ASEP školení pro začínající zpracovatele Základní informace o zpracování a vkládání dat přes webovské formuláře.

Databáze ASEP – charakteristika ASEP – evidence publikační aktivity AVČR Bibliografická databáze Personální databáze Databáze, ze které se exportují data do jiných systémů Data od roku 1993 57 ústavů AV ČR (2013) cca 70 zpracovatelů ústavů

Databáze ASEP – kdo se o ni stará Zpracovatel – osoba zodpovědná za data ústavu Zajišťuje správné a včasné uložení dat do systému Spravuje autoritní záznamy ústavu Vytváří soubory pro RIV dle pokynů KNAV Podílí se na vývoji systému z pohledu potřeb svého pracoviště Knihovna AV ČR, v. v. i. Koordinace sběru dat celé AV ČR Pořádání školení, seminářů pro zpracovatele Zajišťuje vývoj a úpravy celého systému Exporty vybraných záznamů

Databáze ASEP – systém Vstup dat – webové formuláře ARL - obsahují záznamy aktuálního roku sběru (vyplněním formuláře se vytvoří záznam, který je ihned k dispozici v on-line katalogu - IPACu) Úpravy dat, výstupy, exporty – klient ARL (program na počítači zpracovatele), úpravy záznamů, které nelze udělat ve formulářích, kontroly dat, kontroly duplicit, specializované výstupy a exporty dat Zveřejnění 1 – on-line katalog ARL – IPAC/Repozitář AV ČR Zveřejnění 2 – Analytika ASEP (bibliografie ústavů, personální bibliografie, statistiky, grafické výstupy – analýzy)

Důležité informace pro zpracovatele Knihovna AV ČR, v. v. i. http://www.lib.cas.cz ASEP homepage http://www.lib.cas.cz/asep/ Formuláře http://library.sk/aRL/epca_login.php?ictx=cav&language=czech On-line katalog/Repozitář AV ČR http://www.library.sk/i2/i2.entry.cls?ictx=cav&language=2&op=esearch Analytika ASEP http://www.lib.cas.cz/arl/ Kontakt arl@lib.cas.cz

Databáze ASEP – export Data z ASEPu jsou upravena tak, aby je bylo možno využít i v jiných systémech. RIV – Registr informací o výsledcích Vybrané záznamy jsou v ASEP označeny k exportu do databáze RIV. NUŠL – Národní registr šedé literatury Data šedé literatury jsou „sklízena“ do systému NUŠL. SEV – databáze vysokých škol

Zpracování - manuál, podpora Manuál ASEP http://www.lib.cas.cz/asep/pro-zpracovatele/manual/ Co patří a co nepatří do ASEP (RIV) Kam zařadit dokument Jak se vyplňují jednotlivá pole Číselníky Podpora ASEP http://www.lib.cas.cz/asep/pro-zpracovatele/podpora/ Stránka, kde na jednom místě najdete informace a praktické rady, které se týkají všech součástí zpracování (formuláře, klient, katalogy)

Způsoby vytváření záznamů 1. Záznamy vytváří pouze zpracovatelé 2. Záznam vytvoří autoři, zpracovatelé záznamy zkontrolují Individuální účet autorů Zpracovatel zažádá o individuální účet pro autora, ten vytváří své záznamy přes webový formulář, může se k nim vracet a opravovat. Anonymní účet Autor vytvoří záznam a odešle a záznam má k dispozici už jenom zpracovatel. Zásada: nové záznamy se vytvářejí přes webové formuláře.

1. Záznamy vytváří pouze zpracovatel potřebuje úplné podklady ke zpracovávanému dokumentu, na jejichž základě zpracuje záznam a odešle ho k vystavení (do IPAC - online katalog) Podklady: - nejlépe originální dokument - kopie titulních listů, prvních stran článků… - oskenované titulní listy - webové zdroje – článek v on-line časopise, WOK, SCOPUS, NK Ulrich…

2. Formulář vyplní vědec – zpracovatel kontroluje, odesílá do IPAC je nutné kontrolovat hlavně správnost a úplnost údajů (především autory, RČ, ISSN/ISBN, projekty, překlady, počet autorů, webové odkazy, afiliace autorů atd. podklady (originální dokument, kopie titul. listů) využívat zdroje na internetu např.: RIV – databáze výsledků, hodnocení, struktura dat, číselníky, metodika CEP – databáze projektů CEZ – databáze výzkumných záměrů Web of Science/JCR Ulrich, ISSN – ověření ISSN českých časopisů SCOPUS/SJR, ERIH JIB , Národní knihovna ČR Linky viz http://www.lib.cas.cz/asep/pro-zpracovatele/podpora/databaze/

Zpracovatel by neměl: vyhledávat podklady pro záznamy sám vymýšlet klíčová slova, anotace, překlady rozhodovat u "nejednoznačných" dokumentů, zda se mají či nemají zařadit do RIV přiřazovat výzkumné záměry a granty nutit vědce ke spolupráci

RIV x ASEP RIV v databázi jsou vybraná data z databáze ASEP, záznamy musí splňovat metodiku RIV databázi provozuje Úřad vlády a odpovídá za ni Rada pro výzkum, vývoj a inovace (zajišťuje aktualizaci dat, určuje strukturu dat, hodnocení dat…) ASEP databázi provozuje Knihovna AV ČR a odpovídá za ni oddělení ASEP zaslaná data můžeme opravovat, vytváří se statistiky…

Rok sběru (odevzdání do RIV) Rok vydání (rok uplatnění) Rok sběru = rok odevzdání dat do RIV (duben, květen), může se lišit od roku vydání, přidělí se automaticky. Překlopení roku sběru provádíme v březnu, do té doby by měly být zapsány všechny záznamy, které zapsat lze. Ve formulářích by měly být pouze záznamy s aktuálním rokem sběru. Rok sběru – pole c26 podpole d = rok vykazování Rok sběru – v klientovi v zákl. zobrazení Rok sběru ve formulářích

Vytvoření záznamu – formuláře http://library. sk/aRL/epca_login. php Zpracovatel se přihlásí do svého webového formuláře Vybere druh dokumentu, který bude vytvářet, zobrazí se prázdný formulář Vyplní pole Záznam uloží – tím se záznamu přidělí jednoznačné systémové číslo (SYSNO) Pokud je záznam zkontrolovaný, může se zveřejnit v on-line katalogu (zaškrtne se Odeslat (zobrazit v IPAC)) Uložený záznam je možno upravovat

Přihlášení do formuláře http://library.sk/aRL/epca_login.php?ictx=cav&language=czech

Poprvé ve formulářích ARL Vytvoření nového záznamu pomocí Přidat Nastavení zobrazení na obrazovce Listování, vyhledání záznamu Data

Nastavení zobrazení na obrazovce, limity POSTUP: Vyberete nastavení limit a potvrdíte tlačítkem APLIKOVAT LIMITY Zobrazte na obrazovce záznamy určitého druhu (např. periodika). Zobrazte na obrazovce záznamy, které nejsou zobrazeny v IPACU. Zobrazte na obrazovce záznamy, které se budou/nebudou exportovat do RIV.

Vytvoření nového záznamu POSTUP: vyberete z rolety druh záznamu, který chcete vytvořit a potvrdíte Přidat záznam Vytvořte nový záznam druhu J – článek v odborném periodiku.

Vyplnění formuláře Manuál ASEP Přepínání – data x formulář Kopie záznamu Výběr - předdefinováno Nápověda k vyplnění pole („poklikem“ na název pole)

Přepínání data x formulář Přepínání záložek formulář-data slouží k zobrazení vyplněných dat ve formátu UNIMARC. Všechny vyplněné položky se ukládají podle pravidel do očíslovaných polí a podpolí. Čísla všech polí jsou uvedena v manuálu ASEP.

Nápověda k vyplnění polí „Poklikem“ na název pole (v tomto případě „Příjmení autora“) se objeví okno nápovědy, kde je popsáno, jak pole správně vyplnit.

Předdefinovaná pole – tzv. autority … Pokud se vedle pole objeví příznak tří bílých teček, pole nevyplňujeme, ale nejdříve se podíváme, jestli není již údaj nadefinován. Pokud údaj nenajdeme, pole vyplníme přímo do formuláře. Postup: Kliknete na tři tečky. Najdete autora. Přidáte ho do formuláře tlačítkem přidat. Pole ve formuláři vyplňujete teprve pokud autora nenajdete.

Autoři Mazání pole – křížek, posun pole - šipka Mazání autora x Posun autorů↑

Předdefinovaná pole – tzv. autority … Autor Názvy periodik Názvy sborníků Názvy konferencí Granty Pozn. Pokud je potřeba autoritu opravit, nelze to udělat přes formuláře, ale přes program klient. Autority časopisů smí opravovat pouze KNAV. Vyzkoušejte si přidání autority autorů, posun a mazání. Přidání autority periodika, konference.

Projekty (granty) … Uvádí se všechny projekty, za jejichž finanční podpory výsledek vznikl. Projekty CEP: uvádí se projekty, kde je ústav příjemcem či spolupříjemcem. U projektů CEP je nutno uvádět správné číslo z číselníku CEP (předdefinované autority …). U projektů, které nejsou v CEP se uvádí číslo, poskytovatel do pole Poskytovatel ostatní a země projektu. Zapište projekt z CEP.

Export dat Export dat do RIV se řídí pravidly, které jsou popsány v Metodice zařazení dat do RIV (viz podmínky zařazení do RIV) Příznak, že je záznam označen k odevzdání do RIV se zobrazí ve zkráceném formátu. 0347543 - KNAV-K 2011 RIV J

Odeslání záznamu do IPAC Odeslání záznamu do on-line katalogu IPAC znamená, že je záznam možné vyhledat (je zveřejněn v katalogu) a začne se zobrazovat v Analytikách ASEP. Pole je přepínací – zobrazování v IPAC lze opět vypnout.

Uložení záznamu Po uložení systém přidělí záznamu jednoznačné systémové číslo. Před uložením je zpracovatel upozorněn na pole, která nejsou vyplněna, záznam lze uložit i přes tato upozornění. Vyzkoušejte uložit záznam bez zaškrtnutého pole a vyhledat v katalogu, potom pole zaškrtněte a najděte záznam v on-line katalogu. Najděte záznam na webových stránkách ústavu.

Editace, mazání záznamu Systémové číslo záznamu. Hledání dle systémového čísla záznamu (číslo musí být zadáno jako sedmimístné – zepředu se doplní nulou). Zkuste podle sysna vyhledat nějaký záznam, který máte ve formulářích. Číslo v CEP

Kopie záznamu Pokud zaškrtnete pole „Uložit jako kopii záznamu“, vytvoří se kopie záznamu s novým systémovým číslem. Využití: např. při zadání většího množství článků z jednoho sborníku.

IPAC - on-line katalog databáze ASEP http://library.sk/i2/i2.entry.cls?ictx=cav&language=2&op=esearch

IPAC - slovník - rejstříky

Linky v IPAC do RIV, DOI, WoS, SCOPUS, repozitář

Analytika ASEP – dynamické webové stránky http://www.lib.cas.cz/aa/

Analytika ASEP

Analytika ASEP – statistika pro oddělení

Analytika ASEP – záznamy, odkazy

Web IS VaV www.vyzkum.cz Metodika hodnocení

Co kde hledat? CEP – centrální evidence projektů, ověření správného zápisu projektů (prefixy…) CEZ – centrální evidence výzkumných záměrů, konkrétní výzkumné záměry pro ústav RIV – registr informací o výsledcích, kontrola již odevzdaných záznamů, hodnocení záznamů

CEP, CEZ, RIV

CEP – centrální evidence projektů

Provázání záznamů CEP – RIV výsledky k projektu

Provázání RIV – CEP Projekt, výzkumný záměr k výsledku

Hodnocení RIV 2013 – „modrý“ web http://www.isvav.cz/h13/

Hodnocení RIV 2012 – „fialový“ web http://www.isvav.cz/h12/prepareResultForm.do

Hodnocení RIV 2011 – „žlutý“ web http://www.isvav.cz/h11/prepareResultForm.do

Hodnocení RIV 2010 – „oranžový“ web http://www. isvav

WoS http://apps.webofknowledge.com/WOS_GeneralSearch_input.do?product=WOS&SID=Z1gnH2A9lhJaDbfP6pN&search_mode=GeneralSearch Podle WoSu je potřeba zkontrolovat: počet autorů, afiliace, název, rok vydání, název časopisu, ročník, číslo, strany od-do, projekty, druh dokumentu, ISSN/ISBN Doplní se DOI, ut wos. Pokud je rok sběru shodný s rokem vydání a záznam není ve WoS a není potřeba ho poslat do RIV na končící grant, je lepší záznam poslat až příští rok, až se ve WoS objeví. Pokud jsou některé údaje v záznamu WoS chybné, je možné je opravit přes Suggest a correction.

SCOPUS http://www.scopus.com/ Podle SCOPUSu je potřeba zkontrolovat: počet autorů, afiliace, název, rok vydání, název časopisu, ročník, číslo, strany od-do, druh dokumentu, ISSN/ISBN Ut scopus (nepovinné), DOI.

Termíny, na co dát pozor systém je on-line - zpracovávat průběžně - opravovat a odesílat do IPAC povinnost hlásit práci má první autor z AV ČR uvedený na zveřejněné publikaci Leden - vytvářejí se statistiky za celou AV ČR + GA AV ČR Duben/květen příprava dat pro RIV Mimořádné opravy předchozích sběrů a opravy rozporů v RIV Hledané projekty bez výstupu Aktuální doporučení Akademické rady psát do všech záznamů do RIV RVO (institucionální podpora) všech AV pracovišť Projekty s příjemcem z AV podle CEP

Kontakty, připomínky, dotazy arl@lib.cas.cz Jana Doleželová Zdeňka Chmelařová Kateřina Durecová Petra Bártková Karolina Podloucká