Znalostní management KIP/KM Správa dokumentů

Systematický proces organizování a uchovávání znalostí, takže mohou být získány zpět, vybírány a prezentovány způsobem, který jim zajiš ť uje hodnotu a umo ž ňuje jejich pochopení

Správa dokumentů - úvod Problémy s dokumenty u velkých podniků Více ne ž jedna osoba pracuje na jednom dokumentu Tě žko se dokumenty hledají Tě ž ko se pozná stav dokumentu Kdo mů ž e dokument aktualizovat Několik konvencí pro pojmenování dokumentů Nekonzistentní formátování Uschovat, co je d ů le ž ité, ostatní skartovat

Strukturovaná data vs. nestrukturovaná data Strukturovaná data Ulo ž ení do polí, záznamů, souborů, tabulek, databází Nestrukturovaná data Dokumenty, obrázky, grafika, text, video, chat Nástroje pro správu dokumentů

Dvě větve systémů správy dokumentů: (podle média dokumentu) 1.Správa papírových dokumentů – smlouvy, výkresy, popisy, fotografie 2.Správa elektronických dokumentů – texty, obrázky, PP prezentace, videa, zvuk, multimediální dokumenty

Správa dokumentů nebo také Systém pro správu dokumentů (anglicky: Document management system (DMS)),anglicky je počítačový systém určený ke správě elektronických dokumentů a/nebo zdigitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním.dokumentů

Typický systém pro správu dokumentů řeší následující problémy:  Vytváření dokumentů :  Správa verzí/revizí dokumentů  Automatické přidělování identifikátorů dokumentům a jejich revizím  Správa metapopisu  Sdílení dokumentů  Řízení přístupu na základě systému přístupových práv  Workflow  Ukládání dokumentů - archivace

Verze/revize slouží pro odlišení různých stavů, ve kterých se dokument během svého života nacházel. Dokument se v čase mění, ale potřebujeme mít možnost se vrátit k předcházející verzi Automatické přidělování identifikátorů dokumentům / revizím přináší jistotu, že dokumentu a jeho revizi bude přiděleno číslo ze správné řady a že číslo bude v rámci systému (nebo složky) jednoznačné.

Verze/revize slouží pro odlišení různých stavů, ve kterých se dokument během svého života nacházel. Dokument se v čase mění, ale potřebujeme mít možnost se vrátit k předcházející verzi Automatické přidělování identifikátorů dokumentům / revizím přináší jistotu, že dokumentu a jeho revizi bude přiděleno číslo ze správné řady a že číslo bude v rámci systému (nebo složky) jednoznačné. Metapopis dokumentů / revizí slouží k přidání dodatečné informace k dokumentu/revizi, která může a nemusí být součástí obsahu dokumentu. Obvykle je metapopis využíván pro rychlejší vyhledání konkrétního dokumentu. Např. autor dokumentu je typický prvek metapopisu.

Metadata se vytvářejí a ukládají pro každý dokument. Mohou např. obsahovat identitu autora, datum, kdy byl dokument uložen atd. Systém může automaticky extrahovat metadata z dokumentu nebo vyzvat uživatele, aby je zadal. Některé systémy také používají optické rozpoznávání písma (optical charakter recognition, OCR) na skenovaných dokumentech, nebo extrahují text z elektronických dokumentů. Tento text pomáhá uživateli lokalizovat dokument identifikováním klíčových slov nebo má-li systém full textovou vyhledávací schopnost, může najít dokument sám Metapopis dokumentů / revizí slouží k přidání dodatečné informace k dokumentu/revizi, která může a nemusí být součástí obsahu dokumentu. Obvykle je metapopis využíván pro rychlejší vyhledání konkrétního dokumentu. Např. autor dokumentu je typický prvek metapopisu.

Správa metapopisu je funkce nabízená pouze pokročilými systémy pro správu dokumentů. Umožňuje řídit, jaký metapopis budou dokumenty mít. Nejjednodušší systémy používají sadu předdefinovaných parametrů, pokročilejší systémy dovolují upravit metapopis dokumentů/revizí pro celý systém, zatímco nejpokročilejší, např. Správa dokumentů IS ALeX, dovolují řídit metapopis až na úroveň složek a dokonce jednotlivých dokumentůSpráva dokumentů IS ALeX

Přístupová práva slouží k omezení přístupu neautorizovaných uživatelů k datům systému. Opět najdeme celou škálu systémů od těch, kterým zcela systém přístupových práv chybí, přes ty, které dovolují vidět vše nebo nic, až po ty, které dokáží řídit přístup k jednotlivým složkám, k jednotlivým dokumentům, nebo dokonce i k jednotlivým položkám metapopisu. Archivace řeší, jak dokument uložit, aby jej bylo možno spolehlivě a co nejrychleji vyhledat. Dále řeší problémy typu: záloha archivu, skartace dokumentů, archivování plných medií apod.

Integrace – Mnoho systémů správy dokumentace integruje tento systém přímo do aplikací, takže uživatel může získat existující dokument přímo ze skladu systému, udělá úpravy dokumentu a pošle zpět do skladu novou verzi, aniž by opustil aplikaci. Tato integrace je vhodná pro systémy spolupráce v týmu nebo tzv. groupware.

Získání dokumentu ze skladu (Retrieval). Získání dokumentu ze skladu je možno provést několika způsoby a různé DMS je také používají.  Jednotlivý dokument může být otevřen, když uživatel specifikuje jedinečný identifikátor dokumentu a systém použije základní index k otevření dokumentu.  Pružnější přístup dovoluje uživateli specifikovat částečný vyhledávací řetěz obsahující identifikátor dokumentu a/nebo část očekávaných metadat. Systém na to vrátí seznam dokumentů, které splňují uživatelovy vyhledávací podmínky.  V některých systémech je možné specifikovat booleovský výraz obsahující více klíčových slov nebo příklady frází, o kterých se předpokládá, že je dokument obsahuje. Systém vypracuje seznam potenciálně relevantních dokumentů.

Ukládání dokumentů (Storage)– řeší problémy, kde je dokument uložen, na jak dlouho, přesuny dokumentů z jednoho média na jiné, event. zničení/ smazání dokumentu. Bezpečnost (Security) – Bezpečnost dokumentů je životně důležitá pro systémy správy dokumentů. Některé systémy mají řídící modul, který umožňuje administrátorovi dát přístup k určitým dokumentům pouze určeným lidem nebo skupině lidí.

Workflow v systémech pro správu dokumentů podporuje firemní procesy. Obvykle umožňuje uživatelům vidět pohromadě "Dokumenty k vyřízení". Managementu pak obvykle poskytuje nástroje pro sledování dokumentu v rámci procesu, tj. např. umí dávat odpovědi na otázky "Které dokumenty jsou připraveny ke schválení déle než měsíc a stále ještě nebyly schváleny?".

Archivní areál na Chodově v Praze. Sídlo Národního archivu a Archivu Hlavního města Prahy.Chodově PrazeNárodního archivuArchivu Hlavního města Prahy. Zdroj Wikipedia

Archiv je instituce určená k uchovávání, ochraňování, evidování a zpřístupňování historicky cenných písemných pramenů, vzniklých v rámci činnosti státních, městských a obecních orgánů či jiných právnických a fyzických osob. Mezi archiváliemi (uloženými v archivech) rozlišujeme tzv. archivní fondy, které pocházejí od jediného původce (dělí se na inventární jednotky – archiválie vždy s jednou signaturou), či archivní sbírku, která pochází od více původců, ale je druhově jednotná. Archiválie jsou v archivech uloženy jako knihovní jednotky či jsou uloženy v kartonech.historickystátníchměstských obecníchprávnickýchfyzických osob

Archivní síť v České republice je tvořena Archivní správou Ministerstva vnitra České republiky, Národním archivem, státními oblastními archivy v Praze, Třeboni, Plzni, Litoměřicích a v Zámrsku, zemskými archivy v Brně a v Opavě, dále pak bývalými státními okresními archivy, specializovanými archivy, církevními a soukromými archivy ad.České republiceMinisterstva vnitra PrazeTřeboniPlzniLitoměřicích ZámrskuBrně Opavě Zkratky užívané pro označení archivů AHMP - Archiv hlavního města PrahyArchiv hlavního města Prahy AMV - Archiv ministerstva vnitra PrahaArchiv ministerstva vnitraPraha MZA - Moravský zemský archiv BrnoMoravský zemský archivBrno SOkA - Státní okresní archivStátní okresní archiv SOA - Státní oblastní archivStátní oblastní archiv VHA - Vojenský historický archivVojenský historický archiv ZA - Zemský archiv OpavaZemský archiv Opava AM - Archiv městaArchiv města Zdroj Wikipedia

Příklad struktury adresáře \Dokumenty proj. produktu \Konečný \Koncept \Dokument se upravuje \Dokumenty proj. řízení \Definování projektu \Komunikace \Prezentace \Finanční informace \Plány projektu \Stav projektu \Záznamy z porad \Hlášení \Odkazy \Semináře \Vzorové dokumenty \Ostatní reference \Pracovní oblast \Zdroj 1 \Zdroj 2 (.....)