Vedení jednání, facilitace Management a rozvoj obcí, TUL Blažena Hušková blahuska@seznam.cz

Facilitace Usnadnění podpora ulehčení

Co dělá facilitátor Pomáhá účastníkům, aby se cítili vítáni a začleněná zapojí každého, vyvažuje účast celé skupiny umožní výměnu názorů uvnitř skupiny hledá různorodost, vítá rozdílné názory uznává stejnou hodnotu vyslovených názorů odosobňuje problém, sdělení chová se neutrálně, nesoudí nekritizuje ani nechválí vyslovené názory pomáhá účastníků formulovat myšlenky

Co ještě dělá facilitátor Snaží se nikoho nevyčlenit, nepřivést do rozpaků naslouchá aktivně soustřeďuje diskusi na dané téma dodržuje časový harmonogram zaměřuje se na proces spolupracuje se zapisovatelem dohlíží na přesné a úplné provedení zápisu mluví jen tolik, kolik je nezbytně nutné (vytváří prostor a poskytuje jej ostatním)

Jaký je facilitátor zdvořilý pozitivní uvolněný soustředěný nestranný pozorně, se zájmem naslouchající otevřený myšlenkám druhých sloužící potřebám skupiny neutrální vůči tématu vždy připraven

Před zahájením diskuse facilitátor zná organizátora zná termín a místo konání zná cíl setkání, očekávání organizátora zná přibližný počet a složení účastníků zná časová omezení ví, jak bude naloženo s připomínkami ví, kdo a jak pořizuje zápis je informován o technickém zajištění (uspořádání prostoru, kapacita, ozvučení, tlumočení, WC, občerstvení…) ví, kdy přijdou a odejdou VIP má promyšlenou, s organizátorem prodiskutovanou strategii vedení diskuse pořídí si odpovídající úbor

Zapisovatel Vytváří a spojuje krátkodobou a dlouhodobou skupinovou paměť je nestranným služebníkem skupiny nezpomaluje tok jednání pracuje v týmu s facilitátorem naslouchá pozorně žádá o doplnění a upřesnění, je-li třeba děkuje, povzbuzuje zaznamenává vlastními slovy autorů zaznamenává všechny prezentované myšlenky zaznamenává neutrálně žádá autory o kontrolu záznamu provádí záznam přehledně, čitelně

Flipchart Je fyzickým důkazem aktivního naslouchání pomáhá plnějšímu zapojení účastníků je krátkodobou skupinovou pamětí je dlouhodobou skupinovou pamětí poskytuje skupině fyzické ohnisko pomáhá udržet tempo diskuse přispívá k odosobnění myšlenek (myšlenky jsou majetkem celé skupiny)

Obtížní účastníci diskuse opozdilec dezertér poškozená gramodeska nevěřící Tomáš nesoustředěnec unuděnec žvanil, velkohubý řečník útočník Tlumočník pomlouvač šuškanda vševěd kibic odbíhač přerušovač

Pravidla diskuse Diskusi vede facilitátor Dejme šanci každému Važme si opačného názoru Važme si názoru druhého Hovořme vždy k věci Hovoří vždy jen jeden Mýlit se je lidské Vždy s úsměvem Není hloupých otázek Nekouříme Vypínáme mobily ...

Metody formulování a získávání množství názorů a myšlenek Brainstorming brainwriting metoda 635 banka informací

Metody třídění názorů, myšlenek LASO A/3 objektivní oponent párové porovnávání

Facilitátorské třináctero Jsem vždy korektní. Pokud možno nesděluji svůj názor. Mám vyřešeno, jak postupně dávat slovo. Umím udržet řízenou diskusi. Mluvím málo, dávám prostor jiným. Zachovávám poměr sil v prostoru. Jsem neustále IN, nenudím se.

Facilitátorské třináctero Zaznamenám-li pokles pozornosti, oživím diskusi nebo navrhnu přestávku. Nedopustím arogantní chování, urážky, inzultace. Snažím se dobrat závěrů. Na závěr zopakuji nejdůležitější výstupy. Fakturu posílám dřív, než na ni zapomenu. (pravděpodobně dle Romana Hakena)

Vedení jednání 3 fáze : před jednáním (příprava) při jednání (akce) po jednání

Před jednáním program jednání – seznam bodů k projednání, včetně časového rozvržení rozeslat/předat program dopředu – včas, spolu s materiály potřebnými k projednání, dodržet pravidla daná statutem, jednacím řádem, právní úpravou… připravit vhodné prostředí – světlo, klid, vhodné uspořádání místnosti, občerstvení promyslet zasedací pořádek (je-li třeba)

Na začátku jednání začít včas začít něčím příjemným / poblahopřát k narozeninám, oslavit dosažený úspěch / jasně rozdělit role: kdo poradu řídí, kdo zapisuje zopakovat program, event. probrat očekávání shrnout závěry z minulého jednání stanovit pravidla a získat souhlas definovat cíle jednání a vymezit okruh problémů určit pořadí témat – priority

Během jednání rozdělit komplexní problém na dílčí úseky, které jsou řešitelné oddělit fakta od emocí, při vzniku konfliktu racionálně probrat fakta s návrhy účastníků se ptát také na možná řešení čas od času shrnout dohodnuté hlídat čas zapojit všechny účastníky jednání směrovat k závěru/přijetí rozhodnutí střídat fáze vážného jednání a odlehčení

Na závěr jednání určit co, kdo, dokdy udělá a nechat si to znovu potvrdit zopakovat dohodnuté závěry ověřit, zda všichni odchází se stejným závěrem sdělit program a čas příštího jednání pochválit, ocenit ! ukončit poradu pozitivně, i když se k dohodě nedošlo

Po jednání zpracovat zprávu o průběhu a výsledcích jednání a rozeslat všem účastníkům kontrolovat plnění dohodnutého zhodnotit poradu - splnění očekávání, efektivita, co udělat pro zlepšení