Vytváření spisových řádů (Spisový řád – nástroj pro fungování úřadu) Ing. Petr Kolačkovský, město Slaný ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Obsah Město Slaný a městský úřad obec s rozšířenou působností Elektronická spisová služba na MěÚ Slaný historie zavádění současný stav využití, další rozvoj Spisový řád městského úřadu legislativní rámec elektronická podatelna ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Město Slaný Charakteristiky města cca 15,5 tis. obyvatel od 1. 1. 2003 město s rozšířenou působností pro správní obvod 50 obcí (cca 38 tis. obyvatel). Historie města – 750 let, centrum města je památkovou zónou (pozitiva i negativa), Husitské dny ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Město Slaný ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Město Slaný Průmyslová tradice (ČKD), dnes na území města firmy se strojírenskou nebo příbuznou produkcí z devíti států celého světa ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Město Slaný ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Město Slaný Kulturní město Slánské jazzové dny nově zrekonstruované divadlo tradice kulturních dní (japonské, norské, slovenské, německé) ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Město Slaný ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Městský úřad Slaný Organizační struktura obce s rozšířenou působností typu: stavební, živnostenský, životního prostředí, finanční, správy majetku, správní, školství a sportu, kultury, dopravy a silničního hospodářství, sociálních věcí a zdravotnictví vedení města (oddělení prevence kriminality a krizového řízení, interní audit a manažer rozvoje, informatik, městská policie) Umístění úřadu 3 budovy na náměstí TGM ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Historie zavádění elektronické spisové služby Rok 2000 – zahájení úvah Rok 2001 – vygenerování záměru, hledání dodavatele, TRIADA IS MUNIS, příprava Rok 2002 – zahájení „zkušebního“ provozu, od 1. 3. 2002 ostrý provoz Rok 2003 – reforma (nová organizační struktura úřadu, problémy s přístupy díky nedokončené infrastruktuře pro úředníky) Rok 2004 – dokončení stěhování Rok 2005 – od 1. ledna elektronická podatelna se zaručeným elektronickým podpisem ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Elektronická spisová služba na MěÚ Slaný – současnost Ucelený systém návaznost na další aplikace využívané na MěÚ jednotnost vzhledu, ovládání a údržby Pravidelné proškolování při technických či legislativních změnách Zákon 238/1992 Sb, „o střetu zájmů“ zapojení kontrolního výboru do systému spisové služby ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Spisový řád městského úřadu Zákon o obcích 128/2000 Sb. odpovědná osoba – tajemník MěÚ Instrukce Ministerstva vnitra ČR č. j. VSC/1-793/92, o spisové službě podklad pro zpracování interních předpisů pro spisovou službu ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Legislativa zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu ve znění pozdějších předpisů vyhláška MV ČR č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě vyhláška MV ČR č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby nařízení vlády 495/2004 Sb. kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu vyhláška Ministerstva informatiky ČR č. 496/2004 sb., o elektronických podatelnách ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Spisový řád Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby a archivní služby Spisový a skartační řád upravuje postup při manipulaci s písemnostmi příjem, třídění, evidenci, oběh, vyřizování, odesílání, úschova a ochrana písemností na městském úřadě a jejich vyřazování (skartaci) po uplynutí skartačních lhůt ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Evidence písemností Spisové znaky Podací deník Příjem písemností dle organizační struktury Podací deník údaje dle zákonných norem Příjem písemností podatelna – kontrola, vytřídění, zapsání do PD ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Oběh písemností Přidělování písemností (vedení) Předání zpracovatelům lhůty úkony zaznamenávány do podacího deníku podepisování odesílání a doručování písemností ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Vyřazování písemností (Skartační řád) Skartační znaky (A ,S ,V) spolupráce se státním oblastním archivem Skartační plán Skartační lhůty ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Utajované písemnosti Zásady stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Elektronická podatelna Určení příjmového místa podatelna@meuslany.cz Zaevidování do spisové služby Předání k vyřízení Odeslání se zaručeným elektronickým podpisem oprávněné osoby vybavené kvalifikovaným certifikátem ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Závěr Rozšiřování využívání elektronické komunikace Nové předpisy reagující na elektronickou komunikaci (správní řád) ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

Děkujeme za pozornost www.meuslany.cz www.slany.net www.slansko.cz www.triada.cz ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005