Elektronická archivace Telefónica O2 Czech Republic 14 Elektronická archivace Telefónica O2 Czech Republic 14. sympozia EDI (FACT a eB) Praxe elektronické komunikace v obchodních vztazích Tomáš Trejbal, Head of corporate product markering

Agenda Představení spol. Telefónica O2 Czech Republic Pojmem “elektronický dokument” (ED) Pojem „ výměna elektronických dokumentů“ (EDI) Legislativa a EDI Principy elektronické archivace Trendy v EDI a EDI archivaci Možnosti elektronické archivace s Telefónica O2 Jak O2 EDI Archiv funguje Možnosti O EDI Archivu 2

Telefónica O2 přináší svým klientům zkušenosti a znalosti světového hráče… Alaska United Kingdom Germany Ireland USA Czech Rep. Spain Colombia Slovakia China Italy El Salvador Mexico Nicaragua Puerto Rico Morocco Panama Guatemala Venezuela Peru Ecuador Brazil Uruguay Chile Argentina …působící ve 23 zemích

Telefónica O2 v České republice Preferovaný ICT partner zákazníků v komerčním prostředí i veřejné správě První skutečně plně integrovaný Telco & IT poskytovatel Nabízející ucelené hlasové a datové portfolio v České Republice Provozující největší fixní a mobilní sítí Jeden ze strategický základních kamenů pro budovaní konvergence v rámci Telefónica group

Telefónica O2 váš obchodní partner Společnost Telefónica O2 svým obchodním partnerům přináší oborová řešení pro pokrytí konkrétních potřeb EDI EDI Fakturace EDI Archiv Telefónica O2 váš obchodní partner Konverze & inovativní řešení Zkušenosti s trhem Integrované celkové řízení Mobillní služby Hlasové služby příští generace Data IT Řízené služby Profesionální služby Fixní a mobilní hlas Fixní a mobilní data

Elektronický dokument (ED) Výměna elektronických dokumentů (EDI) soubor digitálních záznamů, které zprostředkovávají textové (alfanumerické), obrazové a zvukové informace a které vznikají, uchovávají se a využívají se pouze prostřednictvím výpočetní techniky EDI (Electronic Data Interchange) – elektronická výměna dat (zpráv) Jedná se o elektronickou výměnu strukturovaných standardních zpráv mezi dvěma aplikacemi dvou nezávislých subjektů Dokumenty jsou posílány přes schránky od odesilatele k příjemci a naopak Informační systémy komunikují automatizovaně s minimem lidských zásahů Hlavním cílem EDI je postupné nahrazování papírových dokumentů elektronickými se stejnou právní váhou 3

Legislativa a EDI Od 1.5.2004 je možné používat EDI faktury bez elektronického podpisu Elektronickou fakturaci upravuje Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty. Konkrétně vystavování daňových dokladů je řešeno v odstavci 4 § 26. Zjednodušený výklad tohoto odstavce říká: „Elektronická faktura, která má sloužit jako plnohodnotný elektronický doklad, je nutné buď opatřit přesně definovaným typem elektronického podpisu nebo ji vytvořit v přesně definovaném formátu EDI a předat předepsaným způsobem (čl. 2 Doporučení komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny informací.“ 4

Předpokládaný vývoj e-Fakturace a e-Archivace 36% společností již využívá elektronickou fakturaci v komunikaci se svými dodavateli a zákazníky. 29% plánuje implementovat elektronickou fakturaci v následujících 12 měsících Pricewaterhousecoopers,2005 6

Přínosy e-Fakturace a e-Archivace Snížení nákladů (61 %) Rychlejší proplácení faktur (38%) Zvýšení výkonnosti (71 %) Snížení množství sporů mezi dodavateli a odběrateli (21 %) * Zdroj: Pricewaterhousecoopers 2005 2

Nejčastější způsoby provádění archivace Z průzkumu vyplynulo, že přes využívání elektronické fakturace 80% archivuje faktury papírově 72% archivuje i elektronicky (na serverech) Pricewaterhousecoopers,2005 7

Výzvy v EDI archivaci Hlavní problém e-archivace není ve výběru vhodného (legislativně uznatelného) řešení… …největší problém cítí dotázaní manageři právě v garanci úschovy za zachování integrity dokumentů v souladu se zákonem o DPH (10 let v ČR) Bylo by chybou využívat běžné systémy, které nevyhovují požadavkům legislativy (backup systémy) Budování důvěryhodného úložiště EDI dokumentů často rozhodujícím faktorem pro přechod na elektronickou komunikaci

O2 EDI Archiv Zcela outsourcované a transparentní řešení bez nutnosti investic do HW a SW, využití síťové a hostingové infrastruktury O2 Vysoká připadaná hodnota ke stávající službě EDI (Electronic Data Interchange), centrální sdílený archiv elektronických faktur ve formátu EDI Zabezpečení v souladu s platnou legislativou a všeobecně uznávanými bezpečnostními standardy, právní záruka za obsah archivu Napojení na centrální transakční systém O2 beze změn v systému zákazníka, služba je součástí B2B solutions 10

Možnosti elektronické archivace s Telefónica O2 Bylo rozhodnuto , že kvalita řešení bude stvrzena nezávislým auditem KPMG O spolehlivosti komunikační EDI infrastruktury vypovídá auditní zpráva EDI systému za uplynulých 12 měsíců. Za uvedenou dobu bylo posláno více než 4 500 000 zpráv a služba EDI byla dostupná v 99,993% do 38 sekund. Počet obsluhovaných schránek dosáhl více než 1000 s nepřetržitým připojením všech obchodních řetězců operující v ČR a SR a více než 100 významných zahraničních sítí.

Unikátní konkurenční výhoda nabídky O2 Právní záruka uchovaných daňových dokladů Telefónica O2 Czech Republic ručí za obsah archivu a přebírá odpovědnost za prokázání správnosti a úplnosti v plném rozsahu včetně náhrady případné vzniklé škody (pokuty, neuznané DPH, soudní výlohy) Zákazník získá elektronickou fakturaci BEZ NÁRŮSTU RIZIKA, které je u konkurenčních inhouse řešení značné bývá často důvodem pro zachování papírové fakturace 11

EDI ve společnosti Telefónica O2 Od roku 1999 jsme získali partnerství s GEIS (nyní GXS) Služby a produkty v oblasti EDI Konektivita do největší EDI sítě MARK400 (GXS (dříve General Electric) a IBM) Tvorba překladových map (EDIFACT a.j.). Outsourcing překladů EDI – inhouse Překladové programy (lokální instalace) Archivační a podpisové programy SLA na dostupnost služby (konektivita, EDIswitch, mezinárodní síť X.400) Dohled a Call Center 24x7 V rámci výběrového řízení (zajištění profesionálních služeb v oblasti EDI) vyhrála společnost PROFINIT s.r.o., která se podílí na instalacích služby u našich zákazníků 12

O2 EDI Archiv Nástroj pro správu a archivaci obchodních dokumentů RNDr. Jaroslav Flejberk, senior konzultant. Profinit s.r.o. Mgr. Zbyněk Lauer, specialista pro zákaznická řešení, Telefónica O2 Czech Republic

Profinit – základní informace Profinit = Professionals in IT Od roku 2007 člen New Frontier Holdingu (NFH) 90 zaměstnanců, 212 Mil CZK Pobočky: Praha, Bratislava Více než 10 let zkušeností v oblasti IT služeb Celosvětové zkušenosti Klíčové kompetence Vývoj softwarových systémů Data Warehousing / Business Intelligence Enterprise Content Management Profinit je společnost založená v roce 1998. Název společnosti „Profinit“ je zkratkou ze sloganu "Professionals in IT což vystihuje vizi, kterou chceme jít. Prostřednictvím týmu špičkových profesionálů v IT chceme zvyšovat produktivitu našich zákazníků. Původem jsme česká firma, ale v listopadu 2007 vstoupil do společnosti zahraniční investor New Frontier Holding, který chce podobnými akvizicemi a synergií mezi těmito společnostmi vybudovat jednu z největších a nejlepších IT firem v Evropě. Máme nyní 90 zaměstnanců, v roce 2007 jsme realizovali obrat cca 212 Mil CZK, především ve službách. Pobočky jsou v Praze a Bratislavě Máme 10 let zkušeností v oblasti IT služeb pro segmenty financí, telekomunikací a veřejné správy. Našimi zákazníky jsou společnosti z celého světa, realizovali jsme projekty např. v USA, Německu, UAE, Švédsku, Řecku. Soustřeďujeme se ale na ČR a SR. Naše klíčové kompetence jsou: --Vývoj softwarových řešení šitých na míru zákazníkovým potřebám - jak formou FixPrice, tak poskytování kapacit našich specialistů formou T&M --Data Warehousing / Business Intelligence – jak budování datového skladu na zelené louce, tak konzultace k rozšiřování, také řešíme datovou kvalitu a reporting. Pracovali jsme na jedněch z největších datových skladů v ČR (O2, KB, ČSOB, Letiště a na SK v SK Telecomu a VÚB) --Enterprise Content Management – ve smyslu WorkFlow, DMS, Record management, Collaboration

Jak pracuje O2 EDI Archiv 15

O2 EDI Archiv Logování na úrovni aplikace VAS/log/EDI archiv Aplikační log Warning logy VAS/log/EDI archiv Error logy Aplikační log Warning log Exception logy Error log LOG 4 Knihovna SW Aplikace Archiv EDI zpráv Systém Exception log SQL logy SQL log EDI archiv log DEBUG logy EDI archiv log 1 Third part y log Logování na úrovni databáze ORACLE 10g Dle certifikované konfigurace VAS/log RHEL 4 U2 HP Hardware Logování na úrovni operačního systému Dle certifikované konfigurace 16

Vyhledávání v O2 EDI Archiv 17

Vyhledávání O2 EDI Archiv 18

Telefónica O2 je významný EDI VAN poskytovatel EDI služeb EDI programové vybavení Telefónicy O2 zajišťuje pro více než 2000 zákazníků přenos obchodních dokumentů v elektronické podobě je zapojeno do celosvětové sítě O2 (přes propojení do dítě X400 přes GXS) umožňuje zákazníkům překlady obchodních dokumentů mezi formáty XML, iDOC, INHOUSE do standardního formátu EDIFAKT a naopak zjišťuje bezpečný přenos servery iGate na bázi HTTPs umožňuje svým klientům využití elektronického podpisu kvalifikovaným certifikátem obchodního dokumentu v EDIFAKT formátu. 19

Telefónica O2 je významný EDI VAN poskytovatel EDI služeb umožňuje šifrování obchodního dokumentu v EDIFAKT formátu na bázi umožňuje převod dokumentů v rámci kódových stránek. umožňuje zákazníkům archivaci obchodních dokumentů na jejich HW umožňuje zákazníkům archivaci obchodních dokumentů na HW TO2 a garantuje úschovu a nezměnitelnost dokumentů po dobu vyžadovanou státní správou 20

EDI programové vybavení Telefónica O2 – interní 21

EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků Komunikační modul iGate klient slouží pro HTTPs komunikaci s EDISWITCHem Modul EDIARCHIV Slouží k ukládání a archivaci EDI dokumentů (faktura, objednávka , dodací list) Umožňuje zobrazení, vyhledávání, třídění a filtrování EDI dokumentů Bezpečně prokazuje věrohodnost a neporušenost EDI dokumentů v čase 22

EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků Modul EDISIGN Základní modul pro podepisování EDI zprávy privátním klíčem majitele certifikátu Kontroluje certifikát zda privátní klíčem vytváří zaručený elektronický podpis Kontroluje platnost certifikátu v čase, vztah na kořenové certifikáty certifikační autority Přidaná utilita EDICHECK kontroluje pravost podpisu EDI zprávy 23

EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků Modul EDICRYPT Šifruje veřejným klíčem certifikátu obchodního partnera dokument v EDI formátu Zašifrovaný dokument lze přečíst pouze privátního klíčem majitele certifikátu. Modul EDICONVERT překládá obchodní dokumenty v EDI formátu z jednoho módu češtiny do druhého. 24

EDISIGN 25

EDICONVERT 26

EDIARCHIV 27

EDIARCHIV ukázka kontroly Certifikátu 28

Hostovaný O2 EDI Archiv HOSTOVANÝ EDIARCHIV Strategickým cílem mnoha společností je snížení headcount podpůrných činností V Evropě neexistuje kromě archivu O2 - komerční elektronický archiv EDI dokumentu Archivace elektronických faktur je u O2 postavena na: • Telefónica O2 řešení bez nutnosti investovat u zákazníka do nového HW a SW • Telefónica O2 nese právní záruku za obsah archivu • Napojení na centrální transakční a EDI systém Telefónicy O2 bez potřeby změn v systému zákazníka • Vývoj a architektura systému EDI ARCHIV dle EAL2+, ITSEM a CSN • OS Redhat Linux, databáze Oracle, aplikační server Tomcat 29

Výhody Hostovaného O2 EDI Archivu Elektronická archivace faktur v hostovaném EDIARCHIVu Telefónicy O2 Archivace po zákonem určenou dobu (v současnosti 10 let po ukončení účetního období) Přístup k uschovaným dokumentům dle auditovaného procesu na Read Only nosiči Uživatelské oprávněni jsou omezené na čtení Zabezpečeni dokumentu proti smazání jak na nosiči tak na EDI archivu Hledání dokumentu dle kritérií 30

Výhody Hostovaného O2 EDI Archivu Export dokumentu do PDF je možný (zákon nevyžaduje urcitý formát, pouze citelnou podobu) Tisk dokumentu v čitelné podobě a v originální podobě (daňový doklad ve formátu EDIFACT) Logování aktivity a evidence přístupu je prováděna na EDI archivu dle bezpečnostní dokumentace Prohlášení o shodě s legislativou, vydané KPMG Advisory, s.r.o. Odpadá nutnost zasílání papírových tištěných FAKTUR k odběrateli zákazníka O2 31

Děkujeme za pozornost Prostor pro dotazy 32