Digitalizace a archivace dokumentů státní sociální podpory Ing. Roman Kučera, ředitel odboru informatiky MPSV Ing. Radomír Martinka, samostatný analytik, OKsystem s.r.o.

Základní informace o SSP Počet pracovišť státní sociální podpory: 98 hlavních tzv. lokálních kontaktních míst 300 tzv. vzdálených kontaktních míst Počet písemností za rok: přes 20 miliónů Skartační lhůta od ukončení řízení: 15 let Trvání vyplácení dávek: až 26 let Celková situace: nedostatečné prostorové kapacity pro uložení písemností na úřadech . Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922571, e-mail:roman.kucera@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Koncepce řešení Podrobná evidence všech písemností: Identifikace každého samostatného listu písemnosti čárovým kódem Po odsouhlasení dávky SSP: Digitalizace každé písemnosti Svoz a uložení písemností v centrální spisovně SSP V případě potřeby pracovat: pouze s elektronickými obrazy písemností listinný originál používat pouze v mimořádných případech Skartační řízení: Automatizovat stanovení počátku skartační lhůty ve vazbě na ukončení správních řízení o dávce Zabezpečit SW podporu skartačního řízení Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922571, e-mail:roman.kucera@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Digitalizační pracoviště Schéma řešení Centrální systém SSP Evidence písemností Evidence pohybů a uložení Úložiště digitálních obrazů Vzdálené kont. místo Vzdálené kont. místo Lokální kontaktní místo Centrální spisovna Digitalizační pracoviště

Digitalizace a kontrola písemností Skenování: Vytvoření digitalizačních dávek podle formátu a typu dokumentů (obálka, A4, A3). Skenování černobíle. Obrazy jsou ukládány v bezeztrátovém formátu TIFF (dvourozměrné faxové komprese Fax Group 4). Kontrola naskenovaných písemností Předzpracování obrazu (rozřezání A3, rozpoznání čárového kódu, čištění) Vizuální kontrola (úplnost, pořadí). Elektronické podepsání kvalifikovaným certifikátem. Automatické odeslání do centrálního digitálního úložiště obrazů Evidované uložení do archivní krabice El. podpis Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922571, e-mail:roman.kucera@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Centrální digitální úložiště obrazů písemností Úložiště obsahuje: Metadata (identifikátory a atributy obrazů, elektronické podpisy, CRL) Roční přírůstek: 16 GB Databáze obrazů Roční přírůstek: 6 TB Ukládání v úložišti je řízeno platnou politikou. Kryptografické zprávy používají formát CMS vyhovující normě RFC-3852. Přístup k obrazům písemností je řízen centrálním systémem evidence písemností. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922571, e-mail:roman.kucera@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Centrální spisovna SSP systém SSP Písemnosti jsou přijímány a ukládány pouze v archivních krabicích. Archivní krabice je identifikována čárovým kódem. Ve spisovně není krabice otevírána, odpovědnost za obsah krabice mají kontaktní místa. Centrální systém eviduje obsah archivních krabic. Centrální spisovna eviduje místa uložení archivních krabic. Požadavky na příjem a výdej předává spisovně centrální systém. O přijetí a výdeji krabic ze spisovny předává IS spisovny informace centrálnímu systému. Centrální spisovna

Evidence písemností Aplikace pro evidenci písemností a jejich uložení poskytuje zejména: rychlé vyhledání písemnosti, informace o uložení písemnosti informace o obsahu jednotlivých úložných míst tisk předávacích protokolů práci s elektronickým obrazem písemností Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922571, e-mail:roman.kucera@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Zobrazení elektronického obrazu písemnosti Elektronické obrazy písemností jsou pro obsluhu přístupné z aplikace pro rozhodování a výplatu dávek SSP nebo z evidence písemností. Zpřístupnění obrazů je řízeno přístupovými právy obsluhy. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922571, e-mail:roman.kucera@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Realizace systému Autor systému: OKsystem s.r.o., Praha Vývoj: leden – srpen 2005 Testovací provoz: září – listopad 2005 Ostrý provoz: Od prosince 2005 je systém postupně nasazován na všech pracovištích SSP. Architektura systému: Vícevrstvá architektura nad centrální databází Implementace tenkého bohatého klienta: veškerá aplikační logika je výhradně na aplikačním serveru na klientském počítači je spouštěn pouze zobrazovací klientský program s grafickým uživatelským rozhraním (typu MS Windows) a komfortem obvyklým pro aplikace klient – server. Framework pro realizaci bohatého tenkého klienta byl vyvinut společností OKsystem. Technické realizační parametry: Databázový server: Oracle database 10g Aplikační server: Oracle aplication server 10g Datové úložiště: HP XP 12000 (seriové zrcadlení pomocí Continuous Access) Dokumentační skenery: Canon 9080C Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922571, e-mail:roman.kucera@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Děkuji za pozornost. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922571, e-mail:roman.kucera@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,