Projekt Benchmarking knihoven - měření a srovnávání výkonu knihoven 3. dubna 2007 Pardubice Regionální funkce 2007 Národní knihovna ČR Tel

Jak se stát nejlepší knihovnou? 3. dubna 2007 Pardubice Regionální funkce 2007 Národní knihovna ČR Tel

Hlavní témata  Proč měřit kvalitu a výkon v knihovnách?  Co je to benchmarking?  Současný stav projektu „Benchmarking knihoven“  Kategorizace knihoven  Indikátory pro srovnávání  Databáze Benchmarking knihoven  Jak vstoupit do projektu?

O budoucnosti knihoven rozhodnou jejich uživatelé  Rozvoj internetu a digitalizace  vznik konkurence, konec tradičního monopolu knihoven Co knihovny musí?  Poskytovat kvalitní služby  Získat kladné hodnocení od svých uživatelů  Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí  Prokázat svou ekonomickou efektivnost  Konkrétní knihovně chybí konkurence v místě  chybí možnost vzájemného srovnávání,  je obtížné zjistit, zda knihovna pracuje efektivně

Co je BENCHMARKING?  Benchmarking =  Standard  Značka zeměměřiče pro měření výšky  Komparativní bod  Porovnávací ukazatel  Srovnávání vlastní výkonnosti s nejlepší praxí  Je to neustále pokračující činnost, která se snaží nalézt nejlepší praktické postupy uvnitř knihovny a jejím smyslem je dosáhnout lepších výkonů ve vlastní knihovně  Běžně používáme při srovnávání výkonů regionálních funkcí

CO MY DĚLÁME? JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME? CO DĚLAJÍ JINÍ? JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ? PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ SROVNEJTE A UČTE SE Co je BENCHMARKING? Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

Postup benchmarkingu Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

Přínosy benchmarkingu  Definuje nejlepší výkony  Pružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky  Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává  Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech  Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových dynamických kontaktů  V ČR používá: veřejná správa, sociální služby, ČD, CzechInvest: Český benchmarkingový index

Srovnání knihoven – odchylky do průměrných hodnot              

Omezení benchmarkingu  Každá knihovna pracuje v jiném kontextu  Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost  Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch  Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery  Sdílení strategických informací – může přinést problémy  Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného

Projekt „Benchmarking knihoven“

Cíle projektu 1.Vytvořit a testovat benchmarkingový systém pro hodnocení činnosti veřejných knihoven. 2.Pomoci veřejným knihovnám různých velikostních kategorií analyzovat metodou benchmarkingu vlastní výkony a porovnat je s jinými knihovnami a nalézt nejlepší způsoby pro zlepšování 3.Efektivně využít existující statistická data

Co je hotovo?  Kategorizace knihoven  Výběr indikátorů pro vzájemné porovnávání  Zpracování definic indikátorů  Vytvoření databáze pro analýzu dat  Příprava metodiky srovnávání výkonů knihoven

Kategorizace knihoven Počet obyvatel obce 1 – Více než Krajská knihovna Krajská knihovna s městskou funkcí Komu je benchmarking určen?  Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám  Největší přínos může mít ve větších knihovnách  Podmínka: schopnost poskytnout kompletní data pro srovnávání (zejména ekonomická)

3 bloky výkonových parametrů= 29 indikátorů  Podmínky pro činnost knihovny  12 indikátorů  Uživatelé, služby  9 indikátorů  Financování, výdaje, efektivita  8 indikátorů

Podmínky pro činnost knihovny 1.Podíl financování knihovny na rozpočtu obce 2.Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel 3.% obnovy knižního fondu 4.Objem přírůstků na 1000 obyvatel 5.Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 6.Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 7.Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 8.Počet studijních míst na 1000 obyvatel 9.Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 10.Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů 11.Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků 12.Počet hodin pro veřejnost týdně

Uživatelé, služby 1.Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace 2.Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže do 14 let 3.Počet návštěv na jednoho obyvatele 4.% návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků 5.Počet výpůjček na registrovaného čtenáře 6.Obrat knihovního fondu 7.Kulturní akce na 1000 obyvatel 8.Vzdělávací akce (semináře, kurzy…) na 1000 obyvatel 9.Internetové služby: webová stránka, OPAC…

Financování, výdaje, efektivita 1.Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele 2.Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) v přepočtu na jednoho obyvatele 3.Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na jednoho obyvatele 4.Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) na výpůjčku 5.% čistých provozních nákladů (bez osobních nákladů a nákladů na knihovní fond) z celkových provozních nákladů 6.% nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů z celkových provozních nákladů 7.% osobních nákladů z celkových provozních nákladů 8.% získaných dotací, grantů, vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz

Plánované indikátory  Počet virtuálních návštěv na obyvatele  Průměrný čas zpracování dokumentu  Počet hodin dalšího vzdělávání na 1 odborného pracovníka Doporučujeme  Průzkum spokojenosti uživatelů  Univerzální dotazník pro zjišťování indexu spokojenosti  Test – NK ČR  V základní struktuře otázek umožní vzájemné srovnání mezi knihovnami

Devět bloků otázek 1.Základní informace o respondentovi: pohlaví, věk, vzdělání, obor studia, frekvence návštěv prostor a webových stránek 2.Hodnocení rozsahu provozní doby a kvality služeb studoven a dalších provozů sloužících uživatelům 3.Hodnocení knihovnických a informačních služeb: výpůjční, kopírovací, rešeršní, MVS 4.Hodnocení obsahu knihovních fondů a elektronických informačních zdrojů 5.Hodnocení internetových stránek a prostředí databází 6.Hodnocení tištěných informačních materiálů a podpory informační gramotnosti uživatelů 7.Hodnocení prostředí pro studium, technického vybavení a sociálního zázemí 8.Hodnocení pracovníků knihovny z hlediska důvěry, korektnosti, pohotovosti při řešení problémů a odborné kvalifikace 9.Hodnocení přínosu služeb knihovny pro uživatele

Databáze „Benchmarking knihoven“

 Zpracovatel a provozovatel: NIPOS  Zadavatel: NK ČR  Obsahuje data 40 knihoven – účastníků projektu  Umožňuje:  Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat  Zjištění minimálních, průměrných a maximálních hodnot indikátorů pro jednotlivé kategorie knihoven  Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven  Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu





Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!! V čem vám pomůže projektu? Co musíte udělat sami?

Červen 2007  Ukončení testovací fáze  Kompletní zpracování metodiky  Možnost vstupu dalších knihoven  Prezentace projektu  Semináře pro knihovny, které se chtějí zúčastnit projektu CÍL: získat co největší množství knihoven pro spolupráci

Údaje nezbytné pro benchmarking  Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT  Údaje o službách a fondech 15  Ekonomické údaje12  Údaje neuváděné ve výkazu KULT - 3  Dotazník k elektronickým službám  Komentář k údajům – specifika lokality – např. počet škol, spádovost oblasti, způsob výpočtu indikátoru apod.  Bude řešeno formou stručného dotazníku Odpočet výkonů regionálních funkcí

Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT – fondy a služby 1Obsluhovaná populacexxxx 2Knihovní jednotky celkem k sledovaného roku0102 3Počet exemplářů docházejících periodik0116 4Přírůstky knihovních jednotek ve svazcích0118 5Registrovaní čtenáři k Čtenáři do 15 let0202 7Návštěvníci v knihovně celkem0203 8Výpůjčky celkem0301 9Vzdělávací a výchovné kolektivní akce Počet studijních míst k Počet počítačů napojených na Internet Počet čtenářů využívajících Internet v knihovně Plocha knihovny pro uživatele v m Počet hodin pro veřejnost týdně Počet zaměstnanců (přepočtený stav)0501

Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT – ekonomické údaje 16Výnosy (příjmy) vlastní za organizaci v Kč z toho výnosy (příjmy) vlastní z hlavní činnosti Příspěvky a dotace na provoz ze státního rozpočtu v Kč - z toho jednorázové dotace Příspěvky a dotace na provoz z rozpočtu kraje v Kč - z toho jednorázové dotace Příspěvky a dotace na provoz z rozpočtu obce v Kč - z toho jednorázové dotace Granty a příspěvky na provoz od ostatních subjektů v Kč Dary, sponzoring v Kč Výnosy (příjmy) celkem v Kč Investiční zdroje celkem v Kč Náklady provozní celkem v Kč z řádku 0527 – osobní náklady Náklady na pořízení knihovního fondu v Kč0601

Údaje neuváděné ve výkazu KULT 28 Náklady na pořízení licencí na el. informační zdroje pro vlastní knihovnu 29 Počet dětí do 15 let v obci/městě - stav k vykazovaného roku - zjistit na obecním úřadu 30 Celkové výdaje města/obce v roce zahrnuje provozní (běžné) výdaje, investiční (kapitálové), příp. splátky úvěrů a půjček. Údaj lze získat ze závěrečného účtu obce/města za příslušný rok, vždy se jedná o skutečnost k

Jaké internetové služby poskytujete uživatelům? 33Má knihovna webovou stránku? Webová stránka 34Je webová stránka přístupná přes WAP? 35Máte na webové stránce přístup do svého online katalogu? 36Nabízíte uživatelům na webu vlastní specializované databáze? Databáze, elektronické informační zdroje 37Nabízíte uživatelům licencované el. informační zdroje? 38Kolik přes přístup pouze v knihovně? Uveďte počet: 39Kolik přes přístup mimo knihovnu? Uveďte počet: 40Nabízíte virtuální informační službu - Ptejte se knihovny? Informace, komunikace s uživatelem 41Umožňujete komunikaci s uživateli em? 42Umožňujete komunikaci s uživateli pomocí SMS? 43Zasíláte uživatelům em aktuality o službách a aktivitách knihovny? 44Umožňujete nahlížení do uživatelského konta? Služby pro vzdálené uživatele 45Umožňujete uživatelům objednávání přes webové rozhraní? 46Umožňujete uživatelům prolongace přes webové rozhraní? 47Umožňujete uživatelům rezervace přes webové rozhraní? Dotazník

Co dělat, máte-li zájem o účast v projektu?  Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnávání  Přihlásit se jako účastník projektu  Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti  Poskytnout souhlas pro práci s daty  Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání  Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how ze své vlastní činnosti

Proč měřit výkon:  Když se neměří výsledky, potom není možné rozeznat úspěch od neúspěchu  Když nelze rozeznat úspěch, potom není možné za něj odměnit  Když se neodměňuje úspěch, potom se pravděpodobně odměňuje neúspěch  Když se nerozpozná úspěch, potom se z něj není možné poučit  Když se nerozpozná neúspěch, potom není možné ho napravit  Když není možné seznámit veřejnost s výsledky, potom není možné získat podporu veřejnosti oproti tomu - co lze měřit, lze i realizovat

Pokud máte zájem o vstup do projektu: Ozvěte se!

Projekt Benchmarking knihoven - měření a srovnávání výkonu knihoven 2. dubna 2007 Pardubice Regionální funkce 2007 Národní knihovna ČR Tel