Mikko AJ Ramstedt Senior Project Adviser Financial Partnerships Unit Projektové řízení podle tzv. přístupu stage gate Školení na řízení plánování a procesů PPP 27.5. 2008 Twinningový projekt CZ/2005/IB/FI/04 Mikko AJ Ramstedt Senior Project Adviser Financial Partnerships Unit

Úvod Obecné informace Přístup stage gate (založený na několika fázích a branách) Potřeba dodržování přesně stanoveného postupu PPP vs. konvenční projekty Plánování zdrojů Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Obecné informace Proč je PPP jiné? Smluvně stanovené výstupy Koncese Pevně dané Požadavky na výkony & dostupnost Koncese Dlouhé trvání Smluvně stanovené povinnosti – omezená flexibilita Vzájemná odpovědnost Pobídky, stimulace Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Obecné informace Řízení plánování a procesů PPP šestifázový proces: Zahájení Příprava projektu Zadávací proces Výstavba Provoz Předání Každá fáze se skládá z několika podfází Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Obecné informace Proces PPP Náročný na zdroje (na všech úrovních) Náročný na vstupy na samém začátku Dlouhodobé následky Zodpovědné orgány potřebují efektivní způsob sledování průběhu projektů a monitorování rizik. Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate - principy Nástroj pro sebehodnocení Odborné nezávislé hodnocení Kontrola investic centrální vlády Povinné pro skotská ministerstva & vládní úřady & projekty PPP, které získaly finanční prostředky od vlády nebo které vyžadují souhlas vlády. Zachování odpovědnosti na lokální úrovni Shromažďování zkušeností z veřejného sektoru & trhu Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate: Účel Stanovení jasných a transparentních kritérií pro hodnocení projektů Audity v klíčových fázích Konzistentnost hodnocení/kontroly Ujištění pro sponzory z veřejného sektoru Ujištění pro trh: minimální standardy Vytváření nejlepší praxe Sdílení ponaučení Zajištění kvality Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate : Kontext 1 10 největších rizik, která se objevila během zadávacích procesů PPP: Získání pozemků Vlastnictví místa stavby Územní rozhodnutí/stavební povolení Nedostatek konsenzu mezi zainteresovanými subjekty Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate : Kontext 2 Finanční dostupnost Nedostatek soutěže Nestálý rozsah projektu Nejistá nabídková cena Komerční dohody Nepředvídané okolnosti během due diligence Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate Proces – při každém hodnocení: Podání Vyjasnění & nezávislé hodnocení na základě stanovených kritérií Nezávislá doporučení Podstatná vs. žádoucí Reakce na doporučení/ podniknuté kroky Hodnocení podniknutých kroků centrální vládou Žádné kroky –> ČERVENÁ Pozitivní kroky –> ZELENÁ Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate: Zaměření Koncesní projekt (Outline Business Case) Rovnováha mezi potřebou, politikami/strategiemi a rozsahem projektu: Jasné prokázání potřeby, hodnocení všech možností, komplexní hodnocení value for money pro různé způsoby zadávání, prokázání finanční dostupnosti projektu s ohledem na příslušné citlivosti a identifikace klíčových problémů s proveditelností. Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate : Zaměření Brána 1 – fáze předcházející oznámení v Úředním věstníku EU Připravenost na oslovení trhu: Řízení a správa Rozsah Zainteresované subjekty Soutěž Rizika zadávacího procesu Hodnocení value for money (hodnoty za peníze) Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate: Zaměření Brána 2 – fáze předcházející výzvě k účasti v soutěžním dialogu Připravenost zahájit dialog a vést jednání, která zajistí vysoce kvalitní, udržitelné nabídky s minimálními kvalifikacemi uchazečů: Finanční dostupnost Value for money (VfM) Komerční záležitosti Proveditelnost Poskytování důvěrných informací (prostřednictvím tzv. data roomů) a obecných informací Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate: Zaměření Brána 3 – fáze předcházející výzvě k podávání finálních nabídek Existuje dostatečná jistota týkající se technických a komerčních otázek na to, aby byla soutěž ukončena? Finanční dostupnost VfM Přenos rizik Komerční/ právní otázky/financování Technické řešení Proveditelnost Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate: Zaměření Brána 4 – Fáze předcházející výběru preferovaného uchazeče Zajištění, že projekty mají minimální příležitosti k navyšování původní ceny (tzv. „deal creep“) a přerozdělování rizik: Finanční dostupnost Otázky související s financemi a riziky Komerční/právní otázky Technické otázky Proveditelnost Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate: Zaměření Brána 5 – Fáze předcházející uzavření finančních záležitostí projektu Pomoc úřadům při zvažování kroků, které je třeba podniknout co se týče pracovníků a zdrojů před stavební a provozní fází jejich projektů PPP, podpora a řízení vypracovávání jejich smluv PPP: Management & správa smluv Platební mechanismus Řízení zainteresovaných subjektů Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate: Zaměření Závěrečné hodnocení (tzv. Post Occupation Evaluation) Splnil projekt své strategické cíle? Reflexe Dokumentování & šíření ponaučení Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Přístup stage-gate: Možnosti Hodnocení typu peer review Nezávislé hodnocení Odpovědnost Centrální požadavky & lokální odpovědnost Pozor na střet zájmů Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Potřeba dodržování přesně stanoveného postupu Maximalizace VfM Důvěra trhu Ochrana před externími tlaky Minimalizace nákladů a časové náročnosti zadávání Čas = peníze Každá změna vyžaduje zdroje a čas Pro dodržení tzv. kritické cesty (tj. splnění naplánovaných kroků) je skutečně nezbytná individuální odpovědnost! Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

PPP vs. konvenční projekty Je třeba procesy řídit a kontrolovat jinak, protože: Nové formy realizace projektů vyžadují větší míru zkoumání a kontrol Pevně stanovený přenos rizik ovlivňuje dostupné strategie zmírňování rizik, což vede k potřebě řízení budoucích závazků Vztah mezi veřejným a soukromým sektorem je regulován na základě jediné smlouvy, což vede k větší vzájemné závislosti v rámci veřejného sektoru O projektech se často jedná s vysoce rozvinutými a soutěživými trhy, což vyžaduje zvýšenou míru delegování pravomocí Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Plánování zdrojů 1 Postupujte správně od samého začátku! Každá ze 6 fází má jiné požadavky na zdroje Zahájení – technické, finanční Příprava projektu – manažerské, komerční (právní/finanční/technické), odborné vstupy Zadávání – management, expertní komerční Výstavba – management, monitoring, expertní technické Provoz – management, monitoring Předání – monitoring, expertní technické Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Plánování zdrojů 2 Otázky související se soutěžním dialogem: Několik oddělených, ale paralelních vyjednávání Každý z uchazečů může představit jiné technické řešení, které bude vyžadovat zajištění odborného poradenství pro zadavatele Požadavky na finanční, právní a technické vstupy rostou s počtem uchazečů Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Plánování zdrojů 3 Plánování zdrojů je pro úspěšnou realizaci projektu zásadní Počáteční investice do dlouhodobého partnerství Pro úspěšnou realizaci přínosů a neustálé zlepšování je nezbytná kontinuita Projektové řízení nekončí s uzavřením finančních záležitostí projektu! Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Shrnutí Dobře strukturovaný hodnotící/kontrolní proces typu stage gate je velmi přínosným procesem projektového řízení & monitoringu a může napomoci budování trhu. Aby byly realizovány dobré výsledky, měly by být v rámci všech projektů PPP vypracovány plány řízení zdrojů, které by pokrývaly celé období od přípravy projektu až po předání. Greetings Outline summary of what presentation will cover. Key focus is on the three-way relationship between procuring public authority, contract and contractor. Why do we need to manage contracts? Is having to manage contracts not just a sign that the contractor isn’t willing or capable to do the job? Although appropriate to think about contract management, first need to set the context.

Otázky? Mikko AJ Ramstedt mikko.ramstedt@scotland.gsi.gov.uk 0131 244 4940