3 Výpočetní technika Ing. Jan Popelka, Ph.D. odborný asistent katedra informatiky a geoinformatiky Univerzita Jana Evangelisty Purkyně v Ústí nad Labem email: jan.popelka@ujep.cz WWW: http://most.ujep.cz/~popelka

MS Excel – 3. přednáška Tabulky Grafy Náležitosti Automatický formát Formátování Grafy Tvorba a úpravy Speciální případy Trendy a předpovědi

Tabulky - Náležitosti Tabulka by měla mít nadpis - zpravidla doprostřed tabulky nebo šířky papíru. Není-li tabulka součástí textu, nadpis musí obsahovat vždy! Nadpis se píše většími písmeny než údaje v tabulce a bez tečky na konci. Názvy sloupců a řádků se píší v jednotném čísle s počátečními velkými písmeny. Rozpadá-li se nadpis na více sloupců, se kterými tvoří jeden celek, píší se podnázvy malými písmeny. To samé platí i pro řádky.

Tabulky - Náležitosti Řádky tabulky jsou odděleny vodorovnou čarou. Tu lze i vynechat. U sloupců se oddělovací čáry zpravidla nevynechávají. Znakem pro opakování „- // -“ se v tabulce nahrazuje text. Nenahrazují se číslice, značky a symboly. Místo chybějícího údaje se zapíše pomlčka „-“. Hodnoty se umisťují pod sebe, k tomu se využívá zarovnání textu v buňce. Čísla se uvádějí se stejným počtem desetinných míst. Pro zvýraznění se někdy podbarvují ob řádky.

Tabulky - Tvorba Tabulky lze vytvářet přímo v MS Excel. Lze je importovat z jiných programů nebo internetových stránek – pasivní x aktivní import (viz 3. přednáška).

Tabulky - Formátování MS Excel nabízí předdefinované styly tabulek (60 různých možností) a možnost tvorby vlastního stylu. Domů – Styly – Formátovat jako tabulku V tabulce je vhodné odlišit záhlaví (kurzíva, tučně).

Tabulky - Formátování Domů – Styly – Formátovat jako tabulku Nastavuje se oblast tabulky a zda má tabulka záhlaví.

Tabulky - Formátování Pro tvorbu vlastního stylu tabulek slouží nabídka Domů – Styly – Formátovat jako tabulku – Nový styl tabulky … Definovat lze: barvu pozadí buněk, ohraničení buněk, barvu písma, řez písma.

Tabulky - Formátování MS Excel nabízí předdefinované styly buněk(42 různých možností) a možnost tvorby vlastního stylu. Domů – Styly – Styl buňky Nejširší paletu možností nabízí formátování buněk v nabídce Domů – Buňky – Formát – Formát buněk … nebo pravé tlačítko myši na buňku či oblast buněk a volba Formát buněk …

Tabulky - Formátování Domů – Buňky – Formát – Formát buněk … Úprava zobrazení čísel (viz 1. přednáška) - Číslo Zarovnání hodnot v buňkách - Zarovnání Úprava písma - Písmo Zakreslení ohraničujících čar - Ohraničení Úprava barevného pozadí buněk - Výplň Uzamknutí buněk proti přepisu - Zámek

Tabulky - Formátování Poznámky k formátování textu: Je-li text delší než buňka, vypíše se i přes sousední buňky pouze tehdy, jsou-li tyto buňky prázdné. Jsou-li sousední buňky obsazeny, vypíše se jen torzo textu podle šířky buňky.

Tabulky - Formátování Chceme-li změnit šířku sloupec tak, aby plně zobrazil nejširší text ve sloupci, klikneme levým tlačítkem myši 2x na pravou hranici sloupečku v nadpisové řádku. Šířku lze také nastavit Domů – Buňky – Formát – Přizpůsobit šířku sloupců Šířku lze podle vlastní vůle nastavit posunem pravé hranice sloupečku.

Tabulky - Formátování Pokud je potřeba zanechat pevnou šířku sloupce, je možné v buňce text zalomit na více řádků: Domů – Buňky – Formát – Formát buněk – Zarovnání a zaškrtnout Zalomit text nebo použít Domů - Zarovnání - Zalamovat text. Výška řádku se upravuje stejně jako výška sloupce (viz body 3., 4. a 5.).

Tabulky - Formátování Pokud má buňka zasahovat do více sloupečků nebo řádků, lze ji sloučit se sousedními buňkami. Takové pole se nejdříve označí a pak pomocí volby: Domů - Zarovnání - Sloučit a zarovnat na střed. Stejná volba ruší sloučené buňky (rozdělí je na původní počet před sloučením).

Tabulky - Formátování Je-li nastaveno formátování na jedné nebo více buňkách, lze formát kopírovat. Není tedy nutné nastavovat formát znovu. Buňky se označí a zkopírují, pak se označí buňky, do kterých chceme formát kopírovat, zvolí se Domů – Schránka – Vložit – Vložit jinak … a zaškrtne se volba Formáty. Pomocí této volby se zkopíruje pouze formátování buňky, nikoliv však její obsah.

Grafy Graf umožňuje daleko lepší orientaci ve velkém množství dat než tabulka. MS Excel nabízí velké množství typů grafů, dvourozměrných i trojrozměrných a řadu možností jak graf upravit. Formátování grafů nabízí daleko větší možnosti než formátování tabulek. Pro tvorbu grafů do jiných aplikací (Word, PowerPoint, pro internetové prezentace) doporučuji používat právě MS Excel.

Grafy - Náležitosti Graf by měl obsahovat nadpis. Všechny osy by měly mít názvy včetně měrných jednotek (mm, dny, počet apod.) a popisky hodnot. Pokud graf obsahuje více datových řad, měly by tyto řady být od sebe odlišeny (barevně, body, čáry) a v grafu by měla být legenda s názvy jednotlivých řad. Graf by měl být přehledný a srozumitelný i pro člověka, který není expertem na zobrazovanou problematiku. Při přípravě prezentace je graf většinou vhodnější než datová tabulka!

Grafy - Náležitosti

Grafy - Náležitosti Co chceme znázornit? Průběh hodnot v čase Vhodné typy grafů Spojnicový Sloupcový Plošný

Grafy - Náležitosti Co chceme znázornit? Stav (hodnoty) v daném bodě Vhodné typy grafů Sloupcový Pruhový

Grafy - Náležitosti Co chceme znázornit? Relativní podíly na celku (procentuální podíly) Vhodné typy grafů Výsečový Prstencový

Grafy - Náležitosti Co chceme znázornit? Vztah (závislost) mezi dvěma ukazateli Vhodné typy grafů XY bodový

Grafy – Tvorba a úpravy Zdrojem grafu je vždy tabulka dat. Po označení buněk s popiskami a hodnotami pro graf zvolíme Vložit - Grafy a vybereme vhodný typ grafu.

Grafy – Tvorba a úpravy V programu je řada předdefinovaných formátů grafu Nástroje grafu - Návrh. Tato nabídka je aktivní pouze po kliknutí na graf.

Grafy – Tvorba a úpravy Samotný graf nemá všechny náležitosti (název, popisky os). Tyto lze doplnit v nabídce Nástroje grafu - Rozložení - Popisky Věk

Grafy – Tvorba a úpravy Detailní vkládání dat a popisků do grafu. Po Kliknutí pravým tlačítkem myši na graf se vybere „Vybrat data“. Osa y: Přidávání buněk s dalšími datovými řadami. Úprava stávajících datových řad. Osa x: Zadávání buněk s popiskami. Osa y: Odebírání stávajících datový řad Osa y: Změna pořadí stávajících datový řad

Grafy – Tvorba a úpravy Detailní vkládání dat a popisků do grafu. Po Kliknutí pravým tlačítkem myši na graf se vybere „Vybrat data“. Osa y: Název řady v legendě. Buňky s hodnotami datové řady

Grafy – Tvorba a úpravy Formátování libovolných částí tabulky je podobné jako u formátování buněk. Umožňuje však řadu věcí navíc. Např. tvorbu barevných přechodů nebo textur na pozadí grafů, popisků, nadpisů nebo legendy. Obecně platí: „Co chci v grafu formátovat, na to kliknu pravým tlačítkem myši a zvolím ’Formát … ’ “ Věk

Grafy – Tvorba a úpravy Vložení obrázku na pozadí grafu. Kliknutím do pole grafu v nabídce Formát zobrazované oblasti – Výplň – Obrázek nebo texturová výplň Tlačítko „Soubor…“ umožní vložit libovolný obrázkový soubor (.jpg, .gif). Pokud je uložen obrázek ve schránce, lze použít i tlačítko „Schránka“. Věk

Grafy – Tvorba a úpravy Vložení obrázku na pozadí grafu. Kliknutím do datových sloupců v nabídce Formát datové řady – Výplň – Obrázek nebo texturová výplň Tlačítko „Soubor…“ umožní vložit libovolný obrázkový soubor (.jpg, .gif). Lze editovat i tzv. Datový bod, tj. jeden sloupec. Věk

Grafy – Tvorba a úpravy U již vytvořeného grafu lze změnit jeho typ – kliknutím pravým tlačítkem myši a volbou Změnit typ grafu… Věk Věk

Grafy – Tvorba a úpravy Zobrazené hodnoty lze přímo zapsat do grafu: Nástroje grafu - Rozložení - Popisky dat

Grafy – Tvorba a úpravy U výsečových grafů program přepočítá absolutní hodnoty na procenta (do zdrojových buněk se tedy nezadávají procenta, ale absolutní počty). Lze vypsat i název kategorie: Formát Popisků dat - Možnosti štítku - - Obsah popisku

Grafy – Speciální případy Pokud je v grafu více datových řad s různým měřítkem, lze použít dvouosý graf (Spojnicový-2 osy). Věk

Grafy – Speciální případy Přidání druhé řady do grafu. Po Kliknutí pravým tlačítkem myši na graf se vybere „Vybrat data“. Osa y: Název druhé řady v legendě. Buňky s hodnotami druhé datové řady

Grafy – Speciální případy Pokud je v grafu více datových řad s různým měřítkem, lze použít dvouosý graf. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na datovou řadu se zvolí Formát datové řady… - Možnosti řady a zaškrtne se volba Vykreslit řady na - Vedlejší osa.

Grafy – Speciální případy Zkreslování skutečnosti pomocí rozdílných měřítek. Pomocí nastavení měřítka os (osa Y) lze výrazně změnit dojem z průběhu datové řady. Věk V tomto grafu nabývá osa y hodnot 0 až 7000. Rozdíly mezi jednotlivými roky věku se jeví jako malé.

Grafy – Speciální případy Zkreslování skutečnosti pomocí rozdílných měřítek. V tomto grafu nabývá osa y hodnot 4500 až 7500. Rozdíly mezi jednotlivými roky věku se jeví jako významné. Věk

Grafy – Speciální případy Změna rozsahu osy se provádí kliknutím pravým tlačítkem myši na danou osu a volbou Formát osy – Možnosti osy. Na této kartě lze zadat minimální a maximální hodnotu osy, jednotky osy. Lze nastavit hodnotu průsečíku os. Věk

Grafy – Speciální případy Graf s časovými údaji. Často se objevují data získaná k určitému datu (dny, měsíce, čtvrtletí, roky, hodiny, min.). Den Návštěvníci 1.4 28 2.4 36 6.4 45 12.4 58 14.4 15.4 56 18.4 25 25.4 69 26.4 75 29.4 54 30.4 Např. tabulka počtu návštěvníků putovní výstavy „Statistika, láska má“. To, zda je či není datum skutečně formátováno jako datum, má stěžejní význam pro vzniklý graf!

Grafy – Speciální případy Grafy s časovými údaji na ose X. Je-li datum formátováno jako datum, zobrazí se v grafu i chybějící dny (jejich hodnota je 0) a vznikají mezery mezi sloupci. Den Návštěvníci 1.4 28 2.4 36 6.4 45 12.4 58 14.4 15.4 56 18.4 25 25.4 69 26.4 75 29.4 54 30.4

Grafy – Speciální případy Grafy s časovými údaji na ose X. Pro odstranění mezer mezi sloupci se po kliknutí pravou myší na osu x a zvolení „Formát osy…“ vybere v nabídce „Typ osy“ volba „Osa textu“.

Grafy – Speciální případy Bublinový graf Zobrazení trojrozměrných dat: osa X, osa Y a velikost bublin. Vybrat data - tlačítko Přidat.

Grafy – Trendy a předpovědi Do grafu s časovými údaji nebo do grafu sledujícího závislost dvou číselných proměnných) lze vložit i křivku trendu (statisticky určeného modelu vývoje) a použít ji pro odhad vývoje v dalším období. Trend představuje dlouhodobý neměnný vývoj! Statistická analýza datových řad je součástí kurzu Statistika – detailněji bude probrána ve třetím semestru!

Grafy – Trendy a předpovědi Graf vývoje teploty nad zemským povrchem. Vložení trendu se provede kliknutím pravým tlačítkem myši na datovou řadu a volbou Přidat spojnici trendu …

Grafy – Trendy a předpovědi MS Excel nabízí šest různých trendů. Exponenciální Lineární – přímka Logaritmický Polynomický (parabola je polynom 2. stupně) Mocninný Klouzavý průměr Lze nastavit, na kolik období dopředu (resp. dozadu) bude podle zvoleného trendu předpovězen budoucí (resp. minulý) vývoj.

Grafy – Trendy a předpovědi V grafu se pak zobrazí křivka trendu i předpověď vývoje! Přímka – Lineární trend

Grafy – Trendy a předpovědi V grafu se pak zobrazí křivka trendu i předpověď vývoje! Parabola – Polynom 2. stupně

Grafy – Trendy a předpovědi V grafu se pak zobrazí křivka trendu i předpověď vývoje! Přímka a parabola v jednom grafu