1 Výběr indikátorů a další postup 15. června 2006 Národní knihovna ČR Tel

2 Hlavní témata  Průzkumy:  Průzkum spokojenosti uživatelů  Prozkum spokojenosti zaměstnanců  Standardizace dat  Obecné problémy měření a hodnocení, definice  Výběr indikátorů  Indikátory pro marketing, public relations

3 Průzkumy spokojenosti  Průzkum spokojenosti uživatelů  Překlad dotazníku LibQUOL  Překlad dotazníků UNESCO – Measuring the performance of public libraries – 1989 Základní průzkum veřejnosti Názorový průzkum Základní průzkum uživatelů knihoven Dotazník – hodnocení uživatelů Možnosti využití dotazníku  Průzkum spokojenosti pracovníků  Průzkum spokojenosti pracovníků veřejné správy

4 Dotazníky „easyresearch.biz“„easyresearch.biz“  Easyresearch.biz je nová 100% webová služba, která vám umožní vytvářet si snadno, rychle a levně profesionální on-line dotazníky  Distribuovat je em nebo umísťovat na webu  Okamžitě získávat automaticky generované, atraktivní, přehledné výsledky potřebné pro vaše kvalitnější rozhodování.  Není potřeba mít nějaké specializované znalosti  Dotazník Easyresearch delšídelší  Dotazník Easyresearch kratšíkratší

5 Dotazníky „easyresearch.biz“ Počet dotazníkůPlatnost 1 měsícPlatnost 1 rok 100bezplatné ,- Kč14900,- Kč ,- Kč17799,- Kč ,- Kč Kč Kč23317,- Kč ,- Kč26335,- Kč Kč Kč Pro knihovny sleva 50%

6 Možnosti standardizace dat

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18 Obecné problémy měření a hodnocení, definice  Krajské knihovny – dvě zvláštní kategorie  Krajská knihovna s nebo bez městské funkce  Obsluhovaná populace: město – mládež, kraj, Přepočítat procentem uživatelů žíjcích mimo kraj. město?  Povinný výtisk, archivní funkce, % naučné literatury, obrat  Regionální funkce – odpočet zjištěných údajů  Financování malých knihoven – nezjišťuje se  Definice indikátorů  Návštěvy – nepřesná definice, různé systémy evidence  Mládež – statistický výkaz=15 let, ČSÚ=14 let  Studijní místa  Provozní doba  Obsluhovaná populace o spádových obcí  Způsob evidence výpůjček  Registrovaní uživatelé – rodinné registrace

19 Obsluhovaná populace  Osoby, kterým má knihovna poskytovat služby a dokumenty  Knihovny provozované obcí, městem, krajské knihovny, Národní knihovna ČR a další knihovny určené primárně nejširší veřejnosti uvedou počet obyvatel okruhu působnosti knihovny, tj. počet obyvatel obce (města) nebo počet obyvatel samostatné obecní resp. městské části, pro jejíž obyvatele je vykazující knihovna zřízena. Ostatní knihovny uvedou rozsah primární uživatelské skupiny (odborní pracovníci, žáci apod.), pro kterou byla knihovna zřízena.  Pokud není údaj o počtu obyvatel přidružené obce nebo samostatné městské části zjistitelný, uvede se odborný odhad obsluhované populace, které knihovna potenciálně slouží. Knihovna výzkumného ústavu: počet vědeckých pracovníků; muzejní, archivní knihovna, knihovna lékařského zařízení apod.: počet odborných pracovníků; vojenská knihovna uvede počet vojáků útvaru; školní knihovna: počet žáků a pedagogů. V nespecifikovaných případech se uvede odborný odhad obsluhované populace, které knihovna potenciálně slouží.  Možné řešení pro KK: zjistit % registrovaných uživatelů, kteří mají trvalé bydliště mimo krajské město. Podle zjištěného % propočíst počet obyvatel kraje a přičíst to k počtu obyvatel krajského města.

20 Studijní místo  Studijní místo - Za studijní místa se považují místa v samostatné studovně a čítárně knihovny, která slouží k prezenčnímu studiu dokumentů dané knihovny či dokumentů zapůjčených jinou knihovnou. Za samostatnou studovnu a čítárnu se také považuje místnost, která vznikla oddělením určitého prostoru od ostatních provozních místností knihovny, např. půjčovny, sloužící studijním účelům. Návštěvníky takto vzniklé studovny a čítárny je potom možné odlišit od návštěv­níků dalších čtenářských oddělení.  ČSN ISO : Místo sloužící uživatelům na čtení nebo studium, ať už se zařízeními, nebo bez nich. Patří sem místa ve čtenářských koutcích, v seminárních a studijních prostorách a v audiovizuálních a dětských odděleních knihovny. Nepatří sem místa v halách, přednáškových a divadelních sálech, kde se uskutečňují speciální představení. Vyloučené jsou i podlahové prostory, kde mohou studenti sedět, a podobné neformální prostory.

21 Počet hodin pro veřejnost týdně  Uvede se počet hodin, v nichž je knihovna, čítárna nebo studovna přístupna veřejnosti.  Uvede se týdenní počet hodin u ZKNP, ostatní knihovny s více útvary pro veřejnost uvedou týdenní počet hodin u nejdéle otevřeného útvaru. Nesčítají provozní doby jednotlivých útvarů. Údaj se nesumarizuje.  Vykazuje se počet hodin běžného týdne, kdy jsou uživatelům k dispozici hlavní služby knihovny a) v centrální/hlavní budově, b) v pobočkách knihovny (v průměru)  Čtenář do 15 let - Fyzická osoba, která nedosáhla věku 16 let a byla zaregistrována během vykazovaného období nebo její registrace byla obnovena.

22 Jaké indikátory charakterizují výkon a kvalitu?  Indikátor musí být „zrcadlem“ kvality čí výkonu = validita  Indikátor musí být měřitelný  Indikátor musí být jednoznačně vymezen  Indikátor musí být spolehlivý, ověřitelný - nízká míra subjektivity  Indikátor musí být praktický - měření nesmí být časově a personálně náročné  Indikátor musí splnit očekávání knihovny i jejího provozovatele

23 Kolik indikátorů vybrat?  Indikátory by měly odpovídat stanoveným cílům  Pokrýt celé spektrum služeb, vyloučit duplicity  Zvolit indikátory, které mohou knihovny ovlivnit (obrat, pracovní kapacita, provozní doba)  Skupiny indikátorů – všeobecné podmínky pro činnost, efektivita, hospodaření, služby, zaměstnanci, učení a růst, interní procesy, rozvoj…  Společné indikátory  Specifické indikátory pro různé typy a kategorie knihoven (velké a malé knihovny, krajské knihovny, zdravotnické knihovny)  Optimální počet 15 – 25  Indikátory uplatňované standardem VKIS  Indikátory vycházející ze statistického výkazu – není nutno redukovat  Další indikátory – problémy s měřením

24 Návrh indikátorů pro benchmarking  Druhé kolo návrhů: 31 indikátorů Tři skupiny  Podmínky pro činnost knihovny: 10 indikátorů  Uživatelé služby: 13 indikátorů  Financování - výdaje – efektivita: 8 indikátorů

25 Podmínky pro činnost knihovny 2Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel 3% obnovy knižního fondu 4Objem přírůstků na 1000 obyvatel 5Počet exemplářů docházejících periodik na registrovaného uživatele 6Internetové služby 7Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 8Plocha knihovny pro uživatele v m² na 1000 obyvatel 9Počet studijních míst na 1000 obyvatel 10Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 11Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů

26 Internetové služby 1.webová stránka, 2.OPAC, 3.interaktivní funkce, 4.soubor odkazů, 5.virtuální informační služba, 6.elektronické informační zdroje, 7.pro-aktivní informační služby ( , SMS, newsletter) Prostý výčet, který by se označoval Ano - Ne

27 Podmínky pro činnost knihovny 2Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel 3% obnovy knižního fondu 4Objem přírůstků na 1000 obyvatel 5Počet exemplářů docházejících periodik na registrovaného uživatele 6Internetové služby 7Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 8Plocha knihovny pro uživatele v m² na 1000 obyvatel 9Počet studijních míst na 1000 obyvatel 10Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 11Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů

28 Uživatelé - služby 13Počet hodin pro veřejnost týdně 14Registrovaní čtenáři – % z obsluhované populace 15Registrovaní čtenáři do 15 let – % z obsluhované populace mládeže do 14 let 16Počet návštěv na jednoho obyvatele 17Počet virtuálních návštěv na obyvatele 18% návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků 19Počet výpůjček na jednoho obyvatele ???? 20Počet výpůjček na registrovaného čtenáře 21Obrat knihovního fondu 22Průměrný čas zpracování dokumentu 23Vzdělávací a výchovné kolektivní akce 24Semináře, odborné porady a konzultace 25Průzkum spokojenosti uživatelů Krajské knihovny: Průměrná doba vyhledání a zpřístupnění dokumentu ze skladu

29 Financování - výdaje - efektivita 27Podíl financování knihovny na rozpočtu obce 28Celkové výdaje v přepočtu na jednoho obyvatele 29Výdaje na nákup knihovního fondu v přepočtu na jednoho obyvatele 30Výdaj na nákup KF na výpůjčku 31% čistých provozních nákladů (bez osobních nákladů a nákladů na knihovní fond) 32% nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů 33% osobních nákladů z celkových provozních nákladů 34Počet hodin dalšího vzdělávání na 1 odborného pracovníka Krajské knihovny: % dotací, grantů, vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny na celkových příjmech

30 Zásobník indikátorů 1 Knihovní fond 38Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 39% naučné literatury ve fondu 40Objem přírůstků na registrovaného uživatele 41Objem knihovního fondu na registrovaného uživatele % knihovního fondu ve volném výběru Uživatelé 44% registrovaných čtenářů do 15 let z celkového počtu čtenářů 45Počet návštěvníků studovny na registrované čtenáře Výpůjčky 48Doba vyhledání a zpřístupnění dokumentu 49Počet výpůjček novinek ve vztahu k celkovému počtu výpůjček 50počet kladně vyřízených požadavků 51Počet vyřízených MVS a doba vyřízení požadavku 52Počet prezenčních výpůjček 53% okamžitých výpůjček bez rezervací a prolongací 54Počet návštěv na registrovaného čtenáře

31 Zásobník indikátorů 2  ICT vybavení  57Počet počítačů na 1000 registrovaných uživatelů  58Nabídka počítačů v hodinách na obyvatele   Služby ICT  61Počet vyřízených DDS a doba vyřízení  62Počet poskytnutých informací  63% kladně vyřízených online dotazů   Plocha, pobočky, provozní doba  66Plocha knihovny pro uživatele v m² na 1000 registrovaných uživatelů  67Počet poboček nebo obslužných míst  68Otevírací hodiny po běžné pracovní době   Kolektivní akce, marketing  71Komunitně zaměřené akce pro veřejnost a ve spolupráci s ní  72Počet hodin komunitně zaměřených akcí  73Počet hodin vzdělávacích akcí na obyvatele  74Poskytuje knihovna uživatelům vzdělávání v oblasti ICT  75Počet hodin informační výchovy uživatelů  76Kooperace se školami  77Marketingové a PR aktivity

32 Zásobník indikátorů 3 Pracovní kapacita, výkon 80Výpůjčky na zaměstnance (pracovní úvazek) 81% převzatých katalogizačních záznamů z celkového počtu zpracovaných záznamů za rok 82Počet pracovníků v oblasti zpracování fondů (akvizice, zpracování) 83Pracovníci služeb uživatelům na obyvatele 84Podíl rozvojových pracovníků na celkovém počtu pracovníků 85Čistá pracovní kapacita knihovny (bez nemocí apod.) % z celkové kapacity 86Míra flukturace, % pracovníků, kteří opustili knihovnu Financování, efektivita, výdaje, příjmy 89Výdaje na jednoho registrovaného uživatele - lepší než návštěvy! 90Celkové provozní náklady na výpůjčku 91Poměr výdajů na nákup zdrojů a personálních výdajů 92Počet návštěv na jednu otevírací hodinu 93Počet pracovních hodin na jednu otevírací hodinu 94Výdaje na jednu návštěvu (EUR) 95Podíl výdajů na elektronické informační zdroje z výdajů na knihovní fond 96Podíl dotací, grantů, vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny na celkových příjmech

33 Zásobník indikátorů 4 Pracovníci - odborný růst 99Počet vzdělávacích hodin na pracovníka 100Průzkum spokojenosti zaměstnanců 101Školení na zaměstnance 102Počet dní, kdy se pracovníci zúčastní kolektivních vzdělávacích akcí 103Počet hodin odborného vzdělávání na 1 odborného pracovníka 104Školení pro zaměstnance % z celkové pracovní kapacity

34 Marketing, public relations 1.Propagační materiály pro čtenáře 2.Vydávání pravidelného periodika pro uživatele 3.Aktivní účast na celorepublikových knihovnických aktivitách nebo na aktivitách města či regionu 4.Fundfraising 5.Jednotný vizuální styl 6.Existence firemní vize, strategie 7.Publikační činnost v odborném tisku 8.Komunikace s médii 9.Účast na odborných konferencích 10.Prezentace instituce směrem ke zřizovateli, služby pro zřizovatele 11.Účast v širších projektech zřizovatele 12.Úroveň spolupráce s ostatními kulturními organizacemi 13.Monitorování vnějšího prostředí – konkurence, partneři 14.Akce pro zaměstnance

35 Výběr indikátorů a další postup 15. června 2006 Národní knihovna ČR Tel

36 Bibliotheksindex – vědecké knihovny

37 Cílová dimenze: NABÍDKA  Plocha knihovny pro uživatele v m² na 1000 členů obsluhované populace  Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 členů obsluhované populace  Výdaje na literaturu a informační zdroje na 1000 členů obsluhované populace  Podíl výdajů na elektronické informační zdroje na celkových nákladech na nákup inf. zdrojů  Týdenní provozní doba Obsluhovaná populace = studenti + vědecký personál, tj. profesoři a vědečtí pracovníci, ale nikoliv vědecké pomocné síly

38 Cílová dimenze: VYUŽÍVÁNÍ  Počet návštěv na člena obsluhované populace  Počet virtuálních návštěv člena obsluhované populace  Počet hodin informační výchovy uživatelů na 1000 členů obsluhované populace  % okamžitých výpůjček z celkového počtu výpůjček (včetně rezervací a žádanek MVS)  Podíl kladně vyřízených on-line dotazů

39 Cílová dimenze: EFEKTIVITA  Výdaje na registrovaného uživatele  Poměr výdajů na nákup informačních zdrojů a personálních nákladů  Pracovní produktivita (počet získaných médií/počet pracovníků)

40 Cílová dimenze: ROZVOJ  Počet dní školení na jednoho pracovníka  Podíl výdajů na knihovnu na celkových výdajích školy  Podíl příjmů z vlastní činnosti a grantů na celkových příjmech knihovny  Podíl pracovníků technického rozvoje a elektronických sloužen na celkovém počtu pracovníků