Pokud spolupracujete s uživateli, kteří aplikaci dosud neupgradovali, máte různé možnosti, jak zajistit, aby mohli tyto soubory číst. Více informací naleznete na kartě Rychlá reference, která je připojena na konci tohoto kurzu. Rychlé seznámení

79 Karta Rychlá reference
Souhrn úkolů probraných v tomto kurzu naleznete na kartě Rychlá reference. Rychlé seznámení

80 Použití této šablony Tato šablona aplikace Microsoft Office PowerPoint obsahuje seznámení s aktualizacemi a výhodami v aplikaci Outlook Předpokládá se, že ji upravíte podle potřeby a budete ji prezentovat skupině účastníků školení. Obsah této šablony vznikl adaptací kurzu s názvem Rychlé seznámení s aplikací Outlook 2007, který byl publikován na webu Microsoft Office Online. Funkce šablony Úvodní snímek: Na prvním snímku je zástupný text, který byste měli přepsat názvem své společnosti. Pokud tento text nechcete, můžete textové pole zcela odstranit. Animace: V prezentaci se používají efekty vlastní animace. Patří k nim efekty Postupně, Roztáhnout, Prolínání a Šachovnice. Všechny efekty fungují zpětně i v předchozích verzích aplikace až do verze Microsoft PowerPoint Pokud chcete animační efekty změnit, přejděte do nabídky Prezentace, klepněte na příkaz Vlastní animace a pracujte se zobrazenými možnostmi. Obsahuje-li tato prezentace animaci Macromedia Flash: Pokud chcete přehrávat soubor Flash, je třeba v počítači zaregistrovat ovládací prvek Microsoft ActiveX® s názvem Objekt Shockwave Flash. Provedete to tak, že z webu společnosti Macromedia stáhnete nejnovější verzi programu Macromedia Flash Player. Přechody snímků: V prezentaci se používá přechod Rolovat dolů. Pokud chcete použít jiný přechod, klepněte v nabídce Prezentace na příkaz Přechody snímků a pracujte se zobrazenými možnostmi. Hypertextové odkazy na online kurz: Šablona obsahuje odkazy na online verzi tohoto školicího kurzu. Pomocí odkazů přejdete na praktická cvičení k jednotlivým lekcím a na kartu Rychlá reference publikovanou pro tento kurz. Upozornění: K zobrazení praktických cvičení je třeba, aby byla v počítači nainstalována aplikace Outlook Pokud není aplikace Outlook 2007 nainstalována, nebudete mít k pokynům cvičení přístup. Záhlaví a zápatí: Šablona obsahuje zápatí s názvem kurzu. Zápatí je možné změnit nebo odstranit pomocí dialogového okna Záhlaví a zápatí (otevírá se příkazem z nabídky Zobrazit). POUŽITÍ TÉTO ŠABLONY Podrobnou nápovědu k této šabloně získáte zobrazením podokna poznámek nebo celé stránky poznámek (pomocí karty Zobrazení).