Gymnázium, Obchodní akademie a Jazyková škola s právem státní jazykové zkoušky Hodonín BUSINESS LETTERS 1

Business letters Essential parts: Letterhead - name and full address of the sender printed at the top 2. Inside address – receiver´s address on the left 3. Date – on the right, opposite the inside address 4. Salutation – Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam / Dear Mr. Smith, Dear Ms. Smith 5. Body of the letter - the message, paragraphs 6. Complimentary close – Yours faithfully / Yours sincerely 7. Signature – above the typed name 8. Enclosures – price list, catalogue, samples etc. 2 1

Style and language - simple - polite / complex sentences, passive, full forms/ - clear - accurate / spelling, punctuation, grammar/ - culturally sensitive 1

Types of business letters Enquiry – starts business transactions, often opens a new business connection Offer – in replies to enquiries gives the information requested Order – a request to make, supply or deliver goods according to customer´s requirements Confirmation of order – a written acknowledgement of order Complaint – made by the buyer, it concerns the wrong goods, quality, quantity of the goods etc. Reminder – reminds a customer of what they have to do /pay for the goods/ Application – accompanies CV when applying for a job

Enquiry – used for different purposes: we may need some information, ask for a catalogue or a price list etc. Main parts: An opening phrase – reason for making an enquiry A request for what is wanted – description of the goods we are interested in, quantity, quality, price, delivery terms… A closing phrase expressing hope for a favourable reaction

Offer – the seller declares his willingness to sell certain goods at certain prices and on certain terms Main parts: Thanks for an enquiry A precise and complete description of the goods - quantity of goods - prices and discounts - delivery date - terms of delivery and payment Validity of the offer Closing phrase expressing hope for an order

Order - placed and confirmed on printed forms - an accompanying letter may contain special information or instructions Main parts: The name and catalogue number of the item Quantity desired Unit price and discounts Delivery date Method of payment Method of shipment Delivery address Signature

Complaint - made by a buyer, expresses dissatisfaction - the faulty goods are placed at the seller´s disposal - the seller has to refund the payments - the buyer can demand replacements - the buyer can claim a reduction in price Main parts: The number of the order, date of dispatch A clear statement of what is wrong A request to the supplier to investigate and settle the matter A final request for prompt action

Translate výrobce a prodejce ………………………………………………….. dodavatel a zákazník ………………………………………………….. poptávka a nabídka ………………………………………………….. objednávka ………………………………………………….. zkušební objednávka ………………………………………………….. potvrzení objednávky ………………………………………………….. stížnost, reklamace ………………………………………………….. vzorky, ceník, katalog ………………………………………………….. cena za jednotku …………………………………………………… sleva ………………………………………………….. dodací lhůta ………………………………………………….. podmínky dodání a platba ………………………………………………….. platba fakturou ………………………………………………….. platnost nabídky ………………………………………………….. doprovodný dopis …………………………………………………..

vyhrazujeme si právo zrušit objednávku ……………………………………. vyřízení objednávky ……………………………………. vadné zboží je vráceno prodejci ……………………………………. požadovat vrácení peněz …………………………………… výměna vadného zboží …………………………………… záruční doba …………………………………… datum odeslání …………………………………… žádost o prošetření a vyřešení záležitosti …………………………………… 2

1. Odvoláváme se na Vaši nabídku. …………………………………………. 2. Chtěli bychom Vás informovat, že … …………………………………. 3. Přikládáme svůj ceník. …………………………………………. 4. Výhodné platební a dodací podmínky. ……………………………….. 5. Cena včetně balení. …………………………………………. 6. Byli bychom rádi, kdybyste nám poslali vzorky a poslední katalog. ………………………………………… 7. Prosím sdělte nám, jestli máte zboží na skladě. ………………….. 8. Zboží nevyhovuje našim požadavkům. ……………………………….. 9. The quality must be up to samples. ……………………………………. 10. We reserve the right to cancel this order if the delivery is delayed. 11. Please let us know if you have the goods in stock. ……………. 12. The delivery terms must be kept to. …………………………………. 13. We are sorry to inform you that the consignment arrived in damaged condition.

Řešení Translate výrobce a prodejce ……producer and seller…………………………………………….. dodavatel a zákazník ……supplier and customer……………………………………….. poptávka a nábídka ……enquiry and offer..…………………………………………….. objednávka ……order…………………..…………………………………………….. zkušební objednávka ……trial order…………..…………………………………………….. potvrzení objednávky ……confirmation of or…………………………………………….. stížnost, reklamace ……complaint………………………………………………………….. vzorky, ceník, katalog ……samples, price list,…………………………………………….. cena za jednotku ……unit price…………..……………………………………………… sleva ……discount…………….…………………………………………….. dodací lhůta ……delivery date……..…………………………………………….. podmínky dodání a platba ……terms of delivery and payment……………………….. platba fakturou ……payment on invoice……………………………………….. platnost nabídky ……validity of offer,,…………………………………………….. doprovodný dopis ……accompanying letter..…………………………………….. vyhrazujeme si právo zrušit objednávku ………we reserve the right to cancel the order……………………………. vyřízení objednávky ………execution of the order………………………………………………………. vadné zboží je vráceno prodejci ………faulty goods are placed at the seller´s disposal…………………. požadovat vrácení peněz …… demand a refund……………………………………………………………… výměna vadného zboží ………replacement of the faulty goods……………………………………… záruční doba ………guarantee period………………………………..…………………………… datum odeslání ………request to investigate and settle the matter…………………… žádost o prošetření a vyřešení záležitosti …………………………………… 1. Odvoláváme se na Vaši nabídku. …………We refer to your offer.………………………………. 2. Chtěli bychom Vás informovat, že … …………We would like to inform you that….……………. 3. Přikládáme svůj ceník. …………We enclose our price list……………………………. 4. Výhodné platební a dodací podmínky. …………Advantageous / Favourable payment and delivery terms…….. 5. Cena včetně balení. …………Price including packing………………………………. 6. Byli bychom rádi, kdybyste nám poslali vzorky a poslední …………We would like you to send us samples and the latest catalogue….. katalog. 7. Prosím sdělte nám, jestli máte zboží na skladě. …………Please let us know / inform us if you have the goods in stock……….. 8. Zboží nevyhovuje našim požadavkům. …………The goods do not meet our requirements…………………….. 9. The quality must be up to samples. …………Kvalita musí odpovídat vzorku…………………………. 10. We reserve the right to cancel this order if the delivery is …………Vyhrazujeme si právo zrušit tuto objednávku, jestli se dodávka zpozdí….. delayed. 11. Please let us know if you have the goods in stock. …………Prosím sdělte nám, jestli máte zboží na skladě……………. 12. The delivery terms must be kept to. …………S politováním Vám sdělujeme, že zásilka došla v poškozeném stavu………. 13. We are sorry to inform you that the consignment arrived in damaged condition.

Použité zdroje   BOČÁNKOVÁ, MILENA, HEDVÁBNÁ, IVA, KALINA, MIROSLAV, Anglická obchodní korespondence, 2000, ISBN 80-86119-32-7 Bez názvu. [cit. 10. 3. 2013]. Dostupné na: http://www.investicniweb.cz/univerzita/zamestnani/2011/8/26/5-nejcastejsich-chyb-pri-psani-motivacniho-dopisu/ Bez názvu. [cit. 10. 3. 2013]. Dostupné na: http://www.bety.cz/prace-a- kariera/clanky/246/Naucte-se-spravne-napsat-motivacni-dopis